ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
УДК 658.7.011.1
DOI https://doi.org/10.38161/1996-3440-2024-4-107-116 А. В. Алешков, М. В. Ивашкин, Е. Н. Степанова
ОПТИМИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКИМИ ПРОЦЕССАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ В УСЛОВИЯХ ИМПОРТОЗАМЕЩЕНИЯ
Алешков А. В. - д-р техн. наук, профессор Высшей школы управления природными ресурсами, ТОГУ, г. Хабаровск, e-mail: aleshkovalexey@gmail.com; Ивашкин М. В. -д-р экон. наук, профессор Высшей школы медиа, коммуникаций и сервиса, ТОГУ, г. Хабаровск, e-mail:ivashkin62@mail.ru; Степанова Е. Н. - канд. экон. наук, доцент Высшей школы менеджмента, ТОГУ, г. Хабаровск, e-mail: en_tol@list.ru
В представленной вниманию читателей статье анализируются актуальные вопросы оптимизации процесса управления системой материально-технического обеспечения на основе использования логистического подхода. Особое внимание уделяется месту материально-технического обеспечения в логистической системе, его влиянию на эффективность функционирования предприятия в целом. В начале статьи рассмотрено соотношение понятий «снабжение», «закупки», «материально-техническое обеспечение», определены цели и задачи логистики снабжения. Основная часть исследования посвящена исследованию особенностей логистического управления снабжением: определены и охарактеризованы принципы управления данной системой; проанализированы этапы, обеспечивающие достижение целей снабжения; а также рассмотрен вопрос оценки эффективности системы снабжения с позиции процессного подхода. В заключении сделаны соответствующие выводы и предложены актуальные оптимизационные управленческие решения в части автоматизации основных и сопутствующих бизнес-процессов в логистике снабжения от планирования до поставки и контроля договоров в виде SRM-систем
Ключевые слова: логистика, логистическая система, снабжение, закупки, материально-техническое обеспечение, управление снабжением, логистические процессы в снабжении, оценка эффективности системы снабжения, автоматизация снабжения, SRM-системы
Одним из важных условий повышения конкурентоспособности предприятия является нахождение наиболее адекватных существующим в данный момент времени условиям внешней и внутренней среды способов приобретения и поставки продукции. Чтобы достичь позитивных результатов, требуется
© Алешков А. В., Ивашкин М. В., Степанова Е. Н., 2024
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
знать содержание процессов закупки и последующей поставки продукции, а также их места в достижении оптимального результата в обеспечении предприятия материальными ресурсами.
Для современных компаний вопросы эффективного управления снабжением становятся все более актуальными. Совершенствоваться этот процесс может лишь путем создания эффективной системы логистической интеграции и скоординированного взаимодействия, как с внешними партнерами, так и между различными подразделениями внутри предприятия.
Очевидно, что необходимость в приобретении товарно-материальных ценностей на стороне возникают в случае, когда имеющихся в наличии ресурсов не хватает (или их нет в принципе) для выполнения наилучшим образом тех или иных видов работ, определяемых профилем данного предприятия. Причем, приобретенные ресурсы необходимо наилучшим образом распределить в соответствии с выбранными критериями оптимальности. При этом логистика снабжения предприятия должна обеспечить получение предприятием внешних и внутренних конкурентных преимуществ, обеспечивающих не только дополнительную прибыль, но и повышающих качество производимых товаров (работ или услуг), что приносит ощутимую пользу всем участникам интегрированной цепи поставок.
Актуальность реализации оптимизационных процессов в снабжении важно еще и потому, что на него приходится значительная доля общих расходов, а следовательно даже относительно небольшие улучшения в этой области могут принести существенные выгоды.
В начале, для адекватного восприятия предмета исследования, следует обратить пристальное внимание на терминологию. Термины «закупка» и «снабжение» почти взаимозаменяемы, однако, не являются в полной мере синонимами. В общем понимании термин «закупка» описывает только сам процесс покупки: осознание необходимости, поиск и выбор поставщика, переговоры о цене, а также прочие условия, например, связанные со спецификой доставки товара.
