CC BY
40
Банковский сектор
1 (25) - 2010
переход банка россии
на электронный документооборот при расчете с населением
и. Ф. СКЛЯРОВА,
кандидат экономических наук, доцент, заведующая кафедрой «Бухгалтерский учет и аудит»
E-mail: irinaf-mei@mail. ru в. в. склЯровА,
аспирант, преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет и аудит»
E-mail: s. valeriya@mail. ru Московский экономический институт
Еще не так давно для совершения операции между банком и его клиентом нужно было составить документы, подписать их у руководителя и главного бухгалтера, поставить печать, отвезти в банк, а в случае ошибки переделать все снова. В наши дни появилась система «Клиент — Сбербанк» (здесь и далее под этим словом имеется в виду Сбербанк России), и все больше организаций переходит на электронный документооборот.
В работе рассмотрены положительные и отрицательные стороны электронной передачи данных, сделаны выводы о том, какие последствия несут соответствующие изменения.
Ключевые слова: банковский, деятельность, электронный, документооборот, развитие, экономика.
Чтобы разобраться с поставленной проблемой, нужно сначала понять, что такое электронный документооборот и как он работает.
«Клиент — Сбербанк» — это программно-аппаратный комплекс для организации обмена с банком документами в электронном виде. Это значит, что на компьютер в организации устанавливается соответствующая программа и небольшое устройство для считывания электронно-цифровой подписи. Сама электронно-цифровая подпись (ЭЦП) записывается на специальный носитель «Touch Memory». В соответствии с законодательством РФ электронные документы, подписанные ЭЦП, имеют юридическую силу.
Обмен файлами с банком может производиться как через модемное соединение, так и через сеть Интернет. Защита передаваемых данных от
несанкционированного доступа и искажения достигается использованием сертифицированных криптографических алгоритмов. Соответственно, чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо иметь компьютер, модем либо доступ к сети Интернет и принтер.
Специфика применения системы «Клиент — Сбербанк» для упрощения документооборота между физическими и юридическими лицами представлена на рисунке.
Выгоды от использования системы «Клиент — Сбербанк»:
1) экономия времени;
2) экономия материальных ресурсов;
3) экономия на оплате услуг банка;
4) значительное увеличение скорости прохождения платежей;
5) расширение операционного времени приема и исполнения платежей;
6) качественное улучшение контроля над ошибками;
7) полная информация о состоянии счета в любой момент времени.
Рассмотрим недостатки использования электронного документооборота.
1. Особое внимание уделим передаче от банка клиенту расшифровок принятых платежей физических лиц в его пользу. На взгляд авторов, здесь присутствует ряд недостатков. Например, какое-либо физическое лицо заключило договор с юридическим лицом и хочет внести оплату (скажем, оплату за обучение в институте), но вместо лица, заключив-
1(25) - 2010
Банковский сектор
Безналичные расчеты по системе «Клиент -Сбербанк»
Использование системы «Клиент - Сбербанк» юридическими лицами
Передача в банк списков на зачисление заработной платы в электронном
виде, расшифровок принятых платежей физ. лиц в пользу клиентов
Передача от банка клиенту расшифровок принятых платежей физических лиц в его пользу
N
Информирование
об операциях по счетам клиента в различных подразделениях Сбербанка по системе «Клиент-Сбербанк»
/--"Ч
' Информирование
об операциях, совершенных по счетам третьих лиц по системе «Клиент -Сбербанк»
Специфика применения системы «Клиент — Сбербанк»
шего договор, оплату производит аффилированное лицо, в квитанции же пишет Ф. и. О. того, за кого производит оплату. Раньше банк пересылал эти квитанции юридическому лицу, и все было ясно. Сейчас же банку все равно, что написано на квитанции, операционисты вводят фамилию того, чей паспорт предоставляется в сберкассе. из-за этих нововведений в контрагентах юридических лиц происходит путаница, появляется много лишней работы для бухгалтеров, у самой организации появляется ряд должников и неопознанных контрагентов.
