CC BY
73
ОСОБЕННОСТИ ДИСТАНЦИОННОГО АУДИТА СИСТЕМ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ
Н.Ю. Изварина, канд. экон. наук, доцент Р.О. Реутова, студент Р.А. Бондарев, студент С.С. Зубарев, магистрант
Донской государственный технический университет (Россия, г. Ростов-на-Дону)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-10-1-146-149
Аннотация. В данной статье рассмотрено проведение дистанционного аудита системы менеджмента качества в современных условиях. Представлены принципы дистанционного аудита, которые снижают риск использования информационных технологий. В статье структурированы этапы дистанционного аудита повышения действенности данного инструмента оценки контрольной среды компании.
Ключевые слова: система менеджмента качества, дистанционный аудит, этапы аудита системы менеджмента качества, риски дистанционного аудита.
В настоящее время функционирование системы менеджмента качества в компании обусловлено потребностями бизнес-единиц в стабильности свойств своей продукции и обеспечении высокого уровня оказываемых услуг. Гарантировать удовлетворенность заинтересованных лиц, прежде всего, потребителей, могут высокие стандарты деятельности и профессионализм исполнителей, а подтвердить эти показатели призваны аудиторы.
Проведение аудита системы менеджмента качества представляет собой оценку этой системы на соответствие требованиям стандарта или локальным актам компании. В результате компания получает свидетельство в виде информации, связанной с критериями аудита. В настоящее время дистанционное проведение такого рода мероприятий является одним из самых распространенных, что в период пандемии обусловлено как появлением соответствующего регламента, так и расширением имеющегося опыта.
Для оценки действующей системы менеджмента качества часто используется внутренний аудит, проводимый аудиторами компании и называемый аудит первой стороны. В этом случае проверяющими выступают работники структурных подразделений компании, привлекаемые к этим работам службой качества, либо специалисты службы внутреннего аудита,
владеющие соответствующей спецификой работ [1].
Внешний аудит проводят независимые компании в целях объективной оценки деятельности по заказу поставщика для оценки рисков сотрудничества (аудит второй стороны) или по заказу третьей стороны, не заинтересованной в результатах проверки напрямую. Последний вид работ как правило проводят на этапах разработки системы менеджмента качества, в процессе ее внедрения или для оценки текущего состояния, что обеспечивает беспристрастность оценки, дает свежий взгляд на систему, выявляет ее узкие места и позволяет определить пути развития системы.
Сертификация является результатом аудита третьей стороны, в России актуальны аудиты на соответствие требованиям стандарта ISO 9001 и российского национального стандарта ГОСТ Р ИСО 9001. Каждый вид такого аудита можно рассматривать с позиции его целей и критериев, однако объектами всегда выступают элементы системы менеджмента качества, что обуславливает необходимость использования современных подходов к проверке из международной практики по данному вопросу.
Цели аудита системы менеджмента, основанные на управлении качеством, внутреннем контроле и корпоративном управлении и представлены данными рисунка 1.
Проверка эффективности применяемых методов и процедур контроля
Предоставление актуальной информации о качестве управления в отношении поставленных общекорпоративных целей и соблюдения стандартов ведения бизнеса
Оценка потенциальных рисков, выявление путей и способов их предотвращения или смягчения, а так же повышение рентабельности бизнес-процессов
Рис. 1. Цели аудита системы менеджмента качества
Представленные на рисунке 1 цели аудита системы менеджмента качества достигаются путем реализации его особого механизма, способного предоставить заказчикам информацию о нарушениях в порядке соответствия регламентам работы компании в части использования ресурсов, отдачи от активов и рисках.
Указанные цели аудита системы менеджмента качества в компании во многом обуславливают ключевые задачи построения качественной системы внутреннего контроля, которые
заключаются в обеспечении следующих конкурентных позиций:
- учетные документы должны быть подготовлены полностью и в точном соответствии требованиями действующего законодательства, так как определяют информационную основу, от их качества зависит результат аудита;
- отражение записей, регистрация фактов деятельности (арифметическая точность, временная определенность, правовое соответствие, представление и раскрытие данных) своевременно дают возможность формирования результатов по периодам без искажений;
- наличие формализованных правил, требований и процедур позволяет персоналу следовать им в ежедневой работе уменьшая риск нарушений;
- соблюдение законодательства
обеспечивает уменьшение претензий контролирующих структур;
- следование финансовой стратегии предприятия гарантирует устойчивость финансового развития компании [2].
