CC BY
54УДК 930.251
Демехина С.А.
магистрант кафедры социальной работы Государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования Московской области «Университет «Дубна» (Россия, г. Дубна)
ОСОБЕННОСТИ РАЗРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА
Аннотация: в данной статье рассматриваются возможности электронного архива. Рассмотрены основные этапы внедрения электронного архивного документооборота. Выделены преимущества и недостатки электронного архива.
Ключевые слова: архив, электронный архив, архивный документооборот.
Сегодня для большинства социальных служб существует проблема архивации большого объема документации.
Целесообразным решением данной проблемы является переход к электронному архивированию. Переход к системе электронной архивации требует немалых вложений и высоких знаний данного вопроса.
Информационные технологии сегодняшнего времени проникли во все сферы деятельности людей не только внесли большой рост эффективности, но и открыли проблемы, которые уже давно требуют решения. Эти проблемы в первую очередь связаны с устаревшими технологиями организации процессов в организациях. Одна из таких проблем - это неимоверный рост бумажной документации [1].
Классическая задача электронного архива - это хранение электронных копий бумажного документа. Например, социальная служба автоматизировала работу по согласованию приказов и распоряжений. Документы создаются и согласуются в электронном виде, но на последнем этапе появляется утверждающий, который подписывает документ в бумажном виде. Так электронный документ становится неким
черновиком, который использовался для принятия решения. В новую версию документа заносится скан-образ подписанного документа, а бумажный оригинал, который и становится основным документом, бережно помещают в дело и хранят на полке в архиве.
Таким образом, можно отметить два ключевых свойства первых электронных архивов - это хранение документов одной системы (в каждой системе собственный архив документов по направлениям деятельности), и хранение исключительно электронных копий документов для доступа к информации [3].
Социальные службы, вставшие на путь цифровой трансформации, задумываются о едином электронном архиве, в котором аккумулировались бы документы из всех информационных систем компании. Более того, теперь речь идет не о хранении копий документов, а о хранении полностью электронных документов, которые были созданы в электронном виде, подписаны электронной подписью и бумажного оригинала не существует в принципе.
Внедрение электронного архива состоит из следующих шагов:
• определение структуры будущего архива;
• подготовка документов: сортировка, удаление скрепок и т.д.;
• настройка программного обеспечения и оборудования;
• сканирование документов и ввод данных в систему;
• размещение программы удалённо или внутри компании [4].
Внедрение электронного архива подразумевает не только техническую интеграцию. Следует уделить внимание подготовке коллектива к предстоящему нововведению.
Набор решений для обеспечения архивного хранения, представленных на российском рынке, достаточно широкий. Однако преимущество остается за комплексными решениями, которые:
• имеют готовые интеграционные сценарии взаимодействия с системами-источниками;
• обеспечивают хранение электронных документов с поддержкой юридической значимости;
• позволяют управлять бумажным архивом и хранением электронных копий документов;
• обеспечивают все обязательные процедуры архивного делопроизводства [2].
Система электронного архива считается достаточно новой, однако за короткий срок
времени во всем мире она становится стандартом. Это в первую очередь свидетельствует о том, что электронный документооборот экономически выгоден. Сокращается штат сотрудников, высвобождается рабочее время, гарантируется сохранность архивных данных, увеличивается точность и эффективность обмена информацией, как внутри организации, так и вне.
Несмотря на все преимущества, разработка электронного архива требует больших финансовых затрат и большого объема работы. Переход к системе электронного архива трудоемкий и сложный процесс, требующий компетентной помощи сотрудников специализированных организаций.
Список литературы:
1. Ворошилина, Н.Н. Организация документационного обеспечения управления в учреждениях социальной сферы // Современная техника и технологии. - 2015. - № 2. -С. 17-26
2. Козлов, В. П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2018. - 336 с.
3. Кузнецова, И. В. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие для бакалавров / И. В. Кузнецова, Г. А. Хачатрян. — М.: Дашков и К°, 2019. — 410 с.
4. Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте / А.Ю. Логинова. - М.: Книга по Требованию, 2015. - 220 с.