2. для использования электронного документооборота нужен компьютер, а с ним, как и с любой техникой, происходят неполадки, из-за этого платежные поручения и выписки могут не доставляться вовремя, а работники банка — неверно расшифровывать фамилию или забывать вписать ее.
3. Банки взимают плату (часто не маленькую) за пользование такой системой. Каждой год нужно переподписывать ключи подписи, что создает временное затруднение в работе системы с точки зрения эффективности и оперативности полученной информации.
Вопрос об оплате студентов за образовательные услуги через Сбербанк России на данный момент требует более детального рассмотрения.
Практически все образовательные учреждения предоставляют услуги на платной основе, поэтому вопрос получения достоверной информации об оплате и быстрого поступления денежных средств в безналичной форме от физического лица (учащийся, слушатель, студент, аспирант и пр.) является актуальным и важным.
Если своевременно не поступает оплата от обучающегося, у него возникает задолженность перед учреждением, которая в соответствии с договором на обучение может привести к отрицательным последствиям: недопуск к очередной сессии, пополнение списка должников, подготовка уведомления об отчислении, появление проекта приказа на отчисление, недопуск к дипломному проектированию и, наконец, проблемы с выдачей диплома.
При оплате образовательных услуг через кассы Сбербанка России до недавнего времени практиковалась такая методика:
1) плательщик заполнял квитанцию на оплату за образовательные услуги в двух экземплярах;
2) оплачивал квитанцию с учетом 3 %-ной надбавки в пользу Сбербанка России. Одну часть (извещение) забирал Сбербанк и направлял в адрес получателя, другая (квитанция) оставалась у плательщика;
3) Сбербанк зачислял на указанный в квитанции счет образовательного учреждения сумму без учета 3 %-ной надбавки посредством отражения в выписке полученного платежного поручения, в котором плательщиком выступало либо физическое лицо, указанное в квитанции, либо другие физические лица;
4) впоследствии все платежи от физических лиц расшифровывались путем получения от Сбербанка первичных документов, т. е. извещений (верхняя часть квитанции), которые соответствовали квитанциям, остающимся у физических лиц.
Наличие заполненной плательщиком квитанции, в которой указывался номер договора, адрес,
Банковский сектор
1 (25) - 2010
имя обучающегося и др. реквизиты, при оплате третьими лицами позволяло идентифицировать более правильно адресата поступивших средств.
Однако описанная схема имела недостатки бумажного документооборота:
• трудоемкость процесса поступления квитанции до плательщика;
• возможная потеря документа на пути следования от сберкассы до получателя;
• трудности отслеживания движения документа;
• сложность организации эффективного контроля за прохождением документа;
• длительность сроков поступления документа (иногда до месяца);
• сложность организации документооборота, когда бухгалтерской службе получателя средств приходится постоянно возвращаться к предыдущим выпискам для внесения данных с расшифровкой плательщика, полученных с опозданием в несколько дней или недель. Для образовательных учреждений, где количество документов, связанных с оплатой физическими лицами, велико, становится важной задача автоматизации документооборота с целью устранения перечисленных недостатков.
В настоящее время сберкассы, отделения, филиалы, пункты приема платежей Сбербанка России при расчетах с физическими лицами переходят на электронный документооборот. Теперь при оплате
1) плательщик заполняет квитанцию на оплату за образовательные услуги в двух экземплярах, как и раньше;
2) извещение (верхняя часть квитанции) уже не принимается;
3) на основании паспорта плательщика Сбербанк в электронном виде заполняет реквизиты плательщика, сумму и т. д. и выдает ему счет об оплате;
4) Сбербанк зачисляет на указанный счет образовательного учреждения оплаченную сумму без учета 3 %-ной надбавки посредством отражения в выписке полученного платежного поручения, где плательщиком выступает непосредственно физическое лицо, производившее оплату.
