CC BY
31
Проблемы автоматизации учетной работы на предприятиях и в организациях
Костин Б.А.
АИКБ «Татфондбанк», г.Казань. Коноплева И.А., к.т.н., доцент
филиала ВЗФЭИ в г. Архангельске.
Необходимость автоматизации учетной работы сегодня не вызывает сомнений, тем не менее научной дисциплины, изучающей ее, нет, потому что в формальном смысле вопросы автоматизации банковской и бухгалтерской деятельности как отдельная предметная область остаются неопределенными. В настоящей работе авторы делают попытку определить предметную область этой научной дисциплины.
Вопросы автоматизации банковской и бухгалтерской деятельности достаточно широко обсуждаются, но их обсуждение ограничивается весьма узкими вопросами и участками работы кредитный организаций и коммерческих предприятий. О серьезный и комплексный научный исследованиях говорить не приходится, хотя важность таких исследований очевидна, так как в настоящее время качество автоматизации (или его отсутствие), особенно банков как общественно значимых институтов, может иметь серьезные последствия. В то же время вопросы автоматизации банковской и бухгалтерской деятельности нельзя рассматривать как сугубо исполнение разработчиками автоматизированный систем готовой поставленной задачи, так как сама задача в научном смысле еще не поставлена.
В качестве предварительного, нестрогого, определения этой предметной области авторы предлагают конкретизировать цели автоматизации и рассмотреть свойства средств, с помощью которых, собственно, и осуществляется автоматизация банковской и бухгалтерской деятельности, а также рассмотреть некоторые сопутствующие вопросы. В заключении авторы предлагают обозначить, какие практические результаты могла бы дать научная дисциплина, изучающая автоматизацию банковской и бухгалтерской деятельности.
Цели автоматизации
Чтобы автоматизация могла дать отдачу в виде повышения эффективности работы или экономии средств, требуется сформулировать, чего ожидают получить от автоматизации разные участники бизнеса, к которым кроме руководства и среднего управленческого звена предприятий различный видов деятельности и форм собственности следует отнести также различный контрагентов, действующих в определенной конкурентной, правовой и фискальной среде.
В качестве агентов с относительно обособленными интересами в разрезе учетной работы предприятий и организаций, по-видимому, будет достаточно рассмотреть следующие социальные роли:
ц владельцев предприятий или кредитный организаций, включая потенциальный владельцев;
ц руководство, включая средний управленческий уровень; ц исполнителей; ц налоговые органы; ц государственные и негосударственные органы контроля над неналоговыми параметрами предприятия или кредитной организации.
Поскольку речь идет об автоматизации учетной работы, необходимо также определить в качестве исходнык данный цели бухгалтерского учета, которые преследуют основные участники финансово-экономической среды.
Владельцы предприятия или кредитной организации рассматривают бухгалтерский учет как средство контроля за предприятием и как индикатор правильности вложения собственных средств, так как все финансовые и аналитические показатели или являются частью бухгалтерской отчетности, или основаны на ней.
Руководители предприятия или кредитной организации также рассматривают бухгалтерский учет как средство контроля за предприятием, но в несколько более узком смысле: это скорее инструмент-индикатор для управления предприятием, повышения эффективности его работы, снижения затрат.
Для исполнителей бухгалтерский учет— это практически должностная инструкция.
Налоговые органы, а также государственные и негосударственные органы контроля рассматривают бухгалтерский учет как инструмент-индикатор для обеспечения государственный: или общественно значимых интересов.
Такое представление о бухгалтерском учете практически закреплено в законодательных актах: например, в «Положении о правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» Центрального Банка РФ от 5 декабря 2002 г. № 205-П ст. 1.2 и 1.13.
Разные субъекты финансово-экономической среды выполняют разные задачи и в связи с этим по-разному относятся к бухгалтерскому учету. В целом, цели бухгалтерского учета можно разделить на две группы:
ц Проведение учетной политики предприятия или кредитной организации в соответствии с установленными требованиями.
ц Контроль за деятельностью предприятия путем наблюдения за бухгалтерскими показателями.
