CC BY
17
Проблемы контроля за использованием рабочего времени в организации Problems of control over the use of working time in the organization
Дорошкевич Алена Андреевна,
студент
ФГБОУВО «Уфимскийуниверситет науки и технологий»
г. Уфа, Российская Федерация e-mail: alyona.doroshkevitch@yandex.ru
Doroshkevich Alena Andreevna,
student
FSBEIHE «Ufa University of Science and Technology»
Ufa, Russian Federation e-mail: alyona.doroshkevitch@yandex.ru
Научный руководитель: Галина Альбина Эдуардовна,
к.с.н., доцент ФГБОУ ВО «Уфимский университет науки и технологий»
г. Уфа, Российская Федерация e-mail: galinaae@mail.ru
Scientific adviser: Galina Albina Eduardovna,
Ph.D.,
Associate Professor FSBEI HE "Ufa University of Science and Technology"
Ufa, Russian Federation e-mail: galinaae@mail.ru
Аннотация.
В статье нашли отражение особенности и проблемы организации систем контроля за использованием рабочего времени в современной организации. Тема актуальна по причине того, что в условиях рыночной экономики именно эффективное использование рабочего времени является самым очевидным и важным резервом для роста производительности труда и успешности деятельности организации в целом. При всем многообразии инструментов и методов контроля за использованием рабочего времени, каждый из них имеет свои проблемы внедрения и использования, знание которых позволит получить максимальный эффект и минимизировать риски.
Annotation.
The article reflects the features and problems of organizing control systems for the use of working time in a modern organization. The topic is relevant due to the fact that in a market economy it is the efficient use of working time that is the most obvious and important reserve for the growth of labor productivity and the success of the organization as a whole. With all the variety of tools and methods for monitoring the use of working time, each of them has its own problems of implementation and use, knowledge of which will allow you to get the maximum effect and minimize risks.
Ключевые слова: контроль времени, контроль работников, рабочее время, производительность труда, самоконтроль.
Key words: time control, employee control, working time, labor productivity, self-control.
Контроль за использованием рабочего времени является вопросом повышенного внимания для любой компании, заинтересованной в эффективном функционировании. Кроме того, по показателям использования рабочего времени можно судить о состоянии организации и дисциплины труда в организации, выстраивать систему мотивации и поощрения сотрудников, выявлять резервы для повышения производительности труда. При этом, несмотря на кажущуюся однозначную пользу такого контроля, внедрение любого из его инструментов имеет свои особенности и проблемы, о некоторых из которых работодатели не знать, а иные - игнорировать, что является ошибкой.
Можно отметить следующие негативные тенденции в случае отсутствия системы контроля за
использованием рабочего времени в организации:
1) рабочее время расходуется на личные нужды;
2) снижается мотивация работника, что особенно справедливо в отношении работников, получающих заработную плату исключительно в виде оклада;
3) отсутствует понимание того, какое временя должно расходоваться на типовые производственные процессы, как со стороны работника, так и со стороны руководителей.
Все перечисленное негативно сказывается на показателях деятельности организации.
В первую очередь необходимо отметить, что ключевая проблема контроля за использованием рабочего времени сотрудника - существование законодательного запрета на такие действия без предварительного оповещения работника о них. По мнению автора работы, данное законодательное положение необходимо ликвидировать, так как работник на своем рабочем месте обязан заниматься исключительно теми обязанностями, которые прописаны в договоре. По этой причине проверка должна осуществляться, так как без нее невозможно установить, выполняется ли это условие, а работник должен понимать, что проверка его деятельности нужна работодателю. Таким образом, рекомендуется пересмотреть данное законодательное положение, ущемляющее права работодателя.
Если говорить об инструментах и методах контроля за использованием рабочего времени, то традиционно это предполагает наличие в организации отдельного работника, в обязанности которого входит контроль за сотрудниками, использованием ими рабочего времени, изучение времени прибытия и отбытия с рабочего места и так далее. Ключевой проблемой здесь является человеческий фактор, который может проявиться в любой момент без ведома руководства и сразу о нескольких аспектах. Так, например, проверяющий может иметь лояльное отношение к одним работникам и необъективно строгое к другим. Это будет значительно искажать отчеты, предоставляемые руководству. Дополнительно нужно отметить, что проверяющий может формально реализовывать свою работу, а потому в целом вся его отчетность будет недостоверной. Есть несколько путей решения данной проблемы. Первый и наиболее очевидный - отказ от традиционного подхода в пользу автоматизированных систем контроля, которые сегодня используются большинством современных компаний. Второе направление - приглашение на такую должность исключительно проверенных людей с необходимыми личностными характеристиками, такими, например, как независимость, добросовестность, честность и так далее. К тому же ему необходимо платить заработную плату в отличие от единовременных затрат на приобретение, запуск и обслуживание технических средств контроля.
