CC BY
21
УДК 001.201
Думинова Д. В. студент
Северо-Западного Института Управления Российской Академии Народного Хозяйства и Государственной Службы при Президенте
г. Санкт-Петербург Тарасевич А. Л., профессор, доктор экономических наук Северо-Западного Института Управления Российской Академии Народного Хозяйства и Государственной Службы при Президенте
г. Санкт-Петербург
ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ
Аннотация: В статье рассматриваются информационные технологии, используемые для управления информационными потоками современных предприятий - системы электронного документооборота (СЭД) и системы управления корпоративным контентом (ECM). Описаны этапы внедрения и возможные проблемы при организации документооборота с использованием информационных технологий.
Ключевые слова: информационные потоки, управление информационными потоками, информационные технологии, системы электронного документооборота, системы управления корпоративным контентом, СЭД, ECM.
Duminova D. student
North- West Management Institute of the Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President
St. Petersburg Tarasevich A.
Professor, Doctor of Economic Sciences of Northwest Institute of Management of the Russian Academy of National Economy and Public
Administration under the President
St. Petersburg
APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGIES IN THE INFORMATION FLOW MANAGEMENT SYSTEM
Annotation: The article discusses the information technology used to manage the information flows of modern enterprises - electronic document management system (EDMS) and corporate content management system (ECM). The stages of implementation and possible problems in the organization of workflow using information technology are described.
Tags: information flows, information flow management, information technologies, electronic document management systems, corporate content management systems, EDMS, ECM.
Для обеспечения эффективного управления хозяйственно-экономической деятельностью руководителям предприятий необходимо постоянно прослеживать, анализировать информационные потоки и своевременно производить их оптимизацию [V].
Для управления информационными потоками современные предприятия используют информационные технологии, которые позволяют осуществлять процессы сбора, обработки и распространения данных [l].
Актуальность повсеместного перехода к организации управления информационными потоками на основе информационных технологий связана с тем, что для традиционного документооборота, через который ранее и проходили основные информационные потоки предприятия, характерно наличие следующих проблем:
- возможность потери документов;
- накопление определенного объема документов с неизвестным назначением и источником;
- возможность попадания документации в чужие руки;
- потери рабочего времени в связи с поиском необходимого документа;
- рост затрат в связи с созданием копий документов;
- потери рабочего времени в связи с подготовкой и согласованием документации.
Решить указанные проблемы позволяют информационные технологии для управления информационными потоками предприятия, среди которых наиболее распространены системы электронного документооборота (СЭД), а также системы управления корпоративным контентом (ECM (Enterprise Content Management)).
При этом ECM-системы представляют собой комплекс приложений для создания единого информационного пространства предприятия. К основным функциям, доступным пользователям ECM-систем, следует отнести:
- ввод данных (сканирование, распознавание, ввод вэб-форм и т.п.);
- хранение контента, создание резервных копий;
- категоризация, разметка контента;
- поиск и индексация;
- представление контента пользователю;
- совместная работа над контентом;
- контроль доступа;
- контроль версий;
- публикация контента;
- управление бизнес-процессами.
Таким образом, ECM-системы предоставляют широчайшие возможности по управлению информационными потоками предприятия, осуществляемыми как внутри, так и за его пределами. В то же время большинство российских
предприятий на данный момент не нуждается в столь обширном функционале и ограничивается применением СЭД, которые представляют собой организационно-технические системы, обеспечивающие процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также позволяющие контролировать потоки документов в организации [10]. СЭД в основном выполняют следующие функции:
- работа с различными внутренними документами;
- управление взаимодействием с клиентами;
- обработка обращений клиентов;
- автоматизация работы сервисной службы;
- организация проектного документооборота и др.
Главным отличием ECM-систем от СЭД является наличие у последних модуля автоматизации работы канцелярии, который не предусмотрен в ECM-системах.
И СЭД, и ECM-системы построены на следующих принципах:
- однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;
- возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;
- непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);
- единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;
- эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;
- развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов [9].
Современные системы электронного документооборота подразделяют на такие виды:
- универсальные системы;
- средства групповой работы;
- системы управления особыми видами документов;
- специальные модули управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем предприятий [5].
Применение СЭД/ЕСМ-систем позволяет компаниям получить ряд преимуществ, которые обозначены на рисунке 1.
Рисунок 1 - Стратегические и тактические преимущества от внедрения информационных технологий в систему управления информационными потоками предприятия [7]
Таким образом, с помощью СЭД/ЕСМ-систем повышается эффективность деятельности коммерческих компаний и промышленных предприятий, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением [8].
