CC BY
119
ЭКОНОМИКА
УДК 657.1.012
ПРАКТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СУБЪЕКТОВ
И. А. Дымова
PRACTICAL ASPECTS OF FUNCTIONING OF REGISTRATION-ANALYTICAL SYSTEM OF BUSINESSES
I. A. Dymova
Практика осуществления финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов формирует особые требования к процессу функционирования учетно-аналитической системы. Это, прежде всего, мобильность, достоверность, конфиденциальность. В настоящей работе проанализированы проблемы функционирования учетно-аналитической системы, возникающие в практической деятельности экономических субъектов, определены порядок и внутренняя закономерность функционирования учетно-аналитической системы, характеризующие направления ее деятельности. Сделан вывод о том, что информация выступает как основой функционирования учетно-аналитической системы, так и продуктом ее деятельности. При этом между информацией входящей в систему и исходящей из нее имеется качественное различие, которое тем больше, чем целесообразнее и оптимальнее выбранный вариант функционирования учетно-аналитической системы.
Practice of realization of financial and economic activity of businesses forms special requirements to the process of functioning of registration-analytical system.
First of all it is mobility, reliability, confidentiality. In the present paper the problems of functioning of the registration-analytical system arising in practical activities of businesses are examined, the order and internal law of functioning of the registration-analytical system characterizing the directions of its activity are determined. The author concludes that the information is the basis of registration-analytical system functioning and a product of its activity. Qualitative distinction is available between the information entering into system and outgoing from system. This difference is increased by functioning of registration-analytical system.
Ключевые слова: учетно-аналитическая система, заинтересованные пользователи, функции, информация.
Keywords: registration-analytical system, interested users, functions, information.
Качественное управление требует полной, достоверной и своевременно полученной информации. Слово «информация» происходит от латинского informatio, буквально означающее осведомление. Актуальность проблем функционирования учетно-аналитической системы заключается в том, что она находится на стыке информационных потоков разных подразделений экономических субъектов, и практически только она может формировать информацию о реальном положении дел экономического субъекта, эффективности его бизнеса. Колоссальное значение и решающая роль учетно-аналитической системы в управлении экономическими субъектами подтверждена практической деятельностью предпринимателей различного уровня.
Функции, выполняемые учетно-аналитической системой, должны обеспечивать достоверность и реальность отражения всех фактов хозяйственной жизни, исходя не только из их правовой формы, но и из их экономического содержания. При этом важен анализ информационных потоков, цель которого заключается в выявлении мест дублирования, избытка или недостатка информации, причин ее сбоев и несвоевременности получения.
Практика осуществления финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов формирует особые требования к процессу функционирования учетно-аналитической системы. Это, прежде всего, оперативность, системность, конфиденциальность.
При этом возникают две проблемы - нейтральность представляемых сведений различным группам
пользователей и сомнительность отчетных данных вследствие методологического разнообразия бухгалтерского учета.
Интересы различных групп пользователей существенно различаются. Разнообразие потребностей внешних и внутренних пользователей определяется их участием в финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов, требованиями компенсации и предметом анализа.
Внутренние пользователи учетно-аналитической информации - это руководители, учредители, участники и собственники имущества, персонал экономического субъекта; внешние: инвесторы, кредиторы, государственные органы и государственные внебюджетные фонды, контрагенты. Таким образом, одна часть пользователей имеет доступ и непосредственно участвует в сборе и обработке учетно-аналитической информации. Это, в первую очередь, руководители и персонал экономического субъекта. Другая часть пользователей ограничена информацией, представленной в бухгалтерской (финансовой), управленческой, статистической и налоговой отчетности.
