CC BY
37
ISSN 2304-120X
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
ART 233002 DOI 10.24412/2304-120X-2023-13002 УДК 331.108.2
Козминых Петр Сергеевич,
студент ФГБОУ ВО «Вятский государственный университет», г. Киров [email protected]
Совершенствование ИР-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота
Аннотация. В статье рассматриваются решения, позволяющие оптимизировать Н^процессы организации. Рассказывается про порядок и нюансы перехода на кадровый электронный документооборот. Рассмотрен процесс электронного подписания документов. Целью исследования является оценка необходимости применения кадрового ЭДО и его влияния на автоматизацию процессов. Автор делает вывод о том, что применение системы КЭДО позволяет существенно улучшить качество процессов, относящихся к работе с кадрами. Перед внедрением КЭДО сначала следует провести сравнительный анализ имеющихся на рынке сервисов и уже потом выбрать наиболее подходящий вариант.
Ключевые слова: оптимизация бизнес-процессов, проектирование, цифровая трансформация, кадровый электронный документооборот, автоматизация. Раздел: 08.00.00 Экономические науки.
Введение
Документ все чаще представляет собой не обособленный объект, а лишь компонент информационной системы [1]. Тем не менее на многих предприятиях цикл работы с документами еще полностью не автоматизирован. Для успешной конкуренции на рынке сегодня любая компания должна внедрять в свою деятельность диджи-тал-технологии. Цифровая трансформация является глубокой реорганизацией использующихся бизнес-процессов с широким применением цифровых инструментов для их исполнения, которая приводит к существенному улучшению их характеристик (сокращению времени выполнения, исчезновению целых групп подпроцессов, сокращению ресурсов, затрачиваемых на выполнение процессов) и/или появлению принципиально новых их качеств и свойств. Применение процессного подхода для управления системой управления персоналом позволяет обеспечить высокоэффективное взаимодействие всех участников бизнес-процессов и достичь целей обеспечения предприятия своевременным и качественным человеческим ресурсом [2]. Кроме того, грамотное применение данного подхода дает возможность сократить издержки и повысить прибыль бизнеса. К входящим в «управление персоналом» подсистемам относится в том числе и ведение документации в электронном виде. Применять решения КЭДО совместно с цифровизацией кадровых процессов желательно на любом предприятии, задумывающемся о своем будущем.
Методология и результаты исследования
Для понимания предметной области прежде всего нужно начать с классификации процессов предприятия. Бизнес-процессы обычно разделяют на три категории: основные, вспомогательные и управленческие. Их классификация представлена в табл. 1.
ISSN 2Э04-120Х
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
Таблица 1
Классификация бизнес-процессов
Виды процессов Описание
Управленческие Определяют технологию управления предприятием, обеспечивают функционирование и развитие бизнеса
Основные Направлены на непосредственное удовлетворение потребностей клиентов, приносят выгоду компании в виде прибыли, репутации, опыта и получения деловых связей. Грамотная организация основных процессов позволяет добиться снижения издержек, увеличения скорости и качества выполнения работ. При их неверной или неотлаженной организации можно потерять часть заказов и клиентов
Вспомогательные Предназначены для обеспечения хорошего выполнения основных бизнес-процессов, а также получения нужного результата при экономии денежных средств
Большинство бизнес-процессов на 90% состоят из потерь и лишь на 10% из работы, добавляющей ценность [3]. Начинать повышать эффективность компании разумно с оптимизации основных процессов, которые более всего важны для клиентов. Целесообразно автоматизировать и вспомогательные бизнес-процессы, такие как прием сотрудника на работу и увольнение, оформление командировки, оформление государственных лицензий на вид деятельности и разрешений на выполнение работ, разработку типового договора, передачу электронного подлинника документа в архив и выписку электронных и бумажных копий из архива [4]. Это мотивировано тем, что от четкости и эффективности кадровых процессов зависят результаты деятельности всего предприятия, так как весь персонал компании вовлечен в документооборот.