Термин «снабжение» имеет более широкое значение. Оно может включать как различные типы приобретений (закупку, аренду, выполнение по контракту и т. д.), так и связанные с этим операции (выбор поставщиков, проведение переговоров, согласование условий, экспедирование, мониторинг показателей работы поставщиков, грузопереработку материалов, транспортировку, складирование и приемку товаров) [3].
Как правило, снабжение самостоятельно не занимается перемещением материалов, а только организует его. Оно информирует поставщиков о необходимости поставки тех или иных материалов, производит обмен прав собственности на материалы, т. е. в первую очередь связано с обработкой информации. В широком смысле снабжение служит механизмом координации материального потока между поставщиками и потребителями [4]. В каждой точке логистического канала снабжение отправляет назад по каналу сообщения о том, чего хотят потребители, и вперед - сообщение о том, что поставщики могут
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
предложить. После этого начинаются переговоры, уточняющие условия каждой поставки.
Следует отметить также, что снабжение по своим логистическим характеристикам существенно отличается от «материально-технического обеспечения». На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов из внешних источников в нужное место и в нужное время отвечает снабжение, а обслуживание всех потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия в течение производственного процесса классифицируется как материально-техническое обеспечение.
В логистической системе предприятия снабжение является первой логистической подсистемой, основная цель которой - управление материальными и сопутствующими им потоками, возникающими в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами, в связи с чем её справедливо называют «логистикой на входе».
В обобщенном виде цель снабжения - гарантировать надежную поставку материалов соответствующего качества, в необходимом объеме, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене [5].
Исходя из этого, можно сформулировать следующие основные задачи логистики снабжения:
- налаживание надежного и непрерывного материального и сопутствующего ему финансового и информационного потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации;
- поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складе;
- развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы в производственном процессе;
- поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных взаимоотношений;
- поддержка и повышение качества закупаемых материалов;
- договоренность об оптимальной цене с сохранением должного (нормативного) уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;
- повышение конкурентоспособности организации.
Грамотное управление всеми элементами системы снабжения позволяет выявить узкие места в цепи поставок, устранение которых позволяет повысить конкурентоспособность организации в целом. Кроме того, отдел снабжения (закупок, МТО) несет ответственность за обеспечение равномерного потока сырья, необходимого для производства продукции и оказания дополнительных видов услуг, чтобы своевременно ответить по своим обязательствам перед поставщиками по условиям поставки продукции.
Управление системой снабжения любого предприятия определенно должно базироваться на принципах координации и интеграции. При этом логистическая координация - это управление взаимодействием в логистической
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
цепи, сети, системе, основанное на согласовании выполнения различных операций и функций.
На микроуровне, а именно при согласовании и управлении взаимодействием с основными и обеспечивающими подсистемами логистики, актуально использование внутренней логистической координации. В рамках логистического управления предприятием её основная цель заключается в том, чтобы наладить взаимодействие смежных подразделений и разработать механизмы взаимных компромиссов в процессе формирования, продвижения и преобразования материального потока в организации [6].
В свою очередь логистическую интеграцию следует определить как объединение участников с целью организации на основе логистической координации движения материального, информационного и финансового потоков в русле интегрированной цепи поставок.
Для системы снабжения важно выделить внутреннюю и внешнюю интеграцию. Внутренняя интеграция связана с изменением характера взаимодействия между различными производственными и обеспечивающими подразделениями одного предприятия. Она подразумевает строгое выполнение общих функций и приводит к появлению областей совместного контроля и анализа. Отличительной особенностью внешней интеграции является сближение интересов поставщика и заказчика как независимых рыночных субъектов, и их последующее взаимное динамическое влияние на производственную деятельность друг друга.