Информированность заинтересованных лиц и лиц, принимающих деловые решения, является важнейшим фактором повышения экономической жизнеспособности бизнеса, его эффективности и защиты от воздействия внешних и внутренних угроз. В результате у экономических субъектов, с одной стороны, возникает потребность в наличии своевременной и полной информации для принятия управленческих решений и оценки их результатов. С другой стороны, они должны
248 И. А. Дымова
ЭКОНОМИКА
представить соответствующую информацию и тем, кто инвестировал (или собирается инвестировать) в него свои средства. Наряду с этим, продолжает сохраняться необходимость отчета перед государством о правильности налоговых отчислений. Таким образом, бухгалтерский учет перестал быть счетоводческой и статистической функцией и превратился в инструмент сбора, обработки и передачи учетно-аналитической информации о деятельности экономических субъектов для того, чтобы заинтересованные стороны могли принять обоснованные решения о том, как лучше инвестировать имеющиеся в их распоряжении средства.
При формировании отчетных данных должна обеспечиваться нейтральность информации, содержащейся в них, то есть исключено одностороннее удовлетворение интересов одних групп пользователей перед другими. Однако в практической деятельности наблюдается ситуация, когда в целях удовлетворения интересов одних групп пользователей отчетные показатели искажаются. В настоящее время с использованием современных программных продуктов на основе одних и тех же первичных учетных документов принято формировать несколько видов отчетов с применением различных методологических приемов бухгалтерского учета. В этом случае определенная группа пользователей получает специально для него сформированную отчетно-аналитическую информацию, которая может кардинально отличаться от той, которая представляется другим заинтересованным лицам и одновременно все они не соответствуют реальному положению дел. Например, руководство акционерного общества знает о том, что наблюдается тенденция к увеличению прибыли, а собственник (инвестор) пребывает в уверенности об убыточности своего бизнеса и не рассчитывает на получение дивидендов от суммы вложенного капитала.
Все пользователи бухгалтерской (финансовой) отчетности должны помнить, что даже если при ее составлении все было сделано абсолютно правильно в соответствии требованиями законодательства и нормативными документами, то все равно относится к представленным сведениям, следует с предельной осторожностью. Это обусловлено спецификой методов, применяемых при обработке учетных данных, которые, в свою очередь, влияют на выводы, полученные по результатам проведенного анализа. Я. В. Соколов утверждал, что «заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности может только тогда составить объективное мнение о финансовом положении организации, когда понимает, «что может» и «что не может» рассказать о нем (этом положении) бухгалтерский учет. При этом выбор определенной методологической концепции лишь изменяет положение границы между «возможным» и «невозможным» для учета, объективно не будучи способен охватить возможностями бухгалтерии все многообразие экономической жизни общества» [2].
При этом обязательным условием функционирования учетно-аналитической системы является ее способность обеспечивать конфиденциальность сведений, разглашение которых может привести к материальным и финансовым потерям экономического субъекта.
Учетно-аналитическая система является многофункциональной, что не означает равнозначности всех выполняемых ею функций. Одни из них являются основными, главными, а другие - второстепенными, вспомогательными. Исполняя функции первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки, итогового обобщения и комплексного анализа фактов хозяйственной жизни, учетно-аналитическая система выполняет свои главные задачи - формирование полной и достоверной информации; проведение контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении финансовохозяйственной деятельности; выявление внутренних резервов и обеспечение финансовой устойчивости экономических субъектов.
К сожалению, практическая деятельность показывает, что учетно-аналитическая система может выполнять несвойственные ей функции - сокрытие и помощь в осуществление мошеннических и незаконных действий. Например, недобросовестные (теневые, криминальные, преступные) представители бизнеса используют противоправные схемы снижения размера уплачиваемых налогов, введение в заблуждение пользователей отчетных данных с целью незаконного присвоения их финансовых и материальных активов, фальсификация отчетных показателей для проведения рейдер-ских захватов и устранения с рынка конкурентов.
Функции учетно-аналитической системы проявляют себя в различных аспектах и могут быть как внешние, так и внутренние.
