CC BY
0
Improving the efficiency of managerial decision-making in higher education organizations in terms of scalability and modularity of management structures
Vasetskaya Natalia Olegovna, PhD of Physical and Mathematical sciences, doctoral student, Senior Researcher, Peter the Great St. Petersburg Polytechnic University, St. Petersburg
The purpose of the study is to update and study the theoretical and practical aspects of managerial decision–making in order to identify processes that reduce the effectiveness of managerial decision-making in higher education and to develop ways to level their influence. The article provides an analysis of the actual problems of educational institutions in the modular organization of their management structure. Modern organizations of higher education are large structures with a complex and extensive system of management and decision-making. This fact leads to new previously uncovered problems, such as excessive managerial load, difficulty in implementing a managerial decision, difficulties in building a management system for large management units, etc. At the same time, many sources highlight the existing problems of such a modular system as a management unit, but no specific recommendations are given to address the shortcomings stated in the discourse. As a result, topical issues are considered using modern knowledge in management science, mathematics and statistics, an approach to solving the problem identified through the optimization of information flows in an educational institution is proposed.
Keywords: management; education; management problems; statistical methods in education; management optimization; management efficiency; management decisions; higher education institution.
Цитировать: Васецкая Н.О. Повышение эффективности принятия управленческих решений в организациях высшего образования в аспекте масштабируемости и модульности управленческих структур // KANT. – 2023. – №2(47). – С. 10-16. EDN: AQYNSE. DOI: 10.24923/2222-243X.2023-47.2
Васецкая Наталья Олеговна, кандидат физико-математических наук, докторант, старший научный сотрудник, Санкт-Петербургский политехнический университет Петра Великого, Санкт-Петербург
Цель исследования – актуализировать и изучить теоретический и практический аспекты принятия управленческих решений за тем, чтобы выявить процессы, снижающие эффективность принятия управленческих решений в сфере высшего образования и выработка способов нивелирования их влияния. В статье приводится анализ актуальных проблем образовательных учреждений при модульной организации их управленческой структуры. Современные организации высшего образования являются крупными структурами, имеющими сложную и разветвленную систему управления и принятия решений. Данный факт приводит к новым, ранее не охваченным проблемам, таким как чрезмерная управленческая нагрузка, сложность в реализации управленческого решения, сложности при построении системы управления крупными управленческими единицами и др. При этом во многих источниках освещаются существующие проблемы подобной модульной системы как управленческой единицы, но не дается конкретных рекомендаций по решению заявленных в дискурсе недостатков. В результате рассмотрены актуальные вопросы с использованием современных знаний по управленческой науке, математике и статистике, предложен подход к решению обозначенной проблемы через оптимизацию информационных потоков в образовательном учреждении.
Ключевые слова: управление; образование; проблемы управления; статистические методы в образовании; оптимизация управления; эффективность управления; управленческие решения; высшее учебное заведение.
УДК 37.014.54
5.2.6
Васецкая Н.О.
Повышение эффективности принятия управленческих решений в организациях высшего образования в аспекте масштабируемости и модульности управленческих структур
Введение
В настоящее время управление образовательной организацией является одной из самых сложных задач. Это связано с тем, что образование – сфера, подразумевающая множество обязательных компетенций, при этом компетенций управленческого плана недостаточно даже для решения базовые задачи по текущему управлению [6]. С точки зрения комплексности, управленцу в организации высшего образования требуется наличие управленческих, педагогических, психологических, экономических, кадровых, математических компетенций. В зависимости от должности, могут быть обязательными экономические, юридические, социологические компетенции. И, конечно, необходимы компетенции в сфере той научной области, которой занимается данный человек как «лицо науки».
Данная особенность создает глобальные сложности в управлении большими структурами. Ввиду проведенной оптимизации высших учебных заведений (далее - вузов) они значительно расширились и, как следствие, управленческая нагрузка значительно возросла. При этом каждое отдельное подразделение требует внимательного анализа ситуации, постоянного текущего контроля и повышение качества образования. Эта задача является очень сложной в управленческом плане, и поэтому вопрос о повышении эффективности принятия управленческих решений становится все более актуальным [8; 11].
