CC BY
77
:----------ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА
№ 1(19)2009 -
М. К. Иготти, В. Н. Юрьев
Подход к созданию автоматизированной информационной системы для приборостроительного предприятия
Значительные экономические преобразования последних лет затронули все отрасли промышленности. Оказавшись в условиях более жестких требований к качеству, срокам изготовления продукции, точности ее соответствия требованиям заказчиков, многие предприятия испытывают острую потребность в инструментах, которые бы могли позволить повысить эффективность их деятельности. Одним из естественных выходов в данной ситуации является автоматизация деятельности предприятия — внедрение корпоративной информационной системы (КИС), позволяющей обеспечить выполнение ряда задач управления предприятием.
Особенным образом подобные изменения отразились на машиностроительных и приборостроительных предприятиях, которые столкнулись с появлением более эффективных зарубежных конкурентов, разрывом устоявшихся корпоративных связей, изменением условий хозяйствования. Рассматриваемое здесь предприятие ОАО «Завод Кризо» отличается небольшим объемом производства, но достаточно длительным и сложным производственным циклом. На предприятии отсутствует информационная система, основная масса рабочих мест и функций управления не автоматизированы, поэтому необходимо внедрить систему, которая бы позволила максимально автоматизировать управление предприятием, однако следуетучитывать такое немаловажное обстоятельство, как ограниченность финансовых ресурсов. Вследствие этого не представляется возможным внедрение готовых, специализированных под нужды конкретного предприятия отраслевых решений, как правило, требующих больших капиталовложений. При таких условиях целесообразным было бы стандартное решение, в наибольшей степени отвечающее потребностям предприятия и позволяющее повысить эффективность наиболее важных для него видов деятельности.
Выбор автоматизированной информационной системы (АИС) необходимо начинать с об-
следования предприятия, выявления значимых функций системы управления, в наибольшей степени нуждающихся в автоматизации. Результатом этого этапа должно стать построение структуры функциональной части информационной системы.
Разработка структуры функциональной части автоматизированной информационной системы
Одним из наиболее эффективных инструментов обследования крупного предприятия является использование методик структуризации его целей и функций. На их основе возможно построение упорядоченной иерархической структуры системы управления, которая может послужить основой для формирования функциональной части АИС. Для рассматриваемого объекта представляется целесообразным использование методик структуризации [1]. На данном этапе развития не достаточно представить предприятие как сформировавшуюся статическую систему. Изменения во внешней среде вызывают необходимость отражения новых функций системы управления. В качестве первого признака структуризации в данных условиях наиболее целесообразно использовать пространство инициирования целей, а для детализации ветвей применимы другие признаки (рис. 1).
80
№ 1(19)2009
«о 01
■а #
!f S
s
о
Рис. 1. Интерпретация признака структуризации пространство инициирования целей
Оценка составляющих полученной структуры функций системы управления с точки зрения необходимости их автоматизации проведена на основе экспертных и косвенных количественных оценок с учетом:
• относительной значимости функции управления;
• объемов обрабатываемой информации;
• частоты использования данных информационных ресурсов;
• возможности реализации.
Для получения корректных результатов, учитывающих возможности автоматизации различных функций, использованы информационные оценки:
Н, = -д!од(1-р,),
где q — возможность реализации задачи; р — оценка необходимости автоматизации функции.
Полученная в результате структура функциональной части автоматизированной информационной системы (ФЧ АИС) приведена на рис. 2.
Выбор информационной системы
При выборе готовых программных продуктов обычно учитывают технические и стоимостные характеристики:
• количество рабочих мест (с возможностью одновременного доступа), разделение функций пользователей;
• скорость функционирования системы;
• сложность администрирования системы;
• проработанность механизмов, обеспечивающих права доступа;
• стоимость ИС.
В то же время важно учитывать такие критерии, как полнота автоматизации функций управления и степень использования возможностей приобретаемой ИС.
В связи с этим методика должна быть основана на сопоставлении функций системы управления предприятием (или подсистемы АСУ) и функциональных возможностей существующих на рынке программных продуктов, а также на определении коэффициента автоматизации функций конкретного предприятия с помощью выбираемого программного средства и коэффициента использования этого средства [2].
