CC BY
54
ВОПРОСЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ, СЕРТИФИКАЦИИ И МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
УДК 543
Н. Г. Николаева, А. З. Назырова, С. М. Горюнова ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ КАЧЕСТВА
ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ
Показаны возможные подходы к построению и описанию алгоритмов ряда основных и вспомогательных процессов кафедры с последующим применением для построения системы качества вуза.
В последние годы для вузов России, как и для вузов других стран, все более актуальными становятся вопросы оценки качества образования и управления им. Их актуальность усиливается в связи с углублением рыночных преобразований в экономике страны и принятием в 2000 г. новой версии стандартов ИСО серии 9000.
В соответствии с этими стандартами необходимо определить строение, т. е. выделить компоненты образовательной деятельности как организованного процесса, установить их функции в системном целом, определить процесс взаимодействия выделенных компонентов, обеспечивающий воспроизводство целого, выявить факторы саморазвития процесса образования как относительно самостоятельной части общего социального процесса.
Функциональное подразделение (в том числе, и учебного заведения) берёт на себя определённую ответственность при подготовке к сертификации системы качества (СК) организации. Механизм системы предусматривает регламентацию деятельности в документах с целью упорядочения работ [1].
Управление качеством образования - совокупность скоординированных мероприятий, направленных на обеспечение образовательного процесса и достижение заданных форм образованности [2].
Все попытки систематизации функций, составляющих в совокупности деятельность по управлению качеством в вузе, так или иначе приводят к разделению их на четыре блока в соответствии с циклом Деминга:
1) функции, связанные с планированием деятельности в области менеджмента качества;
2) функции, связанные с осуществлением процессов и их результатов;
3) функции, связанные с анализом полученных результатов запланированных действий;
4) функции, связанные с контролем хода и корректировкой планов последующих действий.
Главной особенностью требований к образовательному процессу в рамках системы качества и их отличием от государственных требований к минимуму содержания и уровню подготовки специалистов является их нелимитированный характер, характеристики образовательного процесса в системе качества описывают фактический или желательный уровень услуг, предоставляемых учебным заведением студентам [3].
Для построения СК вуза необходимы:
- разработка механизма реализации МС ИСО серии 9000:2000;
- процессный подход, основанный на общей теории систем;
- модульный принцип формирования элементов организационно-технического
механизма СК с использованием специальных моделей;
- построение СК с учетом жизненного цикла учебного процесса;
- типизация процедур, реализующих жизненный цикл по схеме "модель - набор
типовых модулей - элементарный процесс";
- построение типовых моделей принятия решений с учетом требований заказчика
и всех заинтересованных лиц
- учет системы государственного регулирования деятельности и ее гармонизация с
требованиями МС ИСО 9001:2000;
- максимальный учет научно-методического задела, которым располагает вуз [4,5].
Как любая система, СК в вузе представляет собой множество органично связанных
друг с другом элементов. В связи с вводом в действие новой версии стандартов ИСО 9000 2000 года, основой которых являются восемь принципов, на первый план выходит процессный подход к работе [3,6].
Управляемая система как совокупность взаимодействующих частей характеризуется наличием:
- целей и политики, которые задают направление развитию системы;
- структуры и ответственности участников, которые показывают, кто и за что в ответе;
- взаимодействующих процессов, сложного механизма выполнения всей работы;
- записей, в которых выражены данные о работе системы.
Все процессы представляют собой части работы по достижению целей и задач системы. В зависимости от целей управления процессы в системе подразделяются на следующие:
1) основной (центральный) процесс;-
2) поддерживающие (обеспечивающие) процессы;-
3) ключевые (ведущие) процессы.
Система лицензирования, аттестации и аккредитации образовательной
деятельности занимает ведущее место в оценке качества образования [6].
Деятельность любой организации рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов. Взаимосвязи оформляются в виде документов или действий, являющихся основанием для начала следующего процесса [7]. В каждом процессе определяются требования к входным и выходным данным, порядок управления процессом, его владелец (руководитель) и потребитель. В качестве модели объекта анализа можно использовать модель "черного ящика". На основе определенного набора критериев постоянно должны оцениваться эффективность процессов, а на основе анализа полученных данных -формироваться и проводиться мероприятия по улучшению.
Документирование каждого процесса должно обеспечивать воспроизводимость работ в системе, их проверку и доказательность [8]. Типовые документированные процедуры помогают подразделениям описать их процессы. При этом разграничиваются полномочия и ответственность, выявляются индикаторы эффективности процесса.
Состав процессов, соответствующих конкретным функциям, устанавливается на основе организационной структуры. Состав специальных функций, являющихся частями конкретных функций, устанавливается путем логического анализа деятельности непосредственных исполнителей.
Обязательным является документирование шести процедур:
1) управление документацией;
2) управление записями о качестве;
3) внутренние аудиты;
4) управление несоответствующей продукцией;
5) корректирующие действия;
6) предупреждающие действия.