В современных условиях
хозяйствования дистанционный аудит системы менеджмента качества
подразумевает проведение анализа данных в целях формирования заключения с использование современных
информационных технологий, как для коммуникации с организацией, так и для осуществления процесса проверки. Нормативной базой для проведения дистанционного аудита системы менеджмента качества выступает ГОСТ Р 59424-2021, использование которого применимо и для внешних, и для внутренних аудиторов [3].
Риск использования информационных технологий может быть снижен при соблюдении принципов дистанционного аудита:
1. Риск-ориентированный подход;
2. Обеспечение компетентности;
3. Обеспечение конфиденциальности и безопасности данных;
4. Обеспечение непрерывности и целостности проведения дистанционных аудитов.
На рисунке 2 структурированы этапы дистанционного аудита.
Подача заявки на проведение аудита системы менеджмента качества, ее обработка и анализ
Оформление договора на аудит системы менеджмента качества
^z
Планирование аудита / назначение руководителя и группы аудиторов
Дистанционный запрос документов для формирования базы анализа
^Z
Анализ полученной информации/проведение интервью -\>
Подготовка итогового отчета и предоставление клиенту результата дистанционного аудита
и:
Согласование с организацией результатов \> _
Уничтожение задокументированной информации организации с электронных носителей
Рис. 2. Этапы проведения дистанционного аудита системы менеджмента качества
В представленных на рисунке 2 этапах особого внимания заслуживает планирование аудита, которое начинается сразу после оформления договора. Этот этап включает предварительный анализ возможных рисков, которые в ходе проверки дают основу для детализации. Крайне важно корректно определить секторы оценки и методы аудита, применимые к ним. При проведении аудита необходимо соблюдать принцип комплексности и оптимальности [4], что достигается тщательным подбором исполнителей, адекватными методами проверки и составлением подробного плана действий на каждый сектор. Детализированный план проверки, утверждение даты работ осуществляется в дистанционном режиме с использованием средств шифрования данных.
Наиболее сложным является этап взаимодействия после запроса документов при получении от клиентов документов с использованием информационных технологий. Взаимодействие допустимо только через рабочий почтовый адрес, что обеспечивает сохранность персональных данных, как и применение электронной цифровой подписи.
К перечню документов, запрашиваемых
дительные документы, справки, выписки, декларации, договоры, первичные документы, бухгалтерскую и иную отчетность [4]. Проведение аудита системы менеджмента качества помимо проверки документов часто подразумевает осмотр помещений компании, что в условиях дистанционной проверки осуществляется с помощью видеокамер или онлайн-трансляций. Перед проведением работ с клиентом согласовываются устройства показа и тестируется оборудование на наличие помех или некачественного отображения.
В аудиторском заключении по результатам системы менеджмента качества важно отразить не только текущие состояние проверяемой компании, но также возможность ее функционирования в рамках ограничений в период пандемии.
Результаты проведения аудита системы менеджмента качества компании являются действенным инструментом оценки ее контрольной среды. Значение аудита неуклонно возрастает, он помогает выявить несоответствия и недоработки системы, определить направления повышения эффективности деятельности компании.
у компании дистанционно, относят: учре-
Библиографический список
1. Изварина Н. Ю., Алботова А. В. Внутренний аудит в системе корпоративного управления // Молодой ученый. - 2018. - №19. - С. 46-47.
2. Изварина Н.Ю. Современные подходы к построению системы внутреннего контроля и ее место в организации безопасности бизнеса / Н.Ю. Изварина, Д.А. Секизов // Современные проблемы экономической безопасности, учета и права в Российской Федерации. - Москва: AUSPUBLISHERS, 2019. - С. 11.
3. Казурова Д.В., Чекайкин С.В. Совершенствование СМК на основе аудита // Современные информационные технологии. - 2021. - № 33. - С. 87-89.
4. Смирнова И.А. Аудит систем менеджмента качества на предприятии // Моя профессиональная карьера. - 2021. - Т. 2. - № 20. - С. 114-117.
FEATURES OF REMOTE AUDIT OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS IN
MODERN CONDITIONS
N.Yu. Izvarina, Candidate of Economic Sciences, Associate Professor
R.O. Reutova, Student
R.A. Bondarev, Student
S.S. Zubarev, Graduate Student
Don State Technical University
(Russia, Rostov-on-Don)
Abstract. This article discusses the remote audit of the quality management system in modern conditions. The principles of remote audit, which reduce the risk of using information technologies, are presented. The article structures the stages of remote audit to increase the effectiveness of this tool for assessing the company's control environment.
Keywords: quality management system, remote audit, quality management system audit stages, remote audit risks.
