CC BY
129
УДК 004:658(075.8)
ББК 65.290-2
ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД К УПРАВЛЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМОЙ ИННОВАЦИОННО-АКТИВНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Г.А. Шепталин
Статья посвящена вопросам управления развитием информационной системы предприятия в условиях постиндустриального общества. Рассмотрены основные принципы процессного подхода к управлению изменениями информационной системы. Предложена трехмерная модель зрелости, отражающая уровни развития информационной системы инновационно-активного предприятия.
Ключевые слова: корпоративная информационная система, данные, информация, знания, инновационно-активное предприятие, модель зрелости.
В условиях информационного общества изменяется характер конкурентной борьбы. Наблюдается переход от статичной формы конкуренции к динамичной. Если в первом случае главным фактором экономического роста были инвестиции, то сейчас рыночные преимущества завоевываются, прежде всего, с помощью нововведений, за счет внедрения инновационных решений [1].
Инновации предполагают коммерциализацию нововведений, когда к изменениям подключается бизнес. Инновационная деятельность предприятия постоянно ориентирована на потребности окружающей среды, на финансовый результат и устойчивое развитие компании. Структурно инновационную деятельность можно представить в четырех основных аспектах [2]: технологическом, прикладном, рыночного сегментирования, организационном. При этом следует различать два основных уровня декомпозиции инновационных предприятий:
- уровень инновационно-пассивных предприятий (имитационная схема);
- уровень инновационно-активных предприятий, когда предприятия признают важность знания как своего наиболее ценного стратегического актива, который служит основой для достижения конкурентных преимуществ, и сами являются генераторами знаний.
Определенная зависимость результативности и эффективности предприятий от знаний своих работников и руководителей наблюдалась всегда. Еще А. Смит в доктрине разделения труда в своей работе «Богатство наций» («The Wealth of Nations») отмечал, что в одних профессиях разделение труда сильнее, чем в других, некоторые требуют только узкоспециализированных умений, тогда как другим требуется более широкий или более общий набор умений.
Однако ценность информации и знаний как актива наиболее явно начала проявляться лишь на современном этапе научно-технического развития общества, когда достижения в области информационных систем и технологий увеличили объем доступной информации и скорости ее обработки,
сделали процесс управления информацией более сложным, динамичным и важным для фирмы. Информация превратилась в стратегический ресурс, от эффективного использования которого зависит конкурентоспособность практически любого предприятия.
Изменения в информационной системе корпорации не относятся к числу неизбежных. Они определяются как объективными, так и субъективными факторами, зависящими от деятельности или бездеятельности человека. То есть изменения информационной системы должны быть планируемыми и управляемыми.
Наиболее динамичную часть информационной системы - ее инфраструктуру, - можно представить тремя основными составляющими: информационной (данные, информация, знания, документы, регламентирующие доступ), программной (общесистемное и прикладное программное обеспечение) и технической (аппаратные средства вычислительной техники, вычислительные сети, коммуникационные устройства и т. п., регламентирующие документы и аварийные планы). Кроме того, инфраструктура корпоративной информационной системы находится под влиянием инфраструктуры бизнеса, как средства реализации корпоративной архитектуры.
Поэтому для эффективного управления изменениями информационной системы на инновационно-активном предприятии необходимо представлять их природу в целом, а не только конкретные перемены. При этом следует придерживаться следующих основных принципов:
- проведение постоянных эволюционных изменений в информационной системе предприятия;
- совместная работа в группах представителей бизнеса и ^-специалистов;
- формализация процесса проведения изменений в информационной системе предприятия.
Эволюционный подход к преобразованиям информационной системы предприятия позволит повысить ее устойчивость, избавиться от непрерывного «латания» лоскутных систем и подсистем, от революционной, часто болезненной для
неподготовленных предприятий, замены всех подсистем на интегрированную корпоративную информационную систему. Проект, как форма организации работ, в данном случае неэффективен вследствие таких своих особенностей, как ограниченность по времени (временная форма изменений) и ограниченность по ресурсам (нехватка ресурсов власти, проектных ресурсов, и т. п.). Такими изменениями следует управлять как процессом.
Для управления процессом изменений корпоративной информационной системы в течение эволюционного цикла ее развития предложено использовать модель зрелости информационной системы. В предлагаемой трехмерной модели учтены идеи зрелости организации (Модель Software Engineering Institute, Carnegie Mellon University), Infrastructure Optimization Model (Microsoft) и плоской модели зрелости С. Павлова [3], которые доработаны автором в соответствии с уровнями развития информационной системы инновационноактивного предприятия.
