CC BY
504
УДК 002.66
ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СЭД И ИХ РЕШЕНИЯ
Т. А. Девайкина Научный руководитель - А. П. Багаева
Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева
Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: tanya9202@mail.ru
Рассматривается актуальная проблема автоматизации документооборота на предприятии, проблемы, связанные с внедрением СЭД и их решение.
Ключевые слова: СЭД, человеческий фактор, фактор руководства, объективные факторы.
IMPLEMENTATION CHALLENGES AND SOLUTIONS EDS
T. A. Devaykina Scientific Supervisor - A. P. Bagaeva
Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: tanya9202@mail.ru
This paper considers the actual problem of workflow in the enterprise, the problems associated with the implementation of the SED and their solution.
Keywords: EDS, the human factor, the factor of leadership, objective factors.
В связи с очень быстрым развитием технологий и их повсеместным внедрением, электронный документооборот занимает наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом. С каждым днём растут объёмы используемых в современном мире документов. Конечно, полностью отказаться от бумажных документов не удастся никогда, однако, по мнению экспертов, опытных в этой области, преобладать всё же будет использование электронных вариантов.
По мнению аналитиков, мировой рынок электронного документооборота увеличивается примерно на 20 % в год, но при всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг. На сегодняшний день системы электронного документооборота внедряются повсеместно. Они имеют большой ряд преимуществ, по сравнению с работой с бумажными документами, например, наличие электронного архива.
Среди общих проблем внедрения систем документооборота выделяют:
• человеческий фактор;
• фактор руководства;
• объективные факторы (структурная чехарда и отсутствие документооборота).
К человеческому фактору напрямую, относится консерватизм сотрудников. Особенностью систем электронного документооборота (СЭД) является то, что система должна быть внедрена на всех рабочих местах сотрудников, связанных с созданием, обработкой, редактированием информации и ее хранением, иначе эффективность от использования системы будет минимальной. Такая особенность и выявляет одну из основных проблем внедрения СЭД: в каждой организации найдутся люди, не стремящиеся к чему-либо новому. Консерватизм сотрудников обычно объясняется нежеланием обучаться новым технологиям. Эта проблема заводит весь процесс внедрения в тупик. В частности, это касается организаций с консервативной кадровой политикой, где даже руководитель, не свободен в обновлении кадров.
Разрешать данную проблему можно по-разному, но в первую очередь необходима работа с людьми. Зачастую требуется персональный подход к каждому человеку с учетом его возрастных, профессиональных и личных особенностей.
Секция «Информационно-экономические системы»
Для облегчения такого перехода необходимо, во-первых, сделать его постепенным. Например, внедрить сначала только электронную почту. Затем, построив простую интранет-систему, учить сотрудников организации пользоваться поиском необходимых им справочных материалов на внутреннем интранет-сервере. Лучше, если средства доступа к информации и электронная почта будут изначально являться частями будущей СЭД. В среде Ьо1;шКо1е8 указанные компоненты содержатся в базовой поставке, поэтому ее внедрение предоставляет определенное преимущество.
Во-вторых, на подготовительном этапе необходимо найти сторонников, которые смогут помогать отстающим, освоить новую технологию работы. Эти люди должны быть дружелюбны и иметь желание помогать другим легче осваивать то, что сами они уже знают. По этому принципу должны быть организованы курсы обучения сотрудников. Чтобы не возникли дополнительные проблемы, курсы должны быть добровольными. При правильном подходе к организации курсов, люди, пришедшим по своей воле, будут увлечены, чтобы получить новые знания. При массовом внедрении следует сделать обучение обязательным, но к этому времени у людей уже появится интерес и будет определенная информация, которую они получат от тех, кто прошел обучение первым [1].
Фактор руководства является самым важным. Одной из причин недоверительного отношения к внедрению систем электронного документооборота руководителя организации является боязнь прозрачности собственной деятельности, как для руководства, так и для подчиненных. Ещё существует фактор директора советского типа - неумение и нежелание самому работать с компьютером, редактировать и просматривать документы. Такой тип руководителей предпочитает иметь дело с живыми людьми, а не с документами, которые нужно перечитывать и вникать в них. В настоящее время таких руководителей становится все меньше. Решением такой проблемы будет - убедить своего руководителя и сделать его сторонником внедрения СЭД.
Если объективные факторы не будут учтены на этапе планирования внедрения, в дальнейшем они могут оказаться непреодолимыми. Постоянные структурные изменения в организации, так называемая структурная чехарда, являются одним из сложнейших для преодоления факторов. Следствием этого является слабая формализация бизнес-процессов. Если система электронного документооборота уже внедрена, то она способна значительно упростить реализацию подобных структурных изменений. Существование в организации СЭД помогает избежать сложностей, возникающих при передаче больших объемов информации на бумаге из одного подразделения в другое.
Во всяком случае, всё сказанное не значит, что внедрение СЭД в таких случаях совсем невозможно. Просто нужно внедрять только компоненты системы, адекватные данному состоянию организации. Очень важно найти проверенную компанию, партнера по внедрению СЭД, которая настроена на долгосрочное сотрудничество, а не на единоразовый контракт с максимальной прибылью. Также желательно, чтобы выбранная система была модульной, которая будет допускать наращивание функционала в процессе использования.
Если в организации совсем отсутствует документооборот, даже бумажный, то существуют свои преимущества. В первую очередь - отсутствие необходимости кого-либо переучивать. В этом случае существует простое решение - запускают пилотный проект. Для начала анализируют деятельность организации и выявляют проблемные участки, которые больше всего страдают от отсутствия формализации в ведении документов. После успешного внедрения пилотного проекта имеется поддержка руководителей подразделений. Когда становится известно, что делать, есть явно довольные работой с системой руководители подразделений и составлена подходящая смета расходов на реализацию СЭД руководство может смело принимать решение о внедрении [2].
Еще одной проблемой является необходимость обеспечения юридической силы электронных документов. Но чем дальше, тем чаще эта проблема может решаться как обычная организационно-техническая задача. Благодаря тому, что наконец-то принят закон, регулирующий использование электронной цифровой подписи (ЭЦП), стало возможным придание электронным документам юридического статуса.
На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало. Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене электронным документам юридического статуса.
Для некоторых видов производства, в особенности при интеграции с АСУ, требуется поддержание достаточно высокого уровня оперативности работы системы и ее отказоустойчивости.
Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части:
• прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д.;
• косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.) [3].
В заключение можно сказать, что несмотря на проблемы внедрения, рассмотренные выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы организации. Для коммерческих предприятий это - фактор выживания, для ведомств и государственных структур - возможность более эффективно решать государственные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и между ведомствами. При условии внедрения таких систем государственное управление станет более прозрачным, информативным и оперативным. Из всего спектра технологий, применение которых в рамках структур государственного управления уже назрело, системы электронного документооборота являются одними из ключевых.
Библиографические ссылки
1. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.2002488.html (дата обращения: 20.12.2014).
2. Внедрение СЭД [Электронный ресурс]. URL: http://www.infars.ru/catalog/vnedrsed/ (дата обращения: 20.12.2014).
3. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687/ (дата обращения: 20.12.2014).
© Девайкина Т. А., 2015