1. Исторический аспект. Первые попытки унифицировать управленческий труд с помощью научного метода предпринял Ф. Тейлор [4]. Он отметил тот факт, что унификация и стандартизация способствуют повышению эффективности работы персонала и отметил, что для менеджера является важным разработка стандартов («способов оптимизации» в терминологии Тейлора), способствующих этому повышению эффективности. По существу, эта задача является одним из критериев эффективности управленческого персонала: возможность разработки унифицирующих стандартов и достаточная для этого квалификация.
Вопросом эффективности занялся А. Файоль. Он обратил внимание на аспект, не получивший достаточного развития у предшественника, а именно – социальный аспект работы [3]. В этом ключе Файоль утверждал следующее: для эффективной работы одних стандартов недостаточно. Требуется также длительная работа над человеческими отношениями внутри коллектива, при которых работа будет оптимизирована не за счет директив сверху, а с помощью внутренней оптимизации в процессе взаимодействия участников команды. Данная мысль особенно важна в нашу эпоху глобализации, когда стандартам придается чрезмерное значение.
Стоит понимать, что стандартизация – необходимый и неотъемлемый элемент любого производственного процесса любого товара или услуги. Так как образование относится к услугам, то и оно с необходимостью требует наличие стандартов, что, однако, накладывает свой отпечаток на сферу инноваций и прогресса: нам следует понимать, что стандарт способствует унификации и упрощению уже существующих сфер деятельности, но не способствует технологическим прорывам. Поэтому следует различать сферу обучения и сферу научной деятельности: в первой - происходит освоение уже известных знаний, а во второй – создание новых. При этом в обучении следует использовать стандарты (так как есть на что опираться), но в научной деятельности их следует избегать, так как чрезмерная стандартизация науки может привести к ее ригидности и нежизнеспособности.
Идеи социокультурного вклада и тщательное психологическое обоснование менеджмента А. Мейо дали толчок к прогрессу в управленческой науке, и как следствие – к выработке принципиально новых подходов к организации управления. Это нововведение было, с одной стороны, ответом на множество вопросов об эффективности, на которые не могли ответить предыдущие исследования, но, с другой стороны, породило множество еще более сложных вопросов. Мейо утверждал, что при принятии управленческого решения важно учитывать и психологический аспект этого решения, а также психологические последствия для коллектива. Этот тезис справедлив, при этом расчет психологических последствий значительно усложняет принятие решения. Поэтому многие руководители ошибочно исключают этот аспект как затратный по времени и неоднозначный. Последствия этого часто катастрофичны, например, компания Стива Джобса после его отстранения от деятельности советом директоров оказалась на пороге банкротства.
Более совершенным подходом стал подход к управлению через лидерство. Лидер – это человек, который с помощью харизмы и навыков оказывает влияние на коллектив, при этом качество и эффективность влияния не зависят от наличия или отсутствия формальных полномочий. Теория лидерства хорошо отвечает на вопросы, поставленные психологическим подходом: вместо попытки правильно создать и оценить климат в коллективе создавать личность сильного лидера, любое решение которого в идеальном варианте люди поддержат.
Лидерский подход, на взгляд автора, будет самым правильным с точки зрения организации управления в коллективе, так как позволяет принимать решения, которые заведомо имеют некоторую положительную оценку со стороны сотрудников. Это, конечно, не сделает популярным непопулярное решение, но позволит реализовать его без особых инцидентов со стороны коллектива. Особенно психологический и лидерский аспект важен в учебных заведениях, где люди учатся в первую очередь жизни, и только потом – каким-либо отдельным наукам. Если говорить о вузах, то присутствует тенденция, когда студенты перенимают жизненные подходы («способы жить») у своих преподавателей, а управленческие модели – с управленческой модели педагогического состава и всего института. Поэтому для повышения лояльности молодых специалистов следует создавать лояльную преподавательскую среду. Это позволит воспитать более спокойных, уравновешенных сотрудников и повысит их лояльность к будущему работодателю. Данный момент является достаточно важным, так как организация управленческой системы в вузе лежит на лице, принимающем решения, следовательно, является управленческим решением, от эффективности которого зависит будущее и самой организации высшего образования, и будущее студентов, которые в ней обучались.
