CC BY
18
УДК 930.251:004
ОСОБЛИБОСТ! АРХ1ВУВАННЯ Д0КУМЕНТ1В В УМОВАХ 1НФОРМАТИЗАЦ1Т СУСП1ЛЬН0-ЕК0Н0М1ЧНИХ В1ДНОСИН
© 2015
янчев а. в.
УДК 930.251:004
Янчев А. В. Особливост apxiByBaHHq документiв в умовах шформатизацп суспiльно-економiчних вiдносин
У статт'1 проанал'зовано вимоги нормативних акт'ю щодо збергання обл'жових документ'^ та визначено основт вимоги, яких необидно дотриму-ватися при збер'гант електронних документ'в. Досл'джено суттевi характеристики електронних i паперових документ'в. Визначено склад операций, як/ включае процес арх/вування бухгалтерських документ'ю. Запропоновано структуру внутршнього регламенту - Положення про арх/в Ыд-приемства за трьома роздшами: загальнi положення, склад документ/в та функцИдокумент'ю. В основу моделi побудови сучасних арх/в'в запропоновано покласти структурнулог'жумережi 1нтернет, що дозволило побудувати процедурно-технолог/чнукартуобл'шового процесутарозробити предметно оркнтоваш сховища даних. Запропоновано семантичнулог/ку предметноJ област/ арх/ву моделювати у вигляд онтологп предметноJ област'1 бухгалтерського облку,яка складаетьсязпевноJкшькост'>елемент/в, щохарактеризують б'внес-процеси, тавзаемов'дносинм/жними. Ключов'! слова: документ, електронний документооб/г, електронний арх/в, Положення про арх/в тдприемства. Рис.: 4. Табл.: 1. Формул: 1. Шбл.: 18.
Янчев Андрй Володимирович - кандидат економ/чних наук, доцент, докторант, кафедра ф/нанав, Харшвський державний утверситет харчу-вання та торг/влi (вул. Клочшвська, 333, Харк/в, 61051, Украша) E-mail: [email protected]
УДК 930.251:004
Янчев А. В. Особенности архивирования документов в условиях информатизации общественно-экономических отношений
В статье проанализированы требования нормативных актов к хранению учетных документов и определены основные требования, которые необходимо соблюдать при хранении электронных документов. Исследованы характеристики электронных и бумажных документов. Определен состав операций, которые составляют процесс архивирования бухгалтерских документов. Предложена структура внутреннего регламента - Положения об архиве предприятия по трем разделам: общие положения, состав документов и функции документов. В основу модели построения современных архивов предложено положить структурную логику сети Интернет, что позволило построить процедурно-технологическую карту учетного процесса и разработать предметно ориентированные хранилища данных. Предложено семантическую логику предметной области архива моделировать в виде онтологии предметной области бухгалтерского учета, состоящей из определенного количества элементов, характеризующих бизнес-процессы, и взаимоотношений между ними. Ключевые слова: документ, электронный документооборот, электронный архив, Положение об архиве предприятия. Рис.: 4. Табл.: 1. Формул: 1. Библ.: 18.
Янчев Андрей Владимирович - кандидат экономических наук, доцент, докторант, кафедра финансов, Харьковский государственный университет питания и торговли (ул. Клочковская, 333, Харьков, 61051, Украина)
E-mail: [email protected]
UDC 930.251:004 Yanchev A. V. Specifics of Archiving Documents in the Context of Informatization of Socio-Economic Relations
The article analyzes the regulatory requirements for storing the accounting records and identifies the basic requirements to be followed when storing electronic documents. Features of both electronic and paper documents were explored. Contents of operations that constitute the process of archiving accounting documents have been determined. A structure of the internal regulations, containing provisions on archives of enterprise under three sections: main provisions, contained documents and document functions have been proposed. It has been proposed to use as basis of a model for contemporary archiving the structural logic of the Internet, which allows to build a procedural flow chart of the accounting process and develop the domain-specific databases. It also has been proposed that semantic logic of the domain area of the archive will be modeled in the form of domain ontology of accounting, consisting of a certain number of elements, describing the business processes and relationships between them.
Key words: document, electronic documents circulation, e-mail archives, regulation on enterprise archive. Pic.: 4. Tabl.: 1. Formulae: 1. Bibl.: 18.
Yanchev Andrey V. - Candidate of Sciences (Economics), Associate Professor, Candidate on Doctor Degree, Department of Finance, Kharkiv State University of Food Technology and Trade (vul. Klochkivska, 333, Kharkiv, 61051, Ukraine)
E-mail: [email protected]
Процес документооб^у складаеться з деилькох еташв, одним з яких е оргашзацш збертання докуменпв. ббдиною тдставою для бухгалтерського облжу господарських операцш е документи, що фжсують факт !х здшснення, при цьому шдприемство повинно забезпечити належне збертання первинних документ протягом установлених строив, але не менше трьох роив [1]. Порядок збертання документа, облжо-вих регiстрiв, бухгалтерсько! звггносй шдприемствами незалежно в1д форм власност (крш банив) визначено Положенням № 88, у п. 6.1 якого зазначено, що первинш документи та облiковi репстри, яи пройшли обробку, бухгалтерсьи звпи i баланси шдлягають обов'язковш передачi до архiву [2]. У даному Положены мова йде про порядок збертання паперових докуменпв. Разом з тим,
використання сучасних шформацшно-комушкацшних технологш привело до переведення значно! частини до-кументооб^у шдприемств та оргашзацш в електронний формат, що вимагае напрацювання методолопчно! бази оргашзаци збертання таких документа.
