CC BY
0УДК 33 Гришко В.С., Миловзорова М.Н.
Гришко В.С.
Балтийский государственный технический университет «ВОЕНМЕХ»
им. Д.Ф. Устинова (г. Санкт-Петербург, Россия)
Научный руководитель: Миловзорова М.Н.
к. филос. н., доц., доцент Балтийский государственный технический университет «ВОЕНМЕХ»
им. Д.Ф. Устинова (г. Санкт-Петербург, Россия)
ПЕРЕХОД НА ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация: в рамках данной работы будут рассмотрены ключевые аспекты, связанные с переходом на КЭДО. В частности, будет освещена значимость данного перехода для организаций, а также преимущества, которые он предоставляет. Также будет проведен анализ недостатков и рисков, связанных с внедрением КЭДО, что позволит более полно оценить все аспекты данного процесса. Юридические аспекты, требования к внедрению системы и необходимость обучения персонала также займут важное место в исследовании. Наконец, будут рассмотрены перспективы развития КЭДО в России, что позволит сделать выводы о будущем кадрового менеджмента в условиях цифровизации.
Ключевые слова: электронный документооборот, оптимизация процессов, цифровизация.
В последние годы в России наблюдается значительная трансформация в области управления персоналом, что связано с внедрением новых технологий и подходов к ведению кадрового учета. Одним из наиболее значимых изменений стало внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО), который
стал доступен для организаций с ноября 2021 года. Этот переход на ведение личных дел работников в электронном виде представляет собой не только технологическую инновацию, но и важный шаг к оптимизации процессов управления человеческими ресурсами. В условиях стремительного развития цифровых технологий и необходимости повышения эффективности работы организаций, актуальность данной темы становится очевидной.
Переход на КЭДО позволяет значительно упростить документооборот, что, в свою очередь, сокращает время, затрачиваемое на оформление кадровых документов. В условиях современного бизнеса, где скорость принятия решений и оперативность выполнения задач играют ключевую роль, возможность быстрого доступа к информации о сотрудниках становится важным конкурентным преимуществом. Кроме того, использование электронных носителей данных способствует снижению затрат на бумажные материалы, что также является значительным плюсом для организаций, стремящихся оптимизировать свои расходы.
Однако, несмотря на очевидные преимущества, переход на КЭДО не лишен недостатков и рисков, которые требуют внимательного анализа и проработки.
Юридические аспекты внедрения КЭДО также играют важную роль в процессе перехода. Компании должны быть осведомлены о законодательных требованиях, касающихся использования электронных подписей и других сервисов, необходимых для функционирования системы. Это знание позволит избежать правовых проблем и обеспечит легитимность всех процессов, связанных с ведением кадрового учета в электронном виде.
Переход на ведение личных дел работников в электронном виде имеет множество аспектов, которые подчеркивают его важность в современном HR-менеджменте. Это решение не просто адаптация к новым технологиям, но и стратегическая необходимость, обусловленная развитием информационных технологий и изменениями в потребностях рынка труда.
Первая причина, по которой переход на электронное управление личными делами становится значимым, заключается в возможности оптимизации процессов. Традиционное ведение личных дел на бумаге требует много времени, физического пространства и дополнительных ресурсов. Электронные системы позволяют автоматизировать рутинные задачи, такие как обработка документов, учет рабочего времени и ведение отчетности. Это освобождает сотрудников от бумажной работы и позволяет сосредоточиться на более значимых аспектах работы, таких как развитие талантов и стратегическое управление персоналом.
Второе важное направление связано с повышением безопасности данных. Хранение личных дел в бумажном формате часто связано с риском утраты информации, повреждения документов и несанкционированного доступа. Электронные системы управления документацией предлагают множество уровней защиты, включая шифрование, регулярное резервное копирование и контроль доступа. Это не только улучшает сохранность данных, но и обеспечивает соответствие современным требованиям законодательства о защите персональных данных [1].
Третья причина заключается в улучшении доступа к информации. В условиях быстро меняющегося рабочего окружения необходимо, чтобы информация о работниках была доступна в любое время и из любого места. Электронные системы позволяют обеспечивать такой доступ, что значительно ускоряет процесс принятия решений. Руководители могут в режиме реального времени получать актуальную информацию о состоянии кадрового резерва, участвовать в кадровом планировании и анализировать данные для оптимизации процессов управления.
Важный момент касается аналитики и отчетности. Оцифровка личных дел предоставляет возможность проводить углубленный анализ данных о сотрудниках. На основе собранной информации можно выявлять тенденции, разрабатывать прогнозы и принимать более обоснованные решения
относительно кадровой политики. Это также помогает в оценке эффективности работы персонала и улучшении внутренней отчетности.
