CC BY
285УДК 347.931
ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СУДЕБНЫХ ДЕЛ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДАХ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ
Гаджиев В. Э., Кочкина Э. Л.
Восточно-Сибирский филиал Российского государственного университета правосудия, г. Иркутск, Россия
Аннотация. Рассматриваются нормативные требования к формированию и оформлению исполненных дел при подготовке к архивному хранению. Обобщен практический опыт в подготовке судебных дел к передаче на хранение.
Ключевые слова: архив, внутренняя опись, лист-заверитель, нумерация листов, оформление судебных дел, судебное делопроизводство, судебная деятельность, формирование судебных дел.
FEATURES OF THE FORMATION AND REGISTRATION OF JUDICIAL CASES IN FEDERAL COURTS OF GENERAL JURISDICTION
Gadzhiev V. E., Kochkina E. L.
East Siberian Branch of the Russian State University of Justice, Irkutsk, Russian Federation
Abstract. The article discusses the regulatory requirements for the formation and execution of completed cases in preparation for archival storage. Generalized practical experience in the preparation of court cases for transfer to storage.
Keywords: archive, internal inventory, certification sheet, numbering of sheets, registration of court cases, court record keeping, judicial activity, formation of court cases.
Эффективность судебной деятельности, повышение качества правосудия, обеспечение разумных сроков рассмотрения дел в судах общей юрисдикции во многом определяются уровнем организации и должным ведением в них делопроизводства [1, с. 4]. Правила по формированию и оформлению судебных дел и документов установлены в нормативных актах, регулирующих сферу делопроизводства и архива. Невыполнение данных правил либо выполнение их с нарушением приводит к негативным последствиям как для суда в целом, так и для сотрудников, ответственных за судебное делопроизводство. Ошибки, допущенные в оформлении документов и формировании дел, выявляются, чаще всего, в ходе проверки судебного делопроизводства и, как следствие, приводят к соответствующей ответственности (вплоть до увольнения) виновного работника.
В соответствии с п. 5.1 Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция), оконченные производством дела оформляются работниками, ответственными за делопро-
изводство в суде, судебной коллегии, составе или структурном подразделении1.
Формирование и оформление судебных дел — это обязательные взаимосвязанные процессы делопроизводства, обозначающие принципиально разные действия в отношении дела. Процесс формирования соотносится с начальной точкой жизненного цикла дела, а оформление — с конечной точкой [3].
Формирование дела начинается с момента заведения номенклатурной папки в текущем делопроизводстве. К формированию дела предъявляются требования:
— документы разных сроков хранения следует группировать в отдельные дела;
— в деле должен быть только один экземпляр документа;
— группировать в дело следует документы одного календарного года (судебные дела яв-
1 Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции : приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19 марта 2019 г. № 56 (ред. от 16.07.2019) / / КонсультантПлюс : справочная правовая система.
ляются переходящими, данное требование не применяется в их отношении);
— документы в деле должны быть оформлены в соответствии с правилами документирования, действующими в Российской Федерации и отраженными в Инструкции;
— запрещается группировать в дело черновики, дубляжи документов;
— объем дела не должен превышать 250 листов толщиной 4 см (свыше указанного количества — следует разделить на тома);
— внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической, авторской или алфавитной последовательности.
Оформление дела проводят в процессе подготовки его к архивному хранению — это последняя процедура в текущем делопроизводстве с документами. После оформления дела его передают в архив на хранение.
Оформление дел — это обязательная процедура в судебном делопроизводстве, включающая такие этапы, как:
— подшивка и переплет документов дела;
— нумерация листов;
— составление листа-заверителя дела;
— составление внутренней описи дела;
— оформление обложки дела1.
В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело (кроме листа-заверителя и внутренней описи), листы нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа внутри дела простым карандашом или нумератором [2, с. 81].
При нумерации листов предъявляются правила:
«1. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому делу или тому отдельно. Фотографии, чертежи и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу, а сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
2. Листы с наглухо наклеенными фотографиями, вырезками нумеруются как один лист.
3. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы, то каждый документ нумеруется отдельно.
1 Об утверждении Инструкции о порядке организации ... П. 5.6.
Глагол Ъ 1(27)/2022
ПРАВОСУДИЯ
4. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя — это необходимо отразить в заверительной надписи.
