CC BY
36УДК 331.104
doi:10.52210/2224669X_2021_2_101
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МЕХАНИЗМЫ В УПРАВЛЕНИИ ТРУДОВЫМИ ОТНОШЕНИЯМИ НА УДАЛЕННОЙ ОСНОВЕ
О.В. Маркова, А.Б. Конобеева
Аннотация. В статье рассматриваются управленческие аспекты перехода современной организации на режим удаленной работы сотрудников. По результатам проведенного в конце прошлого года исследования международной сетью консалтинговых фирм (KPMG) выявлено желание 70 % руководителей компаний частично или полностью перейти на удаленный формат работы даже после пандемийного периода. На основе анализа нормативных положений и обобщения практической деятельности организаций выделяются особенности удаленной работы персонала, организационно-правовые условия перехода на дистанционную форму труда. Методом синтеза и систематизации определяются организационные механизмы в соответствие с общими функциями управления, а также ожидаемые результаты от их реализации.
Ключевые слова: дистанционная, удаленная, надомная работа, панде-мийный период, HR-специалисты, трудовые отношения, трудовой договор, регулирование режима труда, организационные механизмы, искусственный интеллект, нейросети.
ORGANIZATIONAL ARRANGEMENTS IN REMOTE LABOR MANAGEMENT
A.B. Konobeeva, O.V. Markova
Abstract. The article discusses the management aspects of the transition of the modern organization to the mode of remote work of employees. According to the results of a study conducted at the end of last year by an international network of consulting Arms, 70 %of company executives wanted to partially or completely switch to a remote format of work even after the pandemic period. Based on the analysis of regulatory provisions and a synthesis of the practical activities of organizations, the features of remote work of personnel and the organizational and legal conditions for the transition to a remote form of labor are distinguished. The method of synthesis and systematization determines the organizational mechanisms in accordance with the general management functions, as well as the expected results from their implementation.
Keywords: remote, outwork, pandemic, HR specialists, labor relations, employment contract, regulation of the mode of work, organizational mechanisms, artificial intelligence, neuronets.
В период пандемии наиболее остро встает вопрос об организации труда персонала, работающего дистанционно. При этом следует
отметить, что законодательно данный процесс не так давно (с апреля 2013 г.) закреплен в Трудовом кодексе РФ (далее - ТК РФ), после чего стало возможным официально оформить трудоустройство такого работника. Но и сегодня актуальными являются вопросы эффективного управления трудовыми отношениями на удаленной основе.
По результатам проведенного в конце прошлого года исследования международной сетью консалтинговых фирм (KPMG) выявлено желание 70 % руководителей компаний частично или полностью перейти на удаленный формат работы даже после пандемийного периода. Из числа опрошенных 19 % отметили повышение результативности сотрудников на дистанционной работе, однако 69 % компаний опасаются, что самыми трудными организационными вопросами при внедрении удаленной работы станут вовлечение персонала в корпоративную культуру и адаптация новых сотрудников [4].
В соответствии с Федеральным законом «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» от 8 декабря 2020 г. N° 407-ФЗ с 1 января 2021 г. изменилась гл. 49.1 ТК РФ [2]. В результате законодательных изменений появились новые понятия: постоянная удаленная работа; временная дистанционная работа; периодическая удаленная работа, когда дни работы в офисе чередуются с днями работы дома. В ст. 312.6 ТК РФ временная дистанционная работа определяется как один из вариантов организации труда сотрудников вне стационарного места работы. Важным изменением в законодательстве стала возможность временно перевести работника на удалённый формат работы. Ранее такой вариант был возможен, но в законе он прописан не был, в связи с чем кадровые и HR-специалисты испытывали сложности с оформлением такого варианта трудовых отношений. Теперь временную дистанционную работу утвердили официально, и это значительно облегчает ведение кадрового делопроизводства. Обычно срок временного перевода на дистанционку - 6 месяцев, но его можно изменить: срок перевода указывают в приказе или дополнительном соглашении к трудовому договору.
