Логистический аудит процессов снабжения на автомобильном транспорте: опыт и особенности методики Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Логистический аудит процессов снабжения на автомобильном транспорте: опыт и особенности методики

Плетнева Наталия Геннадиевна,

доктор экономических наук, профессор, заведующий кафедрой менеджмента в строительстве, Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет

E-mail: Pletneva_ng@mail.ru Бадокин Олег Викторович,

кандидат экономических наук, доцент кафедры менеджмента в строительстве, Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет E-mail: olegbadokin2@gmail.com

К вопросам проведения логистического аудита обращаются во всех сферах экономики, и он охватывает разные процессы и функциональные области логистики. Логистический аудит процессов снабжения на транспортном предприятии рассматривается как методика выявления узких мест, препятствующих нормальному протеканию обеспечивающих процессов, а также определения направлений совершенствования процессов и повышения экономической эффективности снабжения с учетом организационной структуры предприятия. Целью статьи является систематизация методических положений проведения логистического аудита на транспортном предприятии. В статье представлены некоторые результаты аудита процессов снабжения на крупном автотранспортном предприятии, выполняющем пассажирские перевозки, и имеющем филиальные структуры. Также в статье указаны методы, используемые при проведении аудита логистики, даны рекомендации, которые могут быть полезны другим организациям.

Ключевые слова: логистический аудит, снабжение, цепи поставок, логистика на транспорте.

Введение

Цели и задачи логистики на предприятиях транспорта различаются по функциональным областям. С одной стороны, услуги транспорта включаются в логистические цепи при обслуживании потребителей разных уровней, и перед логистикой стоят задачи снижения затрат и повышения качества обслуживания. С другой стороны, транспортные предприятия сами нуждаются в качественном логистическом сервисе и бесперебойных, надежных обеспечивающих процессах. Зачастую, особенно при клиентоориентированном подходе, фокус внимания сосредоточен на задачах логистики при обслуживании потребителей, и меньше внимания уделяется логистике снабжения. В результате количество и масштабы проблем в снабжении, а также затраты начинают непропорционально увеличиваться.

Одним из способов выявления проблем в логистике и определения вектора действий по преодолению узких мест являются методики логистического аудита. Однако следует отметить, что далеко не во всех транспортных предприятиях уделяют внимание этому инструменту. Особенно актуально применение логистического аудита на крупных транспортных предприятиях, поскольку к проблемам взаимодействия с внешними участниками цепей поставок добавляются сложности внутреннего характера.

Учитывая, что логистический аудит весьма востребован в организациях разных видов транспорта, в своем исследовании мы рассматриваем применение методик этого аудита для автотранспортных предприятий. И целью исследования является систематизация методических положений о логистическом аудите и анализ практического применения методик аудита в логистике снабжения на крупном автотранспортном предприятии г. Санкт-Петербурга.

Материалы и методы

Исследование построено на применении двух групп методов:

1) анализ литературы, связанной с вопросами логистического аудита (исследование проблем проведения, методики и алгоритмы аудита и т.п.);

2) методы обработки информации и результатов аудита (методы экспертной оценки, статистические методы).

Анализ литературы показал, что количество публикаций по тематике, посвященной логистическому аудиту, растет с каждым годом, что под-

тверждается укрупненными данными: за период с 2001 по 2010 гг. в базе научного цитирования (РИНЦ) зафиксировано 22 работы на эту тему; с 2011 по 2020 гг. уже находится 149 работ; а с начала 2021 по настоящее время (на середину апреля 2024 гг.) - уже 60. В статьях рассматриваются как теоретические, так и прикладные аспекты проведения аудита логистики. Рассмотрев публикации по логистическому аудиту в разрезе отраслей экономики, пришли к выводу, что наиболее часто логистический аудит специалистами рассматривается применительно к промышленным, торговым и транспортным предприятиям. В публикациях по теме аудита логистики уделяется внимание понятию и видам аудита [1-3], рассматриваются алгоритмы его проведения [4-6], информационная база аудита [7-8].

На основе анализа источников нами сформулировано следующее определение логистического аудита. Логистический аудит - это анализ и оценка логистических процессов на соответствие заданным целевым показателям и критериям функционирования организации и/или цепи поставок, а также разработка корректирующих мероприятий или иных предложений по решению выявленных проблем. Очевидно, что к основным задачам логистического аудита относятся оценка эффективности логистических процессов, выявление проблемных зон (узких мест) и направлений корректирующего воздействия.