Учетная политика является самоцелью для сотрудников-исполнителей и для аудиторских организаций (в том случае, если аудиторские организации выполняют заказ по постановке бухгалтерского учета), т. е. для тех субъектов, задачей который является подготовка данный для анализа. Необходимость автоматизации для этих субъектов диктуется трудоемкостью ввода данных и получения затребованных отчетов, поэтому их требование автоматизации сводится к автоматизации рутинных и массовых операций с максимальным сокращением ручного ввода информации.
Контроль за деятельностью предприятия является целью остальных субъектов, так как им для принятия решения, касающегося предприятия или кредитной организации, требуется информация в стандартизованном виде. Каждый из этих субъектов интересуется некоторой частью введенной информации, чтобы выполнить собственные задачи. Они не выполняют никаких массовый или рутиннык операций в отношении контролируемого предприятия, и в этом смысле автоматизация учетной работы на предприятии не представляет для них интереса. Тем не менее, автоматизированные системы обеспечивают простой, а главное, быстрый доступ к информации, поэтому их требование автоматизации сводится к простоте и быстроте получения информации в предусмотренном инструкциями виде.
Хотя общих целей бухгалтерского учета всего две, тем не менее, разноплановость задач разный субъектов финансово-экономической среды порождает различие задач, решение которых в конкретной автоматизированной системе делает соответствующего субъекта в ней заинтересованным. Рассматривая ранее обозначенные категории субъектов, можно выделить следующие узкие задачи, решение которых делает данного субъекта заинтересованным в автоматизации бухгалтерского учета:
ц для владельцев предприятия или кредитной организации, включая потенциальных владельцев, важно оперативное получение информации о текущем состоянии организации, ее ликвидности, устойчивости, состоянии активов и пассивов и т. п. При этом большим плюсом является возможность получения такой информации через публичные или частные коммуникационные сети. В качестве инструкций, задающих вид предоставления информации, могут выступать законодательно установленные формы отчетности или внутренние инструкции;
ц для руководства, включая средний управленческий уровень, важно оперативное получение информации о текущем состоянии процессов и дел на предприятии в самый разных аспектах. В качестве инструкций, задаю-
щих вид предоставления информации, выступают внутренние инструкции и регламентированная государственными органами отчетность. Кроме того, этой категории специалистов важна возможность введения новых учитываемых признаков и параметров для повышения эффективности управления;
ц для исполнителей важно снижение объемов рутинных операций и параллельное увеличение объемов вышолняемык работ, так как от последнего зависит уровень их доходов;
ц для налоговых органов важно получение информации в регламентированной форме для дальнейшей автоматизированной обработки самими налоговыми органами;
ц государственные и негосударственные органы контроля в отношении задач автоматизации бухгалтерского учета аналогичны налоговым органам.
Таким образом, существует общая заинтересованность разных субъектов финансово-экономической среды в том, чтобы на предприятиях и в кредитный организациях внедрялись автоматизированные системы бухгалтерского учета. При этом недостаточно рассматривать автоматизацию как просто средство снижения объемов ручной работы и быстрого получения информации. В современных условиях автоматизированная система является обязательной составной частью производственного и управленческого процесса, причем не только внутри предприятия. Автоматизированная система становится обязательной составной частью предприятия как правового и социального субъекта, т. е. заинтересованность в автоматизации является объективным требованием развития предприятия в существующей деловой и правовой среде.
Кроме констатации общей заинтересованности в автоматизации необходимо подчеркнуть, что такая заинтересованность не предполагает автоматизации именно той технологии работы, которая в настоящее время имеет место на предприятиях и в кредитных организациях. Изложенные требования разных субъектов финансово-экономической среды к автоматизации являются общими требованиями, и они не подразумевают, что автоматизированной должна быть именно существующая технология работы: если при автоматизации возникнет потребность в изменении технологии учета, она должна быть изменена.
Изложенные требования подразумевают только обязательность решения собственный задач субъекта каждой категории, но не способ их решения. Установить же, каким образом они должны решаться,—вопрос стандартизации автоматизированной системы.
Средства автоматизации
Внедрение автоматизированных средств в практику учета основано на наличии у таких средств в отличие от ручного труда специфических качеств, от который ожидают повыше-
ния производительности труда, удобства работы и, вообще, эффективности и результативности. Такими качествами компьютерных автоматизированных средств являются:
ц Быстродействие вынислительной техники.
