CC BY
159VII Международная научно-практическая конференция
УДК 65
Соловьёва Виктория Сергеевна Solovyyova Victoria Sergeyevna
Магистрант Master student Малышева Елена Анатольевна Malysheva Elena Anatolyevna
кандидат экономических наук, доцент Ph.D. of Economic Sciences Самарский государственный экономический университет
Samara State University of Economics
ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
IMPROVED ORGANIZATIONAL EFFICIENCY THROUGH ELECTRONIC
DOCUMENT MANAGEMENT
Аннотация: статья посвящена анализу системы электронного документооборота (СЭД). Рассмотрены преимущества и недостатки внедрения СЭД. Исследован эффект, который оказывает данная система на деятельность организации. Выявлены основные тенденции СЭД в организациях в ближайшей перспективе.
Ключевые слова: информация, система электронного документооборота (СЭД), виды СЭД, эффект.
Abstract: the article is devoted to the analysis of the electronic document management system (SED). Advantages and disadvantages of SED implementation are considered. The effect that this system has on the activities of the organization has been investigated. The main trends of SED in the organizations in the near future have been identified.
Keywords: information, electronic document management system (SED), types of SED,
effect.
В настоящее время успех организации зависит во многом от качества используемой информации, то есть насколько профессионально ведётся документация. Поэтому современные компании в своей деятельности всё меньше отдают предпочтение бумажным носителям. Так система электронного
«Вопросы развития современной науки и техники» документооборота (СЭД) становится обязательной и ключевой частью ИТ-инфраструктуры организаций. Эта система уже активно применяется в США и Европе и стремительно начинает использоваться в России. Автоматизированный документооборот способствует улучшению деятельности организаций, как процессов внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия.
Система электронного документооборота (СЭД) - это совокупность программ (программное обеспечение), с помощью которых осуществляются процессы по работе с документацией (создание, редактирование, распространение файлов, согласование, исполнение и т.д.) [1, с. 109]
Внедрение СЭД позволит установить эффективное взаимодействие между структурными подразделениями фирмы, в особенности в крупных компаниях, имеющих большие организационные структуры управления и имеющих филиалы и представительства в других странах. Также данная система будет способствовать росту производительности труда за счёт упрощения многих процессов и уменьшению количества рутинной работы среди рядовых сотрудников, повышению конфиденциальность корпоративной информации при помощи разграничения прав. [2]
При переходе на систему электронного документооборота организации ставят следующие цели:
Создание единого информационного пространства; Стандартизация процессов работы с документами; Документальное сопровождение бизнес-процессов; Повышение эффективности управления компанией; Сокращение процессов работы с документацией; Уменьшение количества бумажных документов; Оптимизация работы сотрудников; Повышение конфиденциальности информации; Контролирование взаимоотношений с контрагентами.
VII Международная научно-практическая конференция Так СЭД выступает неким инструментом для ведения деятельности
компаний и по сравнению с бумажным документооборотом имеет ряд
преимуществ:
Автоматическое упорядочивание, то есть систематизация всех электронных документов;
Удобство хранения и поиска документов, быстрая доступность ко всей информации;
Снижение затрат, связанных с временем, отведённым на обработку документов;
Значительная экономия расходов на обработку документов. [3]
Ускорение и повышение эффективности работы в организации.
Непосредственно при внедрении электронного документооборота стоит учитывать минусы такого проекта. Главным недостатком здесь выступает человеческий фактор - не каждый сотрудник будет готов к изменениям, так как необходимо будет пройти квалифицированное обучение работы в данной системе.
Также потребуется наличие администратора или компетентной службы для сопровождения системы в полном объёме, что последует для проведения процесса перевода уже существующей бумажной документации в электронную версию.
Для того чтобы снизить риски, необходимо подготовить и спланировать проект по внедрению системы, который потребует привлечения команды проекта с квалифицированными специалистами, а также организовать работоспособные 1Т-ландшафт и каналы связи. Что позволит уменьшенить затраты и проблемы в результате внедрения и использования СЭД.
В процессе оптимизации документооборота подбирается наиболее подходящая и совместимая с деятельностью компании система. Существует условная классификация, которая определяет функционал, преследуемые цели и предоставляемые возможности.