Кадровые процессы разделяют по видам, они представлены ниже в табл. 2.
Таблица 2
Виды кадровых процессов в компании
Вид кадрового процесса Состав
Наем персонала Включает в себя создание должностных инструкций, формирование вакансий, размещение вакансий, рассмотрение резюме кандидатов и проведение собеседований
Сопровождение работы персонала Содержит подготовительную работу (тестирование и медосмотр), прием на работу (оформление и верификация документов), организацию рабочего места (ключи, допуски, подготовка техники и рабочего места), назначение куратора, обучение, мотивация и аттестация
Увольнение персонала Включает в себя доведение информации до сотрудников, оформление необходимой документации, психологическое и юридическое консультирование
Из табл. 2 можно сделать вывод, что на многих предприятиях используется большое количество самых разных процессов и подпроцессов, так или иначе связанных с кадрами и ИР. В небольших организациях зачастую дублируются функции персонала,
ISSN 2304-120X
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
отсутствует слаженное взаимодействие сотрудников друг с другом. Причинами этого могут быть несовершенство и устаревание многих бизнес-процессов, протекающих на предприятии. Эффективность работы в таком случае оставляет желать лучшего. Соответственно, необходимо спланировать и провести мероприятия по улучшению процессов с помощью специальных систем. Системы автоматизации кадрового делопроизводства дают неоспоримые преимущества компании в сравнении с конкурентами, работающими по старинке, позволяют избавить сотрудников от рутины.
Инструменты автоматизации HR:
- Системы КЭДО.
- Excel (ручная автоматизация).
- Коробочные решения и программы.
- BPM-системы.
- HRM-системы.
- Инструменты KPI, ЭДО, 1С (решение отдельных задач).
Перед кадровой службой ставятся важные цели и задачи. Отчетность в течение жизненного цикла документов должна быть в порядке, количество информации, теряющейся из-за смены кадров, должно быть по возможности сокращено [5]. Внедрение системы кадрового электронного документооборота позволит компании улучшить ситуацию, автоматизировать многие процессы. КЭДО - это способ создания, оформления, подписания и использования кадровых документов в электронном виде. В 2021 году вступили в силу 377-Ф3 и 407-ФЗ, которые сделали кадровый ЭДО на территории РФ легальным и позволили отказаться от бумажных документов в работе. Исключения составляют только акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда, сведения о трудовой деятельности СТД-Р и бумажные трудовые. Данные документы нужно дублировать на бумаге. По тем или иным причинам руководитель компании не всегда может лично подписать документы. В таком случае сотрудник фирмы может сам заключать трудовые договоры с работниками организации от имени работодателя, действуя на основании доверенности. Устав фирмы должен содержать положения, на основании которых генеральный директор может передать полномочия на заключение трудовых договоров с работниками организации. С каждым днем все больше компаний переводят кадровый документооборот в цифровой формат. Сравнение наиболее популярных на данный момент времени коммерческих КЭДО в России представлено в табл. 3.
Таблица 3
Особенности популярных систем КЭДО в России
Критерий Контур КЭДО СБИС КЭДО ИНипк СберКорус
Возможность Нет Есть Есть Нет
подписи доку-
ментов «Госклю-
чом»
Типы подписи КЭП, НЭП, ПЭП КЭП, НЭП, ПЭП НЭП, ПЭП, КЭП КЭП, НЭП
Интеграция с Есть Есть Есть Нет
«Госуслугами»
Варианты разме- Облачное и ло- Облачное и ло- Облачное и ло- Только облачное
щения кальное размеще- кальное размеще- кальное размеще- размещение
ние ние ние
Как видно из таблицы выше, каждая из систем имеет свои преимущества и недостатки. На сегодняшний момент помимо коммерческих КЭДО имеется бесплатная
ISSN 2Э04-120Х
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
ЭКД на портале «Работа в России», которая в отличие от платных систем имеет ограниченный функционал и не предоставляет возможности модификации под конкретного заказчика. Несмотря на это данная ЭКД также решает кадровые задачи и успешно применяется во многих компаниях. Прежде чем запускать КЭДО, нужно предупредить сотрудников и получить согласие от каждого. Для лучшего результата можно провести личные встречи или совещания, где будут расписаны все преимущества, которые получат работники компании от перевода документов в цифру.