ц Высокая емкость запоминающих устройств.
ц Возможность ввода информации с разных устройств и вывода на разные устройства.
ц Возможность легкой перенастройки алгоритмов обработки информации.
Следует отметить, что первые три качества относятся к вынислительной технике как аппаратуре, а не к собственно автоматизированным системам. Тем не менее, последнее качество, а именно: возможность перепрограммирования, всегда подразумевает и наличие первых трех. Поэтому вполне обоснованным является рассмотрение приведенного списка как качеств автоматизированных систем.
1. Быстродействие вынислительной техники является обязательным условием функционирования автоматизированной системы, выполняющей функции учета. Однако такая точка зрения является несколько односторонней, так как не учитывает взаимного влияния разных факторов. Например, если в какой-то конкретной автоматизированной системе ввод исходных данных для отчета окажется более длительным, чем просто распечатка отчета с минимальными расчетными действиями, то для такой автоматизированной системы быстродействие является совершенно бессмысленным качеством. Высокое быстродействие в этом случае не приводит к ожидаемым повышению производительности и эффективности труда. Более того, внедрение автоматизированной системы в этом случае приведет к снижению производительности и эффективности. С другой стороны, сам характер офисной работы в большой степени таков, что работа состоит в ручном вводе информации. А такая работа принципиально не требует высокого быстродействия, поэтому и в этом случае быстродействие является ненужным качеством. Таким образом, при внедрении авто-матизированнык систем ожидание повышения производительности и эффективности имеет смысл только в сочетании с оптимальными алгоритмами обработки информации, т. е. быстродействие вычислительной техники приводит к повышению производительности и эффективности, если соблюдаются следующие требования к автоматизации вообще:
ц оптимальный алгоритм обработки информации, исключающий излишний ввод исходных данных;
ц внедрение скоростнык средств и технологий ввода исходных и вывода обработанных данный и минимизация ручного ввода.
Соблюдение этих требований в автоматизированный системах действительно сделает
Экономика, Статистика и Информатика 81 №4, 2007
1
высокое быстродействие вычислительной техники качеством, повышающим эффективность.
2. Высокая емкость запоминающих устройств (информационная емкость). Здесь односторонний взгляд на вещи может вместо повышения эффективности работы при внедрении автоматизированный систем снизить ее. Самый простой пример отрицательного эффекта от высокой информационной емкости вычислительной техники состоит в том, что избыток пространства может спровоцировать производителей автоматизированных систем на неэффективные, неэкономные, неоправданно избыточные способы хранения информации, что может вылиться в низкую скорость ее обработки, а это в свою очередь влечет снижение эффективности работы. Поэтому, как и с быстродействием, высокая информационная емкость вычислительной техники является положительным качеством только в сочетании с оптимальными алгоритмами обработки информации, что в случае хранения информации подразумевает также и оптимальное представление информации на запоминающих устройствах.
3. Возможность ввода информации с разных устройств и вывода на разные устройства. Вычислительные средства обработки информации в общем случае допускают ввод информации с разных устройств ввода, среди которых клавиатура является одним из самый медленный и неудобный. Положительным качеством клавиатуры как устройства ввода является то, что все автоматизированные системы, во-первых, имеют возможность ввода даннык с клавиатуры, а во-вторых, не требуют преобразования вводимой информации к требуемому представлению, т. е. необходимые преобразования выполняются самими автоматизированными системами. Аналогичным устройством вывода является принтер: все автоматизированные системы могут выводить информацию на принтер и сами выполняют необходимые преобразования для верного отображения.
Практика офисной работы и функционирования автоматизированный: систем для офисной работы, в частности, банковские и бухгалтерские системы, в огромном большинстве случаев подразумевают, что обработка информации состоит во вводе ее именно с клавиатуры и последующем выводе на принтер. Но основываться на таком представлении об обработке информации тоже является слишком сильным упрощением, так как устройств ввода-вывода гораздо больше — модемы, сетевые карты, сканеры, штрих-кодовые сканеры, факсы, видео- и фотокамеры, программные устройства ввода-вывода, например, почтовые системы, и др. Все эти устройства могут быть задействованы в автоматизированных системах. Таким образом, если алгоритм обработки информации не привязан к единственному устройству ввода и единствен-
ному устройству вывода, и система способна настраиваться на разные устройства, то такая система способна повысить эффективность работы.
