CC BY
133
Правила управления рабочим и свободным временем: методические основы и практические рекомендации
Rules of work and free time management: methodological foundations and practical recommendations
Зайцева Н.А.
ZaitsevaN.A.
В статье описываются методические и практические рекомендации, а также правила управления рабочим и личным временем. Обосновывается важность формализации целей выполнения задач и планирования процесса их достижения, включая время на отдых и восстановление. Приведены практические примеры, характеризующие проблемные ситуации, и то, как они были разрешены. Материалы статьи могут быть использованы для повышения результативности решения рабочих и личных задач за счет улучшения планирования и использования времени.
The methodological and practical recommendations and the rules of work and personal time management are described in the article. The importance of formalizing the purposes of meeting objectives and planning process to achieve, including the hours of rest and recovery, is substantiated. The practical examples describing the problematic situations and ways of their solution are presented. The article submissions can be used to improve the efficiency of workers and solve personal problems by improving the planning and use of time.
Ключевые слова: тайм-менеджмент, рабочее и личное время, приоритеты, результативность, планирование.
Keywords: time management, work and personal time, priorities, performance, planning.
В настоящее время вопросам эффективного использования одного из самых важных и невосполнимых ресурсов - времени, посвящено множество работ. Одни из них отличаются академическим подходом и исследуют сущность содержания научного понятия «Time Management (ТМ)», другие дают практические советы по применению методов ТМ на работе и в личной жизни. К числу последних относится статья «Тайм-менеджмент для персонального помощника. Как расставить приоритеты и все успеть», опубликованная в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера» № 5 за 2014 год [1], но не потерявшая своей актуальности и сейчас.
В развитие и дополнение вопросов, рассмотренных в указанной статье, хотелось бы еще раз внести дополнение о том, каким образом можно управлять рабочим и свободным временем, какие методики и правила для этого можно использовать.
На основе анализа существующих научно-практических публикаций по Time Management, разработанных российскими и зарубежными учеными, можно выделить несколько наиболее важных, с точки зрения автора данной статьи, направлений повышения эффективности управления временем. В отношении использования рабочего и свободного времени рекомендуется:
1. Понимать, каким должен быть результат выполнения задачи, на которую тратится время.
Что же нужно сделать для того, чтобы рациональнее использовать свое время? Прежде всего, следует понять, что означает для конкретного человека само это понятие - «рациональное использование времени». Рациональное, с точки зрения кого? Его самого? Его руководства? Его родных, друзей и т.д.?
Скорее всего, ответ на этот вопрос будет связан с пониманием того, что при рациональном использовании рабочего и личного времени можно
успеть выполнить больше дел в запланированный срок и с лучшими результатами.
Поэтому надо четко понимать, что является критерием «высокого профессионального уровня» и что означает «в срок». Многие руководители недовольны качеством работы своих подчиненных из-за того, что их не устраивают результаты работы сотрудников. «Разрыв» в качестве происходит потому, что руководитель недостаточно четко ставит задачу сотруднику, думая, что сотрудник и так все должен знать, а сотрудник, не всегда имея возможность уточнить критерии успешности выполнения задачи, выполняет ее так, как сам понял.
В качестве примера можно привести ситуацию, с которой столкнулась совсем недавно, когда в ответ на возражение подчиненного о том, что при постановке задачи отдельные ее аспекты, о которых стал спрашивать руководитель, даже не обсуждались, сам руководитель сказал: "Ну я же вам отправил небольшое письмо - задание, в котором намекал, как надо делать эту работу". К сожалению, помощник руководителя такой постановки задачи не понял и выполнил задание не так, как "намекал" его начальник.
Причины, по которым руководители не хотят тратить свое время на более подробное описание задач подчиненным, могут быть связаны с так называемой «лестницей компетентности». Она состоит из четырех ступеней.
Первая ступень — «неосознанная некомпетентность». Человек еще сам не понимает, что он чего-то не знает или не умеет. По сути все мы находимся на этом этапе в отношении видов деятельности, которые никогда не выполняли и не пробовали выполнять.