В трудовом законодательстве РФ делается различие между статусом «надомника» и «дистанционного работника» [1]. В обоих
вариантах, трудовые отношения с данными работниками устанавливаются на основе заключаемого трудового договора. В первом случае оговаривается, что надомник выполняет всю свою работу на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. При этом необходима аттестация рабочего места надомника в соответствии с оценкой необходимых для этого условий. Нанятый работник в данном случае самостоятельно определяет свое рабочее время. Дистанционные работники трудятся вне своего стационарного рабочего места, но при условии постоянного взаимодействия с работодателем посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Таким образом, дистанционный работник сам выбирает приемлемое для эффективного труда место работы, проводить аттестацию которого нет необходимости, однако рабочее время данного работника строго регламентировано и контролируется со стороны руководства [7, с. 25].
Особые условия трудового договора
г \
Надомники Дистанционные работники
\
Порядок и сроки предоставления сотруднику средств и предметов труда или возмещение их стоимости при условии собственного приобретения Порядок и сроки обеспечения оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и т.д.
Размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование работниками принадлежащих им, либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и т.д.
Порядок и сроки выплаты компенсации за износ оборудования, принадлежащего сотруднику, а также возмещение эксплуатационных расходов (электроэнергия, связь и пр.)
Порядок возмещения других, связанных с выполнением дистанционной работы расходов
Порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе
Порядок и сроки вывоза готовой
Режим рабочего времени и времени отдыха
Дополнительные основания расторжения трудового договора Дополнительные основания расторжения трудового договора
Рисунок 1. Отличия условий трудового договора [5]
Из определений ясно, что надомники, как правило, занимаются производством продукции на дому - швеи, упаковщики, сборщики и пр. Дистанционные же сотрудники занимаются, в основном, интеллектуальным или творческим трудом, причем не обязательно дома - они могут выполнять трудовую функцию за городом (на даче), в транспорте, в общем, где им удобно. Дистанционно трудятся бухгалтеры, журналисты, дизайнеры, писатели и пр. Для более полного определения особенностей дистанционной работы на рисунке 1 представлены отличия условий трудового договора при оформлении «надомников».
При переводе работников на удаленную работу, даже временно, у работодателя могут возникнуть соответствующие риски, включая отказ работника заключать дополнительное соглашение на удаленную работу, злоупотребления сотрудника из-за недостаточного регулирования режима рабочего времени и времени отдыха [6, с. 68].
Эпидемия коронавируса заставляет переводить сотрудников в хоум-офисы, однако, следует учитывать, что переход на дистанционный формат выгоден компаниям далеко не для всех профессиональных областей. Компании экономят и получают более качественный результат, когда переводят на дистанционный формат штатных маркетологов, PR-менеджеров, 1Т-специалистов, бухгалтеров, а также копирайтеров, редакторов, дизайнеров, фотографов, иллюстраторов, маркетологов, специалистов по рекламе, юристов и административный персонал, операторов колл-центров.
Однако не все работники могут это оценить, а некоторые относятся к удаленной работе как к отпуску, поэтому, чтобы не ухудшилась работа компании, в первую очередь необходимо определить организационные механизмы в управлении трудовыми отношениями на удаленной основе. Для иллюстрации выдвинутого утверждения обратимся к данным, представленным в таблице 1.
