CC BY
79
------------------------------- © О.М. Янбулатова, С.А. Гордиенко,
А.Э. Энис, Т.Г. Кирса, 2007
УДК 622.333
О.М. Янбулатова, С.А. Гордиенко, А.Э. Энис,
Т.Г. Кирса
ОЖИДАЕМЫЙ ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СУП В ОАО ХК «ЯКУТУГОЛЬ»
!ТЛонечно, ОАО ХК «Якутуголь» нуждается в бизнес-XV процессах, оптимально организованных для выживания в условиях глобальной конкуренции и динамичной бизнес-среды.
Еще более для нашего предприятия важна способность быстро и решительно реагировать на изменения окружающей среды. Для этого компании необходимо иметь единый фундамент, обеспечивающий целенаправленное движение. Таким фундаментом являются стратегические цели компании.
Применение в ОАО ХК «Якутуголь» формализованных методов управления проектами позволит более обоснованно определять цели инвестиций и оптимально планировать инвестиционную деятельность, более полно учитывать проектные риски, оптимизировать использование имеющихся ресурсов и избегать конфликтных ситуаций, контролировать исполнение составленного плана, анализировать фактические показатели и вносить своевременную коррекцию в ход работ, накапливать, анализировать и использовать в дальнейшем опыт реализованных проектов.
Таким образом, система управления проектами станет одной из важнейших компонент всей системы управления ОАО ХК «Якутуголь для достижения стратегических целей угледобывающего Холдинга.
Внедрение единой системы планирования и управления проектами поможет существенно повысить эффективность реализации проектов Холдинга «Якутуголь».
Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:
• возможность регламентирования процедур управление проектами;
• определение и анализ эффективности инвестиций;
• использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;
• централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
• возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
• обеспечение структуры контроля выполнения работ проектов;
• учет и управление рисками проектов;
• обеспечение контроля качества работ;
• управление и контроль поставок и контрактов при обеспечении проектной деятельности;
• определение информационных потоков проектной деятельности;
• возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;
• поддержка использования архива проектов и накопления знаний.
Эффективность использования ИСУП зависит от многих факторов. Необходимо будет уделить особое внимание процессам разработки, пилотного запуска, испытания СУП в ОАО ХК «Якутуголь» и лишь после оценки эффективности системы проводить масштабирование решения.
Эффективность системы управления проектами в ОАО ХК «Якутуголь», как и в любой другой компании, определяется совокупностью расходов и выгод, которые принесет такая система.
Три основных параметра, которые позволяют оптимизировать использование проектного менеджмента, — это время, стоимость и качество работы.
Следовательно, в компании, не использующей методы проектного управления при внедрении инноваций, что и происходит в
данный момент на нашем предприятии, присутствуют потери трех видов: — от затягивания сроков внедрения инноваций; - от превышения бюджетов в силу некачественного планирования либо от ошибочного выполнения ненужных действий; — от некачественного выполнения работ и необходимости их переделки.
В принципе, в денежном выражении сокращение сроков реализации проектов можно бы было оценить достаточно легко с помощью статистики по уже реализованным проектам до и после внедрения системы управления.
К сожалению, данный метод для нашего предприятия не подходит. Как уже говорилось ранее, ОАО ХК «Якутуголь» не имеет обширной статистики по уже реализованным проектам, в связи с тем, что для нашего предприятия это практически абсолютно новый вид деятельности.
В данной ситуации, мы можем использовать для ОАО ХК «Якутуголь» только данные мирового и российского опыта внедрения на предприятиях системы управления проектами.
Крупномасштабных оценок эффективности использования ИСУП в российских компаниях не проводилось, так как число компаний, эффективно использующих подобные полнофункциональные системы не много.
В США и европейских странах проводятся исследования подобного уровня. Один из обзоров был проведен Институтом управления проектами США (РМІ) и включает данные, полученные более чем от 100 североамериканских компаний и профессионалов в области управления проектами.
На рис. 1. представлены результаты опроса по уровню эффективности использования ИСУП на базе методологии управления проектами РМВоК института РМІ.
По результатам обзора были получены следующие результаты
- большинство специалистов в области управления проектами и представителей компаний различных отраслей США сошлись во мнении, что прирост эффективности составляет при использовании ИСУП порядка 21 % по отношению к показателям компаний, не использующих подобную систему для ведения проектной деятельности.
В табл. 1. представлены средние оценки прироста эффективности после внедрения ИСУП по разным областям УП.
Согласно исследованиям проведенным Сenter for Business Practices Средний показатель возврата инвестиций (ROI) на обучение и внедрение системы управления проектами на предприятии, согласно стандарту, оценивается в 27,9 %.
Исследование также показало, что внедрение методов управления проектов улучшило 20 исследуемых показателей эффективности управления проектами в компании в среднем
Рис. 1. Диаграмма эффективности внедрения ИСУП
на 21 %. Самые значительные положительные сдвиги были достигнуты в оценках сроков реализации проектов, соответствии проектов стратегическим планам компании, минимизации расходов, повышении продуктивности и качества реализации проектов.
В исследовании PM Solutions, приведены данные о 65 крупных международных компаниях, 16 % которых приходится на ИТ, 14 % - на производство, 27 % - на науку и технику, 9 % - на финансы и страхование.
Все респонденты отметили, что внедрение методов управления проектами принесло положительный эффект в работе компаний. В частности, 69 % компаний одновременно внедряют две и более инициатив в области управления проектами.
Причем, на отсутствие эффекта от внедрения СУП не пожаловался ни один из опрошенных респондентов (рис. 2).