Логистический аудит может проводиться в разных функциональных областях логистики. Анализ работ, посвященных логистическому аудиту в снабжении (закупках), показал, что к основным задачам аудита относятся:

- обоснование решения проблемы «делать или покупать» применительно к закупаемым товарно-материальным ценностям [2];

- формирование рекомендаций по обновлению базы поставщиков [2];

- снижение стоимости материалов, транспортных затрат [9];

- анализ и снижение запасов, в том числе неликвидных [9].

Результаты и обсуждение

Интерес к логистическому аудиту появляется при внедрении логистического подхода к управлению, необходимости сокращения или оптимизации логистических затрат, повышении качества и/или надежности поставок, конкурентоспособности организации, выявлении потенциала развития. Проведение логистического аудита в разных организациях и при разных целях будет различаться. Прежде всего, это обусловлено особенностями объектов аудита, кон-¡¡^ цептуальным подходом к его проведению, а также £ уровнем управления, на котором запрашивается — необходимость аудита логистики.

Можно выделить два основных подхода к проведению логистического аудита: реактивный и про-активный. Реактивный логистический аудит про-

водится при обнаружении проблем, и корректирующие мероприятия направлены на преодоление узких мест, недостатков в логистических бизнес-процессах или на адаптацию к сложившимся условиям. Проактивный же аудит направлен на устранение возможных, еще не произошедших сбоев или отклонений. Очевидно, что оба этих подхода следует использовать при проведении логистического аудита процессов снабжения.

Логистический аудит как инструмент контроллинга логистики может проводиться на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях управления. Стратегический аудит логистики является важнейшим этапом при оценке действующей логистической стратегии, ее соответствия стратегии организации, стратегии обслуживания, маркетинговой стратегии. Аудит логистики снабжения на тактическом уровне управления охватывает вопросы анализа логистической инфраструктуры, мощностей, динамики процессов поставок и расхода. Аудит процессов также является задачей операционного аудита. В зависимости от уровня управления может уточняться перечень объектов логистического аудита в снабжении.

Логистический аудит проводится на основе анализа различных видов информации с использованием статистических и экспертных методов. Известные иностранные специалисты Сток Дж. Р., Ламберт Д.М., авторы работы [10], рекомендуют на начальном этапе организовать опросы специалистов, как занятых в службе логистики, так и в отделах, взаимодействующих с ней. Определение участников аудита снабжения на транспортном предприятии следует произвести на основе анализа бизнес-процессов снабжения, производственной и организационной структур предприятия. Если транспортное предприятие достаточно крупное и имеет филиалы, то учесть необходимо структуру управления и производства на уровне центрального офиса (головного управления) и филиалов.

Так, в ходе проведенного аудита материально-технического обеспечения в пассажирском автотранспортном предприятии опрашивались в шести филиалах специалисты отдела ресурсного обеспечения, бухгалтерии, производственно-технического, административно-хозяйственного, экономического отделов, центрального и сопутствующего складов. На уровне головного управления опрос проводился в планово-экономическом, финансово-договорном, производственно-техническом управлениях, отделе городского заказа, бухгалтерии, в управлении ресурсного обеспечения, включающем отделы складской логистики и технической комплектации.

Серия проведенных интервью позволила выявить и систематизировать основные проблемы в области снабжения с точки зрения специалистов, работающих на предприятии.

В таблице 1 представлен Топ-12 проблем, выявленных в ходе аудита снабжения на автотранспортном предприятии. Эта таблица показывает, что мнения относительно важности проблем рас-

ходятся в головном управлении и в филиалах. Одна проблема, отражающая высокую трудоемкость процессов материально-технического обеспечения (МТО), является самой важной по мнению всех опрошенных. Проблему несовершенства зая-

вок специалисты головного управления поставили на второе место, в то время как в филиалах эта проблема стоит на двенадцатом месте. Некоторые проблемы, указанные филиалами, не признаны важными в головном управлении, и наоборот.

