CC BY
0
Several aspects of separate accounting development and implementation at the large engine-building enterprise
Chernykh Nadezhada Alexandrovna, PhD of Economics, leading specialist
Krylov Stepan Vladimirovich, leading specialist
Separate accounting group, PJSC «UEC-Saturn», Rybinsk
The purpose of the study: to identify the main problems faced by a large domestic engine-building enterprise that produces high-tech serial products for various purposes, when automating separate accounting; consider ways to solve them. Results of the study: the main problems faced by a large domestic industrial enterprise in the automation of separate accounting are described; ways to solve them, as well as the features of the considered options. One of the options for automation is proposed.
Keywords: industry; serial production; engine-building enterprise; separate accounting; automation of accounting; information systems; integration of information systems; control procedures
Цитировать: Черных Н.А., Крылов С.В. Отдельные аспекты внедрения и автоматизации раздельного учёта на крупном двигателестроительном предприятии // KANT. – 2023. – №2(47). – С. 106-112. EDN: FYXECC. DOI: 10.24923/2222-243X.2023-47.19
Черных Надежда Александровна, кандидат экономических наук, ведущий специалист
Крылов Степан Владимирович, ведущий специалист
группа раздельного учета, ПАО «ОДК Сатурн», Рыбинск
Цель исследования: выявить основные проблемы, с которыми сталкивается крупное отечественное двигателестроительное предприятие, выпускающее высокотехнологичную серийную продукцию различного назначения, при автоматизации раздельного учета; рассмотреть пути их решения. Результаты исследования: описаны основные проблемы, с которыми сталкивается крупное отечественное промышленное предприятие при автоматизации раздельного учета; пути их решения, а также особенности рассмотренных вариантов. Предложен один из вариантов автоматизации.
Ключевые слова: промышленность; серийное производство; двигателестроительное предприятие; раздельный учет; автоматизация учета; информационные системы; интеграция информационных систем; контрольные процедуры
УДК 338
5.2.3
Черных Н.А., Крылов С.В.
Отдельные аспекты внедрения и автоматизации раздельного учёта на крупном двигателестроительном предприятии
В соответствии с требованиями действующего законодательства головные исполнители поставок продукции ответственного назначения (здесь и далее имеется ввиду продукция, обеспечивающая безопасность и суверенитет Российской Федерации) и исполнители, участвующие в поставках такой продукции, обязаны вести раздельный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности. Раздельный учет подразумевает «учет производственных и коммерческих расходов, обязательств, денежных средств, имущественных прав, материальных запасов, основных средств, нематериальных активов и других ресурсов отдельно по каждому обособленному контракту» [1] на поставку продукции ответственного назначения. В [1] приведены задачи, на решение которых направлен раздельный учет.
Ведение раздельного учета путем интеграции с бухгалтерским учетом или в автономном режиме практически невозможно осуществить без применения средств автоматизации, начиная от электронных таблиц, входящих в состав офисных пакетов программного обеспечения, и заканчивая комплексными программными продуктами, интегрируемыми в информационную систему предприятия. Это обусловлено большим объемом данных, количеством совершаемых транзакций и рабочих мест, на которых осуществляется регистрация первичных документов и выполнение хозяйственных операций. Рассмотрим возможные варианты автоматизации раздельного учета и сопутствующие проблемы.
Структура рынка программного обеспечения для автоматизации раздельного учета имеет вид олигополии. Крупным, если не крупнейшим, российским представителем рынка программных продуктов, обеспечивающих возможность ведения раздельного учета в интеграции с бухгалтерским программным обеспечением, системами управления производством, системами управления складским хозяйством и т.п., является компания «1С». Также аналогичные решения для автоматизации деятельности предприятий, в том числе для управления контрактами ответственного назначения, предлагает компания «Парус». Кроме того, предприятия, нуждающиеся в автоматизации раздельного учета, могут использовать программное обеспечение собственной разработки, в том числе собственные надстройки над системами автоматизации, в комплектации которых отсутствуют модули ведения раздельного учета. Основными зарубежными конкурентами компании «1С» в сфере разработки ERP систем являются компании SAP, Oracle и Microsoft, среди крупных российских разработчиков ERP-систем конкурентом является компания «Галактика».