4. Возможность легкой перенастройки алгоритмов обработки информации (перепрограммирование обработки информации). Несомненным достоинством автоматизированных систем является возможность их относительно легкого перепрограммирования, т. е. изменения алгоритма обработки информации. Вообще говоря, сама возможность изменения алгоритмов обработки данных не только является достоинством автоматизированных систем, построенных на базе вычислительной техники, но и порождает нерешенные правовые вопросы. Например, достаточно странным является запрет производителей изменять, и даже исследовать, алгоритм обработки информации. Но в данном случае, не вдаваясь в правовые аспекты перепрограммирования, подчеркнем отличие автоматизированный систем от перепрограммируемых устройств типа калькуляторов, печатающих устройств, интеллектуальных телефонов, офисных пакетов и т. д. Перечисленные примеры отдельных устройств, программ и даже программных пакетов автоматизируют выполнение отдельных операций — математические вычисления, распечатки, рассылки голосовых сообщений и факсов и обработка входящих звонков, подготовка текстов, таблиц, картотек, обмен информацией и т. д. Однако общая организация исполнения отдельного задания, мероприятия или в целом должностной инструкции остается на человеке. По сути такая автоматизация представляет собой лишь механизацию отдельный действий—технология работы при этом остается неизменной, а человек фактически занимается малоинтеллектуальной деятельностью: он механически выполняет инструкцию. В отличие от этого, автоматизация на базе вычислительной техники позволяет полностью увязать все отдельные операции с учетом всевозможных условий в одну цепочку действий, выполняемых без участия человека. Такая цепочка становится по сути одной операцией, а роль человека становится более интеллектуальной: вместо исполнения работы он после ее запуска контролирует и оценивает результаты.
Таким образом, использование компью-тернык программ в обработке данных фактически формализует выполнение весьма слож-нык задач, которые до внедрения автоматизированной системы человек выполнял сам.
Многочисленные примеры показывают: ручная, даже механизированная, и автоматизированная обработка данных несопоставимы ни по скорости выполнения, ни по достигаемым результатам. Изложенное можно конкретизировать следующими аспектами обработки информации, в которых механизация не может конкурировать с автоматизацией:
ц возможносты в короткие сроки обрабатывав болышие объемы информации, как имеющейся в самой системе, так и быстро получаемой из внешних источников;
ц снижение потребности в постоянном накоплении и хранении промежуточных аналитических данных — итогов, отчетов, сводов и т. п.,—не являющихся конечными отчетами и решениями, посколыку в автоматизированных системах конечные отчеты можно получаты непосредственно из первичнык данных;
ц возможносты непрерывной работы; ц мгновенная связы с удаленными точками (фактически, при хорошо автоматизированной работе физическое местонахождение человека может быты совершенно произволы-ным);
ц электронный документооборот; ц анализ в реалыном времени (OLAP — on-line analytical processing).
При внедрении в работу автоматизированный средств обработки данный всегда возникают вопросы целесообразности, прежде всего, финансовой, такого внедрения. Это вопросы стоимости аппаратуры, стоимости всего комплекса программного обеспечения (системное, прикладное, программное обеспечение среднего уровня) и стоимости поддержания их в рабочем состоянии. В самом общем виде требование к автоматизации можно выразиты так: автоматизация должна быты доступна. Поэтому, чтобы можно было фор-мулироваты требования к той или иной автоматизированной системе, необходимо рас-смотреты, какое оборудование и программное обеспечение может быты реалыно исполы-зовано при массовом внедрении автоматизи-рованнык систем, и какой уровены автоматизации может быты реалыно достигнут.
