CC BY
31
ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
С.В. Куликова, магистрант
Н.В. Репецкая, канд. экон. наук, доцент
Обнинский институт атомной энергетики - филиал Национального исследовательского ядерного университета «МИФИ» (Россия, г. Обнинск)
DOI:10.24412/2411-0450-2023-10-2-31-36
Аннотация. В данной статье рассматривается необходимость внедрения кадрового электронного документооборота в деятельность организаций в России. Обоснована необходимость внедрения на основании статистики по удаленной работе в Российской Федерации и определены необходимые поправки в Трудовой Кодекс Российской Федерации на основании проблем, которые присутствуют на данный момент в регулировании процесса ведения кадрового электронного документооборота на предприятиях.
Ключевые слова: электронная подпись, электронный документооборот, кадровый электронный документооборота.
Актуальность темы исследования заключается в том, что позволяет найти перспективы работы с ЭП и кадровым электронным документооборот, а также обосновать необходимость развития.
Целями исследования являются:
- изучение текущей ситуации в сферах ЭП и КЭДО;
- предложение путей развития в сфере КЭДО.
21 век - это век информационных технологий. Все больше сфер автоматизируется. Обмен бумажными документами уходит в прошлое.
Сегодня важно, чтобы у любой организации был эффективный документооборот, который способствует ускорению производственных процессов. Особенно важно это для кадровых служб, которые занимаются оформлением и ведением документов о сотрудниках. Эффективный документооборот в кадровой службе позволяет значительно упростить и ускорить процедуры, связанные с приемом новых сотрудников, увольнением, изменением условий работы и другими аспектами управления персоналом. Он предоставляет возможность централизованного хранения и обработки информации, что улучшает доступность и надежность данных. Одним из ключевых элементов эффективного документооборота является использование
электронных систем управления документами. Такие системы позволяют автоматизировать процессы создания, отправки, редактирования и хранения документов. Они также обеспечивают возможность контроля за выполнением задач и сроками их выполнения. Кроме того, электронный документооборот позволяет значительно сократить затраты на печать, хранение и передачу бумажных документов. Он способствует экономии времени и ресурсов, а также снижает вероятность ошибок и потери информации. Современные системы документооборота также предлагают функции автоматического уведомления о необходимости выполнения определенных действий или предоставления документов. Это позволяет упростить и ускорить взаимодействие между различными отделами и сотрудниками организации. Кроме того, эффективный документооборот может быть связан с другими системами управления, такими как системы учета рабочего времени или системы управления проектами. Это позволяет более гибко и эффективно управлять всеми аспектами работы организации. Важно отметить, что эффективный документооборот требует хорошей организации и структурирования документов. Необходимо определить четкие правила и процедуры для работы с документами, а также обеспечить их соблюдение
всеми сотрудниками организации. В итоге эффективный документооборот в кадровой службе является неотъемлемой частью эффективного управления персоналом. Он помогает сократить временные затраты и упростить процессы, связанные с управлением кадрами. Поэтому внедрение современных систем управления документами становится все более актуальным и необходимым для организаций.
Корректное и эффективное управление кадровым документооборотом является ключевым фактором для установления правильных отношений с сотрудниками и предотвращения рисков, связанных с разрешением трудовых споров. Более того, кадровые документы подлежат проверке трудовой инспекцией, полицией, Пенсионным фондом и другими организациями, и могут быть запрошены в рамках таких проверок. Правильное ведение кадрового документооборота требует соблюдения определенных правил и процедур. Важно правильно оформлять и хранить документы, включая трудовые договоры, приказы о приеме на работу, трудовые книжки, отчеты о рабочем времени и другие связанные сотрудничеством документы. Это позволяет обеспечить прозрачность и документальное подтверждение всех этапов трудовых отношений. Кроме того, кадровые документы могут содержать важную информацию о сотрудниках, такую как их личные данные, квалификация, опыт работы, результаты оценки производительности и другие сведения. Эти данные могут быть использованы для принятия решений о повышении, назначении на должность,
обучении и развитии персонала, а также для оценки общей эффективности работы организации. Правильное ведение кадрового документооборота также помогает предотвратить возможные нарушения законодательства в области трудовых отношений. Соблюдение требований к оформлению документов и соблюдение процедур при приеме и увольнении сотрудников помогает избежать штрафов и судебных разбирательств. Более того, кадровые документы могут быть полезны при управлении персоналом и планировании ресурсов. Анализ данных, содержащихся в этих документах, может помочь определить потребности в персонале, выявить тренды и прогнозировать изменения в составе сотрудников. Это позволяет принимать обоснованные решения по найму, увольнению и развитию персонала. Таким образом, правильное ведение кадрового документооборота является неотъемлемой частью эффективного управления персоналом и обеспечивает соблюдение законодательства, поддерживает прозрачность и документальное подтверждение всех трудовых отношений, а также предоставляет ценную информацию для принятия управленческих решений.