Существенным недостатком готовых «коробочных» программных продуктов является их декларируемая универсальность, приводящая к необходимости либо перестраивать собственные бизнес-процессы предприятия в соответствии с логикой работы программы, что может быть не просто для больших предприятий с развитой и инертной организационной структурой и бизнес процессами, которые отлаживались в течение десятилетий, либо выполнять дорогостоящую доработку программных продуктов. При этом доработка универсальных продуктов, выполняемая по техническому заданию заказчика, может стоить значительно больше, чем программное обеспечение, приобретенное изначально. Другим вариантом адаптации «коробочного» программного обеспечения может быть доработка, выполненная собственными силами предприятия. Существенным риском в данном случае является то, что доработанное собственными силами программное обеспечение, будет несовместимо с новыми версиями используемой программы, а это, в свою очередь, приведет к тому, что обновления используемой программы потребуют не только повторной доработки, но изменения подхода к выполняемым доработкам вследствие возможного изменения исходного программного обеспечения. Кроме того, важным фактором является наличие у предприятия достаточных ИТ ресурсов, в первую очередь, необходимого количества персонала соответствующей квалификации.
Таким образом, выбор средств автоматизации раздельного учета, а также выбор способов его изменения, ставит предприятие в непосредственную зависимость от пути развития, и, следовательно, является важным элементом ИТ стратегии предприятия.
Оптимальным программным продуктом, позволяющим осуществить автоматизированное ведение раздельного учета, может считаться такой программный продукт, который сможет органично встроиться в систему управления предприятием в целом (ERP-систему (Enterprise Resource Planning)), продуктивно используя данные систем автоматизации уровня цеха (MES-системы (Manufacturing Execution System)) и систем управления жизненным циклом изделий (PLM-системы (Product Lifecycle Management)).
Идеальной средой для развертывания системы раздельного учета можно назвать предприятие с низкой степенью унификации продукции и фиксированным планом (который не меняется), выполняющее один или несколько разнородных контрактов ответственного назначения, дата начала действия которых позже даты завершения работ по развертыванию раздельного учета. При отклонении от идеальных условий предприятию предстоит решить ряд проблем, связанных с внедрением и автоматизацией раздельного учета.
Основные объективные причины отклонения от идеальных условий:
1. Предприятие выпускает серийную многопрофильную диверсифицированную продукцию. Проще идентифицировать и отследить уникальный, штучный узел, чем массовый объем одинаковых деталей. Сложности с идентификацией используемых ресурсов и выпускаемой продукции возникают в том случае, когда предприятие изготавливает большой объем продукции для разных заказчиков / контрактов, производит тысячи номенклатурных единиц, которые при этом в значительной степени унифицированы, то есть одна и та же деталь или сборочная единица (ДСЕ) может применяться как для выполнения контракта ответственного назначения, так и для коммерческой продукции, как для изготовления новых изделий, так и для изделий, поступающих в ремонт.
2. Многопрофильное диверсифицированное серийное производство с большой степенью унификации ДСЕ обусловило применение нормативного метода учета производственных затрат, при котором применяются планово-расчетные цены с накоплением отклонений по видам продукции. Невозможно открыть производственный заказ для накопления затрат на конкретное изделие из-за высокой степени унификации ДСЕ, при которой только на финальной стадии изготовления – на этапе сборки – становится известно, в составе какого конечного изделия будет использована конкретная ДСЕ. Поэтому себестоимость изделия формируется в сборочном цехе по планово-расчетным ценам с учетом накопленных отклонений и представляет собой нормативную себестоимость, откорректированную на определенную величину накопленных отклонений.
Так, учет ТМЦ ведется по средневзвешенной цене, а отпуск в производство – по средней цене согласно п.39 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденного приказом Минфин от 15.11.2019 № 180н, а разница между средней ценой и ценой приобретения ТМЦ образует отклонение.
3. Корпоративная структура, ограничивающая возможность предприятия маневрировать ресурсами.
4. Предприятие имеет большой массив учетных данных, сформированных в рамках ведения бухгалтерского учета, но не размеченных и не упорядоченных для ведения раздельного учета.
5. Попередельное производство и сложные технологические процессы, подразумевающие, в том числе масштабную систему межцеховой передачи ДСЕ. Так, в производственной структуре предприятия задействован не один десяток цехов, в каждом из которых несколько производственных групп, осуществляющих обработку ДСЕ. ДСЕ в ходе обработки передаются из одного цеха в другой с оформлением сопроводительной документации в каждом цехе по маршруту изготовления ДСЕ.