По данным российских исследований, ошибки связанные с недооценкой будущих расходов, прямых потерь, и увеличение фак-
Эффективность внедрения ИСУП
Низкий уровень эффективности
Не эффективно
1%
Очень эфф
38%
тических сроков исполнения проектов «стоят» предприятиям порядка 20 % от фактически понесенных расходов.
Следовательно, на любом проекте, используя методы проектного менеджмента в купе с программным обеспечением, ОАО ХК «Якутуголь» может экономить около одной пятой части от всех средств, потраченных на реализацию проекта.
Таблица 1
Анализ прироста эффективности
Управление предметной областью Интеграция проектной деятельности в общую деятельность компании 25,0%
Актуализация целей проектов 20,4%
Управление расписа- Управление расписаниями проектов 27,5%
ниями Прогнозирование расписаний 30,0%
Управление бюджетом проектов 20,0%
Управление стоимо- Рост продаж 34,2%
стью Возврат инвестиций (Return on Investment) 25,4%
Сокращение времени выхода на рынок 21.5%
Управление ресурсами проекта 25,0%
Управление ресурсами Эффективность использования ресурсов 26,0%
Продуктивность работы персонала 15,1%
Управление рисками проектов Управление рисками 19,0%
Работа с заказчиками и поставщиками Информированность заказчиков 32,5%
Вовлечение заказчика 44,4%
Управление поставками 20,0%
Давайте еще раз вернемся к рассмотренному в данной работе ранее инвестиционному проекту «Увеличение добычи коксующихся углей на разрезе «Нерюнгринский», где вместо запланированных 75 млн. дол. США , фактические расходы на данный момент уже составили сумму более 107 млн.дол.США.
Возможная экономия по проекту = Фактические расходы х 20 %
Возможная экономия = 107 млн.дол.США х 20 % = 21,4 млн.дол.США.
Следовательно, только во время реализации этого проекта, принимая в расчет данные российской и зарубежной статистики, ОАО ХК «Якутуголь» смог бы сэкономить более 20 млн.дол.США, что с лихвой окупило бы затраты на приобретение и внедрение любой системы программного обеспечения.
0%
Насколько эффективно внедрение инициатив в области управления проектами в Вашей компании?
пОчень эффектаено ^Эффективно
□ Умеренно эффективно
□ Малый эффект □Нет эффекта
Процент компаний, внедряющих инициативы в управлении проектами.
Рис. 2. Эффект от внедрения СУП
Для того, что бы успевать за изменениями в бизнес-среде и воплощать в жизнь свои амбициозные стратегические цели, ОАО ХК «Якутуголь» должно успешно реализовывать все свои перспективные проекты.
Без успешной реализации стратегических проектов наше предприятие не способно развиваться дальше. А что бы проекты стали успешными, ими необходимо эффективно управлять.
Таким эффективным инструментом является проектный менеджмент в купе с разработанной методологией управления проектами и программным обеспечением.
Мы считаем, что для решения проблем и вопросов нашего предприятия, связанных с реализацией стратегических и любых других проектов необходимо внедрение системы управления проектами.
Внедрение системы управления проектами в ОАО ХК «Якутуголь» должно проводиться поэтапно и быть тщательно спланировано.
Первым шагом на пути внедрения СУП на нашем предприятии должен стать запуск «пилотного» проекта на основе предложенной методологии и имеющейся в наличии демо-версии Microsoft Project 2003. В-первую очередь необходимо «обкатать» на одном проекте схему работы и по результатам реализации сделать выводы о необходимости, или отсутствия таковой, более масштабного внедрения всей системы по управлению проектами.
Наша проектная команда предполагает, что результат будет положительным, а выгоды от использования проектного менеджмента очевидными. Делая такие предположения, мы основываем свое мнение не только на опыте зарубежных и российских предприятий, но и на достаточно простой и понятной схеме использования проектного менеджмента.
Внедрение системы проектного менеджмента в ОАО ХК «Якутуголь» позволит решить проблемы нашего предприятия, связанные с реализацией проектов и сделает их успешными. То есть фактические график исполнения, затраты проекта и качество работ будут соответствовать утвержденным в плане, а руководство ОАО ХК «Якутуголь» всегда будет в курсе того, что происходит и кто за что конкретно отвечает, что позволит своевременно принимать правильные управленческие решения. Кроме того, внедрение СУП станет существенным конкурентным преимуществом предприятия на рынке угледобывающих компаний, как в России, так и за рубежом.
В дальнейшем, для управления портфелем проектов на нашем предприятии возникает необходимость организации проектного офиса ОАО ХК «Якутуголь», что будет являться сле-
дующим шагом внедрения комплексной системы управления проектами.
Для сопоставления и отбора проектов с точки зрения соответствия стратегическим планам развития предприятия, возможно, будет необходим стратегический отдел, или комитет по стратегии.
Далее, при накоплении информации по реализации проектов и отработке схем управления ими, предлагаем разработать корпоративный стандарт по управлению проектами (КСУП) ОАО ХК «Якутуголь», в котором будет необходимо систематизировать и описать схему управления проектами, принципы ее построения, основные элементы, а так же подход к управлению проектами, принятый в компании.
Таким образом, система управления проектами станет для ОАО ХК «Якутуголь» одной из важнейших компонент всей системы управления угледобывающим Холдингом, и мы считаем, что она станет незаменимым помощником настоящим и будущим проектным менеджерам нашего предприятия.
— Коротко об авторах ----------------------------------------------
Янбулатова О.М. - начальник отдела по инвестициям, ОАО ХК «Якутуголь»;
Гордиенко С.А. - гл. специалист, ОАО ХК «Якутуголь»;
Энис А.Э. - гл. бухгалтер филиала ОАО ХК «Якутуголь» Узел производственно-технической связи;
Кирса Т.Г. - гл. специалист, ОАО ХК «Якутуголь».