Совершив ошибку и признав ее, человек переходит на следующую ступень — «осознанная некомпетентность». Теперь он понимает, что чего-то не умеет, и начинает учиться или искать дополнительную информацию.
Однако дальнейшее развитие произойдет только при наличии определенной мотивации: если человеку неинтересно достигать успеха в этой деятельности, он просто ограничится осознанием своей некомпетентности.
На третьей ступени — «осознанная компетентность» — человек приобретает определенные знания и умения. Он сосредоточенно осуществляет каждое действие, постоянно контролируя его результаты. Так, человек, только получивший права на право вождения автомобиля, оценивает свои действия на соответствие правилам дорожного движения и того, чему его учил инструктор.
При выполнении постоянно в течение длительного времени какой-либо работы, которую сотрудник уже научился делать, его умение доводится до автоматизма, т.е. формируется устойчивый навык, который на этой ступени становится неосознанным (результаты исследований показывают, что для формирования навыка необходимо отрабатывать те или иные действия не менее, чем в течение 21 дня). Это означает, что сотрудник перешел на высший уровень - «неосознанная компетентность». Так же водитель " со стажем" уже управляет автомобилем, что называется "на автомате", т.е. не задумываясь при этом, правильным является то или действие или нет. Свою модель поведения за рулем он отработал еще на предыдущей ступени и теперь только использует ее, причем уже неосознанно.
Вот так и руководитель, много раз решая сложные задачи, приобретая уже автоматический навык выполнения тех или иных задач, не видит для себя необходимости в том, чтобы «разжевывать» каждую новую задачу подчиненному.
Пример: руководитель дает задание своему помощнику - сотруднице, которая работает в компании около месяца, решить вопрос с оплатой штрафов по машинам, состоящим на балансе организации. Руководителю
все понятно - к кому обращаться за информацией и как конкретно решить этот вопрос, поэтому он не считает нужным объяснять это и сотруднице. А вот она в замешательстве - на балансе компании более 20 машин, которые закреплены за разными структурными подразделениями, и единая транспортная служба отсутствует. В итоге она начинает обращаться за информацией в каждое из структурных подразделений, чтобы выяснить -по каким машинам есть штрафы, а по каким нет. Руководитель недоволен тем, что сотрудник так много времени тратит на эту работу, если можно было все решить гораздо проще и получить практически полную информацию в бухгалтерии.
А вся проблема в этом примере состояла в том, что руководитель и его помощник находятся на разных уровнях лестницы компетенций и разрыв составляет более одного уровня. В этом случае получается разговор «глухого с немым». Для того чтобы руководитель и его подчиненный понимали вдруг друга, разрыв в уровнях лестницы компетенций должен составлять не более двух, в идеале одной ступени. Именно поэтому грамотные руководители либо уточняют у сотрудника, как он понял задачу (повтори, что именно тебе надо сделать? В какие сроки? К кому обратиться за дополнительной информацией в случае необходимости? Что должно быть в результате выполнения этой задачи? И т.д.), либо поручают постановку задачи другому сотруднику, более компетентному, чем данный подчиненный, но находящемуся не на четвертой, а на третьей ступени "лестницы компетенций".
Так как виноватым в ситуациях, когда руководитель не желает тратить свое время на разъяснение задачи сотруднику, чаще всего все равно оказывается подчиненный, то поэтому лучше самому сотруднику научиться грамотно «снимать» задачу с руководителя. В результате такой «обратной связи наоборот» (по всем правилам менеджмента построение прямой обратной связи — это компетенция руководителя) сотрудник должен уметь в краткой беседе с руководителем понять, что именно будет критерием
успешности выполнениям конкретной задачи, а также другие важные характеристики данной работы. В идеале следует использовать для этого письменные коммуникации.
Таким образом, четкое понимание результата работы или решения какой-либо личной задачи и того, как этого результата можно достичь, -практически половина успеха. Но дальше нужно научиться грамотно планировать свое время.