В умовах шформацюлоги суспiльно-економiчних вцносин поняття бухгалтерського архiву, як инцево! стади маршрутизаци докуменпв, стае значно ширшим, шж загальноприйняте трактування вченими та практиками економктами. Проте в чинному законодавствi вцсутня вимога щодо формування в паперовому ви-глядi низки облжових докуменпв (плапжне доручення, податкова накладна, вантажно-митна декларацш). Iншi документи навпаки, зазвичай, формуються одночасно в електронному та паперовому виглядах. 1ншого сен-
су стосовно raAy3i шформацшних технологiй набувае i поняття «apxiB». Електронний apxiB пiдприемства - це комплекс апаратно-програмних засобiв i технологiй, використовуваних для створення архiвy докyментiв у електронному виглядi з метою забезпечення оперативного i повноцiнного доступу до вси докyментiв, якi збе-риаються i надходять до системи управлшня [3, с. 70].
Аналiз наукових джерел дозволив дiйти висновку, що дослiдження документування та докyментообiгy суб'ектш господарювання традицiйно проводилися за двома напрямами - бухгалтерським (yправлiнським) та технолопчним. Дослiдженню бухгалтерського аспекту придкяли увагу В. I. Бачинський, М. Т. Бкуха, Т. А. Бу-тинець, Л. В. Гнилицька, В. П. Завгороднш, А. С. Круто-ва, С. А. Кузнецова, I. Д. Лазаришина, В. В. Муравський, В. С. Рудницький, О. В. Чумак, у працях яких основна увага зосереджувалася на докyментyваннi як елемен-ту облiкового процесу. При цьому актуальшсть даного питання обумовлювалася необхiднiстю мiжнародно! ушфжаци та стандартизаци iнформацiйних процесiв, а також iмплементацiею мiжнародного стандарту ISO 15489-2001 «Iнформацiя та докyментацiя - Управлiння документащею».
Актyалiзацiею проблеми розробки i впровадження електронних докyментiв та електронного документоо-бiгy займалися М. М. Бенько, А. Д. Болгаров, А. 6. Голо-скоков, С. В. 1вахненков, М. Ю. Круковский, О. Матвiен-ко, Т. Мельник, Т. Меркулова, I. Ю. Савельев, А. А. Пили-пенко, якi розглядали електронний документооби як ш-новацiйний процес, що шдлягае iмiтацiйномy моделю-ванню та радикальному решжишрингу в рамках техно-логiчного напряму. Безумовно, обидва шдходи пов'язанi мiж собою, що обумовлюе доцiльнiсть здiйснення комплексного наукового пошуку, зокрема, розробки про-цесноорiентовано! системи електронного документо-обiгy, яка надае шдтримку yправлiнню та забезпечуе ко-ординацiю адмiнiстративних бiзнес-процесiв.
Наявшсть проблем розвитку соцiально-економiч-них вцносин, необхiднiсть удосконалення моделей об-лжового процесу вiдповiдно до сучасних шформацшних потреб, оптимiзацil iнформацiйного ризику та усунення наслоив загроз економiчно! та шформацшно! безпеки актyалiзyють потребу реформування теоретико-мето-лодогiчних засад архiвyвання облжових докyментiв в умовах електронного документообиу, що i стало метою дано!статт1
На сьогоднi взагалi вцсутне визначення, яке об'ед-нуе вимоги, що ставляться до архiвy економiчно! шформацп як базису управлшня. Для обгрунту-вання визначення поняття архiвy електронних облiкових докyментiв необхiдно дослцити сyттевi характеристики електронних i паперових докyментiв (табл. 1).
Видовий склад i кiлькiсть облiкових та реестрацш-них форм, необхiдних i достатни для здiйснення управ-лiнських функцш, насамперед, облiкy й контролю, зале-жать вiд напряму дiяльностi оргашзаци, а строки зберь гання цих форм - вiд цiнностi шформаци, що мiститься в них, а також певною мiрою вiд того, чи створюються
в дiяльностi конкретно! оргашзаци документи Нацю-нального архiвного фонду [4, с. 6]. Отже, стае зрозуш-ло, що реестращ! та облiку в органiзацiях шдлягають не ткьки вхiднi, вихiднi та внутршш службовi документи, а й iншi паперовi та електроннi матерiали, документи, що стосуються працiвникiв оргашзацш, iнших фiзичних та юридичних ойб, зокрема, суб'ектiв пiдприемницько! дiяльностi, акцiонерiв, власникiв цiнних паперiв тощо.
Уразi неможливостi зберiгання електронних документ на електронних носiях iнформацГ! про-тягом строку, встановленого законодавством для вцповцних документiв на паперi, шдприемства повиннi вживати заходш щодо дублювання документш на ккь-кох електронних носшх iнформацГ! та здiйснювати !х перiодичне копiювання. Якщо неможливо виконати за-значенi вимоги, електроннi документи мають збериати-ся у виглядi копи документа на паперi (у разi вiдсутностi оригiналу цього документа на паперО. При копiюваннi електронного документа з електронного носш шформаци, обов'язково здiйснюеться перевiрка цшсносй даних на цьому нос!! [5].