5. Если в деле при нумерации допущено множество ошибок, следует провести перенумерацию: старые номера зачеркнуть (одной наклонной чертой) и рядом заново пронумеровать. При пропуске листов во время нумерации допускается присвоение литерного номера»2.
6. Подшивать дело необходимо, если оно состоит из двух или более листов.
7. Дело прошивается толстой прошивочной иглой, используются хлопчатобумажные нитки № 10, банковский шпагат или лента средней толщины. Требований к цвету ниток не предъявляется. Как правило, в практической деятельности используется официально-деловой цвет (белые, черные, серые, темно-синие). Возможно применение прошивочных машин.
8. Прошивочные отверстия делают шилом, дрелью или шуруповертом.
Предварительно листы дела «простукивают» по четырем сторонам, чтобы они сложились ровно, как в книге.
9. Игла с нитью продергивается через прошивочные отверстия таким образом, чтобы концы нити в итоге оказались с тыльной стороны листов. После чего завязывается узел.
10. Опечатывание дела производится путем наклеивания сверху узла и частично на концы нитей наклейки с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью на (количество) _ листах. Должность, ФИО ответственного лица за прошивку дела, подпись и дата опечатывания». При заверении оттиск печати должен охватить и часть наклейки с подписью и прошивочную нить.
Схема прошивки зависит от вида документов, объема дел и принятых правил в суде. Существует прошивка в два, три, четыре прокола, прошивка документов «на уголок».
Правильная прошивка документов является кропотливым делом, однако освоение этого навыка поможет надолго сохранить служебную информацию в надлежащем виде.
В обязательном порядке к делу оформляется заверительная надпись в форме листа-заверителя, в котором содержится информа-
2 Там же. П. 5.6.2.
ция о физическом состоянии дела, документов, особенностях его формирования. Лист-заверитель подшивается в дело последним. К примеру, в деле могут содержаться вложения, наклеенные на листы фотографии, имеющиеся литерные номера листов, физически поврежденные страницы, документы с неразборчивым текстом — все это нужно отражать в листе-заверителе, который обязательно должен быть в деле. Лист-заверитель — это учетный документ, позволяющий существенно облегчить проведение экспертизы ценности документов дела. Для судебных дел запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа последнего документа.
Соблюдение требований судебного делопроизводства оказывает значительное влияние на качество работы, поскольку правильно организованная работа с документами, определенный порядок передачи документов в архив и их надлежащие хранение обеспечивают оперативное получение необходимой достоверной справочной и научной информации о деятельности суда.
Список литературы
1. Латышева Н. А. Организация и осуществление контроля ведения делопроизводства в судах общей юрисдикции Российской Федерации : дис. ... канд. юрид. наук : 12.00.01. М., 2016. 231 с.
2. Мамыкин А. С., Латышева Н. А. Архивное дело в суде : учеб. пособие. М. : РГУП, 2017. 188 с.
3. Янкова В. Формирование дел: правила есть, но вопросы остаются // Делопроизводство и документооборот на предприятии : деловой журнал. URL: https://delo-press.ru/joumals/documents/sovremennoe -deloproizvodstvo/59825-formirovanie-del-pravila-est-no-voprosy-ostayutsya/
Гаджиев Вугар Эдвар оглы - кандидат юридических наук, заместитель заведующего кафедрой организации судебной и правоохранительной деятельности, доцент кафедры уголовно-процессуального права и криминалистики, Восточно-Сибирский филиал Российского государственного университета правосудия, г. Иркутск, Россия, е-mail: gadjievv81@mail.ru
Gadzhiev Vugar Edvar ogly - PhD in Law, Deputy Head of the Department of Organization of Judicial and Law Enforcement Activities, Associate Professor of the Department of Criminal Procedure Law and Criminalistics, East Siberian Branch of the Russian State University of Justice, Irkutsk, Russian Federation, е-mail: gadjievv81@mail.ru
Кочкина Эльвира Леонидовна - преподаватель кафедры организации судебной и правоохранительной деятельности, Восточно-Сибирский филиал Российского государственного университета правосудия, г. Иркутск, Россия, е-mail: elvira.kostina@list.ru
Kochkina Elvira Leonidovna - Lecturer, Department of Organization of Judicial and Law Enforcement Activities, East Siberian Branch Russian State University of Justice, Irkutsk, Russian Federation, е-mail: elvira.kostina@list.ru