Часть организаций, желающих минимизировать затраты на контроль за использованием рабочего времени работниками, применяют различные инструменты самоконтроля. Наиболее распространенным примером является использование формы, в которую работник сам вносит свои показатели. Так, например, если в начале рабочего дня ему было выданы задания, то после выполнения каждого из них, он фиксирует это в форме, которую потом отдает руководству. Ключевая проблема использования самоконтроля за использованием рабочего времени - невозможность точно установить, является ли отчет полностью достоверным. В этой связи рекомендуется применять самоконтроль за использованием рабочего времени как дополнительный.
Часть работодателей желает получить полную, достоверную и исчерпывающую информацию относительно того, что делают работники на своем рабочем месте [3]. Для этого они устанавливают видеонаблюдение в каждом служебном кабинете и помещении. Ключевая проблема применения данного инструмента - чрезвычайное психологическое давление на работников, когда каждое их неверное действие будет зафиксировано. И хотя все инструменты, кроме самоконтроля, вносят психологическую напряженность в работу, однако, здесь оно максимальная. Кроме того, записанный видеоматериал должен быть изучен специальным
человеком, что опять предполагает расходы на оплату труда и влияние человеческого фактора. Вследствие указанных проблем, рекомендуется применять видеонаблюдение лишь в тех помещениях, которые являются критически важными для организации, иначе степень контроля будет неоправданно высокой.
Для исключения человеческого фактора, работодатели применяют один из двух следующих инструментов. Во-первых, это использование системы пропусков. Сущность системы состоит в том, что, когда работник пройдет через турникет, время его прибытия зафиксируется [2]. Аналогичное действие будет происходить каждый раз, что даст возможность определить, имело ли место опоздание, ранний уход с рабочего места, слишком длительный обед и так далее. Система полностью автоматизирована, а потому ошибки будут минимизированы. При этом основная проблема системы - ее ограниченность - контроль осуществляется лишь в рамках перерывов вне рабочего места, ухода и прихода на работу, а значит, работодатель не может проанализировать, какие действия реализуются сотрудником непосредственно на рабочем месте. Проблема может быть решена включением системы пропусков в комплекс контроля за использованием рабочего времени. Следует отметить, что в случае удаленного режима работы сотрудников, инструмент является полностью неэффективным, так как контроль в этом случае вообще невозможен.
На фоне стремительного развития цифровых технологий широкое распространение получают инструменты, исключающие человеческий фактор - автоматизированные ИТ-системы контроля [1]. Обычно их применяют для контроля за использованием рабочего времени тех сотрудников, которые, либо функционируют удаленно, либо работают в офисе. Система представляет собой программное обеспечение, которое самостоятельно выполняет одну или несколько функций, в зависимости от выбранной программы. Вот некоторые ключевые особенности таких систем:
1. Включая компьютер, программа фиксирует время запуска устройства, что указывает на предположительное время начала работы. Аналогично фиксируется время прекращения работы. Система удобна не только для выявления работников, которые нарушают трудовую дисциплину, но и, напротив, перерабатывают. Этот аспект тоже является проблемой, так как увеличивает вероятность утомления, нервной напряженности, профессионального выгорания сотрудников.
2. Программное обеспечение может либо просто фиксировать посещение тех или иных сайтов или запуск приложений на устройстве, либо сразу блокировать такие действия пользователя.
3. Система может отдельно определять тех сотрудников, которые посещают сайты вакансий, а значит, недовольны своим рабочим местом. Некоторое программное обеспечение может формировать список из работников, которые находится в «группе риска» по разным факторам.