Внедрение кадрового ЭДО осуществляется в несколько этапов:
1. Составление перечня кадровых документов, разграничение на обязательные и необязательные.
2. Определение документов, которые будут переведены в электронный вид.
3. Выбор оператора по электронному документообороту с учетом требований и нужд предприятия.
4. Прописывание правил создания и хранения электронных документов.
5. Обеспечение персонала электронными подписями.
6. Обучение сотрудников работе с электронным документооборотом и тестирование предоставленного сервиса.
7. Организация электронного архива.
Грамотный поэтапный переход на КЭДО позволяет улучшить качество и эффективность работы всей организации. Оптимизация и автоматизация имеющихся процессов значительно высвобождает рабочее время кадровиков, затрачиваемое на выполнение повторяющихся операций.
В качестве примера рассмотрим ситуацию, при которой в организации кадровый документооборот осуществляется в бумажном виде. Все документы преодолевают свой жизненный путь на бумажном носителе, участники процесса ставят личную рукописную подпись, папки с бумагами передаются на хранение в архивное помещение либо сейф. Руководство компании не устраивает такой подход, и оно решает перевести документооборот в электронный вид. Соответственно, кадровые бизнес-процессы претерпят изменения.
На рисунке представлена графическая диаграмма бизнес-процесса «Подписание документа», выполненная с помощью нотации БРМЫ. Данная модель служит демонстрацией совершенствования кадровых процессов предприятия. Ее суть состоит в следующем: подписант ставит цифровую подпись под документом и отправляет его другому сотруднику компании. Тот в свою очередь принимает документ с ЭЦП, и на этом процесс заканчивается. Задачи выполняются поэтапно с помощью системы КЭДО. Печатать и подписывать документы вручную нет необходимости. Получить электронную подпись можно бесплатно через «Госуслуги» и «Госключ», а также с помощью удостоверяющих центров.
Модель бизнес-процесса «Подписание документа» [6]
ISSN 2304-120X
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
Декомпозиция процессов, корректная организация межпроцессного взаимодействия, использование типовых процессов - важнейшие навыки, необходимые при проектировании бизнес-процессов компании [7]. Грамотное применение нотации БРМЫ позволяет добиться сокращения времени на выполнение операций, достижения прозрачности, высвобождения временных и финансовых ресурсов в кадровой работе.
Стоимость владения системой КЭДО на предприятии зависит от множества факторов. Организациям, собирающимся переходить на кадровый электронный документооборот, необходимо обратить внимание на то, что у вендоров разные критерии формирования конечной стоимости их продукта. В одном случае оплачивается рабочее место (сертификат), при увольнении одного сотрудника и приеме на работу нового нет необходимости платить повторно. В другом случае приобретается ЭЦП для каждого отдельно взятого сотрудника и при его замене приходится снова производить оплату. Такой вариант невыгоден при большой текучке кадров на предприятии. Помимо вышеперечисленных сценариев большой популярностью пользуется еще один. Он заключается в тарификации всего КЭДО по числу входящих и исходящих документов (их количество прямо пропорционально стоимости). На данный момент времени многие разработчики предлагают размещать систему на облачном сервере либо на собственном (сервере компании заказчика). При выборе облачной версии внедрение и обслуживание системы обойдется компании дешевле. Использование коробочной версии, с одной стороны, позволяет иметь больший контроль над системой, а с другой - заставляет самостоятельно продумывать организацию хранилища на локальных серверах и осуществлять обслуживание. Некоторые разработчики ставят ограничения на минимальное количество сотрудников компании заказчика либо минимальной стоимости для запуска проекта. Выбирая систему, необходимо оценить все аспекты, чтобы удостовериться в том, что выгоды от перехода на КЭДО перевешивают затраты.