Внешние показывают, какую роль выполняет учетно-аналитическая система в отношении практического осуществления финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов. Они фокусируют в себе результат интегрированного взаимодействия всех частей целого. При этом через внешние функции проявляются свойства, качества учетно-аналитической системы во взаимодействии с другими системами. Так, осуществляя функции создания документированной информации об объектах учета (факты хозяйственной жизни, активы, обязательства, доходы, расходы) и составления на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности, учетно-аналитическая система проникает в управленческую, финансовую, производственнотехнологическую системы, а также в системы безопасности и программного обеспечения.
К внешним функциям учетно-аналитической системы относятся способы: группировки и оценки фактов хозяйственной жизни; погашения стоимости активов; организации документооборота; применения счетов бухгалтерского учета; обработки информации в учетных регистрах и формах отчетности; осуществления аналитических процедуры. Стратегический, управленческий, бухгалтерский, налоговый учет и отчетность, отвечающие требованиям строгой системности и взятые в комплексе, обеспечивают потребности аналитического исследования финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов.
Внутренние функции учетно-аналитической системы указывают на роль, которую она выполняет в отношении самой себя. Эти функции нацелены на поддержание учетно-аналитической системы в определенном состоянии, обеспечении заданного режима
Вестник Кемеровского государственного университета 2014 № 4 (60) Т. 3 249
ЭКОНОМИКА
ее работы, защиты от несанкционированного внешнего воздействия. К внутренним функциям учетноаналитической системы относятся следующие контрольные действия: инспектирование, наблюдение, запрос, подтверждение, пересчет и инвентаризация.
Каждый компонент учетно-аналитической системы обладает собственными функциями, которые направлены на ее сохранение, развитие и совершенствование.
Контроль наблюдаемых последствий деятельности структурного элемента способствует выживанию
и сохранению учетно-аналитической системы, а для того чтобы учет был более эффективным, он должен концентрировать информацию по составу и времени, а не распылять ее под лозунгами аналитичности и оперативности. Первое увеличивает неопределенность и превращает систематизированный учет в хаос, второе ведет к необоснованным решениям, приводящим к излишним затратам [1].
Порядок и внутренняя закономерность функционирования учетно-аналитической системы характеризует направления ее деятельности (рис. 1).
Рис. 1. Направления деятельности учетно-аналитической системы
Как и любая другая, учетно-аналитическая система имеет два противоположных полюса. Один из них -это входные элементы, другой - выходные элементы. Данные о фактах хозяйственной жизни, изменениях активов и обязательств, зафиксированные в первичных учетных документах, поступают в учетно-аналитическую систему извне через полюс входных элементов. Далее происходит реконструкция полученной информации, которая видоизменяется посредством воздействия на нее механизма функционирования учетноаналитической системы. В данном процессе многое зависит от внутренних возможностей самой учетноаналитической системы, а также от ее взаимодействия с другими системами, которые могут ослаблять или усиливать происходящую реконструкцию.
Например, поступление товаров на склад экономических субъектов, занимающихся торговой деятельностью, сопровождается принятием от поставщиков счетов-фактур и накладных. Далее, применяя автоматизированные средства обработки первичной учетной информации, происходит группировка полученных сведений в учетных регистрах по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 41 «Товары», 42 «Торговая наценка», а также в книге покупок и карточках складского учета. Затем, используя информацию из учетных регистров, проводится обобщение данных в различных формах бухгалтерской (финансовой) отчетности, которые в дальнейшем
являются источниками информации для проведения аналитических процедур.
При этом если экономический субъект использует неэффективные программные продукты, труд неквалифицированных специалистов, то внутренние возможности учетно-аналитической системы находятся на низком уровне, что влечет за собой сбои и ошибки при обработке входящих сведений.
Выходные элементы - это полюс, выпускающий продукт деятельности учетно-аналитической системы, которым является информация, служащая основой принятия заинтересованными пользователями тактических и стратегических решений.
