CC BY
175
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА
УДК 004.051
КОМПЛЕКСНЫЙ ПОДХОД К АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В УСЛОВИЯХ ПЕРЕХОДА НА МСФО
И. А. КОНОПЛЕВА,
кандидат технических наук, доцент кафедры математики и информатики,
профессор Е-mail: apollo@atknet. ru А. С. КОНОПЛЕВА, студентка факультета менеджмента и маркетинга Е-mail: ty4ka_1988@inbox. ru Всероссийский заочный финансово-экономический институт,
филиал в г. Архангельске
В статье предложен комплексный подход к автоматизации решения задач бухгалтерского учета. Рассмотрены основные компоненты организации автоматизированной информационной системы предприятия с выделением особенностей и подходов к решению конкретных учетных задач в программном, информационном и техническом аспектах.
Ключевые слова: автоматизированные информационные системы, программное обеспечение, информационное обеспечение, локальная вычислительная сеть, корпоративная вычислительная сеть, корпоративная информационная система.
Развитие бухгалтерского учета в нашей стране и за рубежом невозможно без использования средств вычислительной техники и телекоммуникационного оборудования. Однако на многих предприятиях подход к автоматизации решения учетных задач носит несколько упро-
щенных характер и рассматривается только как повышение производительности труда бухгалтера за счет перевода части рутинных операций в автоматизированную форму. Данный подход действительно позволяет ускорить процессы обработки учетной информации, повысить надежность и качество расчетов, но, в целом, незначительно сказывается на повышении эффективности управленческого персонала предприятия, занятого выработкой стратегических и тактических решений по дальнейшему развитию бизнеса. Необходимо не просто автоматизировать решение бухгалтерских задач (что сделать не так уж и сложно, так как задачи достаточно четко структурированы и имеют конкретные алгоритмы решения), но и системно, комплексно подойти к переходу на автоматизацию всего управленческого процесса, базисом которого является бухгалтерский учет.
Для этого, прежде всего, следует определиться с понятием автоматизированной информационной системы, которая должна охватывать все основные управленческие процессы фирмы. Как указывает профессор Г. А. Титоренко, «автоматизированная информационная система (АИС) — это совокупность информации, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений» [4]. Основополагающим принципом организации АИС является системность, которая предполагает комплексный подход к элементам автоматизации, организации их взаимодействия, обеспечиваемого информационными связями.
Рассмотрим основные компоненты АИС.
Это, прежде всего, информация (информационное обеспечение), которая образует информационную среду предприятия. Информация является системообразующим фактором всей производственной и финансовой деятельности предприятия. Совершенствование и развитие управления требуют комплексного подхода ко всем информационным процессам, обеспечивающим эффективную реализацию бизнес-процессов фирмы.
Технические средства (техническое обеспечение) представляют собой комплекс технических средств (сбора, регистрации, передачи, обработки, накопления информации), обеспечивающих функционирование АИС и предприятия в целом.
Программные средства (программное обеспечение —ПО) представляют собой совокупность программ, реализующих функции и задачи АИС и обеспечивающих устойчивую работу комплексов технических средств.
Таким образом, автоматизацию задач бухгалтерского учета следует рассматривать комплексно с учетом всех компонентов организации общей автоматизированной информационной системы предприятия, выделяя при этом особенности и подходы к решению конкретных учетных задач в программном, информационном и техническом аспектах.
Программное обеспечение зависит от принятой в стране модели бухгалтерского учета (БУ). Это вызвано разнообразием существующих форм организации хозяйственной деятельности, влиянием на практику учета внешних факторов
— экономических, политических, социальных, географических и др. В некоторых странах, например в США, информация, генерируемая в рамках бухгалтерского учета, направлена, прежде всего, на удовлетворение потребностей инвесторов и кредиторов. В других странах на первое место может быть поставлено предоставление достоверной информации государственным органам, осуществляющим контроль за надлежащим исполнением налогового законодательства (например в странах Южной Америки). В некоторых странах система бухгалтерского учета формируется исходя из приоритета макроэкономических целей, например достижения заданных темпов роста национальной экономики, снижения инфляции, полезности учетной информации для налоговых органов, а также для инвесторов, кредиторов и т. д.