Для оперативного выполнения функции контроля необходимо обеспечить оперативную техническую поддержку для сотрудников. Техническому персоналу предстоит быстро реагировать на любые проблемы с оборудованием и ПО, которые возникнут у сотрудников, переведенных на удаленный формат работы: необходимо будет тестировать качество и объем связи, типичные затруднения для принятия решения - нужно ли дополнительно подключать от-
Таблица 1
Организационные механизмы в управлении трудовыми отношениями
на удаленной работе
Функция управления Используемые механизмы Результат
1 Планирование Проведение вебинаров и очных тренингов для отработки навыков дистанционной работы и определения особенностей удаленной работы персонала Быстрая адаптация сотрудников к новому режиму дистанционной работы, сохранение производительности и качества труда
2 Организация Модернизация организационной культуры, разработка подробных инструкций для удаленной работы. Оформление дополнительных соглашений к трудовому договору каждого сотрудника при переходе на удаленную работу Соблюдение правил и процедур, позволяющих удаленному сотруднику самостоятельно организовать свой труд и обеспечить требования работодателя
3 Мотивация Адаптированные программы признания и поощрения, учитывающие изменившиеся условия труда и возможности удаленных сотрудников. Применение технологий нейросетей employee experience для выявления эмоционального состояния и вовлеченности удаленного сотрудника Устранение у удаленных сотрудников ощущения незаметности, подтверждение своей значимости и повышение вовлеченности в дела компании
4 Координация Составление регламентов и графиков для координации согласованной работы на удаленной основе. Публичная отчетность проделанной работы перед членами трудового коллектива. Мониторинг результатов работы за определенный период, выявление проблем и их причин Гибкая занятость и индивидуальный график работы обеспечивают индивидуальный подход к удаленному сотруднику и эффективное использование его потенциала. Оперативное согласование изменений и совместное решение проблем определяют действенные механизмы в конкретной ситуации
5 Контроль Оперативная связь на основе современных технических средств и информационных технологий. Формализация требований в технических условиях обеспечения удаленной работы. Отслеживание в режиме онлайн деятельности удаленного сотрудника с помощью ИКТ, например, программы Kickidler Отсутствие случаев сбоя оперативной дистанционной связи, своевременное получение и обмен информацией. Оперативное отслеживание результатов и качества работы удаленного сотрудника. Использование общих для всех дистанционных работников подходов и методов контроля, что повышает объективность оценки их труда
дельное ПО, прописывать маршрутизацию задач и пр. Для организации рабочего места дистанционного работника следует заранее определить необходимые условия к технической стороне удаленной работы, озвучить сотрудникам базовые требования к качеству связи (скорость Интернета, ширина канала и др.), а также подходящие для работы программы.
Перестроиться психологически не менее важно, чем технически, и здесь поможет модернизация организационной и корпоративной культуры, формирование правил и принципов удаленной работы персонала, разработка исчерпывающих инструкций по работе с информационно-техническими средствами связи. Для повышения уровня мотивации работников необходимо обозначить им личные выгоды и преимущества удаленной работы. Завершить адаптацию при переходе на дистанционный формат поможет проведение веби-наров и очных тренингов.
Необходимым элементом организационного механизма перехода на удаленную работу персонала будет заключение кадровой службой дополнительного соглашения к трудовому договору каждого работника: в данном документе указывается срок действия данного режима работы и условия перехода на прежний, а также порядок действий по истечении срока удаленного режима работы. Кроме того, следует учесть компенсацию затрат дистанционным работникам на эксплуатацию личного ПК (или ноутбука), пользования ресурсов домашнего Интернет, мобильной связи, расходных материалов для печати и др. для исполнения трудовых функций.
Так как работники, трудящиеся на удаленной основе, выполняют те же должностные обязанности, сменив при этом только место и условия работы, оплачивать их труд следует так же, как и офисным работникам. Дополнительным мотивационным механизмом будут адаптированные программы признания и поощрения, учитывающие изменившиеся условия труда и возможности удаленных сотрудников. Удаленным работникам больше, чем штатным сотрудникам, важно видеть подтверждение своей значимости и заметности в организации, а для этого наилучшим образом подойдет механизм обратной связи с руководством компании и линейными менеджерами: информирование о целях, событиях, решениях компании будет способствовать созданию общей картины происходящего в организации.
Необходимо также закрепить за удаленными сотрудниками полномочия выдвигать идеи и предложения, подчеркивая их значимость в общей деятельности организации. Периодичность и сроки взаимодействия должны быть заранее известны дистанционным работникам, поэтому данные параметры можно зафиксировать в регламентах ежедневной работы, встреч, общения. Повестка онлайн-встреч по видеоконференции также заранее оговаривается руководством компании, причем на видеоконференции должны присутствовать и высказываться все, включая руководителя. Некоторые отчеты о выполненной индивидуальной работе могут носить общедоступный характер, чтобы таким образом создавать атмосферу командной работы и условия причастности к коллективным результатам труда. Коммуникации в дистанционном формате лучше осуществлять не только между руководителем и подчиненным, но и среди участников команды, чтобы предотвратить или конструктивно решать возникающие конфликты.
