CC BY
55
№2 2006
Б.А. Костин, И.А. Коноплёва
Потребительские свойства программных средств учета в кредитных организациях
Внедрение автоматизированных учетных систем в кредитных организациях всегда производится по определенной методике, которая, как правило, заключается в установке программного пакета на компьютеры организации и последующей работе с ним. Наиболее проработанные методики внедрения автоматизированных систем включают обследование кредитной организации, выбор программного продукта и его адаптацию, пробную, а затем штатную эксплуатацию. То есть вариантов процесса внедрения автоматизированной системы много, но в любом случае при автоматизации работы всегда подразумевается автоматизация той или иной технологии учета.
В результате изучения потребительских свойств программных продуктов, используемых для учета (RS-Bank, продукция «Диасофт», семейство продуктов «1С», «Галактика», IBS и IBSO, UBS и некоторых других), авторами сделан следующий вывод, побудивший написать эту статью: отождествление технологии учета и технологии автоматизации учета приводит к существенным недостаткам в автоматизированных банковских системах, поэтому в настоящее время назрела необходимость разработки нового подхода к построению как самих автоматизированных банковских систем, так и автоматизированных технологий учетной работы кредитной организации на основе создания стандартов для построения автоматизированных банковских систем.
Учитывая актуальность поставленной проблемы, а также полемический характер статьи, авторы сочли возможным не приводить ссылок на литературные источники.
Далее в тексте будут использованы некоторые неоднозначно трактуемые термины из области автоматизации. Авторы используют эти термины в следующем смысле:
• Программный пакет — набор прикладных программ, баз данных
и средств разработки программ в любой комбинации (но без аппаратуры), распространяемый как единое изделие. Обычно предназначен для автоматизации определенного вида работ;
• Автоматизированная система, ав-
томатизированное решение — комплекс, состоящий из: (1) вычислительной, коммуникационной, офисной и специализированной аппаратуры, (2) программных средств, (3) методик, правил, инструкций по использованию аппаратуры
и программных средств. Используется как один из инструментов решения задач, стоящих перед предприятием или организацией;
• Автоматизированная учетная система — автоматизированная система, предназначенная для автоматизации задач учета (под учетом понимаются прежде всего бухгалтерский учет, кадровый учет и учет клиентов; а также более специализированные виды учета — управленческий, налоговый, материальный, кредитно-депозитный и др.);
• Автоматизированная банковская система — автоматизированная учетная система, спроектированная для кредитных организаций;
Потребительские свойства программных средств учета в кредитных организациях
№2 2006
• Автоматизированная бухгалтерская система — в общем случае, это автоматизированная учетная система, предназначенная для автоматизации бухгалтерского учета, но в настоящей статье используется в смысле «спроектированная для организаций, не являющихся кредитными». Это противопоставление кредитных организаций и остальных предприятий отражает различие их бухгалтерского учета, но впоследствии имеется в виду создание эталонной универсальной автоматизированной системы.
Несмотря на то, что технология бухгалтерского учета является в большей мере законодательно регламентированной сферой деятельности, тем не менее особенности конкретного кредитного учреждения, например, количество и квалификация персонала, объемы операций, длительность функционирования организации, — приводят к заметным различиям как в технологии учета, так и в организации автоматизированной банковской системы. Поэтому автоматизация всегда предполагает исполнение некоторых принципов организации автоматизации учетной работы в кредитной организации и основанной на этих принципах методики.
Существующие в настоящее время представления об автоматизации работы кредитных учреждений состоят в том, что автоматизированная банковская система может создаваться на базе программного обеспечения разных иерархических уровней:
• на уровне базового программного обеспечения (операционной системы);
• на уровне программного обеспечения среднего уровня (систем управления базами данных);
• на уровне прикладного программного обеспечения.