Однако сейчас кадровый документооборот в Российской Федерации имеет большое количество недочётов. Многие российских компании считают, что кадровые документы не так важны.
На рисунке 1 показан рост объема российского рынка СЭД в период с 2018 по 2022 года.
Рис. 1. Объем российского рынка СЭД, млн руб. [12]
Прирост за 2019 год составляет 8%, за 2020 - 11,5%, за 2021 - 10%, за 2022 -10%. Наибольший прирост был 2020 году, так как в том году был период коронави-русной инфекции и дистанционной работы. Далее прирост уменьшился на 1%, но последние два года ежегодный прирост составляет стабильно 10%.
Внедрение электронного документооборота в России сталкивается с определенными проблемами. Одной из них является нежелание сотрудников переобучаться и привыкать к новому способу ведения документов в электронном формате. Большинство сотрудников привыкли к традиционному бумажному документообороту, и им трудно принять новшество.
Второй проблемой является беспокойство о безопасности системы электронного документооборота. Сотрудники опасаются возможных нарушений безопасности и утечки конфиденциальной информации. Это сдерживает их от полного доверия к электронному документообороту.
В результате такого неприятия электронного документооборота, в большинстве российских компаний процесс документооборота либо не автоматизирован, либо автоматизирован лишь частично. Это приводит к дублированию документов и необходимости вести их как на бумаге, так и в электронной форме одновременно.
Во многих странах же двигателем на рынке электронного документооборота является само государство, что способствует более активному его внедрению и экономии бюджета. Например, Дания, которая имеет достаточный опыт в реализации электронного документооборота, экономит около 100 млн евро в год. А Греция, Португалия и Испания отказались от бумажного документооборота не только в целях экономии затрат, но и для ускорения оборачиваемости денежных потоков.
Большинство европейских стран придерживается целенаправленной политики вовлечения компаний в процесс электронного документооборота. И это неудивительно. Обязательное внедрение ЭДО в этих странах является исполнением законодательных инициатив. Например, в Австрии в случае неиспользования электронных документов государство взимает специальный сбор. С 2011 года ввели обязательный электронный документооборот Корея, Чили, Мексика, Бразилия. Во многих странах отказ выпустить электронный счет-фактуру приведет к штрафным санкциям [7].
На данный момент удаленная работа становится все востребованнее среди населения Российской Федерации.
На рисунке 2 показана статистика по количеству работающего удаленно населения.
Россия Москва и МО
I 2019 год ■ 2020 год ■ 2021 год ■ 2022 год
Рис. 2. Статистика по количеству людей, работающих дистанционно
По данным рисунка можно сделать вывод, что период 2020 года, когда был период изоляции, послужил стартом для внедрения удаленной работы в жизнь россиян в масштабах страны, так как в Москве и Московской области и в 2019
году процент сотрудников работающих дистанционно был выше, чем в 2022 году в масштабах страны.
На рисунке 3 показана статистика по количеству вакансий с форматом дистанционной работы.
800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 о
672000
420000
71 969
16552
В России
■ 2019 год ■ 2020 год ■ 2021 год ■ 2022 год
Рис. 3. Количество вакансий по дистанционной работе
На основании рисунка 3 можно сделать выводы, что количество работодателей, которые готовы нанимать работников в дистанционном формате работы растет быстрыми темпами. С 2019 года количество вакансий в 2020 году увеличилось почти в 4,5 раза, с 2020 года в 2021 году -почти в 6 раз, с 2021 года в 2022 году - в 1,6 раз.
Изучение представленных данных позволяет сделать вывод о возрастающей привлекательности удаленного формата работы как для работников, так и для работодателей. В связи с этим становится актуальным внедрение кадрового электронного делопроизводства (КЭДО).
Процесс перехода на электронное кадровое делопроизводство включает два основных этапа: введение электронных трудовых книжек и введение кадрового электронного документооборота. Первый этап регулируется федеральным законом от 16.12.2019 № 439-Ф3 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Второй этап подкреплен федеральным законом от 22.11.2021 № 377-Ф3 «О вне-
сении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации».