Таблица 1. Наиболее важные проблемы, выявленные в ходе логистического аудита на автотранспортном предприятии

Ранг про- Проблемы, выявленные на основе опроса специалистов

блемы головного управления филиалов

1 Бюрократизация и высокая трудоемкость процессов МТО, не оставляющая времени на оптимизацию или улучшения процессов. Бюрократизация и высокая трудоемкость процессов МТО, не оставляющая времени на оптимизацию или улучшения процессов.

2 Низкое качество заявок, подаваемых службами-потребителями ТМЦ (недостаточно характеристик ТМЦ, дублирование позиций, заказ уже имеющегося, опоздавшие заявки и пр.) Недостаток собственных денежных средств у филиалов для осуществления срочных закупок

3 Длительный цикл закупки, невозможность оперативного осуществления срочных закупок (44-ФЗ и сопутствующие нормативно-правовые акты) Сложные процедуры планирования потребности в материальных ресурсах

4 Некорректный учет материалов, бывших ранее в употреблении, в лимитах списаний и поступлений в филиалах Ограниченность финансовых ресурсов, выделяемых на закупки, в результате не все заявки удовлетворяются

5 Низкая гибкость применяемого формата закупок (аукцион), ограничения по выбору формата, что не позволяет покупать ТМЦ высокого качества или выбирать надежного поставщика Длительный цикл закупки, невозможность оперативного осуществления срочных закупок (44-ФЗ и сопутствующие нормативно-правовые акты)

6 Нехватка человеческих ресурсов для качественного выполнения всех процессов в системе МТО Низкий уровень мотивации сотрудников к качественной работе (в т.ч. из-за непроработанной системы премирования сотрудников ресурсного обеспечения)

7 Недостаточная информационная поддержка работы службы ресурсного обеспечения (ERP система не доработана, отсутствуют необходимые отчеты и учетные формы) Сложная бюрократизированная процедура приемки ТМЦ, отнимающая много времени у сотрудников отдела ресурсного обеспечения

8 Отсутствие четкой методики работы с неликвидами, в том числе: отсутствие единого с филиалами представления о сущности неликвидов; отсутствие качественной методики оценки неликвидов и технологии их сбыта Сложная процедура избавления от неликвидных запасов и отходов

9 Сложные процедуры планирования потребности в материальных ресурсах Нехватка персонала для качественного и своевременного выполнения всех процессов в системе снабжения (в т.ч. и на складах)

10 Ограниченные финансовые ресурсы (невозможно приобрести все, что необходимо) Отсутствие четкой методики работы с неликвидами, в том числе: отсутствие единого с аппаратом управления ГУП представления о сущности неликвидов; отсутствие качественной методики оценки неликвидов (переоценки запасов ТМЦ); отсутствие технологии сбыта неликвидов

11 Проблема качества составления технических заданий на закупку ТМЦ в части описаний требований к ТМЦ, приводящая к ошибкам в закупках и поставке непригодных к использованию материальных ресурсов Лимиты по приходам и списанию ТМЦ филиалов не соответствуют в полной мере реальным потребностям филиалов

12 Проблема привлечения к работе в системе МТО высококвалифицированных кадров Низкое качество заявок, подаваемых службами-потребителями ТМЦ (недостаточно характеристик ТМЦ, дублирование позиций, заказ уже имеющегося, опоздавшие заявки и пр.)

Следует отметить, что перечень возможных причин был предложен специалистам для оценки, однако анкетирование позволило выявить и дополнительные, ранее не указанные проблемы, например: отсутствие четких должностных инструкций и обязанностей и внутренняя бюрократизация процессов (лишние согласования, подписи и т.п.).

Далее в ходе аудита был уточнен ряд проблемных, по мнению специалистов служб ресурсного

обеспечения, вопросов. Например, удалось узнать, какие причины определяют сложность процедур планирования потребности в материально-технических ресурсах, (табл. 2), а какие - низкое качество поставок товарно-материальных ценностей, (табл. 3). В таблицах 2 и 3 показана значимость выявленных проблем, которая соответствует проценту анкет с указанием на конкретную проблему.