При зберианш документiв на електронних носшх обов'язково потрiбно додержуватися таких вимог:
+ iнформацiя, що мiститься в електронних документах, мае бути доступною для !! подальшого використання; + мае бути забезпечена можливiсть вiдновлення електронного документа у тому формату в яко-му вiн був створений, выправлений або одер-жаний;
+ у разi наявностi мае зберiгатися iнформацiя, яка дае змогу встановити походження та при-значення електронного документа, а також дату i час його вцправлення чи одержання.
Самостiйне ведення архiвно! справи передбачае органiзацiю таких архiвних робiт: видкення спещаль-ного примщення, пiдбiр квалiфiкованих спiвробiтникiв для роботи в архiвi, пiдготовка бухгалтерських та iнших документiв для архiвного зберiгання, облiк та експерти-за документаци, утилiзацiя бухгалтерських документiв по закшченню термiну архiвного зберiгання.
Процес архiвування бухгалтерських документiв включае таю операци:
+ експертиза цiнностi бухгалтерських докуменпв i встановлення граничних термшв зберiгання для кожного документа; + формування справ для тимчасового та постш-
ного архiвного зберiгання; + складання номенклатури справ за бухгалтер-
ськими документами; + виконання палггурних та вiдновлювальних ро-бiт;
+ зберiгання та облiк бухгалтерських документiв
в архiвному примiщеннi; + видкення зi складу архiву справ, з завершилися
термiнами зберiгання; + утилiзацiя документацГ! з вичерпаним термiном збериання.
Таблиця 1
Характеристика архiвiв облшових документiв
Ознака Паперовий архiв Електронний архiв
Мкце збереження Збер^атися у спецiальних примiщеннях або шафах пiд вiдповiдальнiсть осiб, уповноважених головним бухгалтером. При цьому бланки сувороТ звггносп мають зберiгатися в сейфах, металевих шафах або спе^альних примщеннях, що забезпечують Тх схороннiсть [6] Файли, бази даних, бази знань, сховища даних, вггрини даних
Систематиза^я Первинш документи поточного мiсяця, що пройш-ли обробку ручним способом i вiдносяться до вiдповiдного облкового регiстру, комплекту-ються в хронолопчному порядку, нумеруються, переплiтаються i супроводжуються довiдкою для архiву [2]. Порядок пщготовки та передання документiв до архiву визначено Правилами № 16 За обраним способом кодування шформаци при внесены до шформацшноТ системи. У кожному з додатюв збер^а-еться опис утримуваних даних
Формалiзацiя Регламентована обмежена ре^зитним складом Необмежена внутршня регламента^я
Занесення документiв в архiв Кожна облкова одиниця (справа, документ) повинна надходити до архiву вщповщно до опису або на пiдставi iншого облiкового документу, який фксуе ТТ надходження в архiв За центрами вiдповiдальностi
Спосiб сприйняття документiв Доступы для сприйняття будь-яким користувачем Вимагае наявносп вiдповiдного програм-ного додатку або конвертора перетво-рення даних з одного формату в шший
Вщповщальшсть за формування Збериання первинних документ та облiкових репсов, що пройшли обробку i були шдставою для складання звiтностi, а також бухгалтерських звтв i баланав, оформлення i передання Тх до архiву забезпечуе головний бухгалтер шдприемства, установи [2] Головний бухгалтер забезпечуе: внесен-ня документе, репсов, формування фiнансових звiтiв. Системний адмЫстратор забезпечуе: пiдготовку i збереження резервних копш даних, Тх перюдичну перевiрку i знищен-ня; установку i конфiгурацiю необхiдних оновлень для операцшноТ системи i вико-ристовуваних програм; установку i конфiгурацiю нового апаратного i про-грамного забезпечення; створення i шд-тримку в актуальному стан призначених для користувача облкових записiв; усу-нення збоТв в системi; планування i про-ведення робiт з розширення мережевоТ структури пiдпри€мства; документування всiх проведених дш
Органiзацiя доступу Видача первинних документ, облкових регiстрiв, бухгалтерських звiтiв i баланав з бухгалтер^ та архiву шдприемства, установи пра^вникам iнших структур-них шдрозд^в може провадитися лише за ршенням голов-ного бухгалтера (п. 6.8 Положення № 88) За визначеними правами доступу
Доступ до перевiрки архiву Регламентований, вщкритий Регламентований внутршшми регламентами, закритий
Вiдповiдальнiсть за шформацмну безпеку Несе головний бухгалтер або архiвна служба Системний адмЫстратор
Термiн зберiгання Встановлено перелком типових документе, що створюються пiд час дiяльностi державних органiв, органiв мiсцевого самоврядування, шших установ, пiдпри€мств та оргашзацш, iз зазначенням строкiв зберiгання документе, затвердженого наказом МУстерства юстицГТ УкраТни вiд 12 квiтня 2012 р. № 578/5 Порядок зберiгання електронних документе визначено ст. 13 Закону № 851-14 вщповщно до якоТ електронш документи мають збер^атися на електронних носiях шформаци у формь що дае змогу перевiрити Тх цiлiснiсть на цих ноаях. При цьому строк збериання електронних документiв на електронних ноаях шформацп мае бути не менший вщ строку, встановленого законодавством для вщповщних документiв на паперi
Перюдичшсть формування архiву 1 раз на рк Перманентно. Формування резервно!' копи встановлюеться внутрiшнiми регламентами
О
ш т
о ^
о =п X
о_ о в
<
2 ш
Професшне архiвування бухгалтерських докумен-тiв мае низку переваг:
+ зниження матерiальних i часових витрат з до-
кументообiгу бухгалтерсько! документацГ!; + гаранпя конфiденцiйностi бухгалтерсько! ГнформацГ!;
+ повний порядок в бухгалтерських документах Г
швидкий пошук потрГбного документа; + надГйне зберГгання всГе! документацГ! в спещ-
альному архГвГ; + своечасна утилГзацГя документГв, у яких завер-
шився термГн архГвного зберГгання; + готовнГсть органГзацГ! до аудиторсько! або по-датково! перевГрки.