Коэффициент автоматизации определяют как отношение количества автоматизированных за счет конкретного программного продукта функций fia к общему количеству функций fio организации:
Е f а
A--
Е f o
(i)
Коэффициент использования функциональных возможностей автоматизированной системы определяется следующим образом:
Еф/а
k и
Еф«
(2)
где — число функциональных возможностей (модулей) программного продукта, используемых в конкретной организации; <^/а — общее число функциональных возможностей программного продукта.
81
№ 1(19)2009 ^
Методика выбора КИС приведена на рис. 2.
Для выбора готового программного продукта структура ФЧ АИС сопоставлялась со структурами, отображающими функциональные возможности двух ERP-систем западного и отечественного производства: Microsoft Business Solutions Navision и «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием».
Сравнение данных БРР-систем проводится на основе количественных оценок (коэффициента автоматизации и коэффициента использования ИС. В связи с тем, что необходимые функции АИС и функции (условно — модули) БРР-систем рассматривались достаточно укрупненными, трактовать данные коэффициенты можно следующим образом.
IS
1
t &
0
3
а
J3
2
1
0
1
о
t
а &
J
>а
0
1 §
а гг а €
8-§
>а
0
1
«о
0 §■
3
1 € о
1
is §
I £
Рис. 2. Структура методики выбора КИС
Системы аналогичны по своей функциональности и служат для автоматизации типовых задач учета и управления предприятием. В то же время они представляют собой типовые решения вне отраслевых особенностей рассматриваемого производства. Естественно предположить, что отдельные функции системы управления исследуемого предприятия не будут реализованы, но, возможно, данные прикладные решения в целом хорошо впишутся в проект автоматизированной информационной системы для завода. Рассмотрение функциональных возможностей данных систем и сопоставление их с разработанной структурой функциональной части информационной системы предприятия позволяет определить целесообразность применения какой-либо из них в существующих условиях, выбрать систему, наилучшим образом отвечающую поставленным задачам. На рис. 3, 4 приведены структуры функциональных модулей систем MBS Navision и «1С: Предприятие 8.0» в сопоставлении со структурой, разработанной ФЧ АИС предприятия.
Коэффициент автоматизации отражает, насколько функциональность рассматриваемой системы соответствует потребностям предприятия, каковы возможности их автоматизации. Коэффициент использования характеризует степень использования функциональных возможностей ИС.
Для удобства расчета коэффициентов А и ки составлялись специальные рабочие матрицы (табл. 1), по осям которых расположены индексы функций АИС и модулей КИС. В табл. 1 учитывается только количество связей функций с модулями, на основе которых и определяются суммы числителей для соотношений (1) и (2), а также общая сумма, стоящая в знаменателях этих формул. В перспективе можно учитывать также и экспертные оценки функций.
Аналогичная таблица составлена для «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием».
Помимо данных коэффициентов, для окончательного выбора системы можно использовать и такие показатели, как возможность адаптации к потребностям предприятия, воз-
82
M. К. Иготти, В. H. Юрьев
Подход к созданию автоматизированной информационной системы для приборостроительного предприятия
№ 1(19)2009
Данные для расчета коэффициентов для MBS Navision
^~\_Функции АИС Модули 1 1.1 2 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 4.1 4 4.2 Сумма 13
1.1 1 1
1 1.2 1 1 3
1.3 1 1
2.1 2.2 1 2 1
2.3 1
2 2.4 1 2 14
2.5 111 4
2.6 1 1 2
2.7 1 2
3.1 1 1 2
3.2 1 1
3 3.3 111 3 9
3.4 1 1 2
3.5 1 1
4.1 1 1
4 5 4.2 4.3 5.1 1 1 1 1 2 2 0 5 2
5.2 11 2
Сумма 20 0 0 3 2 6 11 3 113 9 1 18 3 1 4 33
■а #
ai еа si S S о
можность интеграции системы с другими приложениями, совокупная стоимость владения, сроки внедрения.
Окончательные оценки систем получены на основе сопоставления результатов оценок для «1С: Предприятие 8.0. Управление производственным предприятием» (табл. 2).