Первичную документацию по многотысячной номенклатуре ДСЕ с учетом значительного числа ДСЕ по каждой номенклатурной единице по каждой операции обработки необходимо корректно разнести на несколько сотен производственных заказов, что обуславливает большую трудоемкость оформления первичных документов.
Основные проблемы, с которыми приходится сталкиваться при развертывании программного обеспечения для автоматизации раздельного учета, можно объединить в следующие группы: проблемы, связанные с интеграцией программного обеспечения в действующую информационную систему, и проблемы, связанные с наполнением новой информационной системы данными. Кроме того, в тех случаях, когда необходима доработка существующего программного обеспечения под нужды ведения раздельного учета, предприятия могут столкнуться с тем, что используемое программное обеспечение написано на устаревшем или непопулярном языке программирования, основано на фреймворке, который более не поддерживается производителем, использует проприетарные форматы хранения данных. В таком случае предприятию придется решать проблемы, связанные с нехваткой компетентного в данной области персонала или принимать решение о переходе на другой программный продукт.
Интеграция нового программного обеспечения в действующую информационную систему предприятия сопряжена с необходимостью решения проблем совместимости, поскольку структуры баз данных и форматы их хранения могут оказаться несовместимыми между собой, и потребуется дополнительная обработка данных для переноса из одной программы в другую. Ситуативное изменение способов хранения вновь создаваемых данных для обеспечения совместимости, то есть подстройка структуры данных под новое программное обеспечение (например, изменение плана счетов или добавление дополнительного аналитического признака в документы бухгалтерского учета) не является полностью удовлетворительным решением, так как ведение раздельного учета и формирование отчета об исполнении контрактов ответственного назначения предполагает обращение к данным, формирование которых началось с даты начала работ по контракту, а не с даты внедрения в промышленную эксплуатацию программного обеспечения, используемого для раздельного учета. Следовательно, внедрение программного обеспечения для автоматизации раздельного учета приводит к необходимости внесения ретроспективных изменений в базы данных, что, во первых, является трудоемким процессом, на который оказывает значительное влияние человеческий фактор (повышается вероятность возникновения и степень влияния ошибок при ручной корректировке данных), а, во-вторых, делает предприятие зависимым от принятого решения о выборе программного обеспечения, поскольку чем больше данных хранится в одинаковом формате, чем больше связей установлено между различными базами данных, тем сложнее внести изменения при необходимости замены используемого программного обеспечения.
Неотъемлемым действием при ведении раздельного учета является указание признака «Направление деятельности» во всех первичных документах. Использование признака «Направление деятельности» не является специфическим аналитическим признаком контрактов ответственного назначения. По сути, он обозначает доходное направление деятельности, будь то контракт ответственного назначения или коммерческий контракт с любым заказчиком. В то же время использование подобной сквозной аналитики, необходимой для ведения раздельного учета по контрактам ответственного назначения, не является обязательным для бухгалтерского учета. Использование различных аналитических признаков позволяет извлечь данные о направлении деятельности – контракте ответственного назначения – из данных бухгалтерского учета, но подобная практика связана с длительным и трудоемким формированием справочников, устанавливающих соответствие между аналитическими признаками, используемыми в бухгалтерском учете, и направлениями деятельности (например, между номером производственного заказа и направлением деятельности, между номером отдельного банковского счета и направлением деятельности и т.п.). В данном случае, производственный заказ – отдельное изделие (группа изделий различных модификаций, аналогичных по конструкции) или комплект ДСЕ в основном, сборочном, опытном и вспомогательном производстве, проведение комплекса работ (НИР или ОКР, составная часть НИР или ОКР), оказание научно-технических услуг, оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту. Учитывая, что первичное заполнение справочников выполняется вручную, развертывание раздельного учета требует значительных затрат труда, связанных с наполнением и поддержанием справочников в актуальном состоянии, что увеличивает количество и степень влияния возникающих при ручном вводе данных ошибок.