Среди побудительных мотивов изменений информационной системы следует назвать такие, как:
1) улучшение использования информационной системы;
2) недостаточные знания об установленной информационной системе;
3) недостижение ожидаемых результатов;
4) изменение потребностей;
5) изменение окружающей среды.
Случаи 1 и 2 подводят к необходимости корректировочных изменений информационной системы с целью более полного использования ее возможностей. Случаи 4 и 5 связаны с изменениями внутренних и внешних потребностей корпорации. Случай 3 может быть связан со всеми названными выше причинами.
Предприятия могут рассматривать изменения информационной системы как процесс ее оптимизации для развития новых функций, улучшения использования имеющихся технических средств и программных продуктов, обновления версий программных продуктов и техники, обеспечения территориального расширения бизнеса (развития подразделений предприятия, филиальной сети и т. п.).
Анализ выявленных сложностей эксплуатации, ожидаемых улучшений и мотивов изменений информационных систем позволил рассматривать изменения корпоративной информационной системы в пространстве трех основных координатных направлений совершенствования ее инфраструктуры:
- совершенство структуры информации (совершенство корпоративной информационной системы - КИС).
- совершенство программного и технологического обеспечения (ПО и ТО) информационной системы;
- согласованность информационной системы (ИС) и бизнеса.
Эти направления формируют модель зрелости информационной системы и характеризуют возможные ее состояния (см. рисунок).
В пространстве возможных состояний, образованном направлениями совершенствования информационной системы, отражаются основные этапы ее эволюционных изменений, а также ограничения внутренней взаимосвязи направлений:
- информационная система не может поддерживать стратегию корпоративного бизнеса, если она не достигла соответствующего совершенства в программном и технологическом обеспечении (соответствующего уровня «инструментального» совершенства);
- невозможно достичь определенного уровня управления информационной системы (например, уровня управления информацией или уровня управления знаниями) без соответствующей «инструментальной» подготовки;
- не имеет смысла совершенствовать «инструментальное» обеспечение корпоративной информационной системы без расширения области ее применения в бизнесе корпорации.
Каждый уровень обозначенных направлений может быть описан с помощью определенных симптомов, позволяющих идентифицировать ситуацию, и набора типовых действий, связанных с изменением информационной системы для улучшения ситуации на данном уровне (табл. 1-3).
Модель зрелости информационной системы позволяет реализовать непрерывный процесс улучшения использования информационной системы с точки зрения ее соответствия стратегии корпорации. Можно выделить три этапа развития информационной системы (см. рисунок):
1) стабилизация (1);
2) совершенствование (2);
3) преобразование (3).
На первом этапе - стабилизация - происходит «оперативная» оптимизация информационной системы, нацеленная на эффективное использование имеющегося инструментария для овладения корпоративными данными. Проводится оптимизация операционной деятельности («очистка» данных и параметров, выявление и исправление ошибок в программном обеспечении, дополнительное обучение пользователей и ИТ-персонала, и т. п.). Информационная система рассматривается как средство производства и ретрансляции данных.