Подводя итоги исторического контекста, можно сказать, что в разное время использовались разные приемы оптимизации и усовершенствования способов управления и принятия управленческих решений. При этом самые эффективные методы, делающие акцент на социокультурную природу человеческой личности, оказываются и самыми сложными с точки зрения анализа и выработки эффективных стандартов в их отношении.
2. Современное образование как масштабируемая структура. В мире с открытой экономикой, открытым цифровым пространством и открытым научным знанием образование переходит из статуса жизненного этапа в саму суть жизни. При этом образование становится неотъемлемой частью жизни любого успешного человека. В этом смысле можно сказать о масштабируемости образования и о его модульности. В разные периоды жизни потребность в знаниях различна: требуются знания различного содержания, различного качества и различной специализации. Это зависит от множества факторов, начиная от задач в трудовой сфере и заканчивая личными потребностями человека. При этом потребность в знаниях остается даже в самые стабильные и ригидные периоды жизни, когда не требуется никакого интенсивного роста: в это время становится актуальной задача оптимизации уже налаженных процессов.
Все то же самое относится к управлению образовательной организацией. Ошибочно будет полагать, что в отсутствии внештатных ситуаций не требуется принимать управленческие решения, не связанные с текущей деятельностью. На самом деле, именно в периоды относительной стабильности рынка образовательных услуг управленческая нагрузка наибольшая. Связано это с тем, что в такие периоды приоритетной задачей становится модернизация образовательного процесса, а сам процесс модернизации – очень затратный по человеко-часам лиц, принимающих решения и сотрудников научной сферы. Зачастую ключевые решения по развитию организации высшего образования принимаются или разрабатываются научным советом данного учреждения, следовательно, часы таких совещаний достаточно дорого обходятся бюджету организации. Кроме того, задача на оптимизацию является одной из самых сложных даже чисто математически. Об этом красноречиво говорит тот факт, что первые программные нейросети разрабатывались именно для поиска оптимального решения; кроме этого, самые современные технологии – как, например, квантовые компьютеры – призваны решать ту же задачу.
В контексте цифрового мира стоит затронуть тему цифровых способов решения управленческой проблемы. Попытки оптимизации управленческого труда цифровыми средствами предпринимались достаточно давно. При этом значительного продвижения в этом направлении не удалось добиться до сих пор. Наиболее совершенные разработки в этой сфере относятся к правовым консультационным системам, но по технологическому уровню они все равно являются устаревшими. Данные системы действительно оказывают существенную помощь, осуществляя информационную поддержку пользователя в определенной сфере, но для их действительно качественного использования требуется иметь соответствующие профилю навыки. Например, информационно-правовая система «Гарант» является одним из лучших решений на рынке информационно-правовых систем, однако для действительно правильного использования подбора представленной в ней информации требуются серьезные навыки и подготовка в юридической сфере. Далеко не всегда основ юриспруденции достаточно для того, чтобы правильно использовать полученные сведения в процессе принятия решения.
Аналогично обстоят дела и с другими, также довольно мощными системами. Например, система электронных таблиц Excel, будучи, несомненно, мощным цифровым пакетом по обработке данных и математическим вычислениям, будет являться действительно серьезной поддержкой в принятии решения только для опытного пользователя с навыками математической и статистической подготовки.
При этом ключевой проблемой является то, что все перечисленные и иные средства на самом деле осуществляют лишь информационную поддержку, снабжая человека дополнительными фактами. Они не дают каких-либо рекомендаций по существу. Кроме того, дополнительные факты, согласно парадоксу выбора, могут даже ухудшить положение дел: при достаточно сложной задаче значительная перегрузка информацией будет препятствием к аналитике данных и выработке решения.