За умов сучасного розвитку суспГльно-економГчних вГдносин пГд бухгалтерським архГвом пропонуемо розушти сукупнГсть трьох складових - поточний архГв, електронний архГв та спецГалГзовану архГвну служба. Правила ведення поточного архГву регламентованГ законодавством [7]. Правила передачГ справ у спещалГзовану архГвну службу визначенГ низкою нормативних документГв з регулювання ведення архГвно! справи [8, 9].
ВнаслГдок правово! невизначеностГ цього питан-ня пГдприемства електроннГ архГви формують стихГйно. Електронний архГв оптимально вирГшуе завдання поточного збереження документГв, коли найбГльшого значення набувае оператившсть доступу до ГнформацГ! та наяв-нГсть можливостГ одночасного використання документа кГлькома спГвробГтниками. Основними завданнями елек-тронного архГву пГдприемства е: шдвищення надГйностГ зберГгання ГнформацГ!, зменшення ризику втрати важли-во! ГнформацГ! через недбалГсть персоналу або вплив зо-вшшнГх факторГв; пГдвищення ефективностГ використання ГнформацГ! за рахунок зменшення часу на пошук необ-хГдних документГв; забезпечення доступу до ГнформацГ! практично з будь-яко! територГально вГддалено! точки за умови наявностГ вГдповГдних прав доступу; ГнтеграцГя з шшими ГнформацГйними системами пГдприемства.
КрГм того, окремГ електроннГ документи сьогоднГ мають юридичну силу на рГвнГ з паперовими, а бази да-них пГдприемства за певних умов е об'ектом уваги конт-ролюючих оргашв, тому завдання та функцГ! електронно-го архГву повиннГ знайти вГдображення у внутрГшньому регламентГ - Положены про архГв пГдприемств, яке пропонуемо будувати за такою структурою (рис. 1).
ВнутрГшне формування ГнформацГйного забезпе-чення управлГння суб'ектами господарювання включае сукупнГсть даних, переведених у електронний формат та систематизованих за обраними критерГями. Основою його органГзацГ! е ГнформацГйна база - сукупнГсть всГх даних, що пГдлягають накопиченню, зберГганню, пошуку, перетворенню та передачГ вГдповГдно до вста-новленого порядку, а також використовуваних для ор-гашзацГ! взаемодГ! користувача з комп'ютером. Склад Г структура внутрГмашинного представлення документГв визначаеться способами органГзацГ! файлГв, баз даних, баз знань та сховищем даних [10, с. 55].
Таким чином, доцГльно та з методолопчно! точки зору вГрно при архГвуваннГ даних зберГгати стГйку до-
кументальну систему, яка поступово орГентуючись на електронну обробку, знайде ефективний напрямок ево-люцГ! [11, с. 21]. Таким напрямом еволюцГ! стали елек-троннГ архГви.
У первГсному виглядГ електроннГ архГви докумен-тГв будувалися за принципом файлово! органГзацГ! да-них. Така будова мала низку недолГкГв, якГ з розвитком 1КТ ставали все бГльш вГдчутними, а саме:
+ жорстка залежнГсть вГд програмного забезпе-чення;
+ трудомГсткГсть внесення змГн; + значний рГвень «шформацшного шуму» та ду-
блювання даних; ^ неможлившть отримати повне уявлення про пред-
метну область внаслГдок розрГзненостГ даних; + складнГсть пошуку даних в архГвГ; ^ низька оперативнГсть та ефектившсть роботи операцГйно! системи в цГлому.
НеобхГднГсть усунення наведених недолГкГв обу-мовила появу якГсно нового пГдходу до органГзацГ! да-них, побудованого на концепцГ! теорГ! Гнтегрованого зберГгання даних при можливостГ багатократного !х ви-користання для вирГшення управлГнських завдань, тоб-то концепцГ! баз даних.
База даних являе певний ГнформацГйних ресурс структурованих даних, призначений для багато-цГльового та багатократного використання у кон-кретних предметних областях [12, с. 58]. У базах даних фГксуеться нормативна, облГкова, контрольна, аналГ-тична та планова шформацГя [13, с. 5]. За твердженням А. С. Крутово!, база даних шформацшно! системи являе собою семантичну мережу, яка вГдбивае типовий опис змГсту довГдникГв, первинних бухгалтерських докумен-тГв та !х взаемозв'язку [14, с. 129]. В. М. Антонов умовно порГвнюе базу знань автоматизовано! системи управлш-ня з пам'яттю людини або мГсцем збереження Гнформа-цГ!, яку Гнженер-когнГтолог знань отримав вГд експертГв [15, с. 131]. Бази знань утримують факти Г правила, яю дозволяють у пам'ятГ ПЕОМ з одного факту логГчно вивести новий. База даних знаходиться пГд управлГн-ням СУБД (системи управлшня базами даних), мГстить структурованГ данГ, забезпечуе Гнтегроване уявлення Г багатоцГльове використання збережених даних, одно-разове введення Г редагування даних, !х багаторазове використання, санкцГонований доступ до даних корис-тувача програм [16, с. 421].