2. Планировать свое рабочее и свободное время.
Если сотрудник умеет выстраивать «обратную связь наоборот» и понимает, какие задачи являются наиболее важными и срочными (определять приоритеты), а на какие еще есть время, то можно сказать, что у него уже есть как минимум начальные навыки планирования времени. Далее важно научиться структурировать время по его видам для чёткого понимания того, сколько времени тратиться именно на решение рабочих задач.
Пример: для определения фонда рабочего времени Елена -персональный помощник руководителя логистической компании всегда учитывает затраты времени, не связанные с ее производственными операциями. К таким затратам времени она относит: непроизводительные потери времени; подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места; время на отдых, личные надобности; перерывы технические, технологические, организационные. Проводя регулярные замеры времени и составляя так называемую «фотографию рабочего дня», ей удалось выяснить, что в действительности к производственным затратам времени у нее относится 6,5 часов в день.
Существует несколько основных правил, которых необходимо придерживаться при планировании, особенно при составлении дневного плана[2]:
• планировать только 60% от общего времени, так как всегда существуют непредвиденные обстоятельства, которые могут внести коррективы в план;
• учитывать результаты анализа ранее выполненных аналогичных работ и затрат времени на выполнение операций;
• планировать регулярно и системно;
• обязательно письменно фиксировать плановые задания;
• переносить несделанные или недоделанные дела по возможности только один раз;
• использовать лимитирование времени на выполнение конкретных
задач;
• выделять наиболее приоритетные задачи;
• по возможности делегировать задания другим сотрудникам или использовать механизм разовых поручений.
Выбор конкретного метода планирования зависит от разных факторов.
Пример: Светлана - секретарь генерального директора небольшой торговой компании ранее работала секретарем директора, который приходил на работу не ранее 10 - 10.30. Так как ее рабочий день начинался в 9 утра, то этот час - полтора в начале рабочего дня она обычно посвящала планированию дел на текущий день. Однако в новой компании генеральный директор приезжает на работу уже в 8:45, и поэтому Светлане пришлось изменить методику планирования дел и перейти к планированию дел на следующий день в конце текущего дня, посвящая этому последние рабочие часы.
Таким образом, планирование рабочего и свободного времени -следующее важное правило ТМ, которое необходимо научиться применять в работе и личной жизни.
З. Формализовывать задачи в формате Time Management
В Time Management под умением формализовывать понимается такой прием, как письменная фиксация всех планируемых видов работ, а также результатов их выполнения. Многие «новички», сами для себя выделяя, что из данной задачи важно, а что нет, что фиксировать, а что нет, упускают важную информацию, думая, что она уже никогда больше не понадобится. Именно поэтому важным навыком любого сотрудника, а особенно персонального помощника руководителя, является умение фиксировать информацию, использованную или полученную при выполнении задания. Для того чтобы не запутаться во всем многообразии такой информации, рекомендуется использовать персональные папки в зависимости от решаемых дел - либо в компьютере (но обязательно иметь резервные копии), либо в блокнотах, тетрадях и т.д.
Следует сохранять всю переписку по электронной почте, связанную с тем или иным видом работ, клиентами, партнерами и т.д. Желательно не засорять этими письмами свою рабочую почту, а копировать переписку и сохранять ее в виде текстовых файлов в соответствующих папках с названием компании партнера, фамилии ее руководителя или использовать другой, более привычный для конкретного человека подход к названию данных папок. Важно, чтобы в данной классификации смогли разобраться в случае необходимости (болезни, отпуска и т.д.) другие сотрудники.
4. Планировать выполнение заданий с учетом графика индивидуальной работоспособности.
Все мы имеем свои циклы работоспособности - периоды подъема сменяются периодами спада. «Жаворонки» могут начинать работать с самого
раннего утра, а «совам» необходимо время, для того чтобы проснуться, но зато они высокопродуктивны вечером и ближе к ночи, когда «жаворонки» уже готовятся отойти ко сну или уже спят (достаточно подробно особенности разных хронотипов описаны Натальей Самоукиной [3]). Наибольшее внимание в Time Management следует уделять внутрисуточным колебаниям работоспособности.