В целом оценки систем совпадают. И та, и другая обладают рядом преимуществ, однако использование Microsoft Navision в существующих условиях наиболее предпочтительно.
Учитывая возможности адаптации системы, ее внедрения практически влюбой конфигурации, при помощи построенных структур можно разработать техническое задание на ее поставку. Взяв за основу коэффициент использования модулей системы и значения анализа их взаимосвязей, можно отказаться от ряда ма-лоиспользуемых функциональных возможно-
стей системы. Например, для рассматриваемого предприятия (с учетом его специфики) в поставку можно не включать такие компоненты, как электронная коммерция и управление взаимоотношениями с клиентами.
В то же время выбранная система MBS Navision является типовым решением, служащим лишь для автоматизации задач финансово-экономического обеспечения, складского учета, взаимоотношений с поставщиками и заказчиками, однако не учитывающим особенностей приборостроительной отрасли; она не реализует такие важные функции, как управление конструкторским, технологическим обеспечением, вследствие чего лишь в незначительной степени позволяет автоматизировать процесс управления основным производством, управлять качеством и соответствием стандартам производимой продукции. Решать задачи, свя-
85
№ 1(19)2009
Таблица 2
Сравнительный анализ систем MBS Navision и «1С: Предприятие 8.0»
Критерии Вес критерия MBS Navision 1С: Предприятие 8.C
1. Коэффициент автоматизации 0,3 0,5500 0,4500
2. Коэффициент использования 0,3 0,5б10 0,4390
3. Возможности адаптации 0,4 0,4800 0,5200
4. Возможности интеграции 0,3 0,5400 0,4б00
5. Стоимость владения -0,2 0,б000 0,4000
6. Сроки внедрения -0,1 0,4900 0,5100
Оценка системы 0,5183 0,4817
IS
1
t
it о
3 Ï J3
2 §
о
t о
t
а &
J
>а
о «
2
а »
а € 8
S
>a о
S
«о
о §■
3 g
€ о
1 s
»о §
iE
I á
занные с координацией работы инженерного персонала, позволяют системы управления данными об изделии (Product Data Management, PDM).
Внедрение подобной системы положительно сказывается на проведении НИОКР, подготовке производства, позволяет приборостроительному предприятию сократить сроки выпуска изделий, улучшить качество, что естественным образом способствует удовлетворению требований заказчика.
Проектирование системы управления инженерными данными и жизненным циклом изделия основано на построении более подробной структуры функциональной части, отражающей задачи, требующие автоматизации, и формировании структуры информационного обеспечения, необходимого для их решения.
Поэтому и проведен более детальный анализ функций конструкторского и технологического обеспечения, который в целом может быть подчинен структуризации по такому признаку, как жизненный цикл, отражающему основные этапы работ в ходе данного вида деятельности.
Для более подробного описания требований на разработку проведен анализ необходимого информационного обеспечения, т. е. массивов информации, используемой для решения задач конструкторской и технологической подготовки производства, и связи с тем или иным этапом работ. В целом для данной сферы характерен состав информационного обеспечения, приведенный на рис. 5.
Сопоставление структур информационного обеспечения и ФЧ РЭМ-системы на рис. 6.
3. Информационное обеспечение
Л
I
3.1. Нормативно-справочная информация
Л
ZL
3.2. Данные САПР
Рис. 5. Структура информационного обеспечения задач конструкторской и технологической подготовки производства
86
ФЧ РОМ-системы
1. Конарукторское обеспечение
2. Технологическое обеспечение
1. Нормативно-справочная информация
2. Данные САПР
Информационное обеспечение РОМ-системы
Рис. 6. Сопоставление структур информационного обеспечения и ФЧ РОМ-системы
1
ар §
&
0
1
М. К. Иготти, В. Н. Юрьев
№ 1(19)2009
§ I
1
ш &
0
а л
2
1
о &
0 £
а &
1
Сопоставление данной структуры информационного обеспечения с функциональной частью разрабатываемой системы позволяет описать структуру информационной системы, предоставить разработчику первоначальный объем сведений о том, какие задачи она должна решать, какими информационными ресурсами оперировать. В целом структура, представленная на рис. 6, обладает сведениями о том, какие связи необходимо учесть при более детальном проектировании информационной системы обеспечения конструкторской и технологической подготовки производства.