Аппаратура. В настоящее время в подавляющем болышинстве случаев подразумевается, что работа всех сотрудников организаций должна выполнятыся одновременно с общими данными и с минималыными задержками. Это требует исполызования компыютернык сетей, которые состоят из следующих компонентов (по некоторым компонентам условно): ц серверов; ц рабочих станций;
ц вспомогателыного и периферийного оборудования;
ц соединяющего все перечисленное в единую сеты коммуникационного оборудования, к которому относятся и кабелыные системы.
Все эти компоненты в настоящее время предлагаются на рынке средств вычислителы-ной техники. Хотя диапазон предлагаемых ценовых и технических параметров весыма широк, тем не менее, к настоящему времени сформировался средний список приемлемой по техническим характеристикам аппаратуры, достаточной для решения задач учета. В болы-шинстве случаев стоимосты этой аппаратуры составляет в расчете на 30—50 сотрудников
около 40 000—45 000 американских долларов. С увеличением количества сотрудников удельные затраты на оснащение аппаратурой уменьшаются. Кроме того, в целом, в настоящее время имеет место тенденция довольно быстрого по сравнению с другими производственными отраслями удешевления вычислительной техники.
Программное обеспечение. Стоимость требуемого программного обеспечения довольно сложно определить, так как, во-первых, ценовая конъюнктура непрерывно меняется, во-вторых, эти изменения весьма значительны. Кроме того, в сфере программного обеспечения в отличие от других производственных отраслей в настоящее время действует такой фактор, как расширение использования бесплатного программного обеспечения, который может изменить рыночную конъюнктуру самым непредсказуемым образом и сделать непригодными любые оценки необходимых затрат для приобретения программного обеспечения. С другой стороны нельзя не учитывать также и жесткого требования по переходу на лицензионные программные продукты.
При использования только коммерческой продукции средняя стоимость программного обеспечения всех уровней в настоящее время составляет в расчете на 30—50 сотрудников около 80 000—85 000 американских долларов для кредитных организаций и 35 000—40 000 американских долларов для предприятий. С
увеличением количества сотрудников удельные затраты на оснащение программным обеспечением уменьшаются.
Подразделения автоматизации. Кроме начальной стоимости аппаратуры и программного обеспечения расходы на автоматизацию включают затраты на обслуживание и оплату труда сотрудников, которые нанимаются сверх основного персонала. Даже если на предприятии отсутствуют штатные единицы для обслуживания техники и программ, предприятие все равно вынуждено или заключать договоры с обслуживающими фирмами, или нанимать внештатного сотрудника, так как деятельность, связанная с автоматизацией требует специальный знаний и соответствующей квалификации. На практике часто функции, связанные с автоматизацией, совмещаются с администрированием сетей или баз данных (хотя такие решения могут породить определенные трудности). Для выполнения своих функций сотрудники подразделений автоматизации должны обладать средним специальным или высшим образованием. Стоимость их содержания состоит из заработной платы специалиста, хотя обычно она выше средней заработной платы специалистов на 10--30%.
Таким образом при внедрении автоматизированных систем зачастую затраты увеличиваются, а реальная отдача от вложенных средств уменьшается. Примерная величина финансовых ресурсов, требуемый для внедре-
ния в эксплуатацию автоматизированной системы, составляет для кредитный организаций 120 000—130 000 американских долларов и 75 000—85 000 американских долларов для предприятий в расчете на организацию со штатом в 30—50 сотрудников.
Заключение
В настоящее время вряд ли можно говорить о повышении эффективности работы банков и предприятий при внедрении автоматизированных систем. Решение задач, возлагаемый на автоматизированные системы, оказывается более дешевым в рамках общей механизации работы при помощи текстовых и табличных редакторов, простых баз данный, диспетчеров задач и т. д. Тем не менее, поскольку уже невозможно отказаться от автоматизированных систем, кредитным организациям и предприятиям для повышения отдачи от этих систем нужна система критериев для оценки качества банковских и бухгалтерских автоматизированный систем. Эти критерии должны отражать специфику учетной работы и задавать обязательные элементы банковской и бухгалтерской автоматизированной системы. Таким образом, одним из результатов научного изучения автоматизации банковской и бухгалтерской деятельности должна быть разработка стандартов качества автоматизированных систем, проектируемых для кредитных организаций и коммерческих предприятий.
Экономика, Статистика и Информатика
83
№4, 2007
