CC BY
66
Ураева И.В.
кандидат исторических наук, ФГОБУ ВО «Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, г. Тамбов, Россия
НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация. В статье рассмотрены этапы внедрения кадрового электронного документооборота в условиях полного или частичного перевода бумажных документопотоков организации в цифровую форму. Автором представлена характеристика преимуществ и недостатков, которые необходимо учитывать работодателям при выборе систем электронного документооборота.
Ключевые слова: кадровая документация, электронный документ, кадровый электронный документооборот, электронная подпись.
Uraeva I.V.
Candidate of Historical Sciences, Tambov State University behalf of G.R. Derzhavin, Tambov, Russia
SOME ASPECTS OF THE INTRODUCTION OF PERSONNEL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Abstract. The article discusses the stages of the introduction of personnel electronic document management in the conditions of full or partial transfer of paper document flows of the organization into digital form. The author presents a description of the advantages and disadvantages that employers need to take into account when choosing electronic document management systems.
Key words: personnel documentation, electronic document, personnel electronic document management, electronic signature.
Постепенно кадровые документы на традиционном (бумажном) носителе уходят в прошлое. Внедрение системы электронного документооборота сопровождается автоматизацией процессов обработки кадровой, финансовой и прочей документации.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе [1].
В ТК РФ появились три статьи, которые регламентируют внедрение кадрового электронного документооборота. Однако, до настоящего момента, многие работодатели не до конца разобрались с понятием и особенностями электронного документа.
В соответствии с частью 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [3].
Электронная подпись - это не графическое изображение подписи, а программа, с помощью которой осуществляется кодирование информации.
В кадровом документообороте речь идет именно об электронных документах, а не об обмене между работником и работодателем сканированными бумажными документами.
Если организация принимает решение внедрить электронный кадровый документооборот, то появляется выбор о том, какую платформу для этого выбрать. В случае, если выбор падает на собственную информацию систему, то в ней должны быть прописаны подписи работодателя и работника. У работодателя усиленной квалифицированной электронной подписью можно подписывать все виды документов. Кроме того, у работодателя может быть и усиленная неквалифицированная электронная подпись, которой допускается подписывать все документы кроме трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и др.
Первое, с чего можно начинать переход на КЭДО - это временный перевод на удаленную работу.
28 января 2022 г. Российской трехсторонней комиссией по регулированию социально-трудовых отношений утверждены рекомендации работодателям по переводу максимально возможного количества работников на дистанционный режим работы.
В ходе этого процесса работодатель принимает локальный нормативный акт, который должен содержать указание на обстоятельство для принятия решения о временном переводе работников на дистанционную работу и срок такого перевода; список работников, временно переводимых на дистанционную работу;
порядок обеспечения работников оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами; иные положения, связанные с организацией труда работников, временно переводимых на дистанционную работу. Таким образом, необходимо наладить обмен документами.
С 14 февраля 2022 г. вступили в силу изменения в форму «Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, о приостановке производства, а также об организации дистанционной (удаленной) работы» представления сведений в службу занятости.
В соответствии с положениями ст.22.1-22.3 ТК РФ работодатель вправе принять решение о распространении правил осуществления электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками [4].
Потренировавшись в так называемом «демо-режиме», специалисты понимают насколько это удобно. Временная удаленная работа как раз и дает возможность попробовать, показать работникам как это будет осуществляться на практике, продемонстрировать информационную систему. Впоследствии работодатель должен решить, кто остается в новом формате, а кто возвращается к бумажному (традиционному) документообороту. Во многом это связано с тем, что именно с дистанционными работниками возникла первая необходимость оцифровать кадровую документацию, так как в трудовом законодательстве сказано, что со многими документами работники должны быть ознакомлены под подпись. Всегда возникала проблема собрать подписи, если работодатель и работники находились на разных территориях. Вследствие чего специалистам отдела кадров нередко приходилось выезжать в командировки в обособленные структурные подразделения, чтобы подписать все документы.