Для обеспечения внедрения выбранных систем проведена корректировка системы нормативно-методического обеспечения управления предприятием.
Система нормативно-методического обеспечения управления предприятием
Создание автоматизированной системы нормативно-методического обеспечения управления (СНМОУ) предприятием позволяет более жестко регламентировать деятельность подразделений и всех исполнителей управленческих функций, обеспечить руководящий состав эффективным инструментом для управления. Помимо нормативно-методической докумен-
тации, данная система должна содержать нормативно-правовые, нормативно-технические документы, обеспечивающие каждое должностное лицо необходимой информацией и, что важно, содержать подсистему документооборота, поддерживающую организационно-распорядительное, или административное, техническое и другие виды делопроизводства.
Разработка структуры СНМОУ
В основном по своей структуре СНМОУ относится к документально-фактографическим системам и, в первую очередь, осуществляет функции хранения и поиска документальной информации. Как система документооборота, разрабатываемая ИС реализует автоматизацию СНМОУ. Помимо уже указанных функций, она должна обеспечивать создание документов в определенной уставом организации форме, регламентировать и обеспечивать их движение.
Всю систему документации, которую необходимо включить в разрабатываемую ИС, целесообразно представить с использованием методик структуризации. При этом для выделения верхнего уровня структуры, как и при анализе функций управления, может быть использован признак пространство инициирования целей. На его основе вся документация может быть подразделена на компоненты, приведенные на рис. 7.
>а о а
2 а гг а €
2 >а
0
1
«о
0 §■
3
1 € о
1
2
СНМОУ
х
1. Нормативно-правовая документация
х
X
2. Документы других организаций
3
и
О
5
та О-
<5
I
1
3
X
X
3. Нормативно-методическая документация
х
X
4. Текущий документооборот
ь
о
X
£ §
=с Е
Ё. & о
о ее
г
г
&
Рис. 7. Состав документов СНМОУ
88
Основой создаваемой информационной системы служит нормативно-методическое обеспечение управления. Оно представляет собой совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, методы, используемые при решении задач организации труда и управления. Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки, принятия и реализации управленческих решений по вопросам управления персоналом и состоит в организации методической и нормативной документации в системе управления персоналом. Автоматизация данной задачи позволит повысить управляемость и эффективность деятельности организации путем:
• увеличения производительности труда;
• сокращения потерь и убытков от ошибочных действий сотрудников;
• минимизации времени обучения новых сотрудников;
• разгрузки менеджеров от «текучки» и предоставления им возможности заниматься стратегическими задачами;
• снижения зависимости от «ключевых» сотрудников за счет обеспечения их быстрой замены;
• создания основы для последующей автоматизации.
Как правило, большинство предприятий не имеет полномасштабной, четкой и взаимосвязанной системы нормативно-методического обеспечения, которая была бы доступна всем сотрудникам организации. Первым этапом создания подобной автоматизированной системы должна стать разработка наиболее эффективной структуры нормативно-методической документации. Ее основой может стать построенная в начале работы структура целей и функций системы управления предприятия. Разработанная для всех необходимых уровней целей, функций, задач, данная структура может лечь в основу таких нормативных документов, как положения о подразделениях, должностные инструкции.
После построения данной структуры необходимо распределить все функции и задачи
№ 1(19)2009
«о
по подразделениям организационной струк- 33 туры и затем на основе полученной группи- 2 ровки сформировать положения о подразде- * лениях. ¡^
Положения о структурных подразделени- | ях — это документы, предназначенные для нормативно-правовой регламентации деятельно- ¡¡с сти соответствующего подразделения, где опре- ^ делены основные задачи, внутренняя структура, правовой статус (права, обязанности и ответственность), функции и взаимосвязь с другими подразделениями. На основе положения составляется штатное расписание, организуется повседневная деятельность подразделения, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на него задач и функций.
Корректировка функций подразделений осуществляется на основе сопоставления структуры функций предприятия с существующими функциями этих подразделений.
