CC BY
152
ПРЕИМУЩЕСТВА ПЕРЕХОДА НА ЭЛЕКТРОННЫЙ
КАДРОВЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
1 2
Чуркин А.А. , Седнев О.Г. Email: [email protected]
1Чуркин Алексей Александрович - магистрант; 2Седнев Олег Геннадиевич - кандидат социологических наук, доцент, кафедра цифровой экономики и предпринимательства, Поволжский государственный университет сервиса, г. Тольятти
Аннотация: тенденции современного мира подталкивают каждого руководителя задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в своей компании, особенно бумажного документооборота. Данная статья посвящена рассмотрению выгод перевода кадрового документооборота в электронный вид. Также описаны преимущества ведения цифрового документооборота в части кадрового учета, сложности внедрения электронного документооборота, анализ проведения первой попытки цифровизации кадровых процессов и итоги данного мероприятия. Ключевые слова: документооборот, анализ, внедрение.
ADVANTAGES OF TRANSITION TO ELECTRONIC PERSONNEL
DOCUMENT FLOW Churkin A.A.1, Sednev O.G.2
1Churkin Alexey Alexandrovich - Undergraduate;
2Sednev Oleg Gennadievich - Candidate of Sociological Sciences, Associate Professor, DEPARTMENT OF DIGITAL ECONOMY AND ENTREPRENEURSHIP, VOLGA STATE UNIVERSITY OF SERVICE, TOLYATTI
Abstract: trends in the modern world are pushing every manager to think about optimizing and automating business processes in his company, especially paper-based workflow. This article is devoted to the consideration of the benefits of transferring personnel documents to electronic form. The advantages of digital document management in terms of personnel accounting, the complexity of implementing electronic document management, the analysis of the first attempt to digitalize personnel processes and the results of this event are also described.
Keywords: document flow, analysis, implementation.
УДК 65.011.56
Тенденции современного мира подталкивают каждого руководителя задуматься об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в своей компании. Тем более государство также не обделяет ее «вниманием»: помимо законодательных актов, принятых за последние годы, в 2017 году была утверждена глобальная «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы», в рамках которой реализуется программа «Цифровая экономика» [2].
Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей.
В ближайшем будущем каждый работник получит возможность подписать любой кадровый документ, поданный им или предназначенный для него, из любой точки мира со своего гаджета с помощью электронной подписи.
При этом перед подписанием будет выполняться многофакторная идентификация личности, а после обеспечено безопасное хранение персональных данных в
соответствии с ГОСТ Р 54989-2012/^^ 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов» [1].
Ведение цифрового документооборота в части кадрового учета и управления дает возможность не только контролировать работников, но и получить следующие преимущества (рис. 1).
В 2017 году при Минтруде России была предпринята первая попытка цифровизации кадровых процессов. Была создана рабочая группа, целью которой стала разработка и выпуск законодательной экосистемы, позволяющей реализовать электронный документооборот в кадровой службе.
с окр ащ енне трудозатрат р а бо шнкое
"о
возможность подписания документов работниками находящимися не е офисе ускорение процесс об согласованна н подписания кадровых документов
о
возможность вые 1роить процесс контроля кадрового д елопровзводства прозрачно сть ведения кадрового документооборота гар антнн б ез опасности д скуменг ацнн ускорение сдачи отчетности в государственные органы управления отсутствие необходимости хранения большого количество бумажных носителей уменьшение затратна бумагу н оргтехнику, что считается более экологичным вариантом
при использовании ЭЦП (усиленной сертификатом) снижение рисков подделки документов
<>
наличие быстрого д о ступа к люб ой не обх орнмон д окумент ацнн
о
оперативность передачи отчетности государственным органам
Рис. 1. Преимущества ведения цифрового документооборота в части кадрового учета
В рабочую группу вошли представители крупнейших бизнес-структур, включая Сбербанк, МТС, Мечел, Северсталь Менеджмент и другие, федеральных ведомств (Минтруд, Роструд, Пенсионный фонд, Минфин, Минкомсвязь), а также общероссийских объединений работников и работодателей.
Для каждого участника были определены виды документов, по которым он должен был выполнить перевод процессов учета в электронный формат. При этом не отменялся учет на бумаге, что обеспечивало сохранность данных. В результате участники проводили тесты технических решений для ведения учета и обмена данными, что помогло собрать рекомендации законодательного характера по массовому переводу на электронное оформление документов, связанных с трудовой деятельностью.