Порядок внедрения и дальнейшего использования системы кадрового электронного документооборота необходимо зафиксировать в локальном нормативном акте. Это может быть инструкция по кадровому делопроизводству или отдельное положение о КЭДО. Если работодатель выбрал инструкцию, то в данном документе сведения о бумажном документообороте целесообразно разделить с информацией об электронном кадровом документообороте.
В содержание положения работодатель обязан включить выбор системы, с помощью которой он будет осуществлять ведение КЭДО. Обязательно необходимо прописать перечень документов, которые будут переведены в электронную форму, а также зафиксировать обстоятельства (чрезвычайная ситуация, технические проблемы и т.п.), когда электронные документы могут быть переведены в бумажный формат.
В положении должен быть прописан порядок создания, визирования, согласования, подписания документов руководителем, процедура ознакомления работников (под подпись), регистрация и хранение документов, а также конкретные сроки на каждом этапе работы. В отдельном разделе положения необходимо зафиксировать порядок инструктажа специалистов по работе в системе КЭДО.
Сведения о том, как будет формироваться электронный архив документов по личному составу, каким образом создается номенклатура дел, включаются в раздел, посвященный текущему и оперативному хранению электронных документов.
После того, как положение будет разработано, его необходимо согласовать с представительным органом сотрудников, если он есть, и утвердить у руководителя организации. Работников с положением следует ознакомить под подпись.
Второе, что можно уже в настоящее время вывести в цифровой формат, даже если еще не принято решение о переходе на КЭДО - прием заявлений работников.
В соответствии с федеральным законом «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью [3]. Т.е. заявления от работников (например, об увольнении и отпуске), присланные в форме электронных сообщений и подписанные электронной подписью, можно считать полноценным документом, на основании которого специалист кадровой службы имеет право издать соответствующий приказ.
Третье - разъяснение норм законодательства в системе КЭДО.
Способами информирования работников об их трудовых правах являются: ознакомление работника с требованиями должностной инструкции, инструкций по охране труда (с визуализацией (при необходимости) опасных зон (участков) оборудования), перечнем выдаваемых на рабочем месте средств индивидуальной защиты, требованиями правил (стандартов) по охране труда и других локальных нормативных актов работодателя.
При наличии у работодателя электронного документооборота ознакомление работников допускается осуществлять в электронной форме с учетом установленных для электронного документооборота законодательных требований (в частности, подтверждения факта ознакомления с документами электронной цифровой подписью) [2].
КЭДО позволяет кадровикам оптимизировать трудозатраты (не нужно распечатывать документы, искать руководителей и работников для подписей); создать юридически значимый электронный архив документов; находить все данные работника в одном окне («личное дело», расчетные листки, графики отпусков, переводы и т.д.); собрать электронные документы с соискателей в одном месте.
Компаниям дает возможность упростить взаимодействие «работодатель-работник», повысить прозрачность кадрового документооборота и делопроизводства, унифицировать кадровые процессы усовершенствовать ИЯ-бренд (проведение анкетирования, рассылка объявлений и т.д.).
Работникам позволяет иметь доступ и кадровым документам в одном окне, запрашивать справки on-line, подавать любое заявление без визита в отдел кадров.
Можно выделить следующие виды систем для КЭДО, которые уже представлены на современном рынке:
- системы, включающие инструменты для удаленного подписания документов. Их преимущества заключаются в том, что они достаточно недорогие (бесплатные), удобны и быстры в установке и настройке, подходят для микробизнеса, где небольшое количество сотрудников.
Данные системы необходимы только для подписания документов; обмен и согласование для цифровизации и автоматизации происходит только через сторонние системы;
- решения для совместной работы с документами. Такие системы подходят для небольших компаний, возможен обмен документами как внутри системы, так и внешними системами, есть личный кабинет работника, и у них простой и удобный интерфейс.
Однако, нельзя строить маршруты для согласования, они поддерживают небольшое количество интеграций, либо вообще их не имеют, работают не со всеми видами подписей, данные хранятся в облаке;
- усовершенствованные системы с полной автоматизацией всех кадровых процессов.