С помощью структуры функций системы управления можно не только указать непосредственные функциональные обязанности подразделений, но и выявить взаимосвязь с другими отделами предприятия. Данные связи могут быть определены на основе принадлежности функций одной группе, разделении одной функции между несколькими подразделениями, охвата одним подразделением нескольких функций.
Структура работы подсистемы нормативно-методического обеспечения приведена на рис. 8.
Данная подсистема выполняет ряд функций информационно-поисковой системы, при этом в качестве информационно-поискового языка используется система классификации и кодирования, иерархическая для функций управления и фасетная для документов СНМОУ.
Разработка подсистемы нормативно-справочного обеспечения
После распределения функциональных обязанностей между должностными лицами необходимо выявить, какая нормативно-справочная информация (включая стандарты предприятия и требования других организаций) может потребоваться. Таким образом, автоматизированная система будет не только предос-
89
№ 1(19)2009
ПОДСИСТЕМА НМОУ 1. Создание НМОУ
1.1. Разработка структуры функций системы управления ► 1.2. Кодирование функций управления
1 г
1.3. Описание оргструктуры предприятия —► 1.4. Распределение функций по подразделениям —► 1.5. Кодирование положений о подразделениях —► 1.6. Формирование положений о подразделениях
1 г г
1.7. Описание состава подразделений —► 1.8. Распределение функций по должностным лицам —► 1.9. Кодирование должностных инструкций —► 1.10. Формирование должностных инструкций
2 I
1
ш
0
а л
2
1
0
1
0 £
а
1
I §
53 >а о
а §
а гг а €
>а о
I!
«о
0 §■
1 €
0
€ §
1 §
2. Поиск документов НМОУ
2.1. Поиск по наименованию (коду) структурной единицы
2.2. Поиск по коду функции управления
Рис. 8. Структура работы подсистемы нормативно-методического обеспечения
тавлять сведения о функциях, за которые каждый из них несет ответственность, но и давать доступ к требуемым информационным ресурсам, благодаря чему можно будет более эффективно использовать рабочее время.
Так как организационная структура, особенно на нижних уровнях, может довольно быстро меняться, а функции отдельных сотрудников часто совпадают, наиболее целесообразно структурировать нормативно-справочную информацию также с использованием дерева целей и функций управления. На его основе данная информация классифицируется, и каждый документ кодируется в соответствии со связанной с ним функцией управления. При этом может быть использована фасетная система классификации и кодирования. В фацетную формулу включается код функции (задачи) управления самого нижнего уровня и код самого документа. При этом может осуществляться поиск информации непосредственно по документу, производиться выборка документов, соответствующих определенной функции управления (на любом уровне) либо регламентирующих работу любой структурной единицы предприятия. Предоставление нормативно-справочной информации каждому должностному лицу осуществляется за счет обязательного указания в автоматизированной системе всех взаимосвя-
зей организационной структуры и структуры функций управления.
Таким образом, подсистема нормативно-справочного обеспечения должна предоставлять такие функции, как избирательное распределение информации (при этом нормативно-справочная информация должна постоянно обновляться, и сотрудникам должны сразу же предоставляться самые последние сведения), поиск документов, выбор из них интересующих пользователя фрагментов и, возможно, анализ текстов (здесь такая потребность отсутствует). Исходя из этих требований, проектируемая система должна представлять собой документально-фактографическую информационно-поисковую систему, схема работы которой показана на рис. 9.
Благодаря возможности предварительного выбора функций управления или подразделений, с которыми связана интересующая пользователя информация, за счет автоматического предоставления выборки документов сотрудникам в ходе избирательного распределения информации значительно снижается ее объем для поиска по запросам. Создается массив отобранных по определенному признаку поисковых образов документов, который уже может быть подвергнут более детальному анализу.
