CC BY
54
УДК 658.3
Юсупова С.М., Милованов Д.И.
Саратовский государственный университет им. Н.Г. Чернышевского, Саратов, Россия
Контроль персонала в кадровом контроллинге
Аннотация. Кадровый контроллинг позволяет увязать управленческие решения организации с ее стратегическими и оперативными целями организации, в том числе в области управления человеческими ресурсами. Для руководства организации крайне важно осуществлять своевременный и эффективный контроль ее деятельности, в особенности этот вопрос актуален для крупных компаний, характеризующихся территориальной разрозненностью филиалов и большим количество направлений деятельности. Контроль персонала связан с комплексом мер, направленного на поддержание эффективности деятельности персонала в рабочее время. Для контроля персонала используются такие инструменты как оценка персонала, отчетность. В современной практике деятельности предприятий применяется множество организационных, технических и программных решений для контроля персонала. Применение автоматизированного контроля и учета рабочего времени не исключает использование и традиционных подходов к контролю деятельности сотрудников -видеонаблюдения, отчетности и т.д.
Ключевые слова: кадровый контроллинг, контроль персонала, объекты контроля персонала, субъекты контроля персонала, автоматизированный контроль персонала, мониторинг персонала
Образец цитирования: Юсупова С.М., Милованов Д.И. Контроль персонала в кадровом контроллинге// Гуманитарный научный журнал. 2022. №1. C 45-51. Статья опубликована на условиях лицензии Creative Commons Attribution License (CC-BY 4.0).
Yusupova S.M., Milovanov D.I. Personnel control in HR controlling
Annotation. HR controlling allows you to link the management decisions of an organization with its strategic and operational goals of the organization, including in the field of human resource management. It is extremely important for the management of the organization to carry out timely and effective control of its activities, especially this issue is relevant for large companies characterized by territorial fragmentation of branches and a large number of activities. Personnel control is associated with a set of measures aimed at maintaining the effectiveness of personnel activities during working hours. Tools such as personnel assessment and reporting are used for personnel control. In the modern practice of enterprises, many organizational, technical and software solutions are used to control personnel. The use of automated control and accounting of working hours does not exclude the use of traditional approaches to monitoring the activities of employees - video surveillance, reporting, etc.
Keywords: personnel controlling, personnel control, personnel control objects, personnel control subjects, automated personnel control, personnel monitoring
For citation: Yusupova S.M., Milovanov D.I. Personnel control in HR controlling // Humanitarian scientific journal. 2022. №1. pp 45-51 (In Russ.) This is an open access article distributed under the terms of Creative Commons Attribution License (CC-BY 4.0).
Современные HR-системы, имеющие достаточно сложную структуру и выполняющие множество функций, должны не только обладать информационно-аналитической поддержкой, позволяющей действенно реагировать на изменения внешней среды, но и увязывать стратегические ориентиры компании с трудовым потенциалом каждого сотрудника, мотивировать кадры на постоянное развитие бизнеса. На сегодняшний день инновационным инструментом достижения таких целей в диапазоне предприятия становится система кадрового контроллинга [1]. К сожалению, в
2022, №1
ISSN 2078-9661
российской практике кадровый контроллинг развит очень слабо. Он позволяет увязать управленческие решения организации с ее стратегическими и оперативными целями организации, в том числе управления человеческими ресурсами.
Применение концепции контроллинга в управлении персоналом позволяет обеспечивать рост эффективности затрат на персонал через достижение целей политики в сфере управления персоналом. Создание эффективной системы кадрового контроллинга связано с обеспечением методической и инструментальной поддержки основных функций управления человеческими ресурсами, то есть планирования, контроля, учета, анализа и оценки ситуации для принятия решений по развитию персонала организации.
Кадровый контроллинг является одним из наиболее действенных инструментов эффективного хозяйствования на рынке, объединяющий в себе планирование, учет, организацию, анализ, контроль и регулирование персонала. Контроллинг персонала является важной частью общей системы контроллинга в организации, так как персонал - это ключевой фактор деятельности и развития фирмы, выступая с одной стороны пассивом организации и создавая пассив, а с другой являясь неотъемлемой составляющей, без которой не возможна операционная деятельность организации и качественное ее развитие.
