CC BY
416
ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЯ АРХИВНОЙ РАБОТЫ В МВД РОССИИ.
ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА АРХИВНОЕ
ХРАНЕНИЕ. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ СОХРАННОСТЬ
ДОКУМЕНТОВ
Н.С. Гордов, слушатель Академии управления МВД России (Россия, г. Москва)
DOI:10.24412/2500-1000-2021-12-2-169-174
Аннотация. В статье на основе анализа нормативных правовых актов МВД России раскрыты основополагающие принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению в системе МВД России, включающие в себя этапы формирования и оформления дел, а также способы хранения, обеспечивающие их сохранность. Статья носит исключительно прикладной (практический) характер. Для недопущения искажения (неточного изложения) информации в настоящей статье использована юридическая лексика и терминология отрасли права в сфере архивного дела для органов внутренних дел.
Ключевые слова: архив, документ, дело, формирование, оформление, сохранность, хранение.
Архивное дело, по существу - хранение документов, является завершающим этапом, следующим после документирования и документооборота в организации делопроизводства, на котором осуществляется подготовка исполненных документов для передачи на архивное хранение.
Организация и ведение архивной работы, её нормативное и техническое регулирование в сфере внутренних дел, осуществляется в силу специальных норм и правил, разработанных применительно к данному виду деятельности, согласованных между Федеральным архивным агентством Российской Федерации, Министерством внутренних дел Российской Федерации и другими федеральными органами исполнительной власти.
Главным нормативным правовым документом, который регламентирует архивное дело, считается Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Помимо данного Закона современное законодательство об архивном деле в Российской Федерации включает в себя другие федеральные законы, Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, приказы Министра внутренних дел Российской Федерации, иных ФОИВ, а также
Государственные стандарты Российской Федерации.
Настоящая статья основана на результатах исследования практики архивного хранения в сфере внутренних дел, где архивное хранение документов является обеспечительным, вспомогательным процессом. Поэтому, проблемы данной сферы не очень часто становятся предметом научно-исследовательских дискуссий. На первый взгляд, кажется, что эту тему должны обсуждать ведущие специалисты-документоведы и архивисты в соответствующих редакционно-издательских подразделениях, однако в условиях повсеместного перехода от бумажного на электронный документооборот, проблема архивного хранения становится все более актуальной. В современных условиях хранение документов затрагивает уже не только вопросы документоведения, но и становится перспективным направлением развития сферы 1Т-технологий, где основным инструментом оптимизации практики архивного хранения непосредственно выступают информационно-телекоммуникационные технологии, позволяющие перевести в электронный вид большую часть хранящихся архивных документов.
Таким образом, представляется, что время новаций наступило, поскольку эпоха электронного управления организационно-техническими и технологическими процессами в архивном деле активно развивается, а с бумажными носителями информации выходит на второй план. Возникает вопрос: почему? Во-первых, значительную часть бумажных документов, переведенных в электронный вид, можно будет просто сократить. Во-вторых, в результате оцифровки будет создан электронный архив, который значительно облегчит доступ к архивному фонду, сокращая временные интервалы на поиск и выдачу документов.
Статья содержит непосредственный анализ перспектив архивного хранения при сохранении текущей практики.
В МВД России архивная работа непосредственно осуществляется на основании приказа МВД России от 15.08.2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».
Настоящим приказом утверждена согласованная с Росархивом «Инструкция по организации архивной работы в системе МВД России».
Данная Инструкция регламентирует организационные основы и методические рекомендации архивного дела применительно к органам внутренних дел, например: процедуру передачи на хранение в архив завершенных производством дел, их классификацию по определенному признаку или критерию (основанию), регистрацию (учет), систему мер по обеспечению сохранности документов (требования к зданиям и помещениям архива, режимы хранения и размещения архивных документов, их физико-химическую сохранность, проверку наличия и состояния, создание условий исключающих утрату, экспертизу ценности архивных документов).
Все стандартные требования настоящей Инструкции распространяются на дела общего производства, дела, образующиеся в процессе осуществления деятельности подразделений органов внутренних дел, а также дела специального производства.