Уменьшить вероятность возникновения и ослабить степень влияния ошибок при заполнении и формировании справочников, документов, регистров может помочь реализация контрольных процедур и правил, позволяющих уменьшить влияние человеческого фактора. В качестве примера контрольных процедур можно привести проверку количества символов в номерах идентификатора контракта ответственного назначения и отдельного банковского счета, а также ввод данных показателей не вручную, а путем выбора из списка, с контролем соответствия между номером счета и номером контракта (то есть программа должна предупредить пользователя, если он пытается ввести номер идентификатора контракта ответственного назначения или отдельного банковского счета (далее – ОБС) с меньшим или большим количеством символов), если он пытается связать номер контракта и ОБС, не имеющие действительной связи и т.п. Более сложные контрольные процедуры могут представлять собой сверку регистров, сформированных в разных программных продуктах, при условии постепенного эволюционного перехода на новый программный продукт (рис. 1).
Рисунок 1 – Вариант осуществления контрольных процедур при интеграционном взаимодействии баз данных
Например, при наличии уверенности в правильности регистров, сформированных в старом программном продукте (уверенность обосновывается тем, что в старом программном продукте данные учетных регистров формируются на основании первичных документов, а в новом регистры заполняются в результате процедур интеграции), можно выполнять сверку данных регистров старого и нового программного продукта, между которыми осуществляется перенос данных (интеграция). Сверку регистров можно производить посредством формирования различных отчетов, на основании которых необходимо автоматически или с участием квалифицированного специалиста определить причины возникающих расхождений для последующей корректировки принципов и алгоритмов формирования данных в регистрах нового программного продукта.
Обобщенная схема ввода, хранения, обработки учетных данных представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 – Схема ввода, хранения, обработки учетных данных
Для автоматизации процессов учетно-аналитического обеспечения деятельности предприятия используется программное обеспечение собственной разработки. Программное обеспечение создано с использованием системы управления базами данных Fox Pro, работающей в среде операционной системы Novell Netware. Данная конфигурация позволяет пользователям-клиентам, работающим в операционной системе Microsoft Windows, посредством специальной программы-оболочки использовать сетевые ресурсы, прежде всего, данные, расположенные в общем доступе на дисковом пространстве сервера.
Ввод и обработка расположенных на сервере данных осуществляется с помощью специализированных АРМ (автоматизированное рабочее место) – программ, обеспечивающих возможность ввода, просмотра и редактирования определенного набора данных для решения конкретных задач. Примерами АРМ могут служить АРМ «Оформление приходных ордеров» и АРМ «Ведение КСУ материального склада», позволяющие вести складской учет ТМЦ, АРМ «Планово-диспетчерское бюро», АРМ «Учет затрат на производство», позволяющие вести производственный учет затрат, учет и диспетчирование изготовления и движения деталей в цехах предприятия, или АРМ «Финансовый аналитик», позволяющее осуществлять формирование и просмотр аналитической информации высокого уровня: регистров бухгалтерского учета в целом по предприятию, сведений о дебиторской и кредиторской задолженности, данных о затратах и себестоимости и т.п.
В настоящее время с использованием программного обеспечения на базе Fox Pro автоматизированы все основные процессы бухгалтерского учета, начиная от оперативного учета (в т.ч. кадровый учет, работа планово-диспетчерского бюро и т.п.) и ввода первичных документов, заканчивая наполнением аналитических и синтетических регистров бухгалтерского учета и формированием финансовой отчетности. Накопленный массив учетно-аналитической информации предоставляет широкие возможности использования данных для целей управленческого учета и, соответственно, информационной поддержки принятия управленческих решений.
С одной стороны, описанная выше конфигурация программного обеспечения имеет преимущества, состоящие в том, что программы используют большой массив данных (накопленный в течение десятилетий), изначально созданный с помощью указанного программного обеспечения. Это означает, что при необходимости доработки программы, состоящей, например, в создании нового аналитического отчета, программист может опираться на уже предварительно размеченные под нужды автоматической обработки данные, которые хранятся в заведомо известном формате. Несмотря на определенные ограничения, связанные с тем, что используемое программное обеспечение устарело: для работы используется текстовый интерфейс, аналогичный интерфейсу операционной системы MS DOS, на отдельные строковые значения накладываются ограничения по количеству символов и т.п., – действующее программное обеспечение удовлетворительно выполняет свои функции.
С другой стороны, программное обеспечение в сфере планирования, учета и анализа не может работать автономно, в отрыве от других систем автоматизации, затрагивающих следующие области деятельности предприятия: документооборот, складской учет, планирование и диспетчеризация производства, логистика и транспорт и т.д. Необходимость установления связей между программным обеспечением, используемым в данных областях, очевидна. Используемые программы должны обмениваться данными, которые хранятся в одинаковых форматах. В данном случае речь идет не только о том, что файлы, сформированные в одной программе, должны открываться в другой программе, но и о том, что структура данных, передаваемых из одной программы в другую, должна предусматривать наличие всей информации, которая должна быть передана.