Стандарт ИСО 9001:2000 устанавливает необходимость управления как внутренней, так и внешней документацией.
В состав документации системы менеджмента качества согласно этому стандарту входят:
• положения о подразделениях и должностные инструкции, которые устанавливают функции, обязанности, полномочия, ответственность и права в области качества;
• зарегистрированные данные о качестве (записи о качестве), которые служат объективными доказательствами деятельности, осуществлённой в рамках СМК, и отражают достигнутые при этом результаты [9];
• документация (процедуры, рабочие инструкции, планы по качеству и другие документы), которая не является обязательной по требованиям стандарта, но позволяет эффективно управлять существующими процессами
Последовательность разработки документов, регламентирующих деятельность организации, представлена на рис. 1.
Рис. 1 - Последовательность разработки документов, регламентирующих деятельность организации
Объектом исследования в данной работе являлись процессы, регламентирующие работу кафедры аналитической химии, сертификации и менеджмента качества
(АХСМК) КГТУ. Цель работы - разработка алгоритмов и документирование ряда процессов кафедры как основного структурного подразделения вуза.
Документированной считается та система, в которой определены оптимальная структура и состав документации, разработаны и внедрены соответствующие документированные процедуры на процессы, необходимые для функционирования этой системы, а также осуществляется управление данной документацией [10].
Документацию кафедры АХСМК, на наш взгляд, целесообразно подразделить на три основные группы:
1. внутренняя документация, необходимая для осуществления процессов и управления ими;
2. внутренняя документация, содержащая информацию о результатах функционирования процессов;
3. внешняя и внутренняя нормативная документация, определяющая требования к деятельности предприятия.
Организация сама определяет необходимые документы, их объем и детализацию [11].
В результате проведенного нами анализа деятельности кафедры была определена и описана сеть основных и вспомогательных процессов. Документооборот кафедры является результатом этих процессов.
К основным процессам относятся:
1. Общее руководство.
2. Учебный, в рамках которого можно выделить следующие подпроцессы:
- организационно-методический;
- обучение студентов;
- организация профильной практики студентов;
- функционирование библиотеки.
3. Научный - со следующим набором подпроцессов:
- порядок получения грантов;
- функционирование аспирантуры.
К вспомогательным (обеспечивающим) процессам относятся:
- материально-техническое обеспечение;
- техника безопасности и охрана труда;
- контроль документооборота.
В данной работе для описания основных и вспомогательных процессов использовалась методика, разработанная специалистами ООО “Конфлакс” [12].
Согласно этой методике, составляется таблица с основными характеристиками процесса, а также его алгоритм, в котором приводится схема процесса, указываются ответственные исполнители его операций, регламентирующие (входные) документы, на основании которых выполняется та или иная операция процесса, разработанные и утвержденные полномочными должностными лицами кафедры внутренние документы (выходы операций процесса) и ответственный за их регистрацию, хранение, выдачу в работу и внесение изменений или место хранения. Такой подход к описанию процессов сводит к минимуму описательную часть, облегчает разработку документации и ее при-менениЦля,12]1едрения управления процессами в полной мере, как того требует процессный подход, необходимо время и постоянные усилия. В качестве первых шагов следует четко определить ответственных, полномочия, ресурсы, информационные и управленческие связи.
В данной работе приводится описание некоторых процессов кафедры АХСМК КГТУ, в частности организация общего руководства и учебного процесса.
Общее руководство
Процесс руководства деятельностью кафедры осуществляет непосредственно заведующий кафедрой, при этом руководствуется Законом РФ «Об образовании», уставом КГТУ [13], правилами внутреннего распорядка, приказами ректора, Положением о кафедре и своей должностной инструкцией.
Регистрирующими документами в рамках этого процесса являются распоряжения по кафедре, годовой отчет о работе кафедры.
Учебный процесс
Учебный процесс является одним из основных процессов, определяющих деятельность не только кафедры, но и всего вуза.
На примере учебного процесса (рис.2) показано рекомендуемое представление процесса в виде базовой модели.
Рис. 2 - Общая модель учебного процесса
Алгоритм и основные характеристики организации учебного процесса на кафедре АХСМК приведены в табл. 1.