Итогом данного мероприятия Минтруда стал законопроект «О внесении изменений в ТК РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)». Также был выявлен ряд сложностей,
связанных с применением различных видов электронных программ, защиты при передаче данных и юридической силы электронных документов, в том числе в судебной практике.
Эти и другие проблемы необходимо было решать поэтапно, что и повлекло за собой принятие ФЗ № 439-Ф3 [3], вносившего изменения в ТК для регулировки работы с данными о трудовой деятельности в цифровом формате.
Согласно этому закону работодателям необходимо передавать в ПФР сведения, которые вносятся в трудовую книжку сотрудника, в цифровом формате. Начиная с 1 января 2020 года, их следует передавать в ПФР каждый месяц, а с 1 января 2021 года - намного чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днем издания всех кадровых приказов). При заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник будет иметь возможность получить документы с предыдущего места работы у бывшего работодателя, а также в МФЦ или ПФР - на бумажном носителе или в цифровом формате.
После ознакомления с законопроектом Минтруда и результатами первого эксперимента в Правительстве было принято решение провести еще один дополнительный этап по внедрению кадрового электронного документооборота. Он регулируется законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».
Ключевое отличие от предшествующих мероприятий заключается в том, что около десяти компаний в период с 2020 по 2022 годы будут вести кадровое делопроизводство только в электронном формате без обязательного дублирования на бумажном носителе. Эксперимент является необязательным для работодателей, они приняли решение об участии в нем добровольно. Список желающих согласовывался с Правительством, а в результате чего был сформирован перечень участников.
Каждый из работодателей-участников выберет виды документации, по которым в период проведения эксперимента будет выполнен переход на электронный кадровый документооборот. Также они вправе сами определиться с видом цифровой подписи. Важно отметить, что при подписании документов - трудового договора и договора о материальной ответственности - работодатели обязаны использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись, что должно обеспечить правовую ценность подписанию документации.
Оговорено, что добровольцы-работодатели возьмут на себя все сопутствующие расходы, возникшие в связи с проведением эксперимента, включая затраты на обеспечение работников квалифицированными сертификатами электронной подписи.
Сложности внедрения электронного документооборота в части кадров не относятся к проблемам глобального характера, скорее, требуют неких точечных мер и затрат, а также формирования правильных «привычек», что характерно для запуска любого нового процесса в бизнесе. Перечислим их, чтобы убедиться в этом:
1) Отсутствие возможности подписания документов «задним числом»;
2) Затраты на разработку технического решения для автоматизации процессов кадрового документооборота;
3) Низкое качество подготовки персонала к взаимодействию с информационной средой;
4) Проблемы получения ЭЦП в масштабах всей организации;
5) Существует риск потери данных, особенно в том случае, когда пользователи не создают копии файлов;
6) Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений;
7) Необходимость интеграции с системами государственных органов управления или возможность передачи данных в любом цифровом формате.
Представленные недостатки требуют единоразовых действий - провести обучение, инвестировать в автоматизацию - и при должном подходе решаемы практически
полностью. Помимо этого, все их можно решить, выбрав готовое решение, которое устранит все проблемы преимуществами современной автоматизации.
Введение электронных трудовых книжек можно считать первой ступенью процесса автоматизации регламентированного кадрового учета, который с каждым годом набирает обороты. Высокая степень вовлеченности государства в наращивание темпов автоматизации, «вынудит» бизнес принять участие в этом процессе.
Важно то, что уже сегодня существуют IT-решения, отвечающие текущему законодательству и способные быстро адаптироваться под любые изменения внешнего мира. Они дают возможность бизнесу не только без потерь влиться в процесс перехода на электронный документооборот, но и извлечь из этого выгоду -сократить затраты и многократно ускорить процессы, что в конечном итоге благоприятно скажется на темпах роста и развития всего бизнеса в целом.
Список литературы /References
1. ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». М.: Стандартинформ, 2013.
2. Указ Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы» // «Собрание законодательства РФ», 15.05.2017. № 20. Ст. 2901.
3. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-Ф3 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» // «Собрание законодательства РФ», 23.12.2019 № 51 (часть I). Ст. 7491.