С позиции управления и оптимизации особое внимание необходимо уделить последовательности процедур, которые призваны обеспечивать достижение конечных целей снабжения. На этот счет существуют разные подходы и мнения, различающиеся, в основном, количеством и (или) последовательностью выделяемых этапов. Остановимся на варианте, предложенном Т. Власовой, по мнению которой цикл закупки состоит из шести последовательных этапов [7]:
1. Анализ потребности и сроков закупок;
2. Составление спецификаций;
3. Выбор поставщика;
4. Выбор формы закупки;
5. Подготовка и размещение заказов на закупку;
6. Анализ сформированных заказов.
В дополнение к указанным, считаем целесообразным в перечень этапов включить «контроль выполнения заказов». Он функционально относится к циклу закупки, но фактически реализуется на складе, а значит, уместно говорить об интеграции областей снабжения и складской деятельности. На данном этапе признаком выполнения заказа является поставка на склад предприятия товара определенного качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, приходные накладные, акты приемки ТМЦ по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа.
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
Следовательно, и обязанности, и ответственность, и полномочия, и даже уровень информационного взаимодействия сотрудников обеих сфер должны быть строго регламентированы. В этой связи, считаем целесообразным поручать менеджерам по закупкам определять порядок контроля качества товара и оговаривать это в условиях контракта, а работникам склада - своевременно и объективно информировать как о результатах выполнения поставки по количеству и качеству, так и о дополнительных аспектах договора (отклонение от срока поставки, соответствие ассортименту, качество сопроводительной документации, поведение представителей поставщика при оформлении коммерческих актов).
На основе накопленной информации проводится анализ качества поставки, эффективности процесса снабжения и взаимодействия с поставщиками. Своевременный анализ информации по результатам поставки позволяет также выявить на ранней стадии потенциальные неликвиды.
Таким образом, при организации логистического управления снабжением важную роль играют координация действий, а также внутренняя и внешняя интеграция компаний.
Добиться внешней интеграции, то есть тесного взаимодействия с другими компаниями можно посредством развития долгосрочных партнерских отношений, выработки общих стандартов, своевременной передачи поставщику требований потребителя к качеству продукции, срокам выполнения заказа и уровню сервиса.
Внешняя интеграция возникает также при вовлечении поставщика в процессы проектирования новых изделий и разработки совместных рыночных стратегий, в том числе и в снабжении. При этом стратегия снабжения в современных условиях относится к долгосрочному направлению развития логистической подсистемы снабжения. Это действенное средство для получения преимуществ в конкурентной борьбе на соответствующем сегменте рынка [8].
При внутренней интеграции в компании на плечи отдела снабжения ложатся дополнительные обязанности, например, контроль и анализ количества и качества заказываемых товаров для удовлетворения потребностей предприятия, участие в проектировании новых изделий и т. д.
Комплексное выполнение всех этих действий позволяет значительно усовершенствовать работу отдела снабжения, выявить или предотвратить непроизводительные затраты и существенно повысить за счет этого прибыльность предприятия.
Для экономической оценки эффективности системы снабжения необходимо иметь четкое представление о границах процесса снабжения и распределении ответственности различных участников в рамках данного процесса [9].
Для этого необходимо рассматривать такие управленческие составляющие, как планирование закупок, в том числе управление запасами, оценка и выбор поставщика, ведение переговоров с поставщиками материально-технических ресурсов, управление складскими операциями и своевременная доставка приобретенного товара заказчикам.
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
Отдельно следует выделить контроль, анализ и оптимизацию процессов -именно в рамках этого осуществляется планирование и контроль отклонений основных показателей эффективности от плановых (рис. 1).
К сожалению, при организации логистики на российских предприятиях, на наш взгляд, недостаточно внимания уделяется аналитической работе в плане совершенствования бизнес-процессов. Считаем, что этот процесс необходим для того, чтобы обеспечить необходимую гибкость системы в современных постоянно меняющихся условиях, за счет организации контроля и строгой регламентации всех процессов снабжения.