В образовательных учреждениях, при грамотном планировании управленческой структуры, заложены две фундаментальные особенности, способные значительно ускорить процесс модернизации и автоматизации. Это, во-первых, модульность, то есть разделение на институты, кафедры, факультеты и т.д., а во-вторых, масштабируемость: часто такие управленческие единицы являются полностью самостоятельными, то есть, хотя и работают во взаимодействии с другими аналогичными управленческими единицами, могут функционировать самостоятельно и не требуют наличия других единить того же ранга [2]. Такая структура предоставляет широкие возможности для масштабирования, не создавая при этом чрезмерной управленческой нагрузки. Этот факт сделал возможным произвести объединение многих образовательных организаций, так как экономия ресурсов на эффекте масштаба получилась достаточно значительная.
Однако, и у данной особенности есть минусы. Любая управленческая единица все же требует наличие еще одной, а именно – вышестоящей единицы по иерархии соподчиненности. У каждого узла такого иерархического древа есть свой управленческий предел, и поэтому для управления новой, более крупной структурой, требуется усложнение этого управленческого древа. Чаще всего появляется новая структура, обеспечивающая взаимодействие между ректором всей образовательной организации и отдельными филиалами, и координирующая управленческую деятельность ректора в головном отделении с управленческими решениями директоров филиалов «на местах».
Создание дополнительных управляющих единиц и является основной проблемой укрупнения вузов в связи с возникающей сложностью в координации усилий и, как следствие, сложностью принятия управленческих решений. Достаточно трудно дать какую-либо оценку такого решения, потому что его следует признать как свершившийся исторический факт. К данной проблеме следует подойти с точки зрения ответа на вопрос о том, каким образом можно использовать модульную масштабируемую управленческую структуру вузов с целью оптимизации процесса управления и, как следствие, повышения его эффективности.
Данный вопрос представляется более важным и актуальным, так как опирается не на предположения, а на имеющиеся факты, следовательно, решение, разработанное в качестве ответа на этот вопрос, будет самым близким к текущим реалиям и наиболее возможным к практическому внедрению.
3. Полемика относительно укрупнения вузов: постановка проблемы. Проведя анализ опроса преподавательского состава, был сделан вывод о том, что взгляды на прошедшую реформу неоднозначные [1; 7]. 27% респондентов оценили последствия этого как однозначно негативные, при этом причиной такой оценки чаще всего назывались сложность принятия решений (56% выбравших этот вариант) и излишняя бюрократическая нагрузка (44%). 51% опрошенных назвал последствия неоднозначными, указывая в целом на те же проблемы: чрезмерный уровень бюрократии (61% выбравших этот вариант), значительные затраты времени на текущую деятельность, не связанную с преподаванием (53%), а также сложность принятия решений (43%).
Это исследование предоставило интересные данные. На качестве образовательного процесса как таковом укрупнение вузов практически не сказалось (с этим согласились 81% опрошенных), но при этом на это качество сильно влияют другие факторы (68%). Думаем, что результаты недвусмысленно указывают на корреляцию эффективности управления с качеством образования, даже если сам образовательный процесс не подвергается серьезным коррективам.
В информационном пространстве встречаются разные точки зрения на этот счет. Одни специалисты утверждают, что такое укрупнение приводит к положительным изменениям ввиду качественной стандартизации и более тщательному контролю. Другие, напротив, делают вывод о «провале реформы образования», считая ее последствия разрушительными. При этом аргументация как сторонников, так и противников достаточно справедлива и опирается на объективные данные [5; 9-10]. Главным аргументом «негативистов» является следующий тезис о том, что увеличение размера образовательного учреждения приводит к возрастанию временной лаг между принятием решения и его внедрением по сравнению с учреждением меньшего размера. Исходя из того, что это издержки управленческой структуры, противники такой оптимизации считают ее «полностью провальной».