В последних версиях СЭД/ЕСМ-системы обеспечивают также возможности удаленного доступа, в т.ч. с применением облачных технологий, что позволяет использовать их для управления территориально распределенными компаниями [2, 8].
Для успешного внедрения СЭД необходимо:
- детально обследовать предприятие,
- описать существующий документооборот,
- выработать предложения по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности,
- спроектировать архитектуру и функционал системы, который будет удовлетворять потребностям предприятия;
разработать нормативную документацию: инструкции по документообороту, регламенты работы с различными документами;
- провести обучение пользователей СЭД [5].
При внедрении СЭД и ЕСМ-систем компании могут столкнуться с рядом проблем, к которым можно отнести недостаточную осведомленность о возможностях и функциях СЭД, несогласованность действий между поставщиком и заказчиком, неготовность ^-инфраструктуры предприятия к использованию системы, отсутствие регламентов, формализации бизнес-процессов, сопротивление и низкая вовлеченность сотрудников в процессы внедрения СЭД, недостаточная квалификация персонала для её использования. Решения данных проблем должны быть подготовлены заранее.
Системы электронного документооборота широко внедряются как в отечественных бизнес-структурах, так и в области государственного управления. Об этом свидетельствуют темпы роста российского рынка реализации программных продуктов СЭД и ЕСМ-систем (см. рис. 2).
60 - 122,0
51,7
50
120,0 118,0
^ 40 --- 116,0
££ 114,0
Й- 30 -25,6
о: 112,0
5 20 110,0
10
108,0 106,0
0 104,0
2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018
Объем рынка, млрд. руб. Темп роста, %
Рисунок 2 - Динамика российского рынка СЭД/ECM [6]
Как видим, наблюдается постоянный рост объемов продаж (более 10% ежегодно) систем электронного документооборота на рынке, что свидетельствует о понимании отечественными компаниями значения эффективного управления информационными потоками в современных условиях.
К тому же, федеральные органы власти часто оказываются даже более прогрессивными в работе с электронными документами, чем коммерческие организации. Поэтому государство является сегодня одним из главных драйверов роста использования организациями СЭД. Среди органов
государственной власти и крупнейших компаний с государственным участием, которые уже пользуются СЭД/ECM следует отметить Минпромторг России, Минэкономразвития России, Росстандарт, Минсельхоз России, Минспорт России, Минздрав России, Сбербанк, Фонд социального страхования РФ, Федеральную сетевую компания Единой энергетической системы, РусГидро, Московскую объединенную энергетическую компанию и множество других [6].
Также использование информационных систем для управления информационными потоками распространено в отрасли финансовых услуг, строительстве, торговле, машиностроении, энергетике.
Положительным является тот факт, что в последние годы благодаря политике импортозамещения появилось множество СЭД и ЕСМ-систем, которые являются продуктами российских разработчиков. Проведем обзор наиболее популярных на российском рынке систем электронного документооборота (см. табл. 1).
Таблица 1 - Сравнительный анализ наиболее популярных на российском рынке СЭД/ECM-систем [3, 4, 6]
Наименование Тип Функционал/модули Преимущества Стоимость
1 2 3 4 5
DIRECTUM ECM Управление Быстрый старт Работа локально
документами внешнего 8400 руб. за
Деловые процессы документооборота пользователя
Канцелярия Одновременная Работа в облаке
Управление работа десятков 3510 руб. за 10
закупками тысяч пользователей пользователей в
Управление и хранение более 20 месяц
договорами млн. документов
Финансовый архив Возможность
Управление использовать разные
совещаниями версии системы в
Управление холдингах и
претензиями компаниях со
Кадровые процессы сложной структурой
Проектный Интеграция с
документооборот широким набором
Управление ПО
услугами Гибкие возможности
адаптации
Многовариантность
доступа
Наличие системы
консалтинга и
обучения
ELMA ECM+ ECM Классическая Полное законченное Платформа
канцелярия решение по 45000 руб.,
Внутренние моделированию, дополнительно
документы исполнению, приобретаются
Управление контролю и лицензии:
договорами постоянному именная - 7200
Моделирование улучшению бизнес- ру6,
процессов процессов конкурентная -
Внутренний портал Интеграция с 18000 руб. за
Организация наиболее часто каждую
деятельности отдела используемым ПО
продаж Наличие мобильной
версии
1 2 3 4 5
Дело (ЭОС) ECM Процессы Интеграция с Лицензия на
делопроизводства любыми одно рабочее
Контроль используемыми в место 11550-
исполнения организации 14000 руб. в
поручений информационными зависимости от
Подсистема системами и бизнес- количества
оповещений и приложениями приобретаемых
уведомлений Опция «ДЕЛО-WEB» лицензий
Подсистема - возможность
управления удаленного доступа
процессами для предприятий с
Мониторинг территориально
документов распределенной
Подсистема структурой
«Повестки Наличие поточного
заседаний» сканирования
DocsVision ECM Делопроизводство Большое количество Лицензия за 1
Управление конструкторов для пользователя:
процессами настройки без стандартная
Административное программирования, в версия - 7700
делопроизводство т.ч. в web-интерфейсе руб.