В условиях ориентации на формирование цифрового предприятия большинству организаций необходимо пересмотреть свою информационную инфраструктуру, системы управления и коммуникации, состав документации и порядок документооборота, системы хранения документов и информации [8]. Интеграция различных программ и приложений очень важна в контексте автоматизации бизнес-процессов. Обмен данными между системами с их последующей обработкой позволяет обеспечить целостность и непрерывность кадровых процессов. Необходимо заранее продумать интеграцию платформы КЭДО с различными сервисами, использующимися на предприятии. Это позволит существенно быстрее окупить затраты в сравнении с разработкой масштабной системы с нуля.
Заключение
В ходе исследования рассмотрены популярные системы кадрового электронного документооборота, которые позволяют автоматизировать значительную часть процессов компании. Для крупных компаний с большим количеством офисов в разных городах, а также фирм, где применяется гибридный формат работы, решения такого рода являются незаменимыми. Тем не менее они не лишены недостатков. К минусам КЭДО относятся дополнительные расходы компании на внедрение и сопровождение платформы, необходимость обучения сотрудников новому решению, потребность в соблюдении критериев безопасности, надежности и качества сервиса. Для средних и крупных компаний велики риски, связанные с хищением персональной информации, внешними атаками, действиями неблагонадежных сотрудников. Закон и регулирование часто не поспевают за крупномасштабными проблемами. Предприятия должны
ISSN 2Э04-120Х
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
заранее учитывать эти моменты при цифровизации и продумать соответствующие стратегии [9].
Многие компании сегодня переходят на КЭДО, не задумываясь обо всех нюансах и подводных камнях. Предпочтительнее всего осуществлять внедрение системы с учетом встраивания в существующие процессы, заранее определив возможные узкие места. Процессный подход к организации кадровой работы позволяет эффективно ею управлять. Выделение бизнес-процессов, установление взаимосвязи и степени влияния между ними на функционирование компании, их дальнейшая автоматизация позволяют достичь поставленных целей. При внедрении КЭДО необходимо обратить внимание на системы, которые позволили б комплексно решить все задачи (автоматизировать кадровые процессы, обеспечить интеграцию с другими системами, перевести все HR-документы в цифровой вид), при этом имели бы приемлемую цену, удобный интерфейс и возможность подписания с разных типов устройств. Использование таких сервисов поможет существенно снизить финансовые и временные затраты предприятия.
На конференции «Цифровизация HR», прошедшей в марте текущего года, было сказано, что 65% компаний автоматизируют те или иные HR-процессы. Что касается электронного документооборота, то сейчас не более 10% крупных и средних компаний перешли на КЭДО, но в ближайшие годы их число должно вырасти как минимум в два раза [10]. Таким образом, в последние несколько лет на самых разных предприятиях активно проводится цифровая трансформация в кадровой сфере, в том числе благодаря сервисам КЭДО.
Ссылки на источники
1. Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособие. - Изд. 3-е, перераб. и доп. - М.: ООО «ТЕРМИКА РУ», 2017. - 7 с.
2. Павлюкевич М. Ю. Варианты использования процессного подхода для решения проблем управления персоналом // Science Time. - 2014. - № 12. - С. 382-386.
3. Лайкер Д. К. Дао Тойота: 14 принципов менеджмента ведущей компании мира / пер. с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 126 с.
4. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2008. - 52 с.
5. Саттон М. Дж. Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / пер. с англ. - М.: Азбука, 2002. - 22 с.
6. Электронная подпись: справочник кадастрового инженера. - URL: https://cadastre.ru/article/15
7. Репин В. В. Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN в Business Studio 5. Практическое руководство. - М.: Паблит, 2022. - 23 с.
8. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2023. - 22 c.
9. Ма Хуатэн, Мэн Чжаоли, Ян Дели, Ван Хуалей. Цифровая трансформация Китая. Опыт преобразования инфраструктуры национальной экономики / пер. с кит. - М.: Интеллектуальная литература, 2019. - 229 с.