Анализ архитектуры ряда бухгалтерских и банковских автоматизированных систем показывает, что главной задачей при разработке производители считают соблюдение максимального соответствия набора таблиц и операций использующимся в бухгалтерии технологиям учета, в частности категориям счета и проводки. В первую очередь это соответствие соблюдается в принципиальном построении базы данных. Базы данных бухгалтерских и банковских автоматизированных систем содержат следующие главные таблицы:
• таблица счетов, содержащая значения остатков и оборотов по счетам, а в пределах счетов по датам, и соответствующая книге регистрации счетов;
• таблица проводок, содержащая список всех проводок и соответствующая журналам документов дня.
По сути, список главных таблиц не меняется, так как в этой части все производители стремятся следовать законодательно регламентированной технологии учета, чем и определяется этот список таблиц. При этом к вспомогательным таблицам относятся:
• таблица, содержащая список документов, являющихся основанием для проводок;
• справочник, содержащий информацию о клиентах;
• таблица кредитов и депозитов, содержащая информацию о кредитах и депозитах;
• другие справочники.
Список вспомогательных таблиц в большой мере зависит от автоматизированной банковской системы и, в отличие от главных таблиц, определяется автоматизированной банковской системой.
№2 2006
Для выполнения бухгалтерской проводки требуется следующий список операций базы данных:
1. Добавление строки в таблицу проводок.
2. Добавление строки в таблицу счетов со значением счета по дебету.
3. Добавление строки в таблицу счетов со значением счета по кредиту.
4. Обновление информации во вспомогательных таблицах.
Первые три операции являются обязательными, так как они реализуют технологию бухгалтерского учета, а четвертая операция в основном обновляет информацию, необходимую для отчетов, не требующих длительных расчетов, так как для таких отчетов информация вводится в базу данных быстро, не замедляя операции ввода в главные таблицы.
В автоматизированных банковских системах поддерживается принцип двойной записи, действующий в бухгалтерии, который состоит в том, что каждой операции соответствуют две строки в таблице остатков на счетах — для дебетового и кредитового счетов, участвующих в операции. А список строк, относящихся к одному счету, в совокупности со списком проводок по этому счету представляет собой учетную карточку счета. По аналогичному принципу реализован учет материалов, ценных бумаг, кредитов и депозитов, взаимоотношений с дебиторами и кредиторами и т. д.
Над технологией бухгалтерского учета в автоматизированных банковских системах надстраиваются собственно автоматизированные технологии: группировка проводок в пакеты операций, массовый ввод строк в таблицы, выполнение определенных операций в зависимости от тех или иных событий, подготовка отчетности и др. Информация в таблицах обычно делится по сферам деятельности — складской учет, финансовый учет,
учет взаимоотношений с дебиторами и кредиторами, учет материальных ценностей и т. д. — путем разделения таблиц. При этом для каждого вида деятельности вводится или отдельный набор файлов операционной системы, или отдельный набор таблиц системы управления базами данных. Такой набор со своими интерфейсными решениями обычно получает название «продукта» или «модуля».
При таком подходе автоматизация учетной работы имеет как достоинства, так и недостатки, которые являются результатом факторов, проявляющихся на двух уровнях:
1-й уровень — законодательно регламентированная технология самого бухгалтерского учета.
2-й уровень — исполнение бухгалтерского учета в той или иной автоматизированной банковской системе.
Достоинствами такого подхода к автоматизации учета считаются:
• полное соответствие бумажной технологии учета;
• возможность быстрого получения
информации о состоянии счетов на любую дату;
• возможность получения основных
отчетов только по таблице счетов, не обращаясь к другим таблицам;
• безошибочность и быстрота при внесении изменений в базу данных.
Фактически все указанные достоинства, кроме первого, являются просто следствием большей производительности компьютеров по сравнению с ручной работой. Принципиального улучшения работы за счет организации автоматизированной банковской системы нет.