Безусловно, внедрение системы электронного документооборота ведет не только к экономическим плюсам, но и к повышению скорости передачи информации:
• процесс передачи документа становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;
• время на передачу документа от плательщика до получателя сокращается;
• экономятся расходные материалы;
• сокращается трудоемкость движения первичного документа (извещение) до получателя;
• организуется единое корпоративное информационное пространство. Информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не на компьютерах сотрудников. Одновременно при такой системе в работе
служб образовательных учреждений, принимающих безналичные платежи за обучение, помимо указанных выше плюсов, появились существенные минусы, связанные с ситуацией, когда обучающегося невозможно идентифицировать по различным причинам:
— за обучение платят родственники;
— изменилась фамилия самого обучающегося;
— работники Сбербанка при вводе фамилии допустили ошибку.
Так как Сбербанк уже не принимает верхнюю часть квитанции и, соответственно, она не поступает к получателю платежа, то определить, чьи денежные средства за обучение поступили посредством изучения дополнительной информации на квитанции стало невозможным.
В этой связи можно предложить следующие действия:
— на сайте образовательного учреждения выложить пожелание платить обучающимся непосредственно самим;
— при оплате за обучение третьими лицами можно воспользоваться паспортом обучающегося;
— попросить сотрудника Сбербанка указать, за кого производится оплата непосредственно в назначении платежа того платежного поручения, по которому зачисляется сумма платежа на расчетный счет образовательного учреждения;
— сделать возможным при указании плательщика (наличие паспорта) смотреть в квитанцию и сохранять всю информацию, указанную плательщиком при заполнении данной квитанции (т. е. если Сидоров А. В. со своим паспортом пришел платить за сына Дениса Сидорова и в квитанции по строке «плательщик» указал «Сидоров А. В. — за сына Дениса», то в платежном поручении получателя должна быть сохранена именно такая формулировка);
— сотрудникам Сбербанка повысить ответственность и проявлять чуткость при работе с населением (ошибка в одной букве может привести к потере нервов, времени обучающегося). Сбербанк
1(25) - 2010
Банковский сектор
за свои услуги берет 3 % от суммы платежа, а это немало, учитывая, что многие коммерческие банки принимают оплату за обучение за более низкий процент или даже бесплатно на договорных условиях с образовательным учреждением;
— плательщикам внимательно проверять правильность переданной и отраженной в чеке информации;
— предусмотреть штрафные санкции, рекламации в адрес Сбербанка, если допущенные его сотрудниками ошибки при работе с физическими лицами повлекли отрицательные последствия для плательщика.
В целом электронный документооборот во взаимоотношениях физического лица, которое платит за свое обучение, с точками приема платежей Сбербанка России — это шаг вперед, можно уже переходить к заполнению квитанции одноразово (без верхней части — извещения), но при этом необходимо повысить контроль со стороны как плательщика, так и сотрудников, принимающих платежи, которые должны понимать, что сформированное ими платежное поручение является по
сути единственным документом для образовательного учреждения, из которого берется информация об оплате за обучение.
Из всего сказанного можно сделать вывод, что электронный документооборот, как и любое нововведение, имеет свои достоинства и недостатки. На наш взгляд, достоинств значительно больше, особенно впечатляет экономия времени. Но и о недостатках не следует забывать. Их можно исправить, но до сих пор не понятно, почему банковские служащие не подходят к вопросу с платежами от физических лиц в адрес юридических более внимательно.
Список литературы
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая): Федеральный закон от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 17.07.2009). Глава 48. Страхование.
2. О банках и банковской деятельности: Федеральный закон от 02.12.1990 № 395-1 (ред. от 28.04.2009) .
3. Об организации страхового дела в Российской Федерации: Закон РФ от 27.11.1992 № 4015-1 (ред. от 29.11.2007 № 287-ФЗ).
