CC BY
32ISSN 2223-4047
Вестник магистратуры. 2019. № 7-2(94)
УДК 330
М.Л. Черник
ПРОБЛЕМАТИКА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И ВОЗМОЖНЫЕ МЕТОДЫ ИХ РЕШЕНИЯ
В статье рассматривается актуальная проблема перевода документооборота из бумажных носителей на электронные, проблемы, связанные с внедрением СЭД и возможные пути их решения.
Ключевые слова: СЭД, система электронного документооборота, эффективность функционирования, бумажный документооборот, внедрение
В связи с быстрым совершенствованием и развитием технологий и их вовлечением во всевозможные сферы, электронный документооборот имеет важные плюсы по сравнению с устаревающим бумажным документооборотом. С каждым днём растут объёмы используемых в современном мире документов. Вполне вероятно, что полноценно отойти от использования бумажных документов не удастся никогда, однако, эксперты считают, что со временем электронный документооборот начнёт преобладать над бумажным аналогом. По мнению аналитиков, мировой рынок электронного документооборота увеличивается примерно на 20 % в год, но при всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг. На сегодняшний день СЭД внедряются как на крупных предприятиях, так и на малых. Такие системы имеют большое количество преимуществ, к примеру, формирование в процессе работы электронных архивов документов.
Среди общих проблем внедрения систем документооборота выделяют:
• проблема восприятия новизны сотрудниками;
• проблема недоверия руководителей к СЭД;
• иные объективные проблемы.
С проблемой восприятия новизны сотрудниками может быть связан консерватизм самих сотрудников. Для эффективного использования СЭД, система должна быть установлена на каждом рабочем месте сотрудника, выполняющего работы с документами, но в любой организации найдутся люди, которые будут негативно воспринимать такую новизну и переход с бумаги на электронный вариант. Подобный консерватизм обычно легко объяснить отсутствием желания учиться чему-то новому и переходить с привычного рабочего процесса на что-то, с первого взгляда, непонятное. Если не разрешить эту проблему до начала внедрения СЭД, то успешность внедрения ставится под вопрос или, как минимум, растягивается в сроках. Решать данную ситуацию можно разными способами, включая распорядительные методы, но для начала необходимо поговорить с сотрудниками, даже с отдельно взятыми людьми с учетом их возрастных, профессиональных и личных особенностей, объяснить преимущества и целесообразность перехода с бумажных носителей.
Для того, чтобы облегчить подобный переход, следует, во-первых, совершать переход постепенно. К примеру, ввести сперва только лишь электронную почту. Далее, выстроив элементарную систему, обучать работников компании использовать поиск необходимых справочных материалов на сайте/портале предприятия. А затем уже переходить к работе с документами. Во-вторых, на подготовительном этапе и в самом начале работы необходимо найти быстрообучаемых людей, которые смогут помочь разобраться с новой технологией тем, кому это даётся хуже. Чтобы это было наиболее продуктивно, можно организовать курсы по обучению сотрудников. Курсы должны быть добровольными, чтобы люди, пришедшие на курсы, желали обучиться чему-то новому, а не просто отсидеть положенное время [1].
Главной проблемой в процессе внедрения является руководство, которое не поддерживает такие преобразования. Основной причиной нежелания руководителей предприятий внедрять и использовать СЭД является опасение по поводу прозрачности собственной деятельности как для вышестоящего руководства, так и для сотрудников. В то же время руководители, чаще всего, это люди в возрасте, к таким людям применим архетип «советского руководителя», а им свойственно нежелание самим работать за компьютером, вникать и читать документы. Таким руководителям проще решать вопросы непосредственно с сотрудниками в живую. К счастью, таких руководителей становится всё меньше.
Решением подобной проблемы, как и в случае с сотрудниками, детальная и убедительная информация о плюсах СЭД как в разрезе предприятия в целом, так и отдельных отделов.
© Черник М.Л., 2019.
Вестник магистратуры. 2019. № 7-2(94)
ISSN 2223-4047
Под объективными проблемами понимаются реальные проблемы на пути внедрения, которые явно присутствуют на предприятии. Если не решить такие проблемы на этапе подготовки к внедрению, внедрение может затянуться. Большая текучка кадров и переход сотрудников из отдела в отдел - важнейшая из проблем на пути внедрения. Результатом такого функционирования является слабая формализация бизнес-процессов. СЭД же помогает избежать трудностей, связанных с этим явлением и упростить обмен большими объёмами информации между структурными подразделениями в бумажном виде.
Очень важно найти проверенную компанию, партнера по внедрению СЭД, которая настроена на долгосрочное сотрудничество, а не на единоразовый контракт с максимальной прибылью. Также желательно, чтобы выбранная система была модульной, которая будет допускать наращивание функционала в процессе использования. Если в организации совсем отсутствует документооборот, даже бумажный, то существуют свои преимущества. В первую очередь - отсутствие необходимости кого-либо переучивать. В этом случае существует простое решение - запускают пилотный проект. Для начала анализируют деятельность организации и выявляют проблемные участки, которые больше всего страдают от отсутствия формализации в ведении документов. После успешного внедрения пилотного проекта имеется поддержка руководителей подразделений. Когда становится известно, что делать, есть явно довольные работой с системой руководители подразделений и составлена подходящая смета расходов на реализацию СЭД руководство может смело принимать решение о внедрении [2]. Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса. На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и ее отказоустойчивости. Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части:
• прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.;
• косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.) [2].
Внедрение СЭД - это важный шаг предприятия на пути к более успешному функционированию. Даже несмотря на возможные и существующие проблемы в процессе мероприятий по внедрению, предприятия всё чаще используют СЭД по причине того, что такое нововведение позволяет не только сэкономить материальные ресурсы, но и повысить производительность сотрудников и качество работы предприятия. Для коммерческих организаций качество работы - это важнейший фактор успешной деятельности, а для госструктур - способ более эффективно и оперативно решать государственные задачи на уровне взаимодействия с субъектами и ведомствами. Следствием внедрения подобных систем станет более прозрачное, оперативное и информативное функционирование государственного управления. Для технологической базы государственных структур системы электронного документооборота являются основным способом повысить качество работы.
Библиографический список
1. Внедрение СЭД [Электронный ресурс]. URL: http://www.infars.ru/catalog/vnedrsed/.
2. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. URL: https://www.osp.ru/cio/2002/01/172020/ .
ЧЕРНИК МАКСИМ ЛЕОНИДОВИЧ - магистрант, Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники, Беларусь.