Проблема применения таких систем заключается в необходимости приобретать и устанавливать на каждый компьютер программное обеспечение. Если руководство желает использовать наиболее передовые технологии, которые, например, могут фиксировать факты нарушения трудовой дисциплины с помощью скриншотов или не допускать обход системы (пример, работник, зная о том, что включение программы на его компьютере будет свидетельствовать о начале его работы, просто оставляет ее в фоновом режиме, занимаясь личными делами - в этом случае система фиксирует отсутствие активных действий пользователя, что указывает на фоновый режим), то сумма расходов будет значительной. Подобную систему большинство работников ставят на второе место по уровню вторжения в личное пространство после видеонаблюдения, а потому именно этот аспект может стать одной из причин недовольства рабочим местом.
Если рабочее место сотрудника не связано с компьютерными технологиями, а, например, является примером достаточно консервативной заводской системы, при которой большинство операций однотипные, то для контроля за использованием рабочего времени применяется, как правило, хронометраж, позволяющий
относительно просто определять, достаточно ли полноценно работник использует свое рабочее время. Инструмент схож с самоконтролем, однако, в данном случае за функционированием сотрудника наблюдает специалист, самостоятельно замеряющий время на каждую операцию. Реализовав аналогичную процедуру с несколькими работниками, выполняющими однотипные операции, производятся вычисления оптимальной длительности выполнения операций. При этом замеры рекомендуется производить для каждого сотрудника, как в начале трудового дня, так и в его конце для получения наиболее корректных значений. После этого, руководство может математически определить, является ли деятельность работника полностью эффективной или возможно выполнение на рабочем месте личных дел. Однако, хронометраж сопряжен с некоторыми недостатками. Так, он не подходит для сложной нетиповой работы; многие современные профессии не могут быть подвержены хронометражу, так как результат будет некорректен; необходим специалист, который сможет выполнить процедуру и подсчеты правильно; руководство не получает точной информации о том, действительно ли работник реализует личные задачи или по объективным причинам не может работать результативно. По этим причинам рекомендуется применять хронометраж только в том случае, если иные инструменты неэффективны или не могут быть применены.
Исследователи отмечают, что любой инструмент контроля за использованием рабочего времени формирует в сознании работников идею о том, что им не доверяют. В результате, существуют дискуссии о необходимости в целом внедрять системы контроля за использованием рабочего времени. Часть ученых утверждает, что денежной мотивации вполне достаточно для того, чтобы мотивировать работников на эффективный труд. Но, несмотря на явную эффективность материального стимулирования, премирование должно быть индивидуальным и справедливым. По этой причине предлагается использовать одновременно и систему контроля за использованием рабочего времени, и индивидуальные системы мотивации.
Подводя итог, делаем вывод о том, что на данный момент нет систем контроля за использованием рабочего времени, которые не имели бы проблем. По этой причине рекомендуется применять те или иные инструменты, исходя из следующих рекомендаций. Так, видеонаблюдение должно быть только в ключевых помещениях компании; компьютер каждого работника должен быть оснащен ИТ-системой контроля, если количество сотрудников организации выше десяти; если количество работников равно или менее десяти за одну смену, контроль должен быть поручен руководителю подразделения; хронометраж следует применять только при невозможности использовать иные системы; пропускная система должна применяться, если денежных средств недостаточно для внедрения ИТ-системы. Если данные рекомендации будут учтены, организации смогут повысить эффективность использования рабочего времени.
Список используемой литературы:
1. Исхакова, М.М. Цифровые методы контроля за использованием рабочего времени на предприятии / М.М. Исхакова // Начало в науке: Сборник материалов VIII Международной научно-практической конференции школьников, студентов, магистрантов и аспирантов (г. Уфа, 22 апреля 2021 г.) / Отв. редакторы К.Е. Гришин, Н.А. Кузьминых. - Уфа: Башкирский государственный университет, 2021. - С. 25-27.
2. Любавский, И.Н. Эффективность использования человеческого капитала организаций / И.Н. Любавский // Современная экономика: проблемы и решения. - 2021. - № 10(142). - С. 58-71. - Б01 10.17308/шер8.2021.10/2692.
3. Пряхина, Н.А. Контроль за использованием рабочего времени / Н.А. Пряхина // Экономика и право в России и мире: сборник статей II Международной научно-практической конференции (г. Петрозаводск, 06 декабря 2022 г.). - Петрозаводск: Международный центр научного партнерства «Новая Наука» (ИП Ивановская И.И.), 2022. - С. 108-112.