Однако, независимо от модели бухгалтерского учета, главной его функцией является аккумулирование финансовой информации, стандартизированное отражение операций компании, независимо от ее типа, а также предоставление необходимой, достоверной и достаточной информации внешним и внутренним пользователям (например инвесторам, кредиторам, менеджерам компании) и служащим государственных органов.
В этих условиях ПО бухгалтерского учета выполняет функции поддержки решения функциональных финансовых задач, формирования необходимой отчетности, передачи ее потребителям посредством телекоммуникационной системы и т. д. Кроме того, программное обеспечение, разрабатываемое для каждой модели бухгалтерского учета и отчетности, опирается на законодательные акты, принятые в стране. Все эти особенности ПО характерны для любой модели БУ, независимо от страны, в которой они используются.
В России до разворачивания процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с МСФО программное обеспечение было ориентировано в основном на автоматизацию не технологии реализации бухгалтерского учета в целом, а только некоторых рутинных операций по распечатке документов, подготовке сводных отчетов и т. п. Наряду с прикладными программами для решения бухгалтерских задач, достаточно ограниченных по функционалу, на
рынке программного обеспечения стало также появляться большое количество программных продуктов, написанных, главным образом, сотрудниками каких-то фирм с целью автоматизации ввода и распечатки некоторой новой или очень сильно измененной формы документа, которой нет в основной учетной программе предприятия. Назначение этих программ было достаточно узким, например ввод и печать платежного поручения, ведение картотеки сотрудников и т. д. Аналитические средства такого ПО и средства интеграции с другими программами, как правило, были крайне скудны, либо вообще отсутствовали. Срок их использования обычно ограничивался моментом доработки основной учетной программы, если она использовалась на предприятии.
Также стали появляется прикладные бухгалтерские программы, которые представляли собой не столько готовую автоматизированную систему, сколько инструментарий для создания таких систем. Обычно эти программные продукты имели в своем составе некоторое готовое решение задачи учета, требующее определенной доработки на месте за счет использования поставляемой вместе с программой системы программирования. Такое ПО требовало либо наличия в штате программиста, специализирующегося на данном инструментарии, либо постоянного сопровождения со стороны разработчиков. Крупные предприятия не стали внедрять у себя такого программного обеспечения, так как их технологии учета обычно требовали полной переработки стандартного решения, а как чистый инструмент разработки такие программы не могли конкурировать с промышленными системами управления базами данных ни по производительности, ни по эффективности конечной программы, ни по скорости разработки. Именно крупные предприятия стали обращаться к западным разработчикам, внедрять у себя мощные программные комплексы и адаптировать их к отечественным стандартам ведения учета.
После реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с новым законодательством и МСФО разработчики ПО стали предлагать достаточно широкий спектр программных продуктов. Выбор программного обеспечения автоматизированной информационной системы, решающего задачи управления, на основе решения
задач бухгалтерского учета, планирования, контроля и анализа стал определяться требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т. д.
Для малых предприятий разработчики стали предлагать программное обеспечение, ориентированное на локальное автоматизированное рабочее место бухгалтера, и внедрять пакеты прикладных программ типа «Мини-бухгалтерии» или интегрированные бухгалтерские программы. Эти программные продукты автоматизируют конкретные участки работы, например учет кадров, начисление заработной платы, учет складской продукции, взаимоотношения с банком, работа со счетами-фактурами и т. д. Отличительной особенностью и основным недостатком некоторых таких программ является крайне жесткая привязка к текущему законодательству. Любое изменение законодательства требует переработки программы с участием разработчика. Однако низкая стоимость и, как правило, постоянные неофициальные контакты с разработчиком делают их приемлемыми для мелких предприятий с простым учетом. Следует также отметить, что в таком ПО не используются промышленные системы управления базами данных, так как их приобретение достаточно финансово затратно. Однако постоянное сопровождение таких программ разработчиками обеспечивает их оперативную модификацию и интеграцию с другими программными продуктами в соответствии с текущими потребностями предприятия, поэтому такое ПО оказывается достаточно конкурентно успешным.