На втором этапе - совершенствование - происходит тактическая оптимизация информационной системы, направленная на ее развитие с целью интеграции информационных потоков (данные -информация) функциональных направлений корпорации. Инновационно-активные корпорации, существующие в условиях непрерывного совершенствования, должны фокусировать свое внимание на реализации дополнительной функциональности (автоматизация продаж, штрих-коди-
рование, ББ! и т. п.), позволяющей получить
Региональная экономика
Модель зрелости информационной системы инновационно-активной корпорации
Таблица 1
Направление изменений «совершенство программного и технологического обеспечения»
Уровень Симптомы Действия
Овладение ПО и ТО - нежелание пользователей осваивать систему - неудовлетворительная работа операторов - медленная обработка запросов - большое время отклика системы - создание пользователями «параллельных» процедур - отсутствие документации на параметры, данные - нет регламентов процедур управления данными - повышение квалификации пользователей и ИТ-персонала, работающих с системой - создание мотивации для пользователей системы - введение системы показателей и критериев оценки качества выполнения работ
Окончание табл. 1
Уровень Симптомы Действия
Усовершенствование ПО и ТО - потенциал ИС полностью не используется - результаты не достигнуты, требования не удовлетворены - установленная стандартная система не отвечает всем требованиям - увеличивается «лоскутная» автоматизация - процедуры слишком «тяжелы» - определение показателей производительности системы, бизнес-показателей - совершенствование отчетности и ее автоматизация - упрощение процедур (переосмысление ролей) - реализация ранее не использованных функций
Развитие ПО и ТО - многообразие видов деятельности - реорганизации, технологические изменения корпорации - необходимость аналитической отчетности - интеграция с внешней средой - внедрение новых ИТ - обновление версии ПО ИС - появление противоречий между требованиями бизнеса и возможностями ПО ИС - стандартизация документации и регламентация деятельности отделений и направлений корпорации - обновление ПО ИС - отслеживание соответствия ПО потребностям технологической эволюции бизнеса (интеграция корпоративных приложений) - разработка системы бизнес-анализа - реализация корпоративной архитектуры (отображение бизнес-приложений в ИТ-инфраструктуре)
Таблица 2
Направление изменений «согласованность информационной системы и бизнеса»
Уро- вень Симптомы Действия
в о с с е о & е не о в с О - Взаимопонимание бизнеса и ИТ-специалистов отсутствует; - одностороннее общение - от бизнеса к ИТ (административно-командная система); - контакты ИТ с бизнесом - по мере необходимости; - управление ИТ-инвестициями - по факту затрат (не целенаправленно); - ИТ воспринимаются как затраты для бизнеса; - ИС (ИТ) не участвует в планировании бизнеса; - программа развития ИС (ИТ) неуправляема; - практика непрерывного изменения (совершенствования) ИС отсутствует, сопротивление изменениям - Повышение квалификации персонала ИТ и бизнеса; - «жесткое» управление, оперативное управление и контроль; - снижение издержек за счет оптимизации повторяющихся б/п; - автоматизация базовых составляющих КИС (бухгалтерия, зарплата, кадры)
в о с с е о & О не У - От ограниченного до хорошего понимания бизнеса ИТ-менеджментом (зависит от уровня ИТ-менеджмента); - от ограниченного до хорошего понимания роли ИС со стороны бизнес-менеджмента; - контакты ИТ с бизнес-персоналом от ограниченных (вопросы технологии) до формализованных; - в управлении ИТ-инвестициями - от поддержки операций и техобслуживания до поддержки и продвижения б/п; - ИС и ИТ воспринимаются как актив; - в развитии ИС придерживаются выработанных стандартов; - осознактся необходимость изменений ИС, готовность к изменениям зависит от распределения функций; - практика непрерывного изменения (совершенства) ИС - на минимальном уровне (в некоторых случаях измеряется эффект изменений) - Формализация и стандартизация процессов (в управлении, в производстве, ...); - введение регламентов (ролевых функций) для сотрудников; - анализ (в основном ретроспективный) информации по всем аспектам управления; - планирование от достигнутого)
Региональная экономика
Окончание табл. 2
Уро-
вень
Симптомы
Действия
ц
о
орп
п
О
Осознание бизнесом потенциала ИТ, взаимопонимание между бизнесом и ИТ-персоналом корпорации на всех уровнях;
- использование ИТ в построении отношений с бизнес-партнерами;
- практика непрерывного изменений (совершенствования) ИС с оценкой ее эффективности - реализована;
- управление ИТ-инвестициями - по важности в реализации б/п и поддержке стратегии, по обеспечению конкурентных преимуществ и прибыли;
- ИС и ИТ становятся частью бизнес-стратегии, партнером в создании стоимости;
- ИС и ИТ поддерживают стратегию бизнеса, совместно с ним обеспечивают адаптацию к изменениям бизнес-среды;
- стандарты развития ИС постоянно совершенствуются;
- готовность к изменениям ИС высокая, проактивная (предвосхищающая)
- Повышение качества продукции/услуг (с целью достижения рыночной привлекательности, увеличения доли рынка);
- формирование внутрикорпоративных стандартов качества (от собственных продукции и процессов до всей цепочки поставок - от партнеров до клиентов);
