CC BY
14Д
О
К У М Е Н Т О В
Е Д
Е Н И
Е
УДК 004
Н.В. Ознобкина
ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ВОРОНЕЖСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ПОСРЕДСТВОМ ЭЛЕКТРОННЫХ ПЛАТФОРМ
Статья посвящена электронному документообороту образовательной организации. Основное внимание автор уделил анализу информационным платформама, на базе которых осуществляется сбор и обработка данных.
Ключевые слова: документ, документооборот, информация.
Процесс современного документирования уже совершенно не мыслим без внедрения систем электронного документооборота [1]. Воронежский государственный университет не стал исключением: еще в 2002 году на базе университета началось создание Информационной системы ВГУ, которая продолжает действовать в настоящее время.
В документировании деятельности ВГУ все структурные подразделения используют следующие электронные информационные платформы:
- Информационная система ВГУ (ИнфоСис) [2];
- Система электронного документооборота (СЭД) ТЕЗИС [3];
- Информационно-справочная платформа «Качество образования» [4];
В совокупности эти три элемента представляют собой разветвленную систему, позволяющую более оперативно и рационально решать вопросы документационного обеспечения управления. Однако данная система содержит ряд недостатков, которые будут освещены ниже.
Информационная система ВГУ представляет собой стандартный интернет-портал, действующий по локальной сети с зарегистрированного устройства. Пользователи имеют персонифицированный доступ
© Ознобкина Н.В., 2018.
Вестник магистратуры. 2018. № 12-2(87)
ISSN 2223-4047
с набором прав, соответствующий должности. Как видно из сохранившегося на сегодняшний день названия, изначально система несла в себе лишь информационно-справочную функцию: она содержала в себе персональные данные студентов, полученные при поступлении, и в последствии, по мере прохождения учебного процесса, в нее заносились сведения об успеваемости. Делопроизводственный аспект системы тогда был минимален: с ее помощью можно было сформировать лишь списки групп и ведомости по дисциплинам.
В данный момент ИнфоСис в существенной степени облегчает процесс делопроизводства факультетов. Система позволяет автоматически сгенерировать аттестационные ведомости, приказы по учебной деятельности, справки, что заметно сокращает время работы с данными видами документов. Но следует отметить следующие недостатки платформы:
- Устаревший интерфейс и неудобная архитектура платформы; ИнфоСис не подвергался графическим и структурным изменениям с 2002 года, что делает сайт визуально устаревшим и осложняет поиск необходимой информации. Из этой проблемы вытекает дефект избыточности информации: многие разделы частично дублируют друг друга. Наиболее ярко это системное несовершенство демонстрирует практика дублирования личных карточек студентов. При поступлении на новую студень образования (магистратуру) в ИнфоСис на студента формируется новая личная карточка, вместо расширения старой. В итоге при поиске конкретного студента по ФИО можно часто наблюдать следующую картину:
ФИО студента Курс Группа Поток № студенческого билета Статус
Каширин Илья Сергеевич 4 1 2014 04140074 Успешно закончил обучение
Каширин Илья Сергеевич 1 7 2018 04180016 Учится
Данную запись следует понимать так: студент закончил в 2018 году бакалавриат и сразу поступил в магистратуру на этот же факультет. Однако система никак не связывает эти данные и распознает их как разных людей, вызывая избыточность данных и вводя в заблуждение неопытного пользователя.
- Недостаток прав; данную проблему можно подразделить на два аспекта:
Некорректная информация, обусловленная человеческим фактором; Информация вносится операторами центрального административного подразделения. К сожалению, нередкой является ситуация с выявлением ошибочных данных. Секретари факультетов не имеют возможности оперативно откорректировать данные и вынуждены подавать заявку в административный центр. Ошибочные данные приходится корректировать вручную в сгенерированных системой документах, что существенно понижает продуктивность.
Отсутствие возможности генерирования отдельных документов;
Ряд разделов ИнфоСис для секретарей доступен лишь в режиме «Просмотр». Данный уровень доступа не позволяет генерировать документ удобный для печати. Секретарь вынужден вручную копировать информацию из системы и создавать удобночитаемый документ.
