CC BY
37СОВРЕМЕННОЕ РАЗВИТИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
MODERN DEVELOPMENT OF THE SYSTEM OF ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION
Н.А. ВЛАСКО,
аспирант Государственного научно-исследовательского института системного анализа Счетной палаты Российской Федерации, главный консультант общего отдела департамента документационного обеспечения, планирования и контроля аппарата Счетной палаты Российской Федерации
NA. VLASKO,
graduate student at State Scientific-Research Institute of System Analysis of the Accounts Chamber of the Russian Federation, chief consultant of the General Division of the Department for documentation support, planning and control of the Accounts Chamber of the Russian Federation
Аннотация
Управление современной организацией, ее своевременная адаптация к новым условиям функционирования, четкая и скоординированная работа всех служб и подразделений, оперативная реакция на запросы со стороны руководства в первую очередь связаны с эффективной организацией информационных потоков. Система электронного документооборота как раз и является той инстанцией, которая необходима для обеспечения корректной операционной деятельности предприятия и поддержки принятия управленческих решений.
Abstract
Management of the modern organization, its timely adaptation to new operating conditions, accurate and coordinated work of all services and divisions, immediate reaction to the executive administration requests, - first of all are connected with the effective organization of date flow. Electronic document circulation system is just a such instance, which is essential for providing the correct operational activity of the enterprise and for supporting its administrative decision-making function.
Ключевые слова
1. Электронный документооборот
2. Делопроизводство
3. Информационный поток
Keywords
1. Electronic document
2. Office work
3. Information flow
Система электронного документооборота - система автоматизации делопроизводства и документооборота в организации, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.
Система межведомственного электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями, в том числе сообщениями, содержащими информацию, отнесенную к сведениям, составляющим служебную тайну, между подразделениями организации.
Чтобы сократить время на работу с информацией, необходимо организовать и автоматизировать систему документооборота, для этого можно использовать систему электронного документооборота (далее СЭД).
Эффективная СЭД должна:
- соответствовать требованиям делопроизводства;
- содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над
исполнением документов;
- поддерживать функции создания резолюций.
- предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними
документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.
Одной из важнейших функций СЭД является поддержка ретроспективы работы с документом.
Для успешного взаимодействия с информационными системами в СЭД должны применяться простые стандартные средства настройки и программирования, поддерживаться возможность интеграции с программными приложениями? существующими в организации.
Эффективность СЭД будет также зависеть от возможности работы с ней в удаленных офисах и подразделениях с использованием web-браузера, электронной почты и посредством SMS-сообщений. Для этого СЭД должна обеспечивать необходимый уровень безопасности, что позволит избежать сбоев в работе и утечки конфиденциальной информации. Современные СЭД позволяют работать с платежными документами, учитывать и контролировать их платежный статус, в них предусматриваются календарное планирование и контроль загрузки сотрудников по работе с документами. Наконец, СЭД должна обладать удобным для конечных пользователей интерфейсом, легкостью в обслуживании и низкой стоимостью владения.
Система бумажного документооборота носила нерегламентированный характер и обладала рядом существенных недостатков, таких как:
- трудоемкость контроля передачи документов между сотрудниками и подразделениями;
- сложность получения достоверной информации о ходе исполнения документов;
- отсутствие оперативной информации о выполнении поручения по входящему документу;
- невозможность отслеживания связи входящего и исходящего документа, большие временные затраты на поиск документов по подразделениям;
- отсутствие необходимой степени полноты информации у руководителей о качественном и количественном составе документооборота в учреждении;
- возможный риск утраты сведений о важном документе;
- значительные временные и финансовые затраты на тиражирование документов.
Все это и отсутствие единого информационного пространства привело к замедлению принятия и реализации управленческих решений и, как следствие, к снижению эффективности управления из-за недостаточности и разобщенности информации. При этом было очевидно, что внедрение СЭД и программных средств коллективной работы в условиях возрастания потоков документов должно способствовать значительному повышению эффективности работы персонала.
Актуальность эффективного подхода к документообороту можно продемонстрировать с помощью следующих цифр:
80% рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией; 30% рабочего времени сотрудников уходит на работу с документами (создание, поиск, согласование, отправка) и в месяц 150 часов - на поиск утерянной информации;
внутренние документы в среднем копируются до 20 раз; 15% документов теряется в процессе работы;
на работу с документами организация тратит около 40% трудовых ресурсов и до 15% доходов.
