CC BY
20
УДК 005.6
DOI: 10.24412/2071-6168-2023-5-464-465
ОСОБЕННОСТИ ПРОЦЕДУРЫ СЕРТИФИКАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА ПРОМЫШЛЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ПРИ УДАЛЕННОМ АУДИТЕ
А.В. Болдырева, В.И. Борзов, С.А. Одиноков
Рассмотрены понятие сертификации, объекты, для которых применим данный процесс. Изучены причины необходимости проведения дистанционных аудитов, выявлены предпосылки и законодательные аспекты проведения сертификационных этапов дистанционно как в российской, так и международной практике. Выявлены сложности в реализации удаленных аудитов со стороны государства, так и со стороны предприятий. Предложен авторский порядок проведения дистанционной сертификации систем менеджмента качества.
Ключевые слова: дистанционный аудит, система менеджмента качества, промышленное предприятие, сертификация, группа по аудиту.
Определение сертификации дано в ГОСТ ISO/IEC 17000-2012 [1], согласно которому сертификация - процедура подтверждения соответствия, посредством которой третья сторона документально удостоверяет, что объект сертификации соответствует заданным требованиям.
Объектами применения сертификации являются продукция, услуги, системы менеджмента, персонал. Традиционно сертификация продукции включает в себя анализ производства, а сертификация систем менеджмента - аудит деятельности и функционирования системы на предприятии. [2]
С развитием ИТ открылись новые возможности проведения аудитов с помощью средств видеосвязи. Дистанционный (удаленный) аудит используется во всем мире уже много лет и при правильной стратегии может быть эффективной альтернативой или дополнением к традиционным подходам. Однако в его применении есть сложности - это отсутствие коммуникации «аудитор-клиент» как ключевого аспекта традиционного аудита; отсутствие практического знакомства сторон с методикой удаленного аудита; технологические ограничения (например, отсутствие инфраструктуры для полной поддержки удаленного аудита); сложности для клиента из-за дополнительных технических задач. [3]
В России до недавнего времени не было законодательной базы, разрешающей проведение анализа производства при сертификации машиностроительной продукции и аудитов систем менеджмента промышленных предприятий удаленно. Однако в связи с пандемией временно было разрешено переводить часть работ по сертификации в дистанционный режим, а при невозможности посещения группой по аудиту предприятия разрешалось проводить сертификационные аудиты и инспекционный контроль полностью удаленно.
Был выявлен ряд причин, по которым органы по сертификации в любом случае были бы вынуждены пересматривать подходы к работе, и не все они напрямую связаны с прошедшей пандемией:
1. Необходимость свести к минимуму личные контакты граждан для минимизации рисков распространения инфекции.
2. Потребность в снижении административной и финансовой нагрузки на бизнес при проведении сертификационных работ.
3. Поддержание работоспособности предприятий в условиях, близких к чрезвычайному положению.
В связи с выявленными причинами изменения в порядке предоставления услуг по сертификации и процедуры проведения сертификационных аудитов и оценки соответствия были неизбежны.
Однако цифровизация повсеместна во всех областях деятельности, и с каждым годом в компаниях, которые не хотят сбавлять темпы своего развития, все больше бизнес-процессов выполняются удаленно. При функционирующей на предприятии интегрированной системе менеджмента даже ранее при проведении внутренних аудитов нередко компании при наличии множества филиалов исключали из программы внутренних аудитов небольшие офисы, расположенные в удаленных местах, в связи с экономической нецелесообразностью их посещения аудитором. Перевод аудитов в дистанционный формат позволит решить эту проблему и сделать 100% охват.