Однако данные два закона не дополняют друг друга, так как большинство трудовых книжек уже ведутся в электронном виде, но сведения вносятся на основании бумажных кадровых приказов. Более целесообразно было бы принять общий акт, который бы предусматривал ведение электронной трудовой книжки на основе электронных кадровых документов.
Согласно закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ, работодатель и работник обязаны использовать усиленную электронную цифровую подпись (ЭЦП). Однако вопрос о том, кто должен приобретать подпись -сотрудник или работодатель, не регулируется законом. Юридическое лицо может получить электронную подпись только в налоговой, в то время как работник может обратиться в удостоверяющий центр, так как налоговая не выдает усиленные подписи физическим лицам. Это создает дополнительные расходы либо для работника, либо для работодателя.
В настоящее время в законодательстве по кадровому электронному документообороту существуют три проблемы - правовая, экономическая и социальная. Пра-
вовая проблема состоит в противоречии законы и упростить электронный докумен-между необходимостью заполнять элек- тооборот. Поправки также позволят запол-тронную трудовую книжку на основе бу- нять электронную трудовую книжку на мажных кадровых документов. Социаль- основе электронных документов, а бумажная проблема связана с трудностью пере- ную - на основе бумажных или электрон-хода на электронную трудовую книжку ных. На начальных этапах внедрения кад-для людей, уже устроенных на работу до рового электронного документооборота 2021 года. Экономическая проблема за- следует разрешить работникам подписы-ключается в необходимости увеличения вать документы обычной электронной финансовых расходов на приобретение подписью, чтобы избежать финансовых ЭЦП для работника со стороны работода- затрат и смягчить реакцию населения на теля или самого работника. изменения в работе с кадровыми докумен-
Эти проблемы могут быть решены пу- тами. Все эти изменения способствуют тем внесения поправок в Трудовой кодекс ускорению перехода на кадровый элек-Российской Федерации, которые позволят тронный документооборот и электронные объединить ранее введенные федеральные трудовые книжки.
Библиографический список
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».
4. Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-Ф3 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
5. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-Ф3 «Об электронной подписи» (ред. от 11.06.2021) / Информационно-справочная система «Консультант-Плюс».
6. Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» от 22.11.2021 N 377-Ф3.
7. Зарубежный опыт. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://edotpp.ru/edo/experiance (дата посещения - 03.06.2023).
8. Неформальная занятость в России упала до минимума за 11 лет. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.forbes.ru/biznes/486775-neformal-naa-zanatost-v-rossii-upala-do-minimuma-za-11-let (дата посещения - 27.09.2023).
9. Почти 2 млн россиян перешли на электронные трудовые книжки с начала года. -[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://sfr.gov.ru/press_center~2022/09/15/239274 (дата посещения - 24.09.2023).
10. Пятнадцать миллионов россиян используют электронную подпись. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.if24.ru/pyatnadtsat-millionov-rossiyan-ispolzuyut-elektronnuyu-podpis/ (дата посещения - 27.09.2023).
11. Рейтинг сервисов для КЭДО на 2023 год. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.garant.ru/1c-wiseadvice/guide/rejting-obzor-servisov-dlya-kedo/ (дата посещения - 05.10.2023).
12. СЭД (рынок России). - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.tadviser.ru/index.php/Статья:СЭД_(рынок_России) (дата посещения -30.06.2023).
13. Эксперты зафиксировали самый высокий уровень удаленки с мая 2020 года. -[Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.rbc.ru/business/08/02/2022/620169fc9a794727f653e509 (дата посещения -27.09.2023).
PROSPECTS FOR THE DEVELOPMENT OF DOCUMENT MANAGEMENT
STAFFING
S.V. Kulikova, Graduate Student
N.V. Repetskaya, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor
Obninsk Institute for Nuclear Power Engineering - branch of the National Research Nuclear University "MEPhI" (Russia, Obninsk)
Abstract. This article discusses the need to introduce personnel electronic document management into the activities of organizations in Russia. The need for implementation is substantiated based on statistics on remote work in the Russian Federation and the necessary amendments to the Labor Code of the Russian Federation are identified based on the problems that are currently present in regulating the process of conducting personnel electronic document management at enterprises.
Keywords: electronic signature, electronic document management, personnel electronic document management.