Дело, при этом, может рассматриваться как совокупность документов в нем, так и
отдельный самостоятельный документ. Многотомное дело считается одним делом, причем каждый том представляет собой отдельную единицу хранения данных. Под единицей хранения понимается документ или группа документов, относящихся к одной тематике.
Подготовка дел к хранению, согласно установленным правилам, включает несколько последовательных этапов. Начальный - формирование дела. Заключительный - его оформление.
Формирование дела - это объединение исполненных документов в дело по действующей на текущий год номенклатуре дел и систематизация документов и прилагаемых к ним материалов внутри самого дела.
Оформление дела - это непосредственная подготовка дела к хранению, заканчивающаяся его передачей в архив.
Работы по организации и формированию дел в МВД России осуществляется на основании приказа МВД России от 20.06.2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
Этап формирования дел согласно настоящей Инструкции включает следующие основные правила и требования:
- документы в деле размещаются в хронологическом порядке с учетом их во-просно-логической последовательности (ответы располагаются за соответствующими запросами), исключение составляют личные дела сотрудников, которые формируются по мере поступления материалов;
- дела комплектуются по утвержденной номенклатуре, только за текущий год за исключением переходящих, не превышая установленные объем и толщину (250 л., 4 см.);
- нормативные правовые акты, такие как приказы и распоряжения, группируются раздельно и приобщаются после ознакомления с ними заинтересованных лиц;
- документы, содержащие планирующие и отчетные материалы, непосредственно включаются в дело года, в котором запланированы соответствующие мероприятия;
- обращения, заявления и предложения граждан и организаций совместно с официальными ответами по ним оформляются в самостоятельные дела согласно номенклатуры.
Соответствие правилам формирования дел в системе МВД России контролируется сотрудниками подразделения делопроизводства и режима.
Следующий этап по оформлению дела, включает: нумерацию листов, подшивку (переплет) материалов, оформление описи документов и листа-заверителя, внесение реквизитов.
Дальнейший порядок оформления дел, передаваемых на архивное хранение, включает:
- из документов удаляются металлические скрепки и скобы;
- подшивка документов в дела производится в жесткую обложку;
- приложения к документам (фотографии, карты, схемы и т.д.) для подшивки помещаются в бумажные пакеты;
- опись документов, расположенных в деле, создается для внесения наименования и реквизитов документа, что способствует более быстрому их поиску;
- лист-заверитель в деле необходим для внесения изменений в дело.
В делопроизводстве внутренних дел при составлении номенклатуры дел, в процессе их формирования и при подготовке для передачи в архив в обязательном порядке осуществляется экспертиза ценности документов, т.е. отбор наиболее ценных и информационных документов, определение сроков постоянного, долгосрочного и временного хранения. Экспертиза ценности документов в сфере внутренних дел осуществляется Центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) МВД России.
По результатам деятельности экспертных комиссий составляются: протоколы заседаний, перечни дел для постоянного и временного хранения, утверждаются акты отобранных на уничтожение дел (с истекшим сроком и не подлежащих дальнейшему хранению).
Обеспечение сохранности документов в ведомственных архивах предполагает реа-
лизацию единого комплекса специальных нормативно-технических и организационных правил, требований и мероприятий к зданиям и помещениям архива; оборудованию их специальными средствами для хранения документов; установленными параметрами температуры и влажности воздуха в помещении; световому режиму, электро- и пожаробезопасности; санитарных правил и гигиенических норм; охранного режима с использованием современных систем видеонаблюдения и акустического контроля; проведению проверки наличия и состояния архивных дел; осуществлению экстренных мероприятий при чрезвычайных обстоятельствах по спасению документов.
Надежные способы сохранности документов предполагают: своевременную реконструкцию и ремонт архивных помещений; обеспечение их современными средствами пожаротушения, сигнализации и охраны.