К недостаткам автоматизированных
банковских систем обычно относят плохую реализацию или плохую постановку технологии исполнения. Однако многие недостатки могут быть обусловлены автоматизацией технологии учета, а не реализацией автоматизированной банковской
Б. А. Костин, И. А. Коноплёва
Потребительские свойства программных средств учета в кредитных организациях
№2 2006
системы в целом. Из недостатков, обусловленных технологией учета, можно выделить следующие:
1. Возможность нарушения целостности информации в базе данных из-за того, что в выполнении операций задействовано несколько атомарных операций базы данных.
2. Большая длительность транзакции при выполнении проводки по той же причине.
3. Необходимость наличия процедур восстановления информации в базе данных из-за возможности нарушения целостности информации, но эти процедуры никакой полезной работы не выполняют.
4. Необходимость, чтобы база данных была распределенной, из-за того что технология предполагает наличие, по крайней мере, двух обязательных таблиц.
Эти проблемы являются следствием прямого переноса бумажной технологии в электронный вид. Но то, что является приемлемым при бумажной технологии, может оказаться принципиально неприемлемым в автоматизированной банковской системе, и это может быть обусловлено именно технологией учета, а не технологией автоматизации. Перечисленные недостатки, обусловленные технологией учета, разработчики пытаются преодолеть за счет технических решений, однако это приводит к созданию неоправданно сложного в реализации и работе программного продукта, в котором, тем не менее, учетнотехнологические проблемы оказываются неустраненными.
Список внутренних недостатков автоматизированных систем можно дополнить проблемами, обусловленными технологией автоматизации. Эти проблемы очень специфичны для каждой системы, поэтому трудно выделить какие-то общие. Если отбросить прямые ошибки, среди которых
очень серьезной является отсутствие возможности заверения внутреннего документа электронно-цифровой подписью, то чаще всего встречаются следующие:
• слишком большое количество требуемых подтверждений при ручном вводе информации;
• недостаточная настраиваемость автоматизированной системы на технологию учета конкретного предприятия;
• излишняя сложность автоматизированной системы и неочевидность действий в ней, которые нужно предпринять для выполнения какой-либо бухгалтерской или финансовой операции;
• выполнение действий, которые можно выполнять чисто автоматически, с обязательным участием оператора.
Однако следует отметить, что перечисленные недостатки обычно не являются критичными для потребителей, так как часть из них маскируется под дружественность интерфейса автоматизированной системы, часть незаметна благодаря высокому быстродействию аппаратной составляющей системы, часть проходит мимо внимания потребителей из-за их некомпетентности в технических вопросах. Но при больших объемах обрабатываемой информации эти недостатки зачастую делают автоматизированные банковские системы малопригодными для использования. Кроме этих недостатков, есть еще недостатки, присущие не столько технологии учета или технологии автоматизации, сколько самому подходу к автоматизации. Эти недостатки можно обозначить как отсутствие четких критериев качества автоматизированной системы.
Любая автоматизированная система должна быть наполнена информацией, поэтому один из важных компонентов автоматизированной системы — это подсистема ввода информации. Разработчики при
№2 2006
организации ввода информации придерживаются двух принципов:
1. Соответствие экранных форм бумажным документам.
2. Участие оператора.
Максимальное соответствие экранных форм бумажным документам декларируется как главное достоинство и главный принцип, используемый разработчиками при организации ввода. Мотивировка этого принципа следующая: работникам, привыкшим к тем или иным бумажным документам, будет легко работать со знакомыми изображениями на экране. Этот принцип стимулирует разработку однотипных модулей ввода разных документов, но содержащих практически одну и ту же информацию. При этом разработка модулей для альтернативных каналов ввода отодвигается на второй план или вообще не ведется. С первым принципом тесно связано и участие оператора, для удобства которого, как декларируется, обеспечивается соответствие экранных форм бумажным документам.