К тому же стоит отметить и экономический аспект такой трансформации. Введение электронных систем сокращает затраты на бумажные носители и сопутствующие затраты на их обработку. Оптимизация процессов также приводит к снижению затрат на административные услуги. В долгосрочной перспективе это может значительно улучшить финансовые показатели компании.
Не менее важным является и аспект взаимодействия с сотрудниками. Современные электронные системы предоставляют возможность сотрудникам иметь доступ к своим данным, что способствует повышению прозрачности в управлении персоналом. Такой подход формирует атмосферу доверия и вовлеченности, что является важным фактором удержания талантливых специалистов.
Переход на электронное ведение личных дел может укрепить корпоративную культуру. В компании, активно использующей современные технологии, создается образ инновационного и прогрессивного работодателя. Это помогает привлекать новые кадры, особенно среди молодежи, для которых цифровизация является неотъемлемой частью жизни [3].
Стоит отметить, что переход на КЭДО имеет и недостатки. Одна из первоочередных проблем - это обеспечение безопасности данных. Хранение личных дел работников в электронном виде требует строгих мер по защите информации от несанкционированного доступа. В случае утечки данных компания может столкнуться не только с потерей репутации, но и с правовыми последствиями, если нарушатся нормы законодательства о защите персональных данных.
Вопрос совместимости новых технологий с уже существующими системами также не теряет актуальности. Нередко компании используют устаревшие программные решения, которые не поддерживают интеграцию с современными системами. Это может привести к необходимости больших
затрат на доработку, а иногда и к полному обновлению ^-инфраструктуры. Таким образом, отказ от старых систем необходимо тщательно планировать и обосновывать.
Не менее важным является обучение персонала работе с новыми технологиями. Переход на электронный документооборот требует определенных навыков, и отсутствие достаточного уровня компетенции может привести к ошибкам в обработке данных и, как следствие, к ухудшению качества работы. Необходимость дополнительного обучения работников создает как финансовые, так и временные затраты, что может быть воспринято негативно руководством предприятий.
К культурным аспектам внедрения новых технологий можно отнести сопротивление со стороны сотрудников. Многие люди предпочитают традиционные методы работы, привычные бумажные документы. Опасения по поводу замены человека машинами также могут затруднить процесс адаптации к новым условиям. Негативное восприятие со стороны работников может вызвать снижение мотивации и производительности, если вопрос внедрения не будет выведен на уровень открытого обсуждения и сознательной подготовки персонала.
Важно учитывать риски, связанные с возможными техническими сбоями. Внедрение любой новейшей системы всегда сопряжено с угрозой сбоев в ее работе, которые могут блокировать доступ к важной информации. Эта проблема особенно остро стоит в пиковые сезоны, когда нагрузка на систему возрастает. Падение систем в это время может привести к значительным временным потерям и нарушению регулярности процессов обработки кадровых документов.
Ещё одной важной проблемой является законодательная база по электронному документообороту. Хотя правительство и создает благоприятные условия для перехода к электронным системам, все еще остаются неопределенности в некоторых аспектах. Часто можно наблюдать, что законодательство не успевает за развитием технологий, что затрудняет
выполнение требований и стандартов. Неподготовленность к возможным изменениям в правовой среде может превратиться в риски для компаний.
Также важно внимание уделить аспектам аудитории и открытости процессов. Когда документы становятся исключительно электронными, важно, чтобы был доступ к ним как для работников, так и для руководства. Это обусловлено необходимостью обеспечения прозрачности в управлении кадрами. Но нередко это может стать источником споров, особенно если возникают вопросы о доступе к некоторым чувствительным данным.
Внедрение систем КЭДО также может привести к значительным затратам на техническое обслуживание и поддержку. Выбор и установка новых программ, их дальнейшее обновление, ведение технического документации -все это требует дополнительных ресурсов. Более того, у компаний могут возникнуть расходы на контракты с консультантами, что, в свою очередь, увеличит финансовую нагрузку и может повлиять на автономию отдельных подразделений.
Нельзя упускать из виду, что при переходе на электронный документооборот необходимо пересмотреть внутренние регламенты и инструкции. Это процесс, требующий особого внимания, так как приведение их в соответствие с новыми условиями может занять много времени и сил. Необходима детальная проработка процессов, что иногда может затягивать само внедрение системы.
Следующим важным моментом является необходимость обеспечения информационной безопасности. Это подразумевает как технические решения для защиты данных от несанкционированного доступа, так и организационные меры, например, контроль доступа к рабочим местам сотрудников, занимающихся обработкой персональных данных. Учитывая множество примеров утечек информации, связанные с недостаточно защищенными системами, создание надежной инфраструктуры безопасности должно быть приоритетом на этапе внедрения системы КЭДО.