9 апреля 2021 года Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии N 194-ст был утвержден и введен в действие национальный стандарт ГОСТ Р 59424-2021 «Руководящие указания по дистанционному проведению анализа состояния производства и аудита систем менеджмента». В тексте стандарта говорится, что он разработан в связи с необходимостью создания единого документа, регламентирующего порядок проведения анализа состояния производства и аудита систем менеджмента дистанционно, посредством применения информационно-коммуникационных технологий с целью повышения результативности их оценки соответствия, снижения затрат и минимизации рисков в области охраны труда. Однако настоящий стандарт не отменяет и не вносит изменения в какие-либо законодательные и нормативные правовые требования Российской Федерации, и его применение частично или полностью возможно лишь в случае, если оно не нарушает законодательные и нормативные правовые требования. [4]
Далее 21 февраля 2022 года вступило в силу Решение Совета ЕЭК №8 от 21 января 2022 года, вносящее изменения в Решение Совета ЕЭК №44 «О типовых схемах оценки соответствия», в котором главным изменением стало продление временных противоковидных мер, применяемых при сертификации серийно выпускаемой продукции, до 10 января 2023 года. Также данное Решение добавило важное уточнение, а именно разрешение в рамках периодической проверки продукции дистанционно проверять производство (раньше временные меры допускали только испытания продукции или перенос проверки на полгода). Однако действие временных мер, принятых в данном Решении, истекло в январе текущего 2023 года, в связи с чем проведение анализа состояния производства для российских органов по сертификации стало законодательно невозможно. Стоит отметить, что данное Решение в принципе не регламентировало проведение удаленных аудитов систем менеджмента, однако органы по сертификации систем менеджмента осуществляли свою деятельность, ориентируясь на него. В связи с вышесказанным применение утвержденного ГОСТ Р 59424-2021 и рекомендаций в нем также не является возможным.
Следует отметить, что в международной практике проведение дистанционных аудитов уже давно является принятым законодательно возможным вариантом при сертификации систем менеджмента. Так, Международный форум по аккредитации (1ЛР) и принятый им стандарт 1ЛР ГО 3:2011 [5] регламентирует, что в чрезвычайных ситуациях, в том числе в условиях пандемии, органу по сертификации следует оценить риски сохранения сертификатов клиентов без проведения выездного аудита. При низком уровне риска стандарт рекомендует применять альтернативные методы оценки соответствия, например, проведение удаленных аудитов.
Основным международным документом, регламентирующим проведение аудитов систем менеджмента в удаленном режиме, является 1ЛР МО 4:2018. Этот документ обязателен для применения в случае, если в ходе аудита используются информационно-коммуникационные технологии (ИКТ). Согласно IAF МО 4:2018 [6] удаленный аудит проводится частично или полностью удаленно с использованием ИКТ. Такой аудит должен включать в себя те же элементы, что и аудит с выездом на предприятие.
Исходя из вышесказанного мы видим, что в международной практике уже более пяти лет существует и успешно реализуется методика проведения дистанционных аудитов, что еще раз подтверждает то, что в России необходимо узаконить и внедрить возможность проведения удаленных аудитов при сертификации как продукции, так и систем менеджмента. Для сертификации продукции сделать это можно в виде отдельно выделенной схемы сертификации, а для сертификации систем менеджмента - в виде отдельного нормативного правового акта, который бы давал разрешение на использование дистанционных аудитов в установленных подходящих для этого случаях.
Рассмотрим авторский подход к порядку проведения сертификации системы менеджмента качества (СМК) промышленного предприятия с применением дистанционного аудита.
Сертификационный аудит в форме удаленной оценки проводится только при полном согласии и согласовании обеих сторон: предприятия и органа по сертификации систем менеджмента в соответствии с планом удаленного аудита.