Для средних и крупных предприятий отечественные производители ПО стали предлагать мощные программные комплексы по примеру западных аналогов (так называемые ERP-системы (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия)), которые включают решение не только непосредственно бухгалтерских задач, но и анализ, планирование деятельности предприятия, реализацию
оперативного учета. Такой подход обоснован, прежде всего, тем, что управление предприятием требует системного подхода к материальным, финансовым, информационным и человеческим ресурсам, реализации всех операций в автоматизированном режиме, создания автоматизированных банков и хранилищ данных с оперативной и ретроспективной информацией и т. д. При этом преимущество в выборе программных средств стало отдаваться программным продуктам, которые позволяют автоматизировать все направления финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а не отдельные участки учета или отдельные направления деятельности фирмы.
Таким образом, стала происходить переориентация средних и крупных предприятий на западную модель организации бухгалтерского учета, когда в основе функционирования фирмы лежит управление ресурсами предприятия в целом, что требует выполнения анализа изменений этих ресурсов и использования полученной информации при планировании и формировании бухгалтерской отчетности.
Такой переход потребовал от разработчиков программных комплексов сделать упор на постановке управленческого учета, так как использование для анализа только финансовой отчетности (балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств) не всегда является достаточным для выработки и принятия оптимальных управленческих решений руководством предприятий.
Для реализации требований заказчиков в программных комплексах стали внедряться модули управленческого учета, которые настраивались под конкретные бизнес-процессы предприятия. В некоторых случаях фирмы-разработчики стали поставлять дополнительно так называемые модели учета, которые загружаются в типовую конфигурацию программного комплекса и выполняют функции по консолидации данных, учету по МСФО и т. д. При этом каждое предприятие индивидуально решает задачи по автоматизации управления деятельностью компании и подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности. Можно выделить некоторые основные подходы:
1. Программный комплекс полностью настраивается на решение этих задач. В нем реализованы
и управленческие задачи, и задачи подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности. Данный подход имеет неоспоримое преимущество в том, что задачи решаются в едином информационном пространстве, при этом исключается дублирование данных. Однако данный подход требует дополнительных усилий по развитию системы, так как при модификации системы приходится принимать во внимание взаимосвязи многих контуров учета. Этот подход характерен для западных компаний с устоявшейся законодательной системой.
2. Программный комплекс решает управленческие задачи и большую часть задач бухгалтерской и налоговой отчетности. При этом часть задач выполняется вручную и/или полуавтоматически с помощью дополнительных программ и приложений (например Excel и т. п.). Преимущество данного подхода в гибкости, недостатки — в большом объеме ручного труда, дублированном вводе данных и больших временных затратах на сверку данных различных источников.
3. Программный комплекс решает управленческие задачи, а задачи бухгалтерской и налоговой отчетности решаются с помощью отдельной бухгалтерской программы. Данные в бухгалтерскую программу при этом могут переноситься автоматически и вводиться вручную. Удобство использования данной схемы зависит от уровня интеграции этих систем: чем больше информации переносится автоматически, тем меньше времени и ресурсов требуется на ввод и сверку данных.
Несмотря на различные подходы в автоматизации управленческих процессов, достоинства и недостатки различных программных комплексов, в целом их функционал удовлетворяет российские предприятия по предоставлению точной и оперативной информации, которая генерируется за счет полного автоматизированного учета всех хозяйственных операций (бизнес-процессов) в единой интегрированной информационной технологии. Такая технология предполагает не только внедрение соответствующего программного обеспечения, но и требует комплексного подхода в организации информационного обеспечения всех заинтересованных субъектов бизнеса путем создания индивидуального для каждого конкретного предприятия информационно-технологического
ландшафта посредством организации корпоративной информационной системы (КИС).
Информационное обеспечение поддерживает решение всех управленческих задач. Для повышения эффективности управленческих процессов информационное обеспечение должно быть организовано таким образом, чтобы гарантировать специалисту доступ к внешней и внутренней корпоративной информации в количественном и в качественном выражениях. Внутренние данные должны отображать общекорпоративные производительность и бизнес-процессы, охватывать как текущую, так и историческую (статистическую) информацию, что позволит проводить долгосрочный анализ трендов. Внешние данные должны облегчать оценки влияния на предприятие внешнего окружения.