Описание этапов процессов подготовки и согласования исходящих и внутренних документов, а также порядка действий пользователей на каждом из этапов показаны на рис.1.
Описание этапов процесса рассмотрения и исполнения входящих документов в системе, а также порядка действий пользователей на каждом из этапов изображено на рис. 2.
Описание этапов стандартного процесса выдачи и исполнения поручения, а также порядка действий пользователей на каждом из этапов изображено на рис.3. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в
Работа с исходящими и внутренними документами:
Соисполнители: совместная работа с проектом
Должностные лица:
визирование и подписание проекта документа
Автор проекта: создание проекта документа
Рис.1. Работа с внутренней документацией
Работа с входящими документами:
Кэргочка документа
/
Т ре'
Автоматическое
присвоение регистрационного номера н прав достуга
Регистратор:
создание карточки документа и пересылка на рассмотрение
Руководитель:
принятие решения по документу - создание поручения
Контролер:
мониторинг и оценка качества исполнения
Исполнители^
исполнение документа, списание в дело
Рис. 2. Работа с входящей документацией
качества исполнения Рис.3. Контроль исполнения поручений
другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
В рамках существующего законодательства функционирование СЭД обеспечивает экономию за счет использования электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП). Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а так же установить отсутствие искажения информации в электронном документе1 . Это позволяет значительно ускорить процессы обмена документами между предприятиями.
Кроме того, СЭД предоставляет определенную экономию затрат при работе со стандартными документами, предполагающими использование шаблонов. Наконец, СЭД исключает возможность потери документов и обеспечивает
1 Федеральный закон от 10.01.2002 .№ 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
контроль за их исполнением. Применение СЭД способствует сокращению времени поиска документов и прочей информации, уменьшению затрат на обработку документов и подготовку отчетности. При этом интеграция СЭД с другими используемыми в организациях приложениями дает возможность улучшить взаимодействие со смежными подразделениями и партнерами.
Однако воспользоваться всеми преимуществами СЭД организация сможет лишь в случае системного подхода к ее внедрению. На стадии проработки проекта необходимо оценить все риски и разработать программу их минимизации. Помимо этого при разработке проекта важно учесть существующую практику деятельности организации и осуществить настройку СЭД в соответствии с ними.
Что касается рисков внедрения СЭД, необходимо отметить следующие: отсутствие воли руководства;
необходимость повсеместного внедрения системы; консерватизм и сопротивление сотрудников нововведениям. Кроме того, внедрение СЭД в организации имеет смысл лишь в том случае, когда она осуществлена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением документов. В противном случае внедрение повлечет за собой значительное снижение эффективности от использования системы. Это обстоятельство, в свою очередь, порождает проблему непринятия нового инструмента сотрудниками. Консерватизм, свойственный многим людям, обусловлен нежеланием переобучаться, и эта проблема способна поставить крест на попытках внедрения любых информационных технологий.
Следовательно, при реализации проектов внедрения СЭД необходимо уделять особое внимание кадровому вопросу, например, применять индивидуальный подход к каждому человеку с учетом его особенностей. Для этого потребуется разработать программу обучения и сертификации собственных сотрудников, а также предусмотреть стратегию их перехода на новые технологии работы с документами. Системный интегратор, осуществляющий внедрение системы, должен не просто осуществить техническую реализацию проекта, но и ознакомить и обучить сотрудников предприятия с ее работой и возможностями.
Определенные трудности при внедрении СЭД могут быть связаны также с общим подходом к реализации проекта. Традиционный подход системных интеграторов, сформированный в эпоху создания корпоративных информационных систем, предполагает достаточно длительный процесс внедрения, составными частями которого являются обследование и разработка технического задания как отдельного этапа работ.
Уникальность ситуации по внедрению СЭД заключается в том, что документооборот является стандартизованной функцией. Это позволяет разбить проект на несколько этапов, для того чтобы учреждение смогло правильно оценить результаты и в случае необходимости внести в общий
план коррективы и пожелания. После окончания автоматизации следует провести обучение персонала работе с новым инструментом.
Тема «электронного правительства», электронного документооборота, электронных библиотек, счетов-фактур и документов в последнее время стала довольно популярной. Межведомственный или государственный документооборот осуществляется посредством документов, а не просто информации. К сожалению, в Российской Федерации плохо развивается электронная система передачи информации, существует некоторое недоверие и психологический барьер, необходимо решать ряд правовых и технических проблем, сдерживающих электронный документооборот.