Перед началом проведения удаленного аудита СМК руководитель группы по аудиту совместно с представителями предприятия должны обсудить следующие предварительные вопросы:
- определить сотрудника со стороны предприятия, ответственного за организацию и обеспечение проведения дистанционного аудита, в том числе за техническое сопровождение;
- выбрать ПО для видеосвязи во время проведения аудита;
- определить перечень документированной информации СМК предприятия, а также формат и сроки ее представления;
- определить состав сотрудников предприятия, которые должны принимать участие в удаленном аудите;
- согласовать сроки (даты) проведения дистанционной оценки;
- составить и согласовать план проведения дистанционного аудита;
- выявить факторы, которые могут негативно повлиять на результативность дистанционного аудита и способы их минимизации (например, сбои в доступе к сети Интернет, низкое качество звука и изображения, проблемы с документированной информацией в электронном виде и пр.); определить, какие действия будут предприниматься в случае возникновения подобных факторов. Необходимо проинформировать предприятие о праве органа по сертификации прекратить дистанционный аудит в случае невозможности устранения таких факторов;
- обеспечить соблюдение требований к конфиденциальности информации, полученной в ходе удаленного аудита СМК.
На данном этапе также должна быть проведена идентификация, оценка и документирование рисков для достижения установленных целей аудита, разработаны мероприятия для удерживания и недопущения возникновения выявленных рисков.
При проведении дистанционного аудита СМК следует применять следующие методы для обеспечения результативности аудита:
- проведение вступительного/заключительного совещания посредством видеосвязи с помощью выбранного ПО;
- анализ сведений о предприятии в открытых источниках;
- запрос и анализ сканированных копий документированной информации, предусмотренной СМК предприятия;
- визуальная оценка свидетельств функционирования СМК, получаемых от предприятия посредством прямой трансляции с мест осуществления деятельности;
- наблюдение за сотрудниками при выполнении производственных и иных работ согласно деятельности предприятия посредством видеосвязи и анализа направленных в адрес органа по сертификации видеозаписей;
- интервью с сотрудниками предприятия посредством видеосвязи;
- запрос и получение от заявителя фото - и видеосвидетельств, а также меток с геопозицией, подтверждающих фактические адреса мест осуществления деятельности предприятия;
- запрос группой по аудиту разъясняющих и уточняющих сведений от предприятия по телефонной связи, электронной почте и по видеосвязи.
При проведении удаленного аудита должно быть обеспечено выполнение плана аудита в полном объеме.
Далее группа по аудиту проводит анализ полученной информации, после чего составляется акт дистанционного аудита. На заключительном совещании по видеосвязи руководитель группы по аудиту обеспечивает ознакомление представителей от предприятия с результатами аудита, включая выявленные несоответствия и уведомления; выявляются разногласия по данным вопросам. Акт дистанционного аудита должен быть направлен сертифицируемому предприятию по электронной почте, а в ответ должны быть получены скан-копии подписанных документов.
По факту устранения выявленных несоответствий и предоставления предприятием подтверждающих фактов руководителем группы по аудиту составляется заключение об оценке устранения несоответствий и возможности выдачи сертификата соответствия СМК предприятию.
Стоит отметить, что во время удаленного аудита предприятие должно работать в обычном режиме и производить продукцию по утвержденному на данный рабочий день плану производства. Группа по аудиту должна виртуально посетить производственные помещения и увидеть реальное выполнение процессов в организации.
По результатам завершения удаленной оценки руководителем группы по аудиту формируется следующий комплект документов:
- документы проведения удаленного аудита, в том числе анализ документации СМК, план дистанционного аудита, акт дистанционного аудита с листами несоответствий и уведомлений, отчет предприятия об устранении выявленных несоответствий, заключение об оценке устранения несоответствий и возможности выдачи сертификата соответствия;
- материалы дистанционного аудита, в том числе заявка на проведение сертификации, полученная от предприятия, учредительные документы предприятия, сведения о кадровых ресурсах организации, документированная информация СМК, записи совещаний и интервью по видеосвязи.