Не менее важно обратить внимание на соблюдение норм, касающихся трудового законодательства. Электронный документооборот не должен нарушать права сотрудников. Например, всегда важно обеспечить прозрачность процесса, давая работникам возможность ознакомиться с их личными данными, а также с тем, каким образом эти данные используются и обрабатываются. Право сотрудников на доступ к информации о себе должно быть четко прописано в внутренней документации.
Нельзя забывать о международных аспектах. Если организация взаимодействует с зарубежными партнерами или работает на международном рынке, необходимо учитывать нормы международного права, а также требования стран, в которых ведется деятельность. Некоторые юрисдикции могут иметь свои собственные законы, касающиеся обработки персональных данных, и несоответствие этим требованиям может повлечь за собой законные последствия.
Также стоит отметить важность проведения комплексной оценки возможностей перехода на КЭДО. Оценка включает в себя анализ существующих процессов, материалов и электронных ресурсов компании, а также затрат, связанных с переходом. Отчет о такой оценке может стать основой для принятия решений как на уровне управления, так и внутри соответствующих подразделений.
Финальным аккордом в этом процессе будет разработка программы постоянного мониторинга и аудита системы КЭДО, чтобы гарантировать соответствие всем установленным требованиям и позволять вносить корректировки в случае изменений законодательства. Важно создать рабочие группы, которые будут контролировать данный процесс, а также заниматься безопасностью информации, чтобы минимизировать риски [2].
Таким образом, внедрение КЭДО несет с собой не только очевидные преимущества, но и ряд рисков и недостатков, требующих квалифицированного подхода к процессам управления кадрами. Все эти моменты подчеркивают необходимость стратегического планирования и оценки готовности
организации к изменениям в процессе перехода на электронный документооборот.
В конечном итоге, переход на ведение личных дел в электронном виде -это не просто тренд, а необходимость, продиктованная требованиями времени. Интеграция технологий в управление персоналом создает новые возможности для оптимизации работы, повышения безопасности данных и улучшения взаимоотношений между работодателем и сотрудниками. Это создает благоприятные условия для устойчивого развития организации в условиях постоянной конкуренции и переменчивого рынка труда.
С точки зрения конкурентоспособности, компании, внедрившие КЭДО, смогут более оперативно реагировать на изменения на рынке труда и адаптировать свои кадровые стратегии в соответствии с новыми требованиями. Это может стать ключевым фактором привлекательности для потенциальных сотрудников, которые ищут современные и удобные организации для работы.
В заключение, будущее КЭДО в России обещает быть многообещающим. С увеличением числа компаний, принимающих цифровизацию как необходимую часть своей стратегии, и с активным развитием технологий, можно ожидать, что КЭДО станет неотъемлемой частью управления персоналом. Сложности и вызовы, безусловно, будут, однако они открывают широкие возможности для тех, кто готов принимать изменения и адаптироваться к ним.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. Андросова И.В., Малышева Л.В. Внедрение электронного документооборота как этап цифровизации экономического субъекта // Весник Академии знаний № 53 (6) 2022 // https://cyberleninka.ru/article/n/vnedrenie-elektronnogo-dokumentooborota-kak-etap-tsifrovizatsii-ekonomi cheskogo- sub ekta;
2. Попова Юлия. Как перейти на электронные кадровые документы // Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 1, 2022 // https://delo-
press.m/joumals/staff/pravovoe-obespechenie-deyatelnosti/60106-kak-pereyti-na-elektronnye-kadrovye-dokumenty;
3. Лясковская Е.А., Григорьева К.М., Электронный документооборот в системе устойчивого развития регионов России // Вестник Южно-Уральского государственного университета, Серия: Экономика и менеджмент, 2022 // https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot-v-sisteme-instrumentov-ustoychivogo-razvitiya-regionov-rossii;
4. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ Grishko V.S., Milovzorova M.N.
Grishko V.S.
Baltic State Technical University «VOENMEH» (St. Petersburg, Russia)
Scientific advisor: Milovzorova M.N.
Baltic State Technical University «VOENMEH» (St. Petersburg, Russia)
TRANSITION TO MANAGEMENT OF PERSONNEL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Abstract: within the framework of this work, the key aspects related to the transition to QED will be considered. In particular, the importance of this transition for organizations will be highlighted, as well as the benefits it provides. An analysis of the shortcomings and risks associated with the implementation of the CED will also be carried out, which will allow a more complete assessment of all aspects of this process. Legal aspects, requirements for the implementation of the system and the need for staff training will also occupy an important place in the study. Finally, the prospects for the development of CAD in Russia will be considered, which will allow us to draw conclusions about the future of personnel management in the context of digitalization.
Keywords: electronic document management, process optimization, digitalization.