Признав неизбежность такого лага, как временных издержек оптимизации управления, необходимо выработать другие подходы к повышению эффективности. Для этого кратко перечислим аргументы исследователей, критично оценивающих реформу:
1) большой временной лаг между принятием решения и его реализацией;
2) значительная задержка в обратной связи, обусловленная управленческой структурой, а точнее – ее размером;
3) неизвестность текущего положения дел «на местах», то есть – в отдельных филиалах и тем более кафедрах этих филиалов, как следствие – использование ошибочных предпосылок при выработке управленческого решения из-за неактуальности или недостоверности информации;
4) пассивность руководства, ориентированного на глобальные цели, и не принимающего участия в важных текущих вопрос;
5) значительные размеры приводят к использованию некорректного агрегирования данных: количественные показатели к такой социальной личностно-ориентированной сфере, как образование, применимы плохо, так как с трудом передают адекватное состояние дел.
Необходимо отметить, что все эти проблемы исходят из математически-статистического подхода, а именно из расчета ключевых показателей и составлении выводов на их основе. Однако данный прием будет не совсем корректным, так как управленческую проблему следует решать управленческими методами, а не математическими.
Рассмотрим обозначенные проблемы и способы их решения.
Первая озвученная проблема заключается в том, что управленческое решение принимается своевременно, но его реализация происходит слишком поздно из-за задержки, обусловленной управленческой структурой образовательного учреждения. В данном случае этот факт можно трактовать не как недостаток системы, а как неумение эту систему использовать, то есть – как некомпетентность руководящего состава образовательного учреждения.
Если известно, что после некоторого решения есть задержка по времени t, при этом решение ложно быть принято в момент T0, а реализовано – в момент T1, то фактически реализация произойдет в момент времени T1+t. Если при этом нашей целью является обязательная реализация решения в момент T1 и никак не позже, то такая задача решается математически очень просто: само решение нужно принять в момент времени T0-t, то есть – заранее.
Данная задача рассмотрена математически для того, чтобы показать, что руководителям образовательного учреждения и/или его подразделений следует собрать статистическую информацию о времени имеющихся лагов, и просто сделать поправку на это время, приняв решение заранее с учетом конкретного известного времени задержки.
Вторая проблема, при ее диаметральной противоположности по существу, является точно такой же задачей с точно таким де решением: нужно отдавать распоряжение о сборе обратной связи заранее, выяснив предварительно точное значение временного лага исполнения этого распоряжения. Данный прием не сработает в случае чрезвычайного происшествия, но для такого типа обратной связи вполне реализуемо организовать сбор информации в деканате, когда срочные данные будут доставляться, минуя различные бюрократические агрегаторы управленческих решений.
Третья проблема – отсутствие осведомленности о текущей деятельности – уже намного более сложна в решении. Так как любой менеджер – это человек, с ограниченным запасом управленческого и временного ресурса, то ознакомиться со всей информацией он не в состоянии по совершенно объективным причинам. Поэтому для передаваемой информации применяется фильтрация по приоритету и приемы агрегирования, то есть проблема кроется в этой системе, а не в самой передаче информации как таковой. Рассмотрим два возможных сценария.
В первом случае информация доходит корректно, но не своевременно. Фильтр (орган, департамент, отдельное лицо, занимающееся фильтрацией данных) ошибочно помечает полезные данные как данные с низким приоритетом, в следствие чего данные доходят правильно, но с опозданием, что приводит к ошибкам, временным лагам и иным проблемам управленческого характера. В этом случае решением будет разработка внутреннего стандарта для лиц, ответственных за фильтрацию информации, с подробным описанием приоритетов организации и правил, по которым следует той или иной информации отдать тот или иной приоритет. Также там следует указать сроки, в которые информация того или иного приоритета должна быть передана адресату.
Во втором сценарии информация доходит в некорректном виде. Возможны варианты: информация доходит не полностью, информация приходит заведомо недостоверной, информация искажена неправильной трактовкой лица, оценивающего эту информацию, либо данные были повреждены некорректными операциями агрегирования и поэтому уже не отражают действительность. В этом случае решением будет модернизация системы фильтров информации. Очень важно корректно фильтровать имеющиеся данные, и для этого необходимы точные подходы, не допускающие искажения действительности. Одним из вариантов решения ошибки агрегирования может служить отдельная форма отчета со списком пиковых значений показателя. Пиковые значения уничтожаются после применения статистических методов, но зачастую содержат очень ценную информацию об имеющихся проблемах.