Данные недостатки можно легко решить, незначительно расширив компетенции пользователя должности «Секретарь» и проведя процедуры усовершенствования, обновления структуры платформы.
СЭД ТЕЗИС используется ВГУ недавно, с 2015 года. В ТЕЗИСе представлена в отсканированном виде вся документация, исходящая от ректората и факультетов. ТЕЗИС можно назвать первым шагом к развитию электронного документооборота в ВГУ, но в полной мере так назвать эту систему нельзя, поскольку поступление документов является односторонним: это приход организационно-распорядительной документации от ректората. Факультеты же не имеют возможности отправить на подпись свои документы электронным путем, т.к. ВГУ не использует систему электронной подписи. Да и внутри административного подразделения документы движутся не по локальной сети, а подписываются привычным образом, после чего сканируются и выставляются в ТЕЗИС. Поэтому подсистема лишь решила вопрос оперативной рассылки организационно-распорядительной документации по структурным подразделениям, но вовсе не является электронным документооборотом.
Информационно-справочная платформа «Качество образования» является собранием организационно-правовой документации и шаблонов различных документов. Несмотря на то, что сам портал доступен рядовому пользователю через сеть Интернет, большая часть его разделов доступна исключительно по локальной сети. «Качество образования» не имеет прямой связи с ИнфоСис, что делает рабочий процесс
неудобным и нерациональным. Само существование данной платформы кажется избыточным: тот незначительный пласт информации, предназначенной для абитуриентов и студентов не требует создания отдельного портала и мог быть размещен на основном сайте университета. А информацию для внутреннего пользования следует переместить в ИнфоСис, чтобы создать полную и четкую базу данных для работы служб ДОУ.
Еще одним серьезным недостатком данного элемента электронных систем ВГУ следует назвать несвоевременное обновление информации, особенно в разделе «Шаблоны документов». Это приводит к многочисленным ошибкам в оформлении документации и затягиванию принятия решений по различным вопросам: в силу односторонней связи сотрудники университета вынуждены очно отвозить значительную часть документации на согласование и подписание в административный центр.
Подводя итоги, следует отметить, что ВГУ вводя электронные элементы документирования, проводит грамотную политику, соответствующую требованиям времени. Однако следует провести серьезную работу по совершенствованию: в первую очередь, устранить избыточные элементы механизма и интегрировать оставшиеся в единую систему. Затем изменить подходы к администрированию и правовому доступу сотрудников факультетских служб ДОУ. Эффективным источником идей для совершенствования электронного документооборота в университете может стать проведение фокус-группы среди работников службы ДОУ. Также следует обратить внимание на развитие материально-технической базы, необходимой для бесперебойной работы СЭД в полноценном виде: обновление ПО, оргтехники и обязательное внедрение электронной подписи [5].
Библиографический список
1. Янковая В.Ф. Электронный документ как объект документоведения // Вестник ВолГУ. Серия 2: Языкознание. 2013. №3. URL: https://cyberleninka.rU/artide/n/elektronnyy-dokument-kak-obekt-dokumentovedeniya (дата обращения: 06.12.2018).
2. Интегрированная информационно-аналитическая система управления учебным процессом ВГУ/ [Электронный ресурс] - URL:http://www.rcnit.vsu.ru/presentation/manag eduproc pdf.pdf (дата обращения: 06.12.2018).
3.Тезис-современная система документооборота / [Электронный ресурс] - URL: https://www.tezis-doc.ru/ (дата обращения:01.11.2018)
4.Информационно-справочная платформа ВГУ «Качество образования» / [Электронный ресурс] - URL: http://www.tqm.vsu.ru/forbidden (дата обращения: 03. 12. 2018)
Б.Жильников А.Ю., Михайлова О.С. Электронный документооборот // Территория науки. 2017. №2. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/elektronnyy-dokumentooborot (дата обращения: 06.12.2018).
ОЗНОБКИНА НАДЕЖДА ВАСИЛЬЕВНА - магистрант, Белгородский государственный национальный исследовательский университет, Россия.