- долгосрочное планирование и прогнозирование для достижения организационного, финансового, технологического преимуществ;
- оптимизация путей достижения плановых показателей;
- формализация корпоративных знаний, разработка системы перевода знаний из интеллектуального потенциала в нематериальный актив корпорации;
- развитие коллективной обработки и анализа информации с переходом:
о от анализа количественных показателей к качественному анализу;
о от оперативного анализа к стратегическому планированию;
о от единоличного анализа и принятия решений к коллегиальной работе_________________________
Таблица 3
Направление изменений «совершенство информации»
Уровень Симптомы Действия
Управление данными - Технические ошибки в данных - сообщения ИС не отражают реального состояния дел - имеет место корректировка и переучет дан-ных«вручную» - жизненный цикл продукции не интегрирован в ИС - «Очистить» переносимые данные - определить ответственность за данные - обеспечит единство данных во всех подразделениях корпорации - ввести индикаторы управления данными - снабдить планом действий по управлению данными подразделения, участвующие в планировании бизнеса
Управление информацией - Конфликты между службами по процедурным вопросам - несоответствие между местными и глобальными показателями - результаты не достигнуты, требования не удовлетворены - запросы пользователей на проведение улучшений, перераспределение ролей - результаты не соответствуют ожиданиям клиентов и менеджмента - не определен возврат инвестиций - Пересмотреть правила менеджмента корпорации - проверить соответствие ИС нуждам бизнеса корпорации - пересмотреть роли для оптимизации процедур - внедрить процессный подход (ответственность за процессы) - усилить «перекрестную» ответственность (индикаторы, коммуникации)
Управление знаниями - Бизнес-цели не достигнуты - результаты не соответствуют ожиданиям клиентов и менеджмента - изменение потребностей рынка - расширение видов деятельности - ожидания менеджмента, связанные с экспертными оценками и дополнительным консультированием - Моделирование и оптимизация целей - интеграция с внешней средой - отображение бизнес-приложений в ИТ-инфраструктуре - управление бизнес-процессами (ВРМ: моделирование, оценка эффективности) - внедрение ИТ, соответствующих бизнес-стратегиям корпорации
заметные преимущества в операционной деятельности. В этом случае информационная система рассматривается как средство поддержки и повышения эффективности управления операционными процессами корпорации.
Третий этап - преобразование - рассматривается как уровень развития информационной системы (уровень знаний), который соответствует ее максимальному использованию, сконцентрированному на стратегической оптимизации, ведущей к модификации существующего позиционирования информации в стратегии бизнеса корпорации. В этом случае знания выступают как нематериальный актив корпорации, участвующий в определении ее стратегии. Такая трансформация информационной системы позволяет повысить гибкость бизнеса, добиться его организационной прозрачности и отзывчивости на запросы рынка.
Предлагаемая модель зрелости информационной системы поможет компаниям оценить ситуацию, в которой они находятся в данный момент времени и выстроить приоритеты в достижении требуемого «уровня зрелости». Все три направления совершенствования взаимосвязаны и взаимозависимы: совершенство бизнеса корпорации требует определенного уровня зрелости информаци-
онного обеспечения с соответствующим программным и аппаратным обеспечением.
При этом представляется наиболее эффективным только эволюционный ступенчатый прогресс в использовании информационной системы, а соответственно и в изменении ее состояния, когда невозможно дойти до третьего этапа развития, минуя первый и второй. Так, например, представляется бессмысленным развивать зрелость программного и технологического обеспечения, а затем двигаться по горизонтали. Источник получения конкурентного преимущества заключается в тщательном планировании и управлении процессом изменения информационной системы в направлении стратегических целей предприятия.
Литература
1. Вольский, А. Инновационный фактор обеспечения устойчивого экономического развития /А. Вольский // Российский экономический журнал. -1999. - № 1. - С. 4-12.
2. Янсен, Ф. Эпоха инноваций / Ф. Янсен. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 307 с.
3. Павлов, С. «Модель зрелости» использования ЕЯР / С. Павлов // Корпоративные системы. -2008. - № 4. - С. 18-21.
Поступила в редакцию 3 сентября 2008 г.
Шепталин Геннадий Анатольевич. Кандидат технический наук, доцент кафедры международного менеджмента, заместитель декана международного факультета Южно-Уральского государственного университета, г. Челябинск. Область научных интересов - информационные системы и технологии в экономике и управлении, управление информационными ресурсами предприятия.
Контактный телефон: (8-912) 891-00-45.
Электронный адрес: [email protected].
Sheptalin Gennady Anatolievich is Cand.Sc. (Engineering), Associate Professor at the International Management Department, Vice-Dean at the International Faculty of the South Ural State University, Chelyabinsk. Area of expertise: informational systems and technologies in economics and management, enterprise informational resources management.
Tel: (8-912) 891 00 45
E-mail: [email protected]