Для руководства организации крайне важно осуществлять своевременный и эффективный контроль ее деятельности, в особенности этот вопрос актуален для крупных компаний, характеризующихся территориальной разрозненностью филиалов и большим количество направлений деятельности. Контроллинг является средством управления организацией, построенным на принципе обратных связей.
Контроль является важнейшей функцией управления персонала. Контроль персонала - это деятельность субъектов управления персоналом, направленная на обеспечение обратной связи в процессе выполнения принятых решений путем определения и сравнения действительных характеристик персонала с установленными или заданными. Контроль персонала связан с комплексом мер, направленного на поддержание эффективности деятельности персонала в рабочее время. Без контроля кадровое планирование и управление не может быть успешным. Главная задача контроля работы - выявить немотивированных, неблагонадежных и недостаточно квалифицированных сотрудников [2]. Одна из важных особенностей контроля, которую необходимо учитывать в первую очередь, заключается в том, что контроль должен быть всеохватывающим, планомерным, непрерывным и гибким.
Объектами контроля являются различные стороны деятельности организации, непосредственно ее работники, их трудовые взаимоотношения: трудовые процессы, состояние трудового потенциала, структурно-функциональное и ресурсное обеспечение системы управления персоналом, процедуры и технологии реализации функций по управлению персоналом, информационное, методическое и аналитическое поле трудовой сферы,
2022, №1
ISSN 2078-9661
показатели, характеризующие деятельность и определяющие эффективность управления персоналом, оценка деятельности центров ответственности.
Субъекты контроля выделяются в зависимости от факторов, воздействующих на выбор организационной модели. Это могут быть отдельные работники, их группы, отделы и подразделения, осуществляющие внутренний контроль и задействованные в реализации функции контроллинга, а также привлеченные к этой деятельности консультационные и аудиторские организации.
Цель контроля - обеспечить взаимосвязь, единство планирования и достижения результата, а также своевременное выявление и корректировка отклонений в управлении персоналом. Контроль позволяет выявить факторы, оказывающие значительное влияние на персонал организации и своевременно отреагировать на них, он служит основой оценки работы персонала за определенный период времени. Эффективный контроль связан с процессом планирования и изменениями в структуре организации, поэтому существуют принципы контроля такие как непрерывность и гибкость.
Контроль может осуществляться:
- в реальном времени - позволяет оперативно изменить на текущий момент времени;
- упреждающий контроль - фиксирует отклонения между достигнутыми результатами на конец планового периода. Это позволяет своевременно скорректировать действия на получение желаемых результатов;
- контроль в опережающем времени ориентирован на наблюдение и выявление отклонений в реализации стратегических возможностей управления персоналом.
Аудит и контроллинг персонала имеет возможности осуществления тотального контроля над деятельностью системы управления персоналом. Но это требует больших затрат и не всегда может быть эффективным. Поэтому выбираются области контроля и критические точки контроля. Области контроля - это основные объекты контроля, которые в первую очередь обеспечивают эффективность деятельности системы управления персоналом [3]. В зависимости от установленной цели аудита и контроллинга на данный момент это может быть вся система управления персоналом, трудовой потенциал, структурно-функциональное обеспечение управления персоналом, трудовые процессы.
Критическая точка контроля в контроллинге персонала - это предел, при котором система или процесс переходит из одного состояния в другое.
Контроль персонала осуществляется в несколько этапов:
- устанавливаются нормы деятельности,
- организуется сбор данных о деятельности,
- проводится сравнение и оценка результатов,
- осуществляется коррекция.
Инструментами внутреннего контроля являются:
- внутренние регламенты (инструкции), формализирующие процедуры внутреннего контроля,
- должностные инструкции финансовых сотрудников и процедуры их взаимодействия с другими отделами (структурными подразделениями) и руководством организации,
- автоматизированные программы бухгалтерского (финансового и управленческого) учета, иное программное обеспечение,
- правовые базы данных и специальная (профессиональная) литература, периодические издания, позволяющие отслеживать и оценивать изменения налогового законодательства (проводить мониторинг нормативно-правовой базы) и т.д.