«Вопросы развития современной науки и техники»
Электронные архивы. Они направлены на хранение больших объёмов
временно неиспользуемых данных и быстрый поиск документов по мере их необходимости. Такой вид применим для упорядочивания данных по множеству критериев (по типу, по срокам создания и т.д.).
Эта система помогает быстро находить нужную информацию, вводить и изменять данные, постепенно отцифровывать бумажные носители, избегать потери и устранять риски порчи файлов. Электронные архивы включают в состав комплексных программных продуктов СЭД.
Системы с workflow-средствами. Такой тип систем наиболее применим в организациях с массовым документооборотом и высокой степенью формализациии процессов. Система с workflow-средствами - сложная система, которая основана на построении маршрутов, к которым прикрепляются документы в соответствии с определёнными операциям, то есть в основе лежат процессы (работы), а не документы. Данный тип систем будет способствовать сокращению многочисленных ошибок, благодаря чётко разработанным схемам, которые позволят ускорить и упростить работу.
Системы, направленные на поддержку управления организацией и расширение базы знаний. Такие системы применяются в большинстве случаев в государственных учреждениях и крупных компаниях, так как необходимо разграничение обязанностей, а также правила и процедуры. Эти системы, комбинированные за основу в них, может браться как файл, так и процесс.
Системы типа collaboration (коллаборация). Системы такого типа появились значительно недавно, возникли в связи с изменением рыночных условий. Они противоположны предыдущим и направлены на обеспечение совместной работы сотрудников в организации, которые могут находиться даже в разных странах и сохранять результаты проделанной работы. Это как правило порталы и сервисы публикации и хранения данных.
Системы с развитыми дополнительными инструментами. Это продукты с CRM - функциями (customer relationship management), что способствует управлению проектами, биллингом, управлению взаимоотношениями с
VII Международная научно-практическая конференция клиентами и т.д. Инструменты могут быть разные, по различные направления в
соответствии с потребностями и спецификой компании.
ЕСМ (Enterprise content management) - системы направлены на работу с неструктурированными данными в любом виде. Основная задача программы поддерживать полный жизненный цикл информации. Также системы позволяют управлять библиотеками знаний и записями, поддерживают разделение на workflow-решения, оставляют возможность контролировать задания и поручения. [4]
При выборе системы электронного документооборота в крупных организациях важно осуществить тщательный анализ всех систем и выбрать наиболее оптимальную, которая будет способствовать эффективности управления организацией, прозрачности всех процессов и при этом сохранять конфиденциальность.
Также главным при принятии решений по введению СЭД остаётся выгода для организации от её внедрения. Выделяют множество составляющих эффекта:
Во всей организации и её составляющих выстраивается единая и строго регламентированная технология документооборота, что способствует упрощению всей работы в организации.
Организация становится более управляемой, то есть появляется больше возможностей в принятии решений, контроле исполнителей, анализе и управлении документационной деятельностью.
Создаются условия для ускорения прохождения документов по организации. В государственных учреждениях это способствует эффективности функционирования учреждения. В коммерческих организациях даёт конкурентное преимущество.
Снижается трудоёмкость работы с документацией.
Уменьшается ряд издержек организаций, так по оценкам ФНС России использование компаниями СЭД способствует снижению средств в расчёте на 1 документ, что в общем составляет экономию в 6 раз и равняется примерно 3,5 трлн. руб. [5, с. 3]
«Вопросы развития современной науки и техники» Так по данным консалтинговой компании iTeam, оценка эффекта и
возврата инвестиций от внедрения системы документооборота, как и для любой
автоматизированной системы эффект делится на 2 части: прямой эффект,
который выражается в снижении затрат на материалы, рабочее время
сотрудников и т.д., и косвенный эффект, который даёт плюсы для всей
организации - это прозрачность управления, контроль исполнительной
дисциплины, возможность накопления знаний и др.
В настоящее время большинство крупных российских компаний внедряют
систему электронного документооборота или совершенствуют уже имеющуюся.
Компания 1С публикует на своём сайте результаты по проектам, связанными с
СЭД и другими системами, связанными с хранением и передачей информации.
