CC BY
435
УДК 543.3 + 614.777
С. М. Горюнова, А. Ф. Дресвянников, Л. В. Петухова, Н. Г. Николаева
УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА
ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
Рассмотрены особенности построения, функционирования и документирования системы менеджмента качества испытательной лаборатории. Разработан проект стандарта, описан процесс управления документацией лаборатории по контролю качества воды.
Человечество пока не изобрело других способов описывать организационные системы, кроме как в виде документов на носителях любого вида - бумажных или электронных. Документированная система менеджмента качества (СМК) - это модель, которая описывает систему управления организацией на основе критериев качества, сформулированных в международных стандартах ИСО 9000:2000. Одним из важнейших аспектов реализации этих стандартов является документирование СМК, эффективность функционирования которой обеспечивается установлением и документальном фиксировании правил менеджмента качества, специфичных для каждой конкретной организации [11.
Документация делает систему «прозрачной» не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих. Доказать соответствие системы менеджмента качества установленным требованиям можно лишь в случае ее представления в документированном виде. В противном случае можно утверждать, что система качества отсутствует, как это следует из распространенного афоризма: «Нет документации - нет системы» [2].
Техническое регулирование является одним из ключевых факторов создания эффективных условий для формирования и реализации государственной промышленной и социально-экономической политики. Федеральный закон «О техническом регулировании» (ФЗ) определяет основные цели системы технического регулирования в Российской Федерации, направленные на реформирование правоотношений в этой области, включая аккредитацию органов по сертификации и испытательных лабораторий.
Основными целями аккредитации испытательных лабораторий согласно статье 31 ФЗ являются:
- подтверждение компетентности испытательных лабораторий (центров), выполняющих работы по подтверждению соответствия;
- обеспечение доверия изготовителей, продавцов и приобретателей к деятельности аккредитованных испытательных лабораторий (центров);
- создание условий для признания результатов деятельности аккредитованных испытательных лабораторий (центров) [3].
Испытательные лаборатории, претендующие на признание технической компетентности в проведении испытаний продукции для целей подтверждения соответствия, должны соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р ИСО/МЭК 17025-2000 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий». Главным требованием в соответствии с п. 1.4 указанного стандарта является разработка собственной системы качества, а также административных и технических систем, применяемых для управления деятельностью лаборатории.
Системы менеджмента качества, которые органически встраиваются в структуру управления организацией, в том числе и испытательной лабораторией, обеспечивают руководству и потребителям уверенность, что предъявленные к качеству требования будут выполнены.
Эффективность СМК во многом зависит от того, насколько хорошо она документирована. Новая версия стандартов ИСО допускает для организации больше (по сравнению с версией 1994 г.) гибкости в выборе пути, которым она осуществляет документирование своей системы. Это дает возможность каждой конкретной организации определить необходимые для нее характер и масштаб документирования СМК.
Важно, что МС ИСО 9001 требует не системы документов, а документированное™ СМК. Такой подход позволяет избежать бюрократизации системы, выражающейся в создании чрезмерного количества документов, которые в конечном итоге либо просто не работают, либо, что еще хуже, мешают работе. Согласно МС ИСО 9000 (п. 2.7.1), разработка документации системы — не самоцель, она должна добавлять ценность организации, т.е. повышать результативность и эффективность деятельности в системе.
Основными объектами документирования в СМК являются процессы. Документирование процессов способствует достижению их соответствия установленным требованиям, обеспечению воспроизводимости и прослеживаемости, оцениванию их результативности и эффективности, а также достижению уровня необходимой подготовки персонала [4].
Большинство отечественных организаций при создании документов СМК использует много текстовых описаний. Такие документы, как правило, получаются громоздкими и неудобными для пользователей. Естественно, чем сложнее процесс, тем выше вероятность того, что текстовой документ может оказаться громоздким и затруднительным для восприятия и проверки. Это определяет необходимость поиска более совершенной формы документов, определяющих порядок и правила осуществления процессов. Такой документ должен быть логичным и простым по построению, содержать минимум текстового описания, быть наглядным и понятным для пользователей.
С учетом этих требований предложен метод документирования процессов с максимальным использованием 1рафических форм, например карты процесса, содержащей его основные характеристики, и алгоритма процесса, описывающего его течение с сугубо управленческих позиций. Этот принцип положен в основу методики разрабатываемых проектов стандартов испытательной лаборатории по контролю качества воды и планируемой к аккредитации на базе функционирующей кафедры аналитической химии, сертификации и менеджмента качества КГТУ. В соответствии с предложенной методикой к настоящему времени разработаны следующие стандарты:
1. «Требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению документов»;
2. «Управление документацией системы менеджмента качества испытательной лабораторией»;
3. «Порядок проведения внутренних аудитов СМК»;
4. «Управление регистрацией данных».