Эффективная организация информационного обеспечения в КИС достигается за счет построения распределенных баз данных, что позволяет в каждом конкретном случае обеспечить заданные автономность и согласованность. Распределенная обработка данных связана не только с территориальной рассредоточенностью крупного предприятия, но и с необходимостью повышения производительности обработки информации за счет распределения информационных ресурсов между серверами. Кроме того, на предприятиях может функционировать ряд приложений, каждое из которых работает со своей базой данных, и эти (часто разнотипные) базы данных нужно поддерживать в согласованном состоянии. Это особенно важно, поскольку в своей деятельности бухгалтерия использует как общие для предприятия базы данных (работников, материалов, поставщиков, покупателей, готовой продукции, нормативов, расценок, справочников и др.), так и локальные базы, применяемые только при решении задач бухгалтерского учета: рабочий план счетов бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операций, лицевые счета сотрудников, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.
Кроме того, любая корпорация сегодня должна анализировать накопленные данные — без такого анализа невозможно принимать управленческие решения. Анализ должен быть всесторонним (иначе решение будет неадекватным)
и быстрым (иначе решение будет неактуальным). Для этого средства анализа должны быть гибкими и понятными конечному пользователю. Выполнить эти требования невозможно без организации автоматизированного хранилища данных и построения на его базе системы поддержки принятия решений, базирующейся на аналитических программных продуктах, так как именно они обеспечивают интуитивно понятную модель анализа и приемлемые скорости переработки больших объемов данных
Техническое обеспечение. Эффективность функционирования бухгалтерии и предприятия в целом обеспечивается также за счет организации вычислительной сети, которая создает инфраструктуру единого информационного пространства, позволяющую объединить в себе существующие и будущие потребности предприятия по доступу ко всем видам информационных услуг. При построении вычислительной сети наиболее рациональными являются двухслойные решения, обеспечивающие гибкость построения и управления. Первым слоем являются локальные вычислительные сети (ЛВС) структурных подразделений, предоставляющие сетевые услуги конечным пользователям. Второй слой — это объединяющая сеть, функцией которой является интеграция локальных вычислительных сетей первого слоя. Такое построение вычислительной сети предприятия крайне важно именно для бухгалтерии, так как концентрация конфиденциальности информации требует дополнительных мер организации безопасности данных. Выделение ЛВС бухгалтерии позволяет обеспечить надежную защиту от несанкционированного доступа нарушителей, внедрения вредоносных программ и в целом минимизировать риски угроз воздействия на программные, аппаратные и информационные ресурсы.
Двухслойное решение вычислительной сети крупных и средних предприятий образует корпоративные вычислительные сети (КВС), обеспечивающие доступ к множеству территориально распределенных информационных и вычислительных ресурсов, что отвечает архитектуре внедряемых программных комплексов, ориентированных на предприятия (корпорации), имеющих удаленные подразделения. Таким обра-
Первый слой вычислительной сети Второй слой вычислительной сети
Обобщенная схема варианта построения КВС крупного предприятия
зом, реализуется процесс сбора и централизации информационных ресурсов в сервере (или серверах) головного офиса предприятия, что позволяет формировать консолидированную отчетность по всем структурным подразделениям компании (см. рисунок).
В заключение следует подчеркнуть важность и эффективность организации автоматизированных информационных систем на предприятиях. Они позволяют решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления предприятием. При этом автоматизация решения функциональных бухгалтерских задач в составе АИС обеспечивает:
— автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности, внутреннего аудита;
— предоставление достоверной оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии для принятия на ее основе необходимых управленческих решений;
— интеграцию оперативного, бухгалтерского, статистического учета на основе единой первичной информации;
— обработку информации на всех стадиях технологического процесса, начиная со стадии первичного учета и т. д.
Используя оперативную информацию, получе нную в ходе функционирования АИС, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы компании (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить управленческие решения, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана использования ресурсов и т. д.
Список литературы
1. Бухгалтерский учет в зарубежных странах: учеб. пособие. Тамбов: ТГТУ, 2008. 160 с.
2. Западная ERP-система и российский бухучет: опыт эффективной интеграции и аутсорсинга бухучета. URL: http://axforum. info/forums/ showthread. php?t=37595.
3. Зарубин С. Неостратегия финансового менеджмента // Стратегии. 2005. N° 7. URL: http:// www. iteam. ru/publications/finances/section_50/ article_3407/.
4. Информационные системы и технологии управления: учебник / под ред. Г. А. Титоренко. М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 591 с.
5. Патрушина С. М. Информационные системы в бухгалтерском учете: учеб. пособие. М. : ИКЦ «МарТ», 2003. 368 с.