Однако эти декларации не совсем корректны. В действительности главным принципом является участие оператора, а не соответствие экрана и бумаги. Причин того, что участие оператора — это главный принцип, две:
1)полностью автоматический ввод вызывает неприятие руководства кредитных организаций, так как обычно внутренние правила кредитной организации предусматривают ответственность персонала за те или иные изменения в базе данных, поэтому настоящим главным мотивом выбора принципов ввода информации является персонификация ответственности за вводимую информацию, что выражается в вовлечении оператора;
2) мотивировка принципа соответствия экрана и бумажного носителя в современных условиях уже давно неактуальна, так как экранное представ-
ление очень часто несопоставимо с бумажным, а привыкание к экранной форме не вызывает абсолютно никаких неудобств. Более того, в современных условиях для операторов чаще первичным является именно экранный образ документа, а не бумажный.
Однако, несмотря на внешнее удобство такого ввода информации, можно утверждать, что возведение участия оператора в ранг принципа фактически делает бессмысленной саму идею автоматизации работы, то есть автоматизация, по сути, вместо снижения объема рутинной работы заменяет ее другой, возможно, более рутинной, одновременно обеспечивая занятость и доходы разработчиков автоматизированных систем. Отсюда понятна приверженность разработчиков этим принципам организации ввода информации.
Кроме этих двух принципов практически во всех автоматизированных системах присутствует еще один принцип, приводящий к тому, что подсистема ввода информации занимает излишне большую долю системы. Это, прежде всего, неоправданно избыточное количество модулей ввода информации, которое выражается в том, что для ввода однотипной информации в системе присутствует несколько модулей ввода, хотя в подавляющем числе случаев достаточно одного параметризуемого модуля. Например, в банковских автоматизированных системах для ввода проводок создаются:
1. Модуль ввода для операциониста.
2. Модуль ввода документов, приходящих по системе электронных платежей от клиентов.
3. Модуль ввода документов, приходящих по системе электронных платежей из расчетно-кассового центра или клирингового центра.
4. Модуль ввода документов, приходящих от банков-корреспондентов.
Б. А. Костин, И. А. Коноплёва
Потребительские свойства программных средств учета в кредитных организациях
№2 2006
5. Модуль ввода документов, приходящих из системы учета операций по пластиковым картам и т. д.
Избыточность ввода информации объявляется разработчиками «шлюзами во многие системы» и «поддержкой» множества конкретных форматов данных для обмена с другими системами. Однако принцип дублирования ввода следует рассматривать как недостаток, так как есть два альтернативных варианта ввода информации, каждый из которых эффективнее многошлюзовых подсистем ввода.
Первый вариант состоит в вынесении трансляторов форматов за пределы учетной системы. В системе остается только модуль ввода данных, представленных в (выбранном) стандартном формате, а задача приведения данных в других форматах к стандартному ложится на внешние по отношению к системе модули. Таким способом легко преодолевается принципиальная неспособность встроенных шлюзов вводить данные неизвестных разработчикам форматов. Более того, именно так и поступают на практике пользователи: когда у них возникает потребность вводить данные нового формата, разрабатывается внешний модуль, приводящий данные нового формата к одному из предусмотренных в системе, который, по сути, выступает в роли стандартного формата.
Второй вариант основан на том, что в действительности существуют только три типа форматов обмена табличной информацией и их комбинации:
• запись с фиксированным положением полей (например, форматы DBF, SDF);
• запись с фиксированной последовательностью полей (например, форматы CSV, SLK, DIF);
• запись с идентификаторами полей (например, форматы INI-файлов, писем электронной почты);
• запись смешанного типа.
Эти типы форматов легко параметризи-руются, откуда следует заведомая достаточность одного параметрического модуля ввода.