Бази даних формуються для того, щоб надавати можливГсть апарату управлГння безпосередньо та ба-гаторазово в режимГ реального часу розглядати рГзнГ варГанти виршення питань [17, с. 71]. Метою форму-вання бази стратегГчних даних е пГдвищення ефектив-ностГ управлшських рГшень за рахунок рацГонально! систематизацГ! ГнформацГ!, ефективного '!! розподГлу на рГзних рГвнях управлГння вГдповГдно до основних за-вдань пГдприемства.
Формування бази стратепчних даних дозволяе ви-рГшити завдання, яю наведено на рис. 2. Поява баз даних надала можливГсть моделювати семантичну логГку предметно! областГ у виглядГ системи, яка складаеться з
Структура положения про арх1в тдприемства
О
ш т
о ^
о =п X
к
н
н
е
еж
о
С л
т о п
о 'Е •й
л
а
^
а
00
д
а
л к Ш
и Н н
гм е Р
ук о
о д
а.
у
ш
I
а
'¡г к
н
у
©
с:
т
о
-заф\ксований правовий статус арх\ву;
- м\сце арх\ву в структур! юридичноТ особи;
- найменування посади прац\вника,в\дпов\дального за арх\вування документ\в пщприсмства;
- найменування посади прац\вника, в\дпов\дального за адм\н\стрування \нформац\йно! системи;
- встановлення режим\в та р\вн\в доступу до документ\в (у тому числ\ через 1нтернет);
- встановлення критерив оц\нки ц\нност\ документ\в;
- встановлення терм\н\в збер\гання документ\в;
- пер\одичн\сть та в\дпов\дальн\сть створення резервно!' копи
- документипост\йного збер\гання;
- документи з особового складу;
- документи тимчасового терм\ну збер\гання;
- електронн\ документи
- введення класиф\катор\в \ рубрикатор\в та Т'х використання для пошуку документ\в;
- налагодження системи потокового введення документации представлено!' у паперов\й форм\;
- орган\зац\я пошуку документ\в (за атрибутами ресстрацшних карток, повнотекстовий пошук, за анотац\ями);
- встановлення правил формал\зац\!' документ\в та спец\ал\зованих тезаурус\в;
- \дентиф\кац\я електронних документ\в за Тх рекв\зитами;
- встановлення \ п\дтримка лог\чних зв'язк\в м\ж документами;
- встановлення режиму збер\гання документ\в та орган\зац\я збер\гання електронних верс\й документ\в \ обл\ково!' \нформац\!';
- забезпечення доступу до обл\ково! \нформац\Т та електронних документ\в у в\дпов\дност\ з правами доступу;
- формування зв\т\в про роботу користувач\в з електронним арх\вом;
- забезпечення \нформац\йно! ц\л\сност\ документ\в
Рис. 1. Структура положення про архiв пщприемства
о_ О в
<
2 ш
Можливкть !"'" багаторазового використання
На вс¡x р¡вняx управл¡ння
* 1
Для користувачт
> 1
Прямий доступ користувачв до ¡нформацИ' Одержання максимального обсягу ¡нформацИ
А И
Оперативный пошук I выдача IнформацИ
ЗАВДАННЯ
Згщно ¡з запитом
Д
Захист ¡нформацИ' вд неврогдност I
Захист вд несанкцюнованого доступу до IнформацИ'
Рис. 2. Можливосп баз даних iнформацiйних систем пщприсмства
певно! кГлькостГ елементГв та взаемовГдносин мГж ними, тобто у виглядГ онтологГ! предметно! областГ бухгалтер-ського облГку (рис. 3).
Поширення набувае розумГння 1нтернету як вели-чезного бГблГотечного фонду або матерГально! ноосфери [18, с. 199]. Тому в основу моделГ побудови сучасних баз даних доц!льно покласти структурну лоту мережГ 1н-тернет:
ВО, = (^=1...п, Ь]=1...т) =
= ([йъ й 2,..., йк; С!, с2, ск },, Ь]=1.т),
де Б01 - база даних пГдприемства;
- масиви документГв (файли бази даних);
Ь. - посилання мГж документами бази даних;
- документи (записи, повГдомлення);
1к - внутрГшш посилання в документах.
Питання будови баз даних е дослГдженими Г загаль-новизнаною е точка зору стосовно представлен-ня баз даних з ГерархГчною та мережевою структурою. Склад Г структура ГнформацГйно! бази, змГстовнГ
характеристики даних, вимогидо яюсних характеристик (повнота, актуальнiсть, точнiсть, достовiрнiсть та iH.) повнiстю визначенi функцiями управлiння. 1нформацш-на база мктить данi та знання, представленi на машин-них нос1ях, у виглядi продукту облiково-iнформацiйного процесу, що збер1гаеться у базi даних. Результати, отри-манi пiд час процедур облково-ангштичного процесу, формують iнформацiйнi сукупностi бкьш високого ште-лектуального рiвня - бази знань (рис. 4).
Завдяки новш формi органiзацiI архiвування документ обробка даних вiдбуваeться у системах транз-акцiйного типу (ERP та OLTP-системи) або в системах, що представляють клас спецiалiзованих «сховищ даних» (DataWarehouse - DW) длярiзних функцiональних компонентiв системи документооб^у пiдприeмства.