Четвертая проблема – пассивность руководства к серьезным проблемам текущей деятельности «на местах» – проистекает из предыдущей проблемы, а именно по причине того, что чаще всего руководитель действительно не может принять участия в решении проблемы, так как не осведомлен об имеющихся слабых местах организации. Поэтому, решив проблему с ошибками достоверности и своевременности информации, данная проблема с высокой долей вероятности также будет решена.
Пятая проблема напрямую связана с третьей, и ее решение мы привели выше. Стоит, однако, отметить необходимость открытых опросов о тех или иных параметрах образовательного учреждения как среди преподавателей, так и среди менеджеров, и среди студентов. При открытых вопросах человек более склонен добросовестно и ответственно информировать об имеющихся проблемах.
Заключение
В ходе исследования рассмотрено несколько ключевых вопросов, касающихся оптимизации принятия управленческих решений в сегодняшней непростой конъюнктуре модульного образования. При этом стоит заметить, что есть и другие нерешенные проблемы, которые важны для управленческой и образовательной сферы. Необходимо подчеркнуть, что ключевые проблемы, самые сложные вызовы всегда связаны с информированностью лиц, принимающих решения, в связи с чем разработка решения любой управленческой проблемы должна начинаться с решения проблемы информационного характера.
В эпоху цифровизации проблема выборки и фильтрации данных стала краеугольным камнем во всех сферах управления, начиная от образования, и заканчивая государственным управлением и межгосударственным взаимодействием. Для качественного, прогрессивного будущего предстоит решить еще множество вопросов информационного характера, которые и приведут к действительному господству науки и прогресса.
Литература:
1. Аничкин Евгений Сергеевич Объединение вузов и образовательная конкурентоспособность: вопросы взаимосвязи // Высшее образование в России. – 2018. – №10. – С. 9-19.
2. Васецкая Н.О. Проблема оценки эффективности модернизации процесса принятия управленческих решений в организациях высшего образования // Качество. Инновации. Образование. – 2022. – 5(181). – С. 82-89.
3. Грошева Е. К. Принципы и элементы управления по А. Файолю // Бизнес-образование в экономике знаний. – 2021. – №1(21). – С. 37-40.
4. Добрина О. А. Представления о человеке труда в классической социологии управления организацией: Фредерик Тейлор и Элтон Мейо // Вестник Пермского университета. Философия. Психология. Социология. – 2019. – №1. – С. 115-126.
5. Дульзон А.А. Реформы высшего образования и вузовское сообщество // Инженерное образование и воспроизводство инженерных кадров. – 2017. – № 21. – С. 8-17.
6. Еременко Е.С. Управление образованием // Экономическая наука сегодня. – 2014. – № 2. – С. 385-390.
7. Зиньковский К.В., Деркачёв П.В., Винарик B.А. Исследование результатов реструктуризации системы высшего образования: объективная оценка вузов, прошедших процессы объединения // Современный университет между глобальными вызовами и локальными задачами. VII Международная конференция Российской ассоциации исследователей высшего образования. - М.: Изд. дом ГУ-ВШЭ, 2016. – С. 116-121.
8. Игитханян С.С. Особенности системы управления имуществом вузов в РФ и оценка ее эффективности// KANT. – 2023. – №1(46). – С. 29-35. EDN: JSDNGC. DOI: 10.24923/2222-243X.2023-46.5
9. Клюев А.К. Слияния в высшей школе России: эффекты и стратегические возможности // Университетское управление: практика и анализ. – 2013. – № 4. – С. 27-35.
10. Меликян А.В. Слияния и присоединения вузов в России и за рубежом // Высшее образование в России. – 2014. – № 5. – С. 134-145.
11. Сидоров Л. Г. Философия управления образованием: ценности и идеалы // Социально-гуманитарные знания. – 2019. – №1. – С. 252-264.