Все поступившие на кафедру внешние и внутренние документы идентифицируются и регистрируются в журналах и папках регистрации внешних и внутренних документов ответственным по делопроизводству или секретарем в соответствии с требованиями ГСДОУ, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», инструкциями по делопроизводству и номенклатурой дел кафедры. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых на кафедре, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Таблица 1 - Основные характеристики организации учебного процесса
Регламентирующая документация операций процесса)
(входы
ГОС ВПО Учебные планы родственных специальностей
Схема процесса
Регистрирующая документация (выходы операций процесса)
Определение набора дисциплин в рамках специальности
Учебный план кафедры
ГОС ВПО МИ-134-36-02-10.01 Приказ зав. кафедрой Учебный план
Выписка из рабочего учебного плана
Рабочие уч. программы Рабочие программы практик Индивидуальные планы
Распоряжение по кафедре Рабочие программы
Подготовка рабочих программ дисциплин и практик
Рабочие учебные программы Рабочие программы практик Индивидуальные планы
Получение данных учебной нагрузки
Выписка из рабочего учебного плана
Расчет штатной нагрузки преподавателей
Проработка содержания занятий
Лист расчета часов учебной работы преподавателей Расписание занятий
Рабочие учебные программы Рабочие программы практик Тексты лекций Учебные пособия и метод. указания Расписание занятий
Тексты лекций Учебные пособия и методические указания Экзаменационные билеты
Материальнотехническое обеспечение занятий
Заявки на материальнотехническое обеспечение
Проведение занятий и практик
Рабочая книжка преподавателя Контрольные листы инструктажа Контрольные, курсовые, Выпускные квалификационные работы Отчеты по практике
Рабочие программы
Экзаменационные
билеты
Экзаменационные и зачетные ведомости
Индивидуальные планы Ведомости (2-й экз)
Итоговый контроль
Ведомости (2 экз.)
Обсуждение итогов работы Протокол совещания Годовой отчет о работе кафедры
Ск)
^— "
Отв.
испол-
нитель
Мето-
дисты
кафедры
Препод. Отв. по практик ам
Место
хранен.
Мето-
дисты
Секре-
тарь
Препод. Отв. по практикам Секретарь
Отв. за организацию учебного процесса
Препод. Отв. по практикам
Зав. лабораторией Отв. за МТО
Препода ватели Зав. лаб. Инженеры, старшие лаборанты и лаборанты Отв. по практикам
Зав каф. Преподаватели Отв. по практикам
Препод. Отв. по практикам Секретарь
Отв. за МТО
Препод.
Отв. по практикам
Секре-
тарь
Секре-
тарь
Секре-
тарь
и отв
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел.
Основные документы кафедры:
- организационная структура кафедры;
- положение о кафедре;
- матрица ответственности;
- номенклатура дел кафедры.
Все перечисленные документы тесно взаимосвязаны между собой.
Организационная структура - упорядоченные ответственность, полномочия и
взаимоотношения между работниками. Такая структура подразделения дает возможность сотрудникам увидеть функциональные взаимосвязи и обязанности друг друга. Матрица ответственности является составной частью положения о кафедре. Ответственность и полномочия, закрепленные в матрице, должны быть внесены в должностную инструкцию данного сотрудника.
В состав документации системы качества по требованиям МС ИСО серии 9000 входит положение о подразделении. Для вуза основным структурным подразделением являются факультет и кафедра. На основании Федерального закона "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" от 22 августа 1996 г. № 124-Ф3 [14], Типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) Российской Федерации от 05 апреля 2001 г. №264, Устава КГТУ [13], Положении о подразделении, Положения о кафедре от 1994 года и с учётом содержания аналогичных документов промышленных предприятий и некоторых ведущих вузов России разработан проект положения о кафедре как основного структурного подразделения вуза. ЛИТераТура
1. Марухина О.В., Берестнева О.Г. // Стандарты и качество. 2002. №4. С.35-36.
2. Спиридонов Э.С., Савина Е.М. // Стандарты и качество. 2002. №4. С.46-47.
3. Качалов В.А. // Стандарты и качество 2000. №9. С.84-88.
4. ФроловН.С., Протасьев В.А., Шильдин В.М. // Стандарты и качество. 2002. №4. С.41-42.
5. Воробьёв Г. С. // Стандарты и качество. 2002. №4. С.43-45.
6. Торокин А. // Высшее образование в России .1999. №4. С.42-48.
7. Рузаев Е.Н., Погребняк С.А., Клепиков А.Н., Моисеенко М.С., Вальтер Е.М., Самуйлова И.А. // Стандарты и качество. 2002. №4. С.61-63.
8. СвиткинМ.А. // Стандарты и качество. 2000. №12. С.56-60.
9. ИСО 9001:2000 Системы менеджмента качества. Требования.
10. Документация системы качества // http://www.iso9000.ok.ru/
11. Свиткин М.А. // Стандарты и качество. 2002. №3. С.74-77.
12. Процессный подход к управлению организацией. http://finexpert.ru.
13. Устав Казанского государственного технологического университета.
14. Федеральный закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании».
15. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. Утверждена министром общего и профессионального образования Российской Федерации В. Филипповым от 11 мая 1999 г.
© Н. Г. Николаева - канд. хим. наук, доц. каф. аналитической химии, сертификации и менеджмента качества КГТУ; А. З. Назырова - канд. хим. наук, доц. той же кафедры; С. М. Горюнова - канд. хим. наук, доц. той же кафедры.