Для вирiшення завдань облiково-аналiтичного процесу, який вимагае ретроспективних даних за тривалi iнтервали часу, створюються предметноорiентованi схо-вища даних, розвиток яких спрямований на зростання 1х функцiональностi, та iнтелектуального аналiзу даних. У результат створюються архiви, заснован на знаннях -бази знань.
Елемент Агрегат даних Масив
даних (рекввит) > > Документ (запис) > документ^ (файл1в) * База Даних
Рис. 3. Структура елеменлв онтологп бази даних шдприсмства
06л1ковочнформацшний процес (01)
Документи
елемент
запис
агрегат
пщготовка
3Öip
t
введення
перев1рка
Комункаци:
- передавання повщомлень;
- каталоги, довщники;
- електронн форми;
- безпека
06л1ково-анал1тичний процес (0А)
масив
Даш
1нформац1я
¡нтерфейс
генератор звтв
процедуры
систематизац¡я
I
< >
накопи чення
в¡добpаженн я
анал13
технологи управтння
Управл1ння документами: ¡нтелектуаль-ний пошук
"Г
Управл'ння потоками роб1т:
- маршрутизацт;
- мон¡тоpинг
- вза€мод¡я
База даних
Знання
управлшське p¡шення
агрегац1я та консол¡дац¡я
Управлшня взаемод1ею:
- продажами;
- замовленнями; виробництвом;
- маркетинг
База знань
Рис. 4. Процедурно-технолопчна карта облшового процесу
Побудована за наведеною картою система вклю-чае в себе практично Bei аспекти сучасного електронно-го дководства i документообiгу:
f створення вiртуальноl структури шдприемст-ва, яка вцповцае реальнiй органiзацiйнiй структурi, з можливктю делегування функцiй та повноважень; f розподк прав доступу до масивiв документiв (файлiв), до самих документа, агрегатiв i рек-вiзитiв докуменпв (полей); f робота з вхцними/вихцними документами, службовими записами, реестрацiя, облж, ав-томатизацiя процесу обробки та передавання докуменпв, здiйснення контролю над виконан-ням документiв; f потужний пошуковий сервiс; f гнучка маршрутизацiя документiв iз налашту-
вання графшв документообiгу; f поширенi функци експортуЯмпорту документiв; f ведення ктори та статистики змши документа; f тдтримка електронного цифрового пiдпису; f доступ до вiртуальноl бази даних через Web-iнтерфейс.
ВИСНОВКИ
Для виршення завдань облiково-аналiтичного процесу, який вимагае ретроспективних даних за три-валi iнтервали часу створюються предметноорiентованi сховища даних, розвиток яких спрямований на зростан-ня 1х функцiональностi та iнтелектуальний аналiз даних. Побудована в дослiдженнi структура Положення про архiв пiдприемства, яка включае всi аспекти сучасного електронного дководства i документообiгу, дозволила запропонувати мехашзм формування електронного архь ву, який вiдповiдае вiртуальнiй структурi шдприемства, надае можливiсть делегування функцiй та повноважень, дозволяе налагодити гнучку маршрутизацш документiв iз налаштування графiкiв документообггу, здшснюе шд-тримку електронного цифрового шдпису, гарантуе до-ступдо вiртуальноl бази знань через Web-iнтерфейс. ■
Л1ТЕРАТУРА
1. Закон УкраТни № 996-XIV вщ 16.07.99 р. «Про бухгалтерский облiк та фшансову 3BiTHicTb в УкраТш» (3i змшами та допо-вненнями) // Вщомосп ВерховноТ Ради УкраТни (ВВР). - 1999. -№ 40. - Ст. 365 [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http:// zakon4.rada.gov.ua/laws/show/996-14
2. Наказ Мшфшу УкраТни № 88 вщ 24.05.95 р. «Про за-твердження Положення про документальне забезпечення запиав у бухгалтерскому облку» (зареестровано в Мш'юсп УкраТни 05.06.95 р. за № 168/704, за текстом - Положення № 88) [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov. ua/laws/show/z0168-95
3. Матвкнко О. Основи оргашзацп електронного доку-ментооб^у : навч. посiб. / О. Матвкнко, М. Цивш. - К. : Центр навчальноТ лггератури, 2008. - 112 с.
4. Загорецька О. Строки збер^ання облкових i реестра-цiйних форм / О. Загорецька // Секретар референт. - 2014. -№ 01 (133). - С. 5 - 16.
5. Закон УкраТни № 851-IV вщ 22.05.2003 р. «Про електрон-н документи та електронний документообЬ» ф змшами та до-повненнями) [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http:// search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/T030851.html
6. Лист Мшфшу УкраТни № 053-3996 вщ 22.07.2002 р. «Щодо спе^альних примщень для збер^ання документе» [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://ua-info.biz/legal/ basepe/ua-xmwecr.htm
7. Перелк типових документе, що створюються пщ час дiяльностi державних оргашв, органiв мкцевого самоврядуван-ня, iнших установ, пщприемств та органiзацiй, Í3 зазначенням строш зберiгання документiв. Затверджений наказом МУстер-ства юстицГТ УкраТни вiд 12 квггня 2012 року № 578/5 [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://www.kadrovik.ua/content/ novii-perel-k-tipovikh-dokument-v-z-strokami-kh-zber-gannya
8. Наказ Головного архiвного управлшня при Кабшет Мiнiстрiв УкраТни № 41 вщ 20.07.98 р. «Про затвердження Пе-релiку типових документiв» (зареестровано в Мш'юсп УкраТни 17.09.98 р. за № 576/3016, зi змшами та допов-неннями, за текстом - Перелк № 41) [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0576-98
9. Наказ Державного комггету архiвiв № 16 вщ 16.03.2001 р. «Про затвердження Правил роботи архiвних пщрозд^в ор-ганiв державноТ влади, мiсцевого самоврядування, пщпри-емств, установ i оргашзацш» (зареестровано в Мш'юсп УкраТни 08.05.2001 р. за № 407/5598, зi змiнами та доповненнями, за текстом - Правила № 16) [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0407-01
10. Информационные системы в экономике / Под ред. проф. Д. В. Чистова. - М. : ИНФРА-М, 2013. - 234 с.