Утверждены распоряжением Правительства РФ технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.
Использование в государственном управлении электронных документов неизбежно приводит к тому, что какие-то из них придется хранить достаточно долго (а в электронном мире «долго» означает более 5-7 лет). Процесс перехода не стоит затягивать, рано или поздно проблему долговременного и постоянного хранения электронных документов, проблему создания электронных архивов придется решать.
Сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения.
Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо иначе испорчена с течением времени.
Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. Информационно-технический отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Его основная задача - обеспечение конфиденциальности, т. е. ограничение доступа к информации. Архивная служба (и иногда - и юридическая) обеспечивают сохранность электронной информации в качестве юридически значимых документов.
С точки зрения архивного дела основной целью является не обеспечение сохранности отдельных документов, а сохранение массивов документов вместе с их взаимосвязями с тем, чтобы была возможность понять роль этих документов в деловой деятельности организации. Значение отдельного документа в большой степени зависит от контекста - от обстоятельств его создания и использования, от его взаимосвязей с другими документами.
Если в бумажном делопроизводстве то или иное дело физически объединяет «бумаги» по определенному признаку или признакам, то в системе электронного документооборота документы, как правило, физически не лежат в соответствующих делах. Очень часто номенклатура и состав самих дел - это всего лишь
логическое представление содержимого базы данных, причем могут существовать и альтернативные представления. Документы «раскладываются по делам» виртуально, и эта логика - тот самый контекст - также может быть искажена или утрачена: можно сохранить все индивидуальные документы, но потерять информацию об их логических взаимосвязях.
Разрушение контекста может привести к потере юридической значимости документа, поскольку контекст создания и использования включает также и связи с другими документами. Для их фиксации используются различные способы, включая ссылки в «карточке» на другой документ по тому же вопросу или классификационный код, позволяющий связать все документы, относящиеся к одной и той же теме.
В этой связи необходимо обратить серьезное внимание на то, что обеспечение осмысленности электронных данных кардинально отличается от решения той же задачи в отношении бумажной документации. В отличие от бумаг, где физические характеристики обычно передают основную часть контекста создания и использования, в случае с электронными документами на физическом уровне он не зафиксирован, а потому и более хрупок.
На практическом уровне это означает, что, например, электронная структура размещения документов по рубрикам и делам - не простой документ - он имеет огромную важность и равноценен всем описям бумажного архива, вместе взятым.
При организации долговременного хранения электронных документов важным является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Задача это многоплановая: необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы и где они в настоящее время хранятся и используется для доступа к ним и/или будет использована для хранения электронных документов в будущем.
Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой по разным причинам.
Существует несколько основных стратегий обеспечения долговременной сохранности информации, которые могут также использоваться в различных комбинациях.
Копирование документов. Это процесс изготовления копий различных документов (оригиналов). Для кратко- и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.
Миграция (от лат. т^а1ю - переселение). Под миграцией понимается перемещение документа с одного электронного носителя на другой, на более или менее длительное время. По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие
операционные системы. Однако при миграции часто не удается избежать определенных искажений и изменений в документах.
Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители - бумагу, микропленку и т.д. - в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.
Следует отметить, что если в целях «просто» сохранения информации допустима «ручная» миграция, то для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически.
Руководство организации всегда является ключевым в реализации крупных проектов, связанных с реорганизацией или оптимизацией деятельности предприятия. Отсутствие воли руководителей может вызвать самые неожиданные последствия: система может быть внедрена не во всех подразделениях либо не обеспечивает выполнение всех необходимых бизнес-процессов. В худшем варианте проект внедрения СЭД может вообще не состояться - система внедрена не будет. Нередко руководители, сопротивляются процессу автоматизации документооборота из-за боязни прозрачности собственной деятельности - как для высшего руководства, так и для подчиненных, которая возникает после внедрения системы.
Библиографический список
1. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
2. Распоряжение Правительства РФ от 2 октября 2009 г. № 403-р
3. Постановление от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
Bibliographical list
1. Federal Law of 10.01.2002 № 1-FZ «On electronic digital signature».
2. RF Government decree of October 2, 2009 № 403-r.
3. Decree of 15 June 2009 № 477 «On approval of rules of office in the federal bodies of executive power».
Контактная информация
Тел. 986-01-37
Contacts links
Tel.: 986-01-37