10. Цифровизация HR. - С. 5. - URL: https://events.cnews.ru/articles/2023-03-24_kak_organizovat_uprav-lenie_personalom?ysclid=lgb8j8asv294252481
Petr S. Kozminykh,
Student, Vyatka State University, Kirov, Russia [email protected]
Improving the HR processes of the enterprise using HR electronic document management systems Abstract. This article discusses solutions to optimize the HR processes of the organization. It tells about the order and nuances of the transition to personnel electronic document management. The process of electronic signing of documents is examined. The purpose of the study is to assess the need for the use of personnel EDI and its impact on the computerization of processes. The author concludes that the use of the QED system can significantly improve the quality of processes related to working with personnel. Before implementing QED,
ISSN 2304-120X
ниепт
научно-методический электронный журнал
Козминых П. С. Совершенствование HR-процессов предприятия с помощью систем кадрового электронного документооборота // Научно-методический электронный журнал «Концепт». - 2023. - № 05 (май). - 0,5 п. л. -URL: h ttp://e-koncept.ru/2023/233002. htm.
you should first make a comparative analysis of the services available on the market and only then choose the
most suitable option.
Key words: business process optimization, engineering, digital transformation, personnel electronic document
management, automation.
References
1. Kuznecov, S. L. (2017). Sovremennye tekhnologii dokumentacionnogo obespecheniya upravleniya: ucheb. posobie, Izd. 3-e, pererab. i dop, OOO "TERMIKA RU", Moscow, 7 p. (in Russian).
2. Pavlyukevich, M. Yu. (2014). "Varianty ispol'zovaniya processnogo podhoda dlya resheniya problem up-rav-leniya personal", Science Time, , № 12, pp. 382-386 (in Russian).
3. Lajker, D. K. (2005). Dao Tojota: 14 principov menedzhmenta vedushchej kompanii mira, per. s angl., Al'pina Biznes Buks, Moscow, 126 p. (in Russian).
4. Romanov, D. A., Il'ina, T. N., & Loginova, A. Yu. (2008). Pravda ob elektronnom dokumentooborote, DMK Press, Moscow, 52 p. (in Russian).
5. Satton, M. Dzh. D. (2002). Korporativnyj dokumentooborot. Principy, tekhnologii, metodologiya vnedreniya, per. s angl., Azbuka, Moscow, 22 p. (in Russian).
6. Elektronnaya podpis': spravochnik kadastrovogo inzhenera. Available at: https://cadastre.ru/article/15 (in Russian).
7. Repin, V. V. (2022). Modelirovanie biznes-processov v notacii BPMN v Business Studio 5. Prakticheskoe rukovodstvo, Pablit, Moscow, 23 p. (in Russian).
8. Bobyleva, M. P. (2023). Upravlencheskij dokumentooborot: otbumazhnogo k elektronnomu. Voprosy teo-riiipraktiki, 3-e izd., pererab. i dop., OOO "TERMIKA RU", Moscow, 22 p. (in Russian).
9. Ma Huaten, Men Chzhaoli, Yan Deli, & Van Hualej. (2019). Cifrovaya transformaciya Kitaya. Opyt preobrazovaniya infrastruktury nacional'noj ekonomiki, per. s kit., Intellektual'naya literatura, Moscow, 229 p. (in Russian).
10. Cifrovizaciya HR, p. 5. Available at: https://events.cnews.ru/articles/2023-03-24_kak_organizovat_uprav-lenie_personalom?ysclid=lgb8j8asv294252481 (in Russian).
Рекомендовано к публикации:
Утёмовым В. В., кандидатом педагогических наук; Горевым П. М., кандидатом педагогических наук, главным редактором журнала «Концепт»
Поступила в редакцию Received 03.04.23 Получена положительная рецензия Received a positive review 25.04.23
Принята к публикации Accepted for publication 25.04.23 Опубликована Published 31.05.23
Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0) © Концепт, научно-методический электронный журнал, 2023 © Козминых П. С., 2023
5779343120274