90
№ 1(19)2009
ПОДСИСТЕМА НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНОЙ ИНФОРМАЦИИ
«о ш
■а #
а" € € о
___________________________________________________________________
Поиск документов по запросам пользователя
Пользователь Система
Рис. 9. Схема работы подсистемы нормативно-справочной информации
Рассматриваемая система имеет стратифицированную структуру. В качестве информационно-поискового языка на верхнем уровне (при поиске по функциям, подразделениям) используется система классификации и кодирования, служащая для однозначного и взаимосвязанного описания всей структуры нормативно-правовой, научно-технической информации. На нижней страте системы информационно-поисковый язык основывается на использовании для словаря терминов естественного языка (либо дескрипторов), что позволяет пользователю осуществлять поиск документов среди уже отобранного массива либо внутри документов (возможность реализуется в зависимости от их характера и потребностей). Данный уровень системы позволяет выделить и предоставить пользователю фактографическую информацию.
Разработка организационно-технологических процедур
При создании должностных инструкций была рассмотрена возможность указания лишь
функций, обязанностей сотрудников предприятия, но для более четкого руководства и осознания работниками своих непосредственных задач этого бывает недостаточно. В этом случае возникает необходимость указания временной последовательности выполняемых действий, объектов, с которыми связан каждый вид деятельности, взаимосвязи различных операций. Так как разрабатываемая система служит прежде всего для управления предприятием, основным объектом, на котором базируется деятельность сотрудников, является документ. Таким образом, взяв за основу автоматизацию системы делопроизводства и документооборота, можно решить целый ряд задач. Во-первых, это позволит жестко регламентировать все действия должностных лиц, во-вторых, предоставить руководству сведения о лицах, ответственных за каждый вид документа и, что очень важно, позволит автоматизировать сам процесс документооборота на предприятии.
Проектируемая подсистема автоматизированной СНМОУ должна предоставить пользователю удобный интерфейс для описания про-
91
№ 1(19)2009
§ I
1
ш &
0
а л
2
1
о &
0 £
а &
1
I §
53 >а
0
1 §
а гг а € 8-
>а о
I!
«о
0 §■
1 €
0
€ §
1 §
цедур документооборота, учитывая при этом возможность их рассмотрения с нескольких точек зрения. Наиболее эффективным методом является описание организационно-технологических процедур (ОТП) подготовки и реализации управленческих решений. При их составлении необходимо учитывать:
• функцию системы управления, в ходе реализации которой осуществляется данная процедура;
• документ, лежащий в основе данной процедуры;
• перечень отделов, должностных лиц и операций, которые они осуществляют над данным документом (создание, подписание, утверждение);
• время нахождения документа у должностного лица;
• первоначальный документ, на основании которого создается рассматриваемый в данной процедуре;
• выходной документ, основанием для которого является рассматриваемый.
Примерная схема организационно-технологических процедур представлена на рис. 10.
Процедура работы с организационно-распорядительными документами в общем виде показана на рис. 11.
Аналогичным образом могут быть описаны организационно-технологические процедуры работы с технической и конструкторской документацией (рис. 12 и 13).
Описанные процедуры могут использоваться как методологические инструкции; сгруппированные по должностным лицам, они могут являться частью должностных инструкций. Сформированные ОТП позволяют детализировать нормативно-методическую документацию, уточнять данные о взаимосвязях подразделений в соответствующих положениях, облегчают доступ руководителей к данным о движении документа.