11. Скокова А. Н. Трансформация документов в условиях новой информационной технологии / А. Н. Скокова // Документ и экономика : межвузовский сборник научных трудов под. ред. Л. В. Котина, М. В. Ларина. - М. : МГИАИ, 1989. - С. 13 - 28.
12. Чистова Д. В. Информационные системы в экономике / Д. В. Чистова. - М. : ИНФРА-М, 2013. - С. 58.
13. Сопко В. Оргашза^я бухгалтерського облку, еконо-мiчного контролю та аналiзу : пщручник / В. Сопко, В. Завгород-нш. - К. : КНЕУ, 2004. - 412 с.
14. Крутова А. С. Облк в системi електронноТ комерцп : монографiя / А. С. Крутова. - Харш : ХДУХТ, 2010. - 396 с.
15. Антонов В. М. 1нтелектуально-математичний менеджмент: юберакмеолопчна концеп^я : монографiя / В. М. Антонов. - К. : КНТ, 2007. - 528 с.
16. Трофимов В. В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учебник / В. В. Трофимов, О. П. Ильина, Е. В. Трофимова, В. И. Кияев, А. П. Приходченко / Под ред. проф. В. В. Трофимова. - 4-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательство Юрайт, 2013. - 452 с.
17. 1вахненков С. В. 1нформацшы технологи в оргашзацп бухгалтерського облку: iсторiя, теорiя, перспективи / С. В. 1вах-ненков. - Житомир : АСА, 2001. - 416 с.
18. Панфшов О. Ю. Со^ально-гуманггарна сфера УкраТни перед глобальними викликами сучасносл : монографiя. -Харюв : Видавництво «1нжек», 2013. - 236 с.
REFERENCES
Antonov, V. M. Intelektualno-matematychnyi menedzhment : Kiberakmeolohichna kontseptsiia [Intellectually and Mathematics Management: Cyber-akmeological concept]. Kyiv: KNTU, 2007.
Chistova, D. V. Informatsionnye sistemy v ekonomike [Information systems in the economy]. Moscow: INFRA-M, 2013.
Informatsionnye sistemy v ekonomike [Information systems in the economy]. Moscow: INFRA-M, 2013.
Ivakhnenkov, S. V. Informatsiini tekhnolohii v orhanizatsii bukh-halterskoho obliku : istoriia, teoriia, perspektyvy [Information technologies in accounting: History, Theory, Prospects]. Zhytomyr: ASA, 2001.
Krutova, A. S. Oblik v systemi elektronnoi komertsii [The account in the system e-commerce]. Kharkiv: KhDUKhT, 2010.
[Legal Act of Ukraine] (2002).
[Legal Act of Ukraine] (1995).
[Legal Act of Ukraine] (1995).
[Legal Act of Ukraine] (2012).
[Legal Act of Ukraine] (1998).
[Legal Act of Ukraine] (2001).
БIЗHECIHФOPM W 5 '2015
www.business-inform.net
[Legal Act of Ukraine] (1995).
[Legal Act of Ukraine] (2003).
[Legal Act of Ukraine] (1999).
Matviienko, O., and Tsyvin, M. Osnovy orhanizatsii elektron-noho dokumentoobihu [Fundamentals of electronic documents]. Kyiv: Tsentr uchbovoi literatury, 2008.
Panfilov, O. Yu. Sotsialno-humanitarna sfera Ukrainy pered hlobalnymy vyklykamy suchasnosti [Social Field Ukraine before global challenges of our time]. Kharkiv: INZhEK, 2013.
Sopko, V., and Zavhorodnii, V. Orhanizatsiia bukhhalterskoho obliku, ekonomichnoho kontroliu ta analizu [Accounting organization, economic monitoring and analysis]. Kyiv: KNEU, 2004.
Skokova, A. N. "Transformatsiia dokumentov v usloviiakh novoy informatsionnoy tekhnologii" [Transformation of the documents in the new information technology]. In Dokument i ekono-mika, 13-28. Moscow: MGIAI, 1989.
Trofimov, V. V. et al. Informatsionnye sistemy i tekhnologii v ekonomike i upravlenii [Information systems and technologies in economics and management]. Moscow: Yurayt, 2013.
Zahoretska, O. "Stroky zberihannia oblikovykh i reiestratsi-inykh form" [Terms of keeping accounting and registration forms]. Sekretar-referent, no. 01 (133) (2014): 5-16.
УДК 657.47
IННOВАЦIЙНI ВИТРАТИ ПРOМИCЛOВИX П1ДПРИеМСТВ: ПРOБЛЕМИ ÏX ВДОБРАЖЕННЯ
В БУХГАЛТЕРСЬММУ OБЛIKУ
© 2015
Ф1ЛИПП0ВА С. В., ВАРЧУК О. А., КРИСЕНКО А. В.