сз о

со £

m Р сг

СТ1 А

=Е

Таблица 2. Причины, определяющие сложность планирования потребности в МТР, выделенные специалистами отделов ресурсного обеспечения (ОРО)

Причина Значимость причины

Длительная перспектива планирования 59%

Непредсказуемый процесс потребления ряда ТМЦ 30%

Нестабильный, часто меняющийся модельный ряд транспортных средств 28%

Отсутствие методики прогнозирования потребности, которая поддерживалась бы корпоративной информационной системой 23%

Отсутствие необходимых знаний специалистов 17%

Отсутствие достоверной статистической информации по расходам прошлых периодов 7%

Таблица 3. Причины проблем с качеством поставок, выделенные специалистами отделов ресурсного обеспечения

Причина Значимость причины

Ошибки в документах 59%

Опоздание поставки 44%

Отсутствие сопроводительных документов 28%

Некачественные материально-технические ресурсы 25%

Отсутствие упаковки и/или маркировки (некачественная упаковка, ошибки маркировки) 15%

Некомплектные поставки 12%

Интересен факт, выявленный в ходе аудита. Проблемы, связанные с процессами складирования, отмечались только специалистами филиалов, в головном управлении этим проблемам не придают значе-

Таблица 4. Проблемы складской системы транспортного предприятия

ния. При этом в разных филиалах проблемы оцениваются по-разному. Например, в таблице 4 приведены оценки недостатков в оснащении складской системе и в таблице 5 - в качестве работы складов.

Недостатки технического оснащения складов: Филиал 1 Филиал 2 Филиал 3 Филиал 4 Филиал 5 Филиал 6

Недостаток складской тары и упаковки - - +++ +++ + +++

Складское помещение требует ремонта; + - +++ +++ - -

Стеллажи требуют замены + - +++ +++ ++ -

Недостаточное подъемно-транспортным оборудованием + + ++ ++ +++

Старые компьютеры ++ - + + - -

Знак «+» обозначает, что данная проблема отмечается в анкетах (чем больше знаков, тем существеннее проблема). Знак «-» обозначает, что проблема не была отмечена в ходе опроса

Обработка анкет показала, что оценка некото-„ рых проблем вызвала затруднение у сотрудников

ид

= предприятия. Например, это касается проблемы ® привлечения к работе в системе материально-технического обеспечения высококвалифициро-° ванных специалистов, нехватки форм автомати-" зированной отчетности в корпоративной инфор-

мационной системе, дублирования позиций в заказах, их опоздания, ошибок приемки и т.п. Очевидно, что для исследования указанных и ряда других проблем необходима объективная, хорошо задокументированная информация. По данным направлениям рекомендуется запрос статистических данных организации.

Таблица 5. Оценка качества работы складской системы транспортного предприятия

Характеристики некачественной работы Филиал 1 Филиал 2 Филиал 3 Филиал 4 Филиал 5 Филиал 6

Случаи пересортицы на складах ++ +++ + +++ +++ +++

Ошибки на этапе приемки ТМЦ (допускается приемка того, что принимать не нужно) + ++

Случаи порчи или пропажи ТМЦ на складах подразделений - + + ++ - -

Случаи нахождения на складе неучтенных ТМЦ ++ +++ + + ++

Знак «+» обозначает, что данная проблема отмечается в анкетах (чем больше знаков, тем существеннее проблема). Знак «-» обозначает, что проблема не была отмечена в ходе опроса

Методика проведения логистического аудита предполагает, что после обработки результатов анкетирования и анализа статистических данных выполняется визуализация процессов - формируется модель процессов снабжения «как есть». Затем эти процессы анализируются, в результате определяются «узкие места», препятствующие достижению целей эффективности.

Обобщив все результаты аудита логистики снабжения на транспортном предприятии, получили следующие основные факторы, которые влияют на эффективность обеспечения необходимыми ресурсами (в порядке убывания значимости):

1. Факторы законодательства (действие 44-ФЗ «О госзакупках», 135-Ф3 «О защите конкуренции» и связанные с ними другие нормативные акты). Данные факторы будут значимы для государственных транспортных компаний.

2. Особенности процесса возникновения потребности в товарно-материальных ценностях (прежде всего, это характерно для запасных частей, прогнозирование потребности в которых является достаточно сложным, требующим использования не только методов прогнозирования, но и теории технической надежности, и моделирования производственных процессов).