Для контроля персонала используются такие инструменты оценки персонала, как KPI, бенчмаркинг, метод 360 градусов, GPS-наблюдение (для выездных работников), контроль персонала с помощью программ (CRM-система) и др. Еще одним инструментом контроля является отчетность. Она формируется по каждому периоду (месяц, квартал, полугодие, год) и при необходимости предоставляется руководителю. Причем вся отчетность фиксируется в информационной базе, что также является инструментом контроллинга. В современной практике деятельности предприятий применяется множество организационных, технических и программных решений для контроля персонала. Применение автоматизированного контроля и учета рабочего времени не исключает использование и традиционных подходов к контролю деятельности сотрудников - видеонаблюдения, отчетности и т.д.
Информационная база содержит структурированную совокупность данных о персонале, с помощью которой удовлетворяются информационные потребности бизнес-процессов и решаемых задач в любой момент времени.
Под методами контроля понимают систему инструментов воздействия на персонал. Они могут быть как техническими (ПО, установка камер), так и классическими (создание инструкций, формирование отчетов, проведение планерок). Автоматизация контроля рабочего времени с использованием электронной пропускной системы помогает контролировать дисциплину, правильно начислять сотруднику заработную плату с учетом фактически отработанного времени. Использование видеокамер на предприятии позволяет руководству осуществлять максимально точный контроль над сотрудниками в рабочее время. Установление на рабочие компьютеры сотрудников отслеживающих программ. С помощью них можно отследить, например, сколько сотрудники тратят время на социальные сети, выявляя отклонения от работы. Также используются программы для формирования отчетов о результатах контроля деятельности персонала.
Для системы учета рабочего времени могут быть использованы системы «Босс-контроль», «CrocoTime». Система StaffCop - фиксирует действия сотрудников согласно настройкам конфигурации. Для выездных работников может использоваться система «Мобифорс», «Planado» [4]. Для фрилансеров используется система JoDo.Im и т.д.
По оценке участников рынка, только 10-15% отечественных компаний применяют данные системы. В зарубежных компаниях этот показатель находится на уровне 60-70%. Однако, имеющийся опыт использования автоматизации российскими и зарубежными компаниями показывает высокую
их эффективность в решении задачи сокращения издержек и повышения успешности компании на рынке в целом [5].
Регулярная организация планерок способствует распределению рабочего времени сотрудниками для решения текущих задач с установленными сроками. Ежедневная отчетность позволяет контролеру определить эффективность использования рабочего времени сотрудником.
Контроль в управлении персоналом выявляет:
- мотивацию сотрудников,
- расстановку дедлайнов,
- квалифицированность персонала.
В процессе контроля кадров используются такие инструменты как оценка персонала и отчетность. Отчетность формируется по каждому периоду (месяц, квартал, полугодие, год) и при необходимости предоставляется руководителю. Причем вся отчетность фиксируется в информационной базе, что также является инструментом контроллинга.
Информационная база содержит структурированную совокупность данных о персонале, с помощью которой удовлетворяются информационные потребности бизнес-процессов и решаемых задач в любой момент времени. При этом данная система является хранилищем всех сведений о персонале. Причем сведения обновляются в процессе, добавляются новые, корректируются.
Отклонения в планах связаны со следующими изменениями:
- в разработке продукции и услуг,
- в производственных процессах,
- в документации,
- в законодательстве,
- в оборудовании и инструментах,
- в компьютерных системах управления организацией,
- в административной системе организации и т.д.
К сожалению, в России контроль персонала не эффективно используется или даже не распространен, либо есть не во всех организациях.
Контроль работы сотрудников подразделяется на несколько видов:
Итоговый мониторинг результатов деятельности. В этом случае происходит оценка труда работника после того, как он выполнил то, что от него требовалось. Главный плюс такого подхода заключается в том, что специалист мотивирован и стремится к самостоятельному развитию.
Предварительный контроль означает, что через определенные временные промежутки начальник проводит проверку. Если это потребуется, она дает советы подчиненному, подсказывает, как лучше выполнить задачу. Осуществлять предварительный контроль можно в том случае, когда допустимо внесение исправлений в работу специалиста во время ее исполнения.
Поэтапный мониторинг. Когда деятельность сотрудника можно разбить на несколько этапов, используется данный вид контроля. С его помощью получится уменьшить число заданий, которые работник выполнил с ошибками либо вообще не сделал.
Периодический контроль означает, что начальник проводит его систематически и регулярно, в назначенную дату.
«Гуманитарный научный журнал» Электронный научный журнал
2022, №1 ПАРАДИГМА ISSN 2078-9661
Мониторинг выборочного типа. Руководство имеет полномочия отслеживать работу одного из подчиненных в любое время, даже если задача еще не достигнута.