Основные требования к хранению и сохранности документации: Архивохранилища при строительстве новых и реконструкции существующих зданий создаются по спецпроектам: с железными или обитыми металлическим листом дверьми, защищенными окнами с датчиками повреждения и деформации, оборудованные средствами охранной и пожарной сигнализации помещений, имеющие запасной выход для эвакуации. На путях эвакуации устанавливаются специальные знаки «Выход» и «Отрытая дверь». В архивохранилищах должны быть оборудованные специальные помещения для хранения документов, научно-справочного аппарата, а также для непосредственной работы посетителей с архивными документами. Вместе с тем, необходимо наличие комнат для осуществления специальной обработки документов, в т.ч. акклиматизации и обеспыливания. Архивохранилища не должны совмещаться с помещениями любого другого назначения, они отделяются от других помещений стенами и перекрытиями, к которым предъявляются определенные требования по прочности, а также огнеупорности. Отделка архивохранилища изнутри осуществляется из негорючих стро-
ительных материалов. С целью недопущения попадания открытых солнечных лучей, окна помещений архивохранилищ должны быть направлены на северную сторону и хорошо проветриваться. При сдаче архивохранилища под охрану входные двери и решетки на окнах опечатываются личной металлической печатью ответственного сотрудника. Допуск посторонних лиц в помещения архивохранилищ запрещен. Техническая приемка архивохранилищ в эксплуатацию осуществляется специальной комиссией в составе представителей архива, пожарной, охранной и санитарной служб с составлением акта приемки. Не допускается прием в эксплуатацию зданий или помещений, в которых возможны нарушения режима хранения и сохранности документации.
Требованием к световому режиму является освещение помещений архивохранилищ естественным или искусственным образом, путем рассеивания лучей света. При этом, долгосрочное хранение документов осуществляется только в темноте. Необходимые работы с документами проводятся с ограниченным (технически необходимым) уровнем освещения.
Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилище не допускаются. Меры по нормализации климатических условий до оптимальных предпринимаются незамедлительно. Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю; в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю; при любых нарушениях ТВР -ежедневно. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещаются в главном проходе на стеллаже, в дали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.
Для выполнения требований по санитарно-гигиеническому режиму, с целью исключения появления насекомых, грызунов, пыли и плесени, помещения архивохранилищ необходимо содержать в чистоте путем проведения влажных уборок, об-
работки специальными растворами и обеспыливания. В случае обнаружения насекомых, грызунов или плесени немедленно принимаются меры для устранения причин их появления с привлечением эпидемиологической службы. Для проведения санитарно-гигиенических работ в архивохранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) не реже одного раза в месяц предусматриваются санитарные дни. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.
Дела размещаются на стеллажах в жестких коробках в горизонтальном положении. Стеллажи нумеруются слева-направо. Полки на стеллаже имеют нумерацию, начинающуюся с верхнего яруса слева- направо, заканчивая нижним ярусом в таком же направлении. Всяческие изменения при размещении документов отражаются в плане и схеме размещения. Дела постоянного и временного хранения размещаются раздельно. Помещения архива, стеллажи, полки подлежат нумерации от входа слева-направо: помещения - последовательно посредством буквенной нумерации, а стеллажи и полки - в числовой нумерации. Для надежного хранения документов, составляющих секретную, совершенно секретную и особой важности информацию используются сейфы, металлические шкафы и хранилища.
Контроль наличия дел, в т.ч. обнаружение (выявление) дел, осуществляется посредством проведения сверок в установленной временной периодичности (квартал, год).
Поиск и обнаружение пропавших документов проводится в соответствии с требованиями ведомственных нормативных правовых актов с уведомлением о данных фактах руководства МВД России. Если отсутствие документов установлено и подтверждено - они снимаются с регистрационного учета.
Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, применением систем охраны и сигнализации, соблюдением мер пропускного режима,
порядка доступа в хранилище к информации, опечатыванием помещений.
Выполнение мероприятий при возникновении чрезвычайных обстоятельств включает следующие первоочередные действия: оценка ситуации и постановка задачи по осуществлению эвакуации и спасению документов; оперативный вызов сотрудников МЧС России; разработка маршрута для эвакуации документов из хранилища в безопасное место; отбор документов, подлежащих эвакуации; расчёт требуемого количества автотранспорта, тары и вспомогательных сил, необходимых для эвакуации; обеспечение непосредственной охраны документов. В первую очередь подлежат эвакуации наиболее ценные документы и материалы. Организацию работ по осуществлению эвакуации и спасению документов осуществляет руководитель архивохранилища, сотрудники подразделения, а также лица, включенные в состав эвакуационно-спасательной группы.