3 2. 3. 4. 5. бЛ\
о Формирование п рои зводствен ной ? потребности в а. { МТР Планирование Выбор закупок I поставщика " Оперативюе .- управление -поставками Хранение, комплектация и доставка МТР заказчикам / Контроль, ангцпи. Д и оптимизация процессов \
• Фор ми рование s заявок на п обеспечение. =£ о
* Управление »Анализ рынка, зап аса ми • Э ф ф екти вн ое . использование * Формирование рааличНых плана закупок. механизмов закупки. » Эффективный контроль движен ил грузов и ведение договоров с поставили ками МТР » Оптимизация ! транспортных и осп адских затрат. Обеспечение ! эффективности ) принятия / управленческих 1 \решений и ' прозрачности л Оценки персонала
Рис. 1 - Процесс снабжения и задачи по достижению его эффективности
В качестве основных (базовых) показателей оценки эффективности системы снабжения на предприятии предлагаются следующие:
- уровень исполнения заявок;
- скорость оборачиваемости запасов;
- качество материально-технических ресурсов;
- оптимизация стоимости закупок;
- оптимизация затрат на организацию снабжения.
Эти показатели в различной комбинации могут присутствовать у всех работников системы снабжения, для того чтобы мотивировать весь персонал на достижение общих целей. Именно эти показатели характеризуют эффективность процесса материально-технического обеспечения в целом.
Для того чтобы система оценки эффективности снабжения в компании работала эффективно, должны быть четко сформулированы требования к системе снабжения и ответственность участников. Для нормальной работы системы снабжения необходима регламентация всех снабженческих процессов, указанных на рис. 1, а также должны быть разработаны регламентирующие документы: положение о порядке контроля и формирования показателей эффективности, перечень и распределение их по сотрудникам, инструкции по расчету показателей, порядок определения балльных оценок по показателям, инструкции по расчету интегральных показателей. Эти документы, а затем плановые и фактические значения показателей утверждаются руководством
ВЕСТНИК ТСТУ. 2024. № 4 (75)
системы снабжения и согласуются с экономическими службами и отделом по работе с персонала, а уже затем предоставляются на рассмотрение руководству компании.
Необходимость быстрой обработки большого объема информации обуславливает необходимость тотальной автоматизация основных и сопутствующих бизнес-процессов, используемых для оптимизации управленческих решений в снабженческой логистике.
Если до 2021 г. включительно мониторинг рынка показывал, что тенденция к автоматизации закупок была характерна преимущественно для крупных предприятий, то начиная с 2022 г. необходимость в автоматизации закупок острее стал ощущать также средний и малый бизнес.
Экономические санкции (а точнее, рестрикции) 2022 г. и сложная экономическая ситуация в стране стали катализатором, побуждающим российский бизнес к поиску новых способов сокращения затрат, даже если это небольшие расходы. Например, на расходных материалах вполне можно сэкономить от 1% до 3%, направив эти средства на развитие бизнеса [10].
Отличным вариантом автоматизации закупочного цикла от планирования до поставки и контроля договоров являются SRM-системы (SRM - Supplier relationship management). Целью внедрения таких систем является максимальное сокращение расходов на закупки, при сохранении высокого качества и ритмичности поставок. Кроме того, данные системы помогают выявлять потребности предприятия в ресурсах, согласовывать планы закупок, отбирать поставщиков с учетом выбранной стратегии, а также непрерывно контролировать эффективность поставок и бюджетных расходов [11].
На современном российском IT-рынке имеется достаточный выбор отечественного программного обеспечения, гарантирующего компаниям прозрачность, результативность и контролируемость расходов при осуществлении закупочных процедур. Рассмотри некоторые из них более подробно.
1) Comindware Управление закупками (Россия, Москва) - полностью поддерживает сквозной бизнес-процесс закупок от выявления потребностей до контроля поступления заказов на склад; использует модель бизнес-процесса, которая спроектирована на основе опыта, полученного при импортозамеще-нии иностранных SRM-систем в крупных компаниях. Кроме того, система обеспечивает высокий уровень контроля и прозрачности операций. Процессы автоматизированы так, чтобы гарантировать компании непрерывный поток ресурсов и продукции строго в соответствии с утвержденными расходами. В системе создан портал для взаимодействия с поставщиками и проведения конкурентных торгов.