УДК 657.47
Фшиппова С. В., Варчук О. А., Крисенко А. В. 1нновацшш витрати промислових тдприемств: проблеми Ух вдображення
в бухгалтерському облiку
Метою cmammi е досл/дження iнновац/йних витрат промислових п/дприемств i проблеми /х в/дображення в бухгалтерському облку. Надано тлумачення поняття «/нновац/йн витрати» р/зними вченими-економ/стами та власну думку автор/в до його визначення. Проанал/зовано су-часну законодавчо-нормативну базу та науков/ джерела щодо в/дображення в бухгалтерському облку промислових п/дприемств /нновац/йних витрат. Проведений анал/з дозволив виявити основн/ проблемн/ моменти в сучасн/й систем/ бухгалтерського облку /нновац/йних витрат; ви-д/лити чотири основн/ тдходи до облку /нновац/йних витрат; визначити аспекти, як/ необх/дно враховувати для побудов/ ефективно/ системи бухгалтерського облку /нновац/йних витрат. У подальшому плануеться вивчити методи управл/ння /нновац/йними витратами промислових тдприемств та особливост/ формування внутр/шньо/ нформац/йно/ бази на основ/ систем управл/нського та бухгалтерського облку. Ключов слова: витрати, /нновацИ, /нновац/йн/витрати, бухгалтерський обл/к, методи, рахунки. Рис.: 1. Табл.: 2. Вбл.: 19.
Фшиппова Свтлана ВалерП'вна - доктор економ/чних наук, професор, директор 1нституту б/знесу, економ/ки та /нформащйних технолог/й Одеского национального пол/техничного ун/верситету (пр. Шевченка, 1, Одеса, 65044, Украна)
Варчук Оксана Анатолпвна - старший викладач кафедри облку, анал/зу / аудиту, Одеський нац/ональний пол/техн/чний ун/верситет (пр. Шевченка, 1, Одеса, 65044, Укра/на) E-mail: [email protected]
Крисенко Анастат Валерпвна - студентка, Одеський нац/ональний пол/техн/чний ун/верситет (пр. Шевченка, 1, Одеса, 65044, Укра/на) E-mail: [email protected]
УДК 657.47
Филиппова С. В., Варчук О. А., Крысенко А. В. Инновационные расходы промышленных предприятий: проблемы их отражения в бухгалтерском учете
Целью статьи является исследование инновационных расходов промышленных предприятий и проблемы их отражения в бухгалтерском учете. Представлено толкование понятия «инновационные расходы» различными учеными-экономистами и собственная точка зрения авторов по его определению. Проанализирована современная законодательно-нормативная база и научные источники отражения в бухгалтерском учете промышленных предприятий инновационных затрат. Проведенный анализ позволил выявить основные проблемные моменты в современной системе бухгалтерского учета инновационных затрат; выделить четыре основных подхода к учету инновационных затрат; определить аспекты, которые необходимо учитывать для построения эффективной системы бухгалтерского учета инновационных затрат. В дальнейшем планируется изучить методы управления инновационными затратами промышленных предприятий и особенности формирования внутренней информационной базы на основе систем управленческого и бухгалтерского учета. Ключевые слова: расходы, инновации, инновационные расходы, бухгалтерский учет, методы, счета. Рис.: 1. Табл.: 2. Библ.: 19.
Филиппова Светлана Валерьевна - доктор экономических наук, профессор, директор Института бизнеса, экономики и информационных технологий Одесского национального политехнического университета (пр. Шевченко, 1, Одесса, 65044, Украина)
Варчук Оксана Анатольевна - старший преподаватель кафедры учета, анализа и аудита, Одесский национальный политехнический университет (пр. Шевченко, 1, Одесса, 65044, Украина) E-mail: [email protected]
Крысенко Анастасия Валерьевна - студентка, Одесский национальный политехнический университет (пр. Шевченко, 1, Одесса, 65044, Украина) E-mail: [email protected]
UDC 657.47
Filyppova S. V., Varchuk O. A., Krysenko A. V. Innovation Costs of Industrial Enterprises: Issues of Accounting Treatment
The article is aimed to study the innovation costs of industrial enterprises and their accounting treatment. An interpretation of the concept of «innovation costs» by various scientists-economists and the author's own view on this definition are presented. The current legislative and regulatory framework and scientific sources concerning the accounting treatment of innovation costs of industrial enterprises have been analyzed. The conducted analysis has identified the main issues in the current system for innovation costs accounting; four basic approaches to innovation costs accounting has been allocated; aspects to be taken into consideration when building an effective system for innovation costs accounting have been determined. For the future is planned to explore the innovation costs management methods of industrial enterprises and the peculiarities of building the internal information database based on systems for both management and bookkeeping accounting. Key words: costs, innovations, innovation costs, accounting, methods, accounts.
Pic.: 1. Tabl.: 2. Bibl.: 19.
Filyppova Svitlana V. - Doctor of Science (Economics), Professor, Director of the Institute of Business, Economics and Information Technology of the Odessa National Polytechnic University (pr. Shevchenka, 1, Odessa, 65044, Ukraine)
Varchuk Oksana A. - Senior Lecturer of the Department of Accounting, Analysis and Audit, Odessa National Polytechnic University (pr. Shevchenka, 1, Odessa, 65044, Ukraine) E-mail: [email protected]
Krysenko Anastasiya V. - Student, Odessa National Polytechnic University (pr. Shevchenka, 1, Odessa, 65044, Ukraine) E-mail: [email protected]