Крупнейшая российская территориально-генерирующая компания (ТГК) ПАО
«Квадра», которая поставляет теплую энергию потребителя в соотношении 25%
от общего объёма Центрального федерального округа, осуществила проект по
построению СЭД. По результатам работы был опубликован экономический
эффект, получаемый в результате внедрения СЭД: скорость обработки
документации увеличилась на 15%, исполнительность в организации выросла на
10%, эффективность принятия решений - на 15%, уменьшились затраты на
время, что повысило эффективность работы делопроизводителей. [6]
Стоит отметить современные тенденции в развитии СЭД для российского
рынка. Так на протяжении 10 лет российские компании ведут процесс по
переходу на системы электронного документооборота, так как они являются
основным средством коммуникаций.
Ведущими аналитическими агенствами: IDC, Gartner, Forrester по
состоянию на 2020 год были выявлены тенденции в области развития
технологий, относящихся к улушнению эффективности процессов в
организациях на ближайшее время. У всех компаний были выделены одинаковые
тренды. Ниже представлены основные тенденции по данным агенств.
Гиператоматизация заключается в том, что у компаний возникают
потребности во внедрении ERP (Enterprise resource planning), СЭД, порталов,
VII Международная научно-практическая конференция электронных архивов, в автоматизации текущих процессов по средстом
автоматического создания, подписания и проведения документов. По мнению
экспертов, это всё позволит повысить эффективность выполнения задач.
Рост доверия и прозрачности бизнес-процессов, что непосредственно достигнется с помощью защиты персональных данных, конфиденциальности информации и уменьшении количества лиц в процессе сбора, передачи и хранения информации.
Интегрированный подход, который повлечёт за собой объединение текущего и нового функционала, в который войдут операторы по работе с учётными системами, архивами на базе единой платформы и что даст возможность для её быстрого масштабирования. [7]
Также по прогнозам аналитического центра ТЛёу1Бег, системы электронного документооборота становятся главным инструментом в обработке всего контента в компаниях. Была выявлена ещё одна тенденция - облачная электронная подпись, которая даёт возможность подписывать документы напрямую с мобильных устройств, без использования криптографического софта на устройстве. [8]
Таким образом, система электронного документооборота позволяет не только упростить работу с документацией в организации, но и увеличить эффективность деятельности всей компании, что даёт определённое конкурентное преимущество.
Библиографический список:
1. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине "Электронные системы управления документооборотом" / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права - М., 2017. - 167с.
2. Кригер А.Б., Попенко Е.А. Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота в культурно развлекательном центре // Экономика и менеджмент инновационных технологий - 2016 [Электронный
«Вопросы развития современной науки и техники» ресурс] Режим доступа: https://ekonomika.snauka.ru/2016/09/12496 (дата обращения 19.05.2021).
3. Преимущества электронного документооборота - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://wiseadvice-it.ru/o-kompanii/blog/articles/ preimushhestva-edo/ (дата обращения 19.05.2021).
4. Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.cleverence.ru/articles/ bukhgalteriya/avtomatizatsiya-dokumentooborota-na-predpriyatii-avtomatizirovannye-sistemy-upravleniya-dokumentami-/ (дата обращения 18.05.2021).
5. Оценка макроэкономического эффекта от развития электронного документооборота в России - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.nalog.ru/html/sites/www.new.nalog.ru/docs/edo/doklad_ranhigs.docx (дата обращения 17.05.2021).
6. Внедрение системы электронного документооборота на базе 1С: Документооборот в ПАО «Квадра» - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://consulting.1c.ru/cases/106765.html (дата обращения 18.05.2021).
7. ИТ-тренды 2020 - за чем следить специалисту по ЭДО - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.terralink.ru/articles/elektronnyy-yuridicheski-znachimyy-dokumentooborot/ittrendy-2020-za-chem-sledit-spetsialistu-po-edo/ (дата обращения 17.05.2021).
8. Тенденции развития российских систем электронного документооборота 2020 - 2020 [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9979/ (дата обращения 19.05.2021).
© Соловьёва В.С., Малышева Е.А., 2021