По результатам проведенного дистанционного аудита руководство органа по сертификации должно изучить все предоставленные группой по аудиту доказательства результативного функционирования и соответствия СМК компании установленным требованиям и принять решение о выдаче сертификата соответствия либо предоставить мотивированный отказ в выдаче.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что дистанционный аудит СМК промышленного предприятия должен включать в себя те же элементы, что и аудит с выездом в организацию. В таком случае сертификация СМК с применением удаленного аудита отличается от традиционного порядка проведения сертификации двумя этапами, и будет выглядеть следующим образом:
1. Организация работ.
2. Анализ документов организации заявителя (проводится только дистанционно).
3. Планирование удаленной сертификационной проверки на месте, в том числе идентификация, анализ, документирование рисков для достижения установленных целей аудита и установление мероприятий для удерживания и недопущения возникновения выявленных рисков.
4. Оценка доступных инструментов ИКТ.
5. Технологическая подготовка цифровых инструментов как со стороны органа по сертификации, так и со стороны аудитируемого предприятия.
6. Проведение удаленной сертификационной проверки на месте.
7. Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата при положительных результатах аудита.
8. Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента (с выездом на предприятие заявителя минимум на одном из плановых надзорных аудитов).
Список литературы
1. ГОСТ ISO/IEC 17000-2012. Оценка соответствия. Словарь и общие принципы. Введ. 201309-01. М.: Стандартинформ, 2021. 28 с.
2. Vasiliev, V.A., Aleksandrova, S.V., Aleksandrov, M.N. Integration of Quality Management Tools into a Digital Management System // Proceedings of the 2021 IEEE International Conference "Quality Manage-
ment, Transport and Information Security, Information Technologies", T and QM and IS 2021. 2021. С. 352354.
3. Khan A. Auditing From a Distance // Internal Auditor. 2017. пер. Е. Зверева // Официальный сайт НП «Институт внутренних аудиторов».
4. ГОСТ Р 59424-2021. Руководящие указания по дистанционному проведению анализа состояния производства и аудита систем менеджмента. Введ. 2021-04-09. М.: Стандартинформ, 2021. 18 с.
5. Документы международных организаций в области аккредитации «Менеджмент чрезвычайных событий или обстоятельств, влияющих на органы по аккредитации, органы по оценке соответствия и сертифицированные организации» от 25 ноября 2011 г. № IAF ID 3:2011 // IAF. 2011.
6. Документы международных организаций в области аккредитации «Обязательный документ IAF по применению ИКТ в целях аудита/оценки» от 04 июля 2018 г. № IAF MD 4:2018 // IAF. 2018.
Болдырева Анастасия Викторовна, аспирант, [email protected], Россия, Москва, Московский Авиационный Институт (Национальный исследовательский университет),
Борзов Виталий Игоревич, канд. техн. наук., доцент, [email protected], Россия, Москва, Московский Авиационный Институт (Национальный исследовательский университет),
Одиноков Сергей Анатольевич, канд. техн. наук, доцент, [email protected], Россия, Москва, Московский Авиационный Институт (Национальный исследовательский университет)
PECULIARITIES OF THE CERTIFICATION PROCEDURE
OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM OF AN INDUSTRIAL ENTERPRISE IN A REMOTE AUDIT
A.V. Boldyrevа, V.I. Borzov, S.A. Odinokov
The concept of certification, the objects for which this process is applicable are considered. The reasons for the necessity of remote audits have been studied, prerequisites and legislative aspects of remote certification stages both in Russian and international practice have been revealed. Difficulties in realization of remote audits on the part of the state and on the part of enterprises were revealed. The author's procedure for remote certification of quality management systems is proposed.
Key words: remote audit, quality management system, industrial plant, certification, audit
team.
Boldyreva Anastasia Viktorovna, postgraduate, [email protected], Russia, Moscow, Moscow Aviation Institute,
Borzov Vitaliy Igorevich, candidate of technical sciences, docent, [email protected], Russia, Moscow, Moscow Aviation Institute,
Odinokov Sergey Anatolievich, candidate of technical sciences, docent, odinokovs@mail. ru, Russia, Moscow, Moscow Aviation Institute