Среди их преимуществ можно отметить следующие: работа со всеми видами документов в одном источнике, настроенный обмен данными с другими системами, по мере роста потребностей компании в автоматизации добавляются модули архивного хранения документов, командировок, планирования отпусков, данные хранятся на личном сервере, поддерживают все виды подписей, можно адаптировать систему под самые сложные запросы бизнеса.
Если организация достаточно крупная с количеством сотрудников более 5-10 тысяч, то в данном случае внедрить систему за короткий срок не получится. Проекты внедрения подобных систем занимают более полугода, что связано с огромным количеством процессов, которые необходимо переписать и переложить в систему. Также в большинстве систем есть сложный для восприятия интерфейс и излишняя функциональность.
Среди ключевых вопросов, на которые организация должна дать ответ при проведении оцифровки, выделяют следующие:
- административные (поддержка проекта руководством, заинтересованность линейных руководителей, лояльность работников, достаточность ресурсов внутри компании);
- организационные (правильная расстановка целей и задач оцифровки кадрового документооборота, подбор перечня документов для оцифровки, правильная оценка результатов внедрения (соответствие ожиданиям), разумная оценка сложности и важности этапов внедрения кадровых процессов, слаженность работы ответственных лиц внутри компании и внешней команды внедрения, подготовленная нормативная база, заранее подготовленные подписи для работников);
- технологические (взвешенный выбор системы кадрового ЭДО (соответствие законодательству, поддержка подписей, обеспечение безопасности), готовность ИТ, обмен данных между системой ЭДО и учетными системами, соответствие HR - политиками и управление изменениями).
Работодатель для ведения КЭДО может выбрать цифровую платформу «Работа в Росси». С сентября 2022 г. работодатели, имея личный кабинет на данном портале, смогут размещать документы по кадровому учету.
Портал «Работа в России» станет своеобразной «торговой площадкой», на которой будут встречаться работодатели и работники и, согласовав все условия, смогут подписывать трудовой договор. Подписанный трудовой договор будет направляться в личный кабинет работодателя и в личный кабинет работника на сайте Госуслуг.
Если работодатель выберет портал «Работа в России» в качестве основного для ведения кадрового документооборота, то тогда Государственная служба занятости населения будет нести ответственность за сохранность этих документов. Однако, работодатель имеет право использовать свою систему, в которой ведет кадровый учет и расчет заработной платы, подключив к ней работников, и тогда он будет самостоятельно нести ответственность за работу этой системы и за сохранность электронных документов.
Таким образом, в условиях внедрения кадрового электронного документооборота, достаточно распространенные проблемы, связанные с бумажным кадровым документооборотом, постепенно уходят в прошлое. Уже сейчас работодатели могут осуществлять частичный перевод бумажных документопотоков организаций в цифровую форму.
Список литературы
1. О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] : федеральный закон от 22.11.2021 № 377-Ф3: принят Гос. Думой 17 ноября 2021 г.: одобрен Советом Федерации 19 ноября 2021 г. - Режим доступа: URL:http://www.consultant.ru.
2. Об утверждении форм (способов) информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, и примерного перечня информационных материалов в целях информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда [Электронный ресурс] : приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 29 октября 2021 г. № 773н. - Режим доступа: URL:http ://www.consultant. ru.
3. Об электронной подписи [Электронный ресурс]: федеральный закон от 06.04.2011 № 63-Ф3: принят Гос. Думой 25 марта 2011 г.: одобрен Советом Федерации 30 марта 2011 г. - Режим доступа: URL:http://www.consultant.ru.
4. Рекомендации Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений работодателям по переводу максимально возможной численности работников на дистанционный режим работы (в связи с кратным ростом заболеваемости СОУГО-19) [Электронный ресурс]: утверждены решением Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений от 28.01.2022, протокол № 1. - Режим доступа: URL:http ://www.consultant. т.