Помимо возможности многомерного анализа данных о документальных потоках, собранная информация может послужить основой для имитационного моделирования. Указав временные параметры, различные статистические данные, сведения о численности сотрудников, затратах, можно «проиграть» построенную модель во времени, выявив таким
— ДОКУМЕНТ —-
Функция управления
Начальный (первичный) документ 1 Начальный (первичный) документ 2 Начальный (первичный) документ 3
Отдел Должностное лицо Отдел Должностное лицо Отдел Должностное лицо
" "—— 1 ' л.......... "
Отдел Должностное лицо Операция 1 Время и другие примечания
1 Г
Отдел Должностное лицо Операция 2 Время и другие примечания
1 Г
Конечный (выходной) документ
Отдел Должностное лицо
Рис. 10. Схема представления организационно-технических процедур
92
№ 1(19)2009
------------------орд------------------
Совершенствование организационной структуры
Представитель руководства Подготовка ОРД Время и другие примечания
Представитель руководства Согласование проекта ОРД Время и другие примечания
Руководители подразделений Утверждение (подписание ОРД) Время и другие примечания
Руководители подразделений Идентификация ОРД Время и другие примечания
Канцелярия/руководители подраздел. Регистрация ОРД Время и другие примечания
Канцелярия/уполномоченный Тиражирование/рассылка ОРД Время и другие примечания
по документации
Рис. 11. Процедура работы с организационно-распорядительными документами --------------------ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ--------------------
Главный технолог Решение о разработке ТД Время и другие примечания
1
Главный технолог Назначение исполнителя Время и другие примечания
1
Ответственный за производство Разработка/корректировка ТД Время и другие примечания
1
Ответственный за производство Проверка ТД Время и другие примечания
1
Метрологическая лаборатория Метрологический контроль ТД Время и другие примечания
1
Отдел главного технолога /группа стандартизации НормоконтрольТД Время и другие примечания
1
Отдел главного технолога Утверждение ТД Время и другие примечания
1
Отдел оплаты труда НормированиеТД Время и другие примечания
1
Отдел главного технолога Согласование ТД с военным представительством Время и другие примечания
1
Отдел главного технолога Передача ТД в бюро технической документации Время и другие примечания
Рис. 12. Организационно-технологические процедуры работы с технической документацией
93
№ 1(19)2009
94
ПОДСИСТЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА
Описание оргтехпроцедур
Формирование базы данных оргтехпроцедур
№ 1(19)2009
«0
Дополнение СНМ0У # ai еа si s
Предоставление информации о документообороте
в различных разрезах S о
Обеспечение документооборота Я! id
Рис. 14. Структура работы подсистемы документооборота
образом множество показателей, таких как загруженность отделов, сотрудников предприятия, время и место максимальных и минимальных загрузок, затраты на реализацию процесса. На основе полученных данных можно сформировать оптимальную структуру подразделений, отредактировать существующую систему документооборота.
Для проведения имитационного моделирования в автоматизированную систему необходимо либо включить соответствующий модуль, либо, что целесообразней, обеспечить совместимость построенных процедур с существующими программными системами, такими как Arena компании Rockwell Software.
Помимо всех вышеперечисленных функций, описанные в должном порядке процедуры должны служить основой системы документооборота предприятия, охватывающей организационно-распорядительную и техническую документацию.
Дополнив каждую процедуру исчерпывающей информацией о движении документа, его шаблоном, можно обеспечить последовательное и своевременное предоставление документов в электронном виде всем необходимым пользователям, хранение документации и предоставление ее по запросам.
Структура работы подсистемы документооборота приведена на рис. 14.
Каждый документ при этом снабжается фа-сетным кодом, отображающим его основные характеристики (функция управления, первоначальный, выходной документы, отдел-создатель), что позволяет эффективно организовать поиск и делать выборки документов в различных разрезах.
Приведенный подход демонстрирует, что разработка проекта внедрения автоматизи-
рованной системы на предприятии является достаточно сложной, многоплановой задачей. Несмотря на рыночное изобилие готовых информационных систем, практически невозможно создать систему, полностью удовлетворяющую требованиям какого-либо конкретного предприятия. Как было показано, даже типовые решения, позволяющие автоматизировать основные функции управления предприятием, в различной степени могут соответствовать конкретным условиям. В большинстве случаев возникает необходимость адаптации системы для каждого предприятия, разработки дополнительных средств, позволяющих учесть специфику отрасли, как и в рассмотренной ситуации.
При решении данной задачи необходимо учесть, что для получения желаемого результата автоматизации непременным условием является то, что даже при использовании различных систем для решения отдельных задач, как правило, требуется их интеграция. Реально повысить эффективность работы предприятия позволяет лишь создание единого информационного пространства, в котором происходит обмен данными между подразделениями и рабочими местами согласно принятой системе нормативно-методического обеспечения управления предприятием.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Волкова В. Н, Денисов А. А. Теория систем. М.: Высшая школа, 2006.
2. Волкова В. Н, Денисов А. А. Проектирование информационных систем. СПб.: Изд-во Политехнического университета, 2006.
3. Прикладная информатика: справочник: учеб. пособие / под ред. В. Н. Волковой и В. Н. Юрьева. М.: Фи -нансы и статистика; ИНФРА-М, 2008.
95