Поэтому если учесть действительную потребность в системах ввода, то становится очевидным, что многократное дублирование модулей ввода (во всяком случае, в известных авторам автоматизированных системах) и превращение его в достоинство разработчиками автоматизированных банковских систем — это способ скрыть неумение проектировать эффективные системы. Особенно необходимо отметить, что в сегодняшних учетных системах (авторы снова основывают свое мнение на известных им автоматизированных системах) полностью отсутствует такой элемент, как электронная цифровая подпись на документах, создаваемых модулями ввода, входящими в состав автоматизированных систем. Это не только противоречит принципу персонификации ответственности за вводимую информацию, но и ставит работоспособность автоматизированных систем в зависимость от честности и компетентности администраторов.
Исходная бумажная технология существенным образом проявилась и в подсистемах вывода информации. Главным принципом организации вывода в существующих автоматизированных банковских системах является представление разработчиков, что вывод информации — это исключительно распечатка отчетов, хотя вывод информации — это на самом деле вообще любой вывод информации за пределы автоматизированной системы. Например, если предприятие передает в банк платежное поручение или другой финансовый документ, это тоже является выводом информации, также как и передача заказчику счета за товар или услуги по электронной почте или по факсу без распечатки на бумажном носителе.
№2 2006
Причиной такого узкого взгляда на вывод информации также является исходная бумажная технология, так как в бумажной технологии любой передаваемый документ имеет силу только при наличии подписи ответственного лица. Соответственно в электронной технологии передаваемый документ отождествляется с бумажным документом, который должен быть распечатан, чтобы на него можно было поставить подпись.
Аналогично организации ввода информации имеет место и принцип дублирования вывода, к которому полностью применимы все недостатки, касающиеся дублирования ввода.
Недостаточность принципа организации вывода информации как распечатки отчетов очевидна, но после принятия закона об электронной подписи она становится еще одним принципиальным недостатком существующих автоматизированных банковских систем. Электронную подпись можно было автоматически проставлять уже давно, но в существующих системах это, как уже указывалось, пока вообще не предусмотрено. Тем самым еще раз подтверждается, что сегодняшние автоматизированные банковские системы являются полностью доверенными честности и компетентности администраторов, на которых ответственность за те или иные действия обычно официально не возлагается. Из этого закономерно следует вывод о ненадежности банковских систем и невозможности доверия к ним. При этом ненадежность следует рассматривать в двух следующих аспектах: взаимоотношение банков и клиентов и работа с банковскими системами сотрудников самих банков. В обоих случаях ненадежность банковских систем может привести — при полностью безбумажных технологиях работы — к потерям со стороны клиентов не только по причине сбоев в работе самих систем, но и вследствие возможных злонамеренных действий администраторов. Поэтому на вопрос о на-
дежности банковских систем и доверии к ним можно ответить так:
1) банкам нельзя доверять в сфере электронных расчетов с клиентами без использования обычных бумажных документов с собственноручными подписями руководителей;
2) сотрудники банков и предприятий, за исключением сотрудников подразделений автоматизации, не могут доверять автоматизированным системам.
Поскольку автоматизированные системы внедряются для улучшения работы кредитного учреждения, действующего в конкретной законодательной среде, разработчики стремятся максимально учесть правила учета в своих системах. Более того, обычно сами правила бухгалтерского учета рассматриваются как требования пользователей, которые необходимо учесть при создании автоматизированной системы. Это приводит к тому, что законодательные акты и внутренние инструкции становятся неотъемлемыми элементами автоматизированных систем, и любое изменение законодательства заставляет руководство кредитных организаций приобретать новые версии автоматизированных банковских систем либо просто новые системы. Примерами таких событий являются смена банковского плана счетов в 1998 году, введение новой формы платежных поручений с отдельными графами для налоговых реквизитов, увеличение длины кода бюджетной классификации до двадцати знаков. Не уточняя, кому выгодна такая ситуация, можно констатировать, что основывать принципы создания автоматизированных банковских систем на законодательстве методологически неверно, так как законодательство и автоматизация относятся к не связанным друг с другом сферам деятельности. Очевидно, что автоматизация должна придерживаться принципа настраиваемости на любое законодательство.
Б. А. Костин, И. А. Коноплёва