2) Эксперт SRM (Россия, Москва) - передовое программное решение, предназначенное для комплексной автоматизации управления закупками и процессами материально-технического снабжения в коммерческих и государственных предприятиях, организациях, холдинговых структурах. Специальная версия системы предлагается для организаций, осуществляющих закупки по Федеральному закону от 18.07.2011 №223-Ф3 «С закупках товаров, работ,
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
услуг отдельными видами юридических лиц». Автоматизирует полный цикл управления закупками, от планирования расходов, заявочной кампании и проведения закупочных процедур до контроля исполнения договоров, аналитики и отчетности. В составе программного комплекса предусмотрено также решение для построения корпоративной электронной торговой площадки.
3) Агора (Россия, Москва) - предлагает готовые коробочные решения по автоматизации бизнес-процессов закупочной деятельности. На платформе реализовано более 70 готовых модулей, которые покрывают до 90% бизнес-процессов заказчика. Внедрение платформы происходит по модели SaaS, что существенно экономит бюджет заказчика на старте проекта. Но также по желанию заказчика внедрение может быть осуществлено по модели On-premise.
4) Naumen SRM/GPMS (Россия, Москва) - предназначена для автоматизации закупочной деятельности и охватывает весь комплекс связанных с этой деятельностью процессов: сбор потребностей, формирование плана закупок, согласование заявок на размещение заказа, размещение заказа и проведение торгов, регистрация сведений о контрактах и договорах, контроль исполнения контрактных обязательств.
5) Е1та Управление закупками (Россия, Ижевск) - автоматизирует процесс закупок, рассчитывая сроки этапов закупки различных потребностей так, чтобы они пришли вовремя. Система позволяет добиться прозрачности движения заявки - от ее создания и попадания в общий план до проведения закупки товара и контроля результата. Решение позволяет автоматизировать сбор и согласование потребностей, оптимизировать процесс агрегации потребностей и планирования закупок, а также организовать полный цикл формирования и согласования закупок, сбора заявок участников и подведения итогов.
6) 1С:ЕКР Управление предприятием (Россия, Москва) - позволяет автоматизировать все уровни учета работы предприятия. Одной из подсистем программы является подсистема «Закупки». Ее функционал позволяет решать задачи автоматизации закупок, прогнозирования спроса и оптимизации запасов, что в свою очередь обеспечивает бесперебойный процесс производства и реализации продукции или товаров.
7) Норбит «Эффективные закупки» (Россия, Москва) - предназначена для автоматизации всего цикла закупок от возникновения потребности в товарах, работах, услугах до исполнения обязательств в рамках заключенных договоров. Основными пользователями являются коммерческие организации и организации с государственным участием различного размера и отраслевой принадлежности.
Программа востребована различными руководителями и службами, вовлеченными в закупочную деятельность: профильными подразделениями, службами закупок, службами снабжения, юридическими и финансовыми
ВЕСТНИК ТСГУ. 2024. № 4 (75)
службами, службами безопасности, договорными подразделениями, службами контроля и аудита.
8) iTender SRM (Россия, Ярославль) - представляет собой набор современных инструментов, применяемых на разных этапах процесса управления закупками и взаимодействия с поставщиками. Модульный принцип системы позволяет быстро собрать индивидуальную функциональность и настроить ее под свои задачи.
Таким образом, совершенствование бизнес-процессов за счет организации контроля и строгой регламентации всех процедур снабжения позволит обеспечить необходимую гибкость предприятия в современных постоянно меняющихся условиях, тогда как автоматизация закупочного цикла с помощью отечественных SRM-систем позволит качественно организовать весь закупочный цикл с момента определения потребности в ресурсах, что позволит существенно сократить расходы на закупки и, тем самым, повысить конкурентоспособность предприятия.