К сожалению, интеграция программного обеспечения собственной разработки даже с программным обеспечением компании «1С», которое популярно на рынке и отличается высокой функциональностью как с точки зрения количества предлагаемых функций, так и глубины их проработки, сопряжено с рядом значительных трудностей. Предприятию придется выбирать один из вариантов, ни один из которых не является оптимальным.
Во-первых, предприятие может приобрести новое программное обеспечение, имеющее стандартную или разработанную под заказ конфигурацию, получить широкие возможности интеграции, технической поддержки и обновлений для всего комплекса используемого программного обеспечения, но для этого потребуется полностью или частично перестроить свои бизнес-процессы, чтобы соответствовать возможностям выбранного программного обеспечения. Между тем, бизнес-процессы, которые отлаживались не одно десятилетие, являются устоявшимися и позволяют своевременно и в полном объеме выполнять план производства и реализации (даже несмотря на недавнюю пандемию Covid 19). Реинжиниринг сложившихся бизнес-процессов, помимо затрат на их непосредственное изменение и длительности процесса преобразования, приведет к постепенной потере ранее накопленных данных, так как их использование в связке с новым программным обеспечением станет невозможным, а также поставит предприятие в зависимость от выбранного программного обеспечения.
Также следует принимать во внимание возникновение дополнительных затрат, связанных не только с приобретением лицензий на программное обеспечение и прав на техническую поддержку, но и затраты на внедрение и консультации, обучение пользователей, возможную модернизацию сетевой инфраструктуры и т.п.
Во-вторых, предприятие может оставить одну область автоматизации неизменной (в рассматриваемом случае это все программы, отвечающие за учетно-аналитическое обеспечение) и попытаться интегрировать ее с покупным программным обеспечением. Данное решение потребует написания вспомогательных программ, которые будут обеспечивать интерфейс между «старым» и «новым» программным обеспечением. Данный способ является менее затратным, но риски в данной ситуации связаны с тем, что специалистов, которые могли бы использовать, поддерживать и развивать «старую» технологию, в настоящее время единицы, и их число постепенно уменьшается, а предприятию с каждым годом потребуется больше ресурсов для привлечения и удержания таких специалистов, потеря которых означает, в конечном итоге, потерю доступа к данным. В таблице представлено сравнение возможных вариантов автоматизации учета.
Таблица – Сопоставление различных вариантов автоматизации учета
Показатель Иностранные
ERP-системы
(SAP, Oracle, Microsoft) Российские ERP-системы
(на примере «1С») Автоматизация отдельных функций собственными силами
Готовое решение
("из коробки") Конфигурация, создаваемая подрядчиком
под заказ
Стоимость Очень высокая Средняя Высокая Низкая
Возможность доработки собственными силами Ограничена, предполагается использование готового решения либо привлечение подрядчиков для доработки Имеется. ограничение на доработку накладывается риском снятия с гарантии Подразумевается разработка конфигурации в соответствии с требованиями заказчика Подразумевается постоянная доработка собственными силами
Необходимость реинжиниринга бизнес-процессов Очень высокая Высокая Средняя Низкая
Порог вхождения (необходимость дополнительного обучения персонала) Высокий Средний Средний Низкий
Авторами предлагается поэтапный переход на новое программное обеспечение, сочетающее изменения, вносимые в бизнес-процессы, с использованием технологий проектного управления в целях повышения эффективности предприятия в целом. Это означает, что все изменения, вносимые в бизнес-процессы, должны, с одной стороны, учитывать мнения всех заинтересованных сторон, а, с другой стороны, не создавать локальных оптимумов, позволяющих сохранять статус-кво неэффективных процессов. Последовательный ряд пилотных проектов до ввода программного обеспечения в промышленную эксплуатацию должен обеспечить как сохранение ранее накопленных данных в пригодном для использования в работе состоянии, так и использование всех преимуществ интеграции нового программного обеспечения.
Литература:
1. Сбитнев С.Н., Черных Н.А. Актуальные (современные) методы повышения операционной эффективности промышленного предприятия // Наукосфера. – 2022. – № 9 (2). – Режим доступа: http://nauko sfera.ru.