3. Так называемый «человеческий фактор», к которому можно отнести и недостаток профессиональных знаний и навыков, и недобросовестное отношение сотрудников к своим обязанностям.

4. Административно-управленческие факторы (излишняя бюрократизация внутренних процедур, несовершенные регламенты взаимодействия и организации внутренних процессов, несовершенная система мотивации сотрудников, качество обратной связи и пр.).

5. Качество информационной поддержки процессов ресурсного обеспечения предприятия: отсутствие необходимых учетных форм, автома-

тизированных отчетов и алгоритмов принятия решений, которые поддерживались бы корпоративной информационной системой.

6. Недостаточность, а иногда и полное отсутствие навыка формирования и использования методов и моделей оптимизации ресурсов, в том числе: моделей и методов прогнозирования, моделей (стратегий) управления запасами, методов расчета параметров запасов, методов работы с неликвидами и т.п.);

7. Неудовлетворительное техническое обеспечение процессов материально-технического обеспечения предприятия, в том числе: недостаточное оборудование рабочих мест, неудовлетворительное техническое оснащение складской системы;

8. Проблемы финансирования: в целом предприятие существует в рамках жестких бюджетных ограничений и не может себе позволить «потратить лишнее» в системе снабжения. Кроме того, закупки жестко централизованы, и автобусные парки как филиалы предприятия не имеют собственных финансов. Это не дает им возможности организовать срочную закупку (например, для ликвидации аварии или для повышения коэффициента выпуска на линию). В организации крайне редко применяются упрощенные и более быстрые процедуры закупок, например, «закупка у единственного поставщика».

На следующем этапе аудита формируется «карта целей» с указанием причинно-следственных связей между ними. Оценка взаимовлияния целей представляется весьма важным элементом аудита логистики, так как это создает условия для определения критических факторов успеха, которые должны быть учтены при принятии корректирующих решений. Разработкой таких решений и завершается процедура логистического аудита.

сз о

со £

т Р сг

СТ1 А ш

Q. в

"Я1 CM

о

CM

Выводы и рекомендации

Логистический аудит на автотранспортном предприятии может быть проведен по достаточно стандартной методике, включающей этапы сбора данных (опросы сотрудников, статистические исследования), описания процессов и их анализа, определения направлений корректирующих действий.

Однако несмотря на стандартность процедуры аудита, следует учесть, что для каждого подразделения, участвующего в исследовании, должны быть разработаны вопросы с учетом особенностей выполняемой деятельности. После проведения опроса можно уточнить перечень запрашиваемых данных для получения более объективной оценки процессов снабжения.

Методическую базу для проведения логистического аудита на предприятиях автомобильного транспорта следует расширить, а именно: кроме инструментов статистической обработки, экспертного оценивания и прогнозирования необходимо использовать методы теории надежности, теории массового обслуживания и имитационного моделирования. Эти методы могут помочь смоделировать наработки на отказ и определить, по каким деталям и агрегатам следует ожидать отказ, что позволит спрогнозировать потребности в материальных ресурсах.

В современном менеджменте транспортного предприятия логистический аудит является инструментом улучшения процессов снабжения. Рекомендуется проводить как реактивный аудит, так и проактивный, а также расширить область аудита на стратегический и тактический уровни управления.

Литература

1. Супрунова Е.А., Руди Л.А., Барынкина Н.П. Логистический аудит как управленческий инструмент повышения эффективности логистики // Вектор экономики. 2019. № 11 (41). С. 9.

2. Лапковская П.И. Технология логистического аудита промышленного предприятия // Вестник Полоцкого государственного университета. Серия D. Экономические и юридические науки. 2020. № 6. С. 2-5.

3. Туктарова Р.И., Чирва О.Г. Логистический аудит как инструмент повышения эффективности деятельности предприятия // Вектор науки Тольяттинского государственного университета. 2013. № 4. С. 167-171.

4. Тяпухин А.П. Особенности аудита концентрационно-распределительных систем // Вестник Оренбургского государственного университета. 2004. № 8(33). С. 151-156.

5. Миротин Л.Б., Некрасов А.Г. Методология логистического аудита и анализа в транспортном комплексе // Вестник Московского автомобильно-дорожного института (государственного технического университета). 2005. № 4. С. 77-83

6. Покровская О. Д