Удаленные специалисты могут обозначить границы личного и рабочего времени. Для прозрачности данный график необходимо заранее согласовать с руководством, приоритетом при этом является достижение поставленных целей в нужные сроки, с надлежащим качеством. Руководству желательно постоянно проводить мониторинг результативности и качества труда до и после изменения режима труда сотрудника и обсуждать выявленные проблемы и трудности с удаленным специалистом.
Сегодня современные информационные технологии помогают руководителю контролировать занятость удаленных сотрудников, например, использование программы Kickidler позволит определить фактическое время, которое работник потратил на работу с документами. При этом, если документ держать просто открытым, то время учитываться не будет; считается только то время, которое сотрудник тратит, например, на печать или поиск информации. Хорошие результаты дает также возможность совместной работы с документами и периодическое, допустим раз в час, снятие Print Screen с компьютера сотрудника.
Удаленная работа с сотрудниками компании вызвала необходимость усиления внимания к анализу эмоционального самочувствия и благополучия работников, в связи с чем набирают популярность
используемые технологии employee experience для распознавания нейросетями профессионального выгорания сотрудников, которые позволяют выявлять или даже предсказывать проблемы в режиме реального времени. Для этого применяются решения на базе искусственного интеллекта, которые комбинируют так называемую активную и пассивную аналитику: активная аналитика - это умные пульс-опросы сотрудников, пассивная аналитика изучает сотрудничество в корпоративных системах (с разрешения сотрудника), частоту взаимодействия с клиентами, тональность, семантику, их динамику на протяжении определенного периода времени [3].
Если, несмотря на все вышеперечисленные меры и использованные механизмы, удаленные сотрудники проявляют низкую трудовую дисциплину и не выходят на связь с руководством компании, необходимо в первую очередь разобраться в причинах данного обстоятельства и только потом предпринимать соответствующие административные меры.
В заключение хотелось бы отметить, что работодателю не стоит опасаться дистанционной работы сотрудников и относиться как к неэффективному способу организации трудовых отношений. Не следует также использовать альтернативные пути, чтобы избежать данной формы занятости, например, отправлять сразу весь коллектив в административный отпуск или принуждать сотрудников оформлять отпуск за свой счет.
Только при правильном применении соответствующих механизмов управления трудовыми отношениями на удаленной основе можно эффективно использовать имеющиеся человеческие ресурсы в объективно сложившихся обстоятельствах.
Библиографический список
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ // СПС «КонсультантПлюс» . URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 23.01.2021).
2. Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой Кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях № 407-ФЗ от 8 декабря 2020 г. URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_370070/ (дата обращения: 23.01.2021).
3. Бизнес стремится оценить эффект от перехода в дистанционный режим и понять, как он сказался на сотрудниках: интервью с Давидом Ян, основателем и членом совета директоров группы компаний ABBYY. 8 марта 2021 г. URL: https://mustread.kpmg.ru/interviews/cifrovizaciya/ biznes-stremitsya-otsenit-effekt-ot-perekhoda-v-distantsionnyy-rezhim-i-ponyat-kak-on-skazalsya-na-s/ (дата обращения: 23.01.2021).
4. Действия HR в ситуации пандемии: результаты третьего опроса. URL: https://home.kpmg/ru/ru/home/insights/2020/12/hr-actions-in-pandemic-survey-part-3.html (дата обращения: 23.01.2021).
5. Комиссарова Т.Ю. Надомный труд VS дистанционная работа // Отдел кадров коммерческой организации. 2015. № 7.
6. ЛобановаА.С. Особенности работы компаний при переходе на удаленную работу // Актуальные исследования. 2021. № 2 (29).
7. Уракова Е.В. Дистанционная работа и ее внешнее сходство с другими видами работ: плюсы, минусы // Кадровик. 2020. № 12.
А.Б. Конобеева
кандидат сельскохозяйственных наук, доцент доцент кафедры менеджмента Московский Международный университет Е-mail: [email protected]
О.В. Маркова
кандидат экономических наук, доцент доцент кафедры менеджмента Московский Международный университет Е-mail: [email protected]