Средства разработки Быстрый доступ к корпоративная
приложений и документам и версия - 13200
бизнес-процессов задачам с любого руб.
устройства, в т.ч. без ЕСМ - 19000
постоянного руб.
соединения с сетью
Наличие
разнообразных
клиентских рабочих
мест: windows-
клиент, web-клиент,
почтовый клиент,
мобильное
приложение
ТЕЗИС СЭД Контроль Полноценный веб- Базовая версия
исполнительской доступ и мобильная (до 25
дисциплины версия пользователей)
Автоматизация Высокая скорость - 30000 руб.
документооборота внедрения и Стандартная
Электронная настройки версия (до 100
канцелярия Не требуется пользователей)
Дизайнер бизнес- установка ПО на - 100000 руб.
процессов, рабочие места, Расширенная
конструкторы система версия
отчетов и устанавливается на (неограниченное
нумераторов сервер заказчика и количество
запускается через пользователей)
браузер - 140000 руб.
Таким образом, на российском рынке представлено достаточно большое количество программных решений для управления информационными потоками с широкими функциональными возможностями, которые даже выходят за рамки организации электронного документооборота. Отметим, что современные СЭД/ЕСМ-системы постоянно развиваются и модернизируются, уже сегодня предлагаются решения с искусственным интеллектом и машинным обучением, блокчейном, чат-ботами, биометрической аутентификацией.
Выбор той или иной СЭД/ECM-системы предприятиями должен исходить из необходимого функционала системы согласно специфике деятельности компании, её размеров, количества пользователей системы, необходимости удаленного доступа, финансовых возможностей и т.д.
При этом внедрение IT-решения не должно становиться самоцелью, а включать только тот функционал, которые действительно необходим компании для эффективного управления и контроля за информационными потоками и повышения продуктивности функционирования всей компании.
При правильном подходе к внедрению СЭД/ЕСМ-система может стать одним из ведущих конкурентных преимуществ компании, так как использование современных информационных технологий для управления информационными потоками позволяет увеличить уровень инноваций, компетентности, информативности и скорости реагирования менеджмента на изменения внешней и внутренней среды.
Использованные источники:
1. Глухова Т.В., Брежнева А.И. Совершенствование инструментов управления информационными ресурсами предприятия // Мир науки и образования. - 2015. - №4. - С. 15-25.
2. Грушо А.А., Забежайло М.И., Зацаринный А.А. Контроль и управление информационными потоками в облачной среде, Информатика и её применение. - 2015. - Т. 9, №4. - С. 91-97.
3. Добжинская М.А. Обзор существующих систем электронного документооборота // Научное сообщество студентов XXI столетия. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ: сб. ст. по мат. XLIII междунар. студ. науч.-практ. конф. № 6(42). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https: //sibac. info/archive/technic/6(42). pdf
4. Мокрый В.Ю. Системы электронного документооборота: учебное пособие. - СПб.: Инфо-да, 2018. - 48 с.
5. Жаркова Ю.Т. Проблемы внедрения системы электронного документооборота // Учет, анализ и аудит: проблемы теории и практики. -2015. - №14. - С. 57-60.
6. Российский рынок СЭД/ЕСМ-систем // TAdviser [Электронный ресурс].
- Режим доступа: http://www.tadviser.ru/index.php/ Статья:СЭД_(рынок_России)
7. Ротарь О.Ю. Повышение эффективности управления предприятием на основе совершенствования системы электронного документооборота // Известия Санкт-Петербургского государственного технологического института (технического университета). - 2015. - №30(56). - С. 90-94.
8. Шуйтенов Г.Ж., Капарова Д.К. Система электронного документооборота (СЭД) - web-решение организации деятельности предприятия // Международный научно-исследовательский журнал. - 2015. -№4 (35) Часть 1. - С. 104-106.
9. Шуклина Е.В., Скороход О.В. Внедрение электронного документооборота на малых предприятиях // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2016. - №12. - С. 117-119.
10. Юзаева А.Г., Савченко Л.М., Тихоненко Д.В. Системы электронного документооборота // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. - 2014.
- №10. - С. 400-401.