В качестве примера на рис. 1 приведен титульный лист стандарта «Управление документацией системы менеджмента качества испытательной лабораторией». 1.
Согласно официальным данным, зафиксированным в ходе сертификационных и наблюдательных аудитов по стандарту ИСО 9001:2000, самым крупным «поставщиком несоответствий» является раздел 4.2 «Требования к документации». Доля несоответствий по этому разделу по отношению к их общему объему составляет около 30%, причем, самое
"»ОО
Стандарт испытательной лаборатории анализа качества воды СТ ИЛ СК 01-022004 «Управление документацией системы качества испытательной лаборатории
............... — Управление документацией системы качества испытательной лаборатории СТ ИЛ СК 01-02-2004
Введен впервые
Испытательная лаборатория Стр. 1 из 32
Зольшое число несоответствий приходится на пункт 4.2.3 «Управление документами». 1,ля управления деятельностью лаборатории необходимо установление основных (базо-ых), обеспечивающих процессов, а также процессов менеджмента. Процесс «Управление юкументацией» относится к числу базовых, а поэтому требует более тщательного рас-мотрения и детализации.
Практика показывает, что документацию системы качества испытательной лабора-ории целесообразно подразделить на три группы.
Первая группа - внутренняя документация, предназначенная для построения и функционирования системы качества, необходимая для осуществления процессов и управ-[ения ими. Сюда относятся:
- Политика испытательной лаборатории в области качества;
- Цели подразделений в области качества;
- Руководство по качеству;
- стандарты испытательной лаборатории;
- рабочие процедуры (в т.ч. и положения о подразделениях);
- рабочие инструкции (в т.ч. и должностные инструкции);
- планы качества;
- методические указания;
- иные документы (перечни, типовые формы, бланки и др.), необходимые для осуществления процессов, их управления и контроля.
Вторая группа - внутренняя документация, содержащая информацию о результатах функционирования системы качества и составляющих ее процессах, а также свидетельства >существления деятельности в области качества. Эту группу составляет специальный вид юкументов - записи.
Третья ¡руппа - внешняя документация, определяющая требования к деятельности испытательной лаборатории анализа качества воды. К данной группе относятся международные, государственные, отраслевые стандарты и др., составляющие фундамент пирамиды документов системы качества испытательной лаборатории.
Иерархия документов системы качества испытательной лаборатории представлена да рисунке 2.
А< 1 Заявление о политике и целях в области качества
2 V— 2 Руководство по качеству
/3 V— 3 Стандарты организации
/ ^ \«— 4 Рабочие процедуры, инструкции, положения и др. документы
/ 5 5 Записи (рабочие журналы, акты, протоколы и т.д.)
/ 6 \ * —6 Нормативная база (международные, государственные и др. стандарты)
Рис. 2 - Структура документации системы качества лаборатории анализа воды
Как было продекларировано выше, при издании нормативных документов удобно воспользоваться предварительно разработанными алгоритмами соответствующих процедур. В качестве примера, в таблице 1 приведена общая схема управления документацией.
?Q?
- эффективно планировать работу испытательной лаборатории анализа качества воды за счет перераспределения времени на выполнение тех или иных процессов, в частности, это позволит сократить интервал от момента получения заказа до выдачи протокола испытания;
- увеличить время на дополнительные разработки и исследования за счет усовершенствования процедуры «Управление документацией», что в конечном итоге приведет к усовершенствованию оказываемых услуг.
Таким образом в данной работе предложены алгоритмы и детализирующие процедуры, необходимые при разработке стандарта организации и позволяющие решить проблему громоздкости описательного подхода к созданию нормативной документации и, кроме того, комплексно представляющие целостную картину создания и управления документацией лаборатории по контролю качества воды.
Литература
1. СвиткинМ.З. // Стандарты и качество. 2000. №12. С. 59-60.
2. Свиткин М.З., Мацута В.Д., Рахлин К.М. Менеджмент качества и обеспечение качества продукции на основе международных стандартов ИСО. С.Пб.: Изд-во СПб картфабрики ВСЕГЕИ, 1999. 403 с.
3. Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании».
4. Практические аспекты внедрения стандартов ИСО серии 9000:2000 // management.co m. ua/ qm/ qm039.html.
© С. М. Горюнова - канд. хим. наук, доц. каф. аналитической химии, сертификации и ме-неджмента качества КГТУ; А. Ф. Дресвянников - д-р хим. наук, проф. той же кафедры; JI. В. Петухова - канд. хим. наук, доц. той же кафедры; Н. Г. Николаева - канд. хим. наук, доц. той же кафедры