Проведенные исследования в области трудовой работоспособности позволили выявить следующие периоды повышенной и пониженной работоспособности, присущие большей части населения:
• к периодам повышенной работоспособности относятся периоды: 5-6 часов утра, 11-12, 17-18, 23-24 часа;
• к периодам пониженной работоспособности относятся периоды: 8-9 часов утра, 14-15, 20-21 часа.
Однако это, что называется, «средняя температура по больнице». Для того чтобы уметь грамотно использовать свои уникальные возможности, следует провести собственные исследования. Лучше всего заниматься этим в выходной день или во время отпуска. Выстроив собственную ритмику трудоспособности, можно быстрее и эффективнее выполнять действительно важные задания в периоды подъема личной трудоспособности и грамотнее использовать время в периоды спада трудоспособности. В такие периоды лучше максимально снизить нагрузку: в идеале немного отдохнуть, помня о том, что чем глубже торможение нервной системы при спаде, тем быстрее она восстановится.
5. Результативно отдыхать и восстанавливаться.
Удивительно, но факт - многие считают, что отдыхают, если, закончив с рабочим письмом, они с чашкой кофе (если это возможно на работе) по-прежнему сидят за компьютером, но уже отвечают на личные письма или
просматривают сайты, касающиеся личных вопросов. Но организм никакой разницы при этом не видит: человек как сидел за компьютером, так и продолжает сидеть, т.е., вероятно, продолжает работать.
Лучше всего по возможности придерживаться определенного графика отдыха. Например, мой первый руководитель для нас, молодых сотрудниц -выпускниц вуза использовал правило «с без десяти до ровного». Это означало, что последние десять минут каждого часа отводились на личные нужды (попить чаю, позвонить по личным вопросам, выйти на улицу и подышать свежим воздухом, а кому нужно - покурить и т.д.).
Главное правило в планировании времени отдыха состоит в том, что паузы необходимо делать до того, как силы закончатся, т.к. усталость легче предупредить, чем потом ее преодолевать. Для этого следует чаще менять виды деятельности, а также форму их выполнения.
Пример: Татьяна - секретарь директора в консалтинговой компании разработала для себя следующий план работ на каждый час: 15 минут сидя за компьютером и отвечая на рабочие письма, 10 минут у ксерокса или стоя разговаривая по телефону, 10 минут разнести корреспонденцию по отделам или выполнить другие поручения, руководителя, 15 минут за компьютером, выполняя задание руководителя, и последние 10 минут часа - отдых (зимой -2 раза подняться и спуститься по лестнице (офис расположен в трехэтажном деловом центре), а летом - выйти на 5 минут на улицу подышать свежим воздухом и 5 минут - выпить чай или позвонить по личным делам).
Выполняя эти несложные правила, структурируя время труда и отдыха, гораздо проще будет сохранить работоспособность на высоком уровне и предупредить наступление усталости.
Таким образом, четко понимая цели выполнения задач, то, как именно их надо выполнять (умение «снимать задачу в руководителя») и грамотно
распределять время на их выполнение с учетом индивидуальной кривой работоспособности, можно гораздо более эффективно справляться со своей работой и успевать все рабочие вопросы решать вовремя и на хорошем профессиональном уровне, а личное время использовать для достижения личных целей, отдыха, хобби и т.д.
Литература
1. Зайцева Н.А. Тайм-менеджмент для персонального помощника. Как расставить приоритеты и все успеть. Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 5, 2014, с. 8-17
2. Иванова С., Болдогоев Д. Личная эффективность на 100%. Сбросить балласт, найти себя. - М. Альпина Паблишер, 2012 - 208 с.
3. Самоукина Н. Управление временем на работе и в жизни. Аудиокнига. М. Школа тренинга Натальи Самоукиной. 2015