Следовательно, информация выступает как основой функционирования учетно-аналитической системы, так и продуктом ее деятельности. Однако не надо забывать, что между информацией входящей в систему и исходящей из нее имеется качественное различие, которое тем больше, чем целесообразнее и оптимальнее выбранный вариант функционирования учетно-аналитической системы.
Эффективность функционирования учетно-аналитической системы экономических субъектов зависит не только от ее практических возможностей, но и от организации контрольных процедур, которые группируются по следующим категориям:
а) проверка выполнения (обзорные проверки и анализ фактических показателей в сравнении со сметными и прогнозными показателями, а также в сравне-
250 Вестник Кемеровского государственного университета 2014 № 4 (60) Т. 3
ЭКОНОМИКА
нии с показателями за предыдущие периоды; соотнесение между собой различных данных (управленческих и финансовых);
б) обработка информации (выполняются для проверки точности, полноты и санкционирования операций и делятся в области контроля над учетноаналитической системой на общие и прикладные средства контроля);
в) проверка наличия и состояния объектов (направлены на обеспечение сохранности активов, включая: меры предосторожности, ограничивающие доступ к активам или бухгалтерским записям; санкционирование допуска к компьютерным программам и файлам с данными; проведение периодических инвентаризаций);
г) разделение обязанностей (примерами разделения обязанностей является разделение обязанностей по подготовке отчетов, их просмотру, согласованию и утверждению, а также по утверждению и проверке документов).
При этом очень важен мониторинг контрольных процедур, включающий регулярную оценку организации и применения средств контроля, а также осуществление необходимых корректирующих мероприятий в отношении средств контроля вследствие изменения условий деятельности экономических субъектов. Мониторинг осуществляется с целью обеспечения непрерывной эффективной работы учетноаналитической системы. В ходе мониторинга контрольных процедур, применяемых в учетно-аналитической системе, необходимо убедиться в том, что автоматизированная информационная система обеспечивает сохранность данных, их архивирование, про-
стоту доступа, кодирование и декодирование информации, ограничение несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается не только периодичностью и условиями ее обновления, но и квалификацией персонала в области компьютерной обработки данных, в частности: имеют ли специалисты соответствующее высшее или среднее специальное образование, или просто прошли курс обучения в области информационных технологий.
Таким образом, функционирование учетно-аналитической системы осуществляется через выполнение ею определенных функций, которые играют непосредственную роль в финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов. Это целенаправленная деятельность учетно-аналитической системы, выражающая относительную устойчивость ее реакции на изменение внутреннего состояния финансовохозяйственной деятельности экономических субъектов и внешних коммерческих и информационных связей. Целенаправленный информационный процесс предполагает, что реконструкция учетных данных не затрагивает непосредственно сами факты хозяйственной жизни, а только воспроизводит их информационными средствами в зависимости от целей, стоящих перед экономическими субъектами.
Следует подчеркнуть то, что в силу информационной природы учетно-аналитической системы все процессы, равно как и иные системные элементы, должны быть гармонично интегрированы в корпоративное информационное пространство экономических субъектов, которое является системой более высокого уровня.
Литература
1. Быков В. А., Бычкова С. М., Пятов М. Л., Семенова М. В., Соколов Я. В. Бухгалтерский учет для руководителей. М.: Проспект, 2000. 288 с.
2. Соколов Я. Бухгалтерский учет как сумма фактов хозяйственной жизни. М.: Магистр, 2010. 274 с.
Информация об авторе:
Дымова Ирина Альбертовна - кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита Кемеровского института (филиала) Российского экономического университета им. Г. В. Плеханова, [email protected].
Irina A. Dymova - Candidate of Economics, Associate Professor, Assistant Professor at the Department of Accounting, Analysis and Audit, Kemerovo Institute (branch) of Plekhanov Russian University of Economics.
Статья поступила в редколлегию 30.10.2014 г.
Вестник Кемеровского государственного университета 2014 № 4 (60) Т. 3 251