В настоящее время не вызывает никакого сомнения тот факт, что обеспечение сохранности архивных документов является первостепенной задачей, требующей повышенного внимания, постоянной наработки и совершенствования у сотрудников архивов твердых практических навыков и теоретических знаний.
Как показывают современные научно-исследовательские методы анализа и синтеза первичных (нормативные правовые акты) и вторичных (документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку: книги, сборники, брошюры, стандарты и т.д.) источников информации по основным направлениям архивной работы в
научно-техническое совершенствование архивного дела на современном этапе является ключевым вектором его развития, направленным на обеспечение комплексного функционирования науки, техники, норм права, технологических и производственных процессов в сфере архивного дела, как единой целостной системы для достижения практических целей и решения конкретных задач.
В этом направлении в МВД России за последние годы частично принят, а также готовится к реализации целый комплекс нормативных правовых и организационно-распорядительных актов, направленных на совершенствование и развитие архивной деятельности ведомства. Это касается укрепления материально-технической базы архивов, реального действенного контроля за постоянной актуализацией нормативно-правовой документации, являющейся неиссякаемым источником комплектования архивов (регламенты, инструкции, методики, положения и пр.), решения проблемы «брошенных документов» путем их передачи (направления) в архивы и многие, многие другие.
Выдающийся советский и российский ученый филолог, культуролог и искусствовед академик Д.С. Лихачев в своих многочисленных выступлениях неоднократно напутствовал слушателей о том, что «самый крупный экономический успех будет идти от развития культуры памяти». В самом прямом и строгом смысле «культура памяти» субъективно означает неразрывную связь прошлого и будущего. Поэтому, помнить - это значит уверенно смотреть вперед, а помогут в этом, несомненно, современные архивы.
МВД России, нормативно-правовое и
Библиографический список
1. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
2. Закон Российской Федерации от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями и дополнениями).
3. Указ Президента Российской Федерации от 30.11.1995 г. № 1203 (ред. от 25.03.2021 г.) «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
4. Приказ МВД России от 20.06.2012 г. № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».
5. Приказ МВД России от 31.05.2011 г. № 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указани-
ем сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов».
6. Приказ МВД России от 30.06.2012 г. № 655 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения».
7. Приказ МВД России от 15.08.2011 г. № 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России» (с изменениями и дополнениями).
8. Приказ МВД России от 17.07.2010 г. № 530 «Об утверждении Положения о Центральной экспертной комиссии МВД России по режиму секретности и Типового положения об экспертной комиссии органа внутренних дел по режиму секретности».
9. Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 г. №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
10. Приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 г. № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях».
11. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
12. Портал архивы России. (Федеральное архивное агентство). - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.rusarchives.ru.
13. Старостин Е.В. Архивы России. Методологические аспекты архивоведческого знания: учебно-методическое пособие. - М., 2001.
14. Сыпачев А.Ю., Саранчин Д.В. Делопроизводство и защита государственной тайны в органах внутренних дел: учебное пособие. - Тюмень, 2018.
FUNDAMENTALS OF ORGANIZATION AND MAINTENANCE OF ARCHIVAL WORK IN THE MINISTRY OF INTERNAL AFFAIRS OF RUSSIA. RULES FOR PREPARATION AND TRANSFER OF DOCUMENTS FOR ARCHIVAL STORAGE. STORAGE METHODS PROVIDING SAFETY OF DOCUMENTS.
N.S. Gordov, listener
Management Academy of the Ministry of the Interior of Russia (Russia, Moscow)
Abstract. Based on the analysis of normative legal acts of the Ministry of Internal Affairs of Russia, the article reveals the fundamental principles and methods of selecting documents subject to archival storage in the system The Ministry of Internal Affairs of Russia, including the stages offormation and registration of cases, as well as storage methods that ensure their safety. The article is of an exclusively applied (practical) nature. To prevent distortion (inaccurate presentation) of information this article uses legal vocabulary and terminology of the branch of law in the field of archival affairs for the internal affairs bodies.
Keywords: archive, document, case, formation, registration, preservation, storage.