Подводя итог всему сказанному выше, следует еще раз особо подчеркнуть, что строгая регламентация всех бизнес-процессов с одной стороны и комплексная автоматизация системы закупок и снабжения - с другой, позволит решить актуальные задачи в области управления закупочной деятельностью на предприятии.
Библиографические ссылки
1. Алиева К. Ш., Тин Ю. А., Лосев В. С. Моделирование и оптимизация бизнес-процессов организации // Вестник Тихоокеанского государственного университета. Хабаровск, 2023. № 1. С. 143-152.
2. Бардаль А. Б., Кубичек В. В., Сигитова М. А. Методика формирования логистической цепи // Вестник Тихоокеанского государственного университета. Хабаровск, 2020. № 3. С. 61-68.
3. Винокуров В. А. Организация стратегического управления на предприятии. М. : Дело, 2019. 399 с.
4. Гончаров П. П. Основы логистики : учеб. пособие. Оренбург : Издат. центр СГАУ, 2019. 322 с.
5. Костоглодов Д. Д. Распределительная логистика. Ростов-на-Дону : Экспертное бюро, 2022. 547 с.
6. Беспалов Р. С. Транспортная логистика. Новейшие технологии построения эффективной системы доставки. М. : Вершина, 2022. 384 с.
7. Власова Т. Принципы логистики в управлении снабжением // Логистический портал. URL: https://lobanov-logist.ru/library/354/55141 (дата обращения: 08.07.2024).
8. Степанова Е. Н. Логистические стратегии снабжения // Вестник Хабаровского государственного университета экономики и права. 2023. № 3. С. 103-106.
ВЕСТНИК ТОГУ. 2024. № 4 (75)
9. Кириллова Н. Ключевые показатели эффективности для системы снабжения. URL: https://www.cfin.ru/management/ manufact/ (дата обращения: 08.07.2024).
10. Автоматизация работы с поставщиками как тренд 2024 года // Контур-Маркет. 2023. 19 дек. URL: https://kontur.ru/market/spravka/37708-avtomatizaciya _rabotys (дата обращения: 10.07.2024).
11. Системы для автоматизации закупок. URL: https://top10-srm.ru/?ysclid=lyfkuuepk (дата обращения: 10.07.2024).
12. Степанова Е. Н. Основные проблемы и тенденции развития логистики снабжения в современных условиях // Проблемы и перспективы социально-экономического развития России в XXI веке : сб. науч. ст. IV Всерос. науч. конф., Хабаровск, 31 марта 2023 г. Хабаровск : ХГУЭП, 2023. Вып. 4. С. 203211.
Title: Optimization of Logistics Process Management at the Enterprise under Import Substitution
Authors' affiliation:
Aleshkov A. V. - Pacific National University, Khabarovsk, Russian Federation Ivashkin M. V. - Pacific National University, Khabarovsk, Russian Federation Stepanova E. N. - Pacific National University, Khabarovsk, Russian Federation
Abstract: The authors of the article analyze current issues of optimization of the process of management of the logistics system based on the use of a logistic approach. Particular attention is paid to the place of material support in the logistics system, its impact on the efficiency of the enterprise as a whole. At the beginning of the article, the relationship between the concepts of "supply", "purchases" and "logistics" is considered, the goals and objectives of supply logistics are defined. The main part of the study is devoted to the study of the features of logistics supply management: the principles of management of this system are defined and characterized; the stages that ensure the achievement of supply goals are analyzed; and the issue of assessing the effectiveness of the supply system from the standpoint of the process approach is considered. In conclusion, the corresponding conclusions are made and current optimization management solutions are proposed in terms of automation of the main and related business processes in supply logistics from planning to delivery and control of contracts in the form of SRM systems
Keywords: logistics, logistics system, supply, procurement, material and technical support, supply management, logistics processes in supply, assessment of the efficiency of the supply system, automation of supply, SRM systems.