Выделяют несколько видов контроля. Рассмотрим классификацию контроля по времени действия в таблице 1.
Таблица 1 - Виды контроля персонала
Предварительный Текущий Итоговый
Актуален перед постановкой задач. Выражается в определении дедлайна, обрисовке желаемых результатов от работы. Актуален в проектной работе. Показывает, как сотрудник выполняет задание, показывает ошибки, позволяет своевременно корректировать неправильно поставленные задачи, дедлайны. Актуален на любом производстве. Показывает различия между задачей и результатом, позволяет премировать либо штрафовать сотрудников.
Для обеспечения повышения качества рабочей силы, прежде всего, необходим постоянный контроль и его объективная оценка, что возможно реализовать с помощью мониторинга, как инструмента системы управления персоналом [6]. Мониторинг в области персонала - научно-обоснованная система периодического сбора, обобщения и анализа кадровой информации и представления полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.
Построение системы мониторинга начинается установления целей. Формирование системы мониторинга персонала в организации должно учитывать, прежде всего, специфику организации, в частности, ее цели. Так, например, для организаций малого и среднего бизнеса мониторинг персонала чаще всего подразумевает контроль максимального использования рабочего времени. Крупные промышленные организации при построении системы мониторинга персонала должны опираться на производственные показатели работы.
На втором этапе выстраивается система анализируемых показателей. Система мониторинга должна включать в себя показатели и индикаторы внутренней и внешней среды. Система внутренней системы мониторинга персонала должна включать следующие группы показателей:
— качество кадрового состава и динамика движения кадров (текучесть кадров, удовлетворенность персонала, коэффициент сложности работ, уровень квалификации и т.д.),
— показатели, характеризирующие выработку фонда рабочего времени (выполнение норм выработки, трудоемкость продукции, потери рабочего времени).
На третьем этапе процесса разработки подготавливают план мероприятий по недопущению превышения критичных значений индикаторов. Решающую роль играет своевременность принятых мер, и это важно учесть при разработке
2022, №1
ISSN 2078-9661
и реализации плана мероприятий. Для организаций, постоянно проводящих мониторинг персонала, множество отдельных программ кадровой работы (аттестация, социально-психологические исследования, повышение лояльности и вовлеченности персонала и т.д.) включаются в единую систему связанных задач, способов диагностики и воздействия.
Таким образом, система мониторинга персонала может стать важной основой для реализации управленческих решений и будет способствовать совершенствованию управления и достижению максимальной его эффективности [7].
1. Проняева Л.И., Амелина А.В. Контроллинг в процессе эволюции системы управления персоналом // Среднерусский вестник общественных наук. 2017. №4. URL: https://cyberleninka.rU/article/n/kontrolling-v-protsesse-evolyutsii-sistemy-upravleniya-personalom
2. Трухина М.Г., Короленко Ю.Н. Современные подходы к организации контроля в сфере труда на предприятии. - https://www.elibrary.ru/download/elibrary 47412390 92365548.pdf
3. Управление персоналом организации: учебное пособие в 2ч./ под ред. Т.Г. Озерниковой. -Иркутск: Изд-во БГУ, 2015. С. 321.
4. Антонова Н.Л., Косюченко Д.О. Подходы к контролю деятельности персонала с использованием систем GPS и SRM: теория и практика. -https://www.elibrary.ru/download/elibrary 42975294 95819375.pdf
5. Бутакова К.В., Юрченко Н.Ю. Снижение издержек предприятия с помощью автоматизации систем контроля за персоналом. - https://www.elibrary.ru/download/elibrary 42779419 90841195.pdf
6. Мироседи С.А., Мироседи Т.Г., Ермолычева Е.С. Мониторинг персонала предприятия // Символ науки. 2016. №12-1. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/monitoring-personala-predpriyatiya.
7. Болтовская Л.А. Особенности построения системы мониторинга персонала на современных предприятиях. - https://www.elibrary.ru/download/elibrary_44500399_64550912.pdf
Информация об авторах:
Юсупова Светлана Михайловна, к.э.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга СГНИУ им. Н.Г. Чернышевского
Милованов Дмитрий Иванович, к.э.н., доцент кафедры менеджмента и маркетинга СГНИУ им. Н.Г. Чернышевского
Библиографический список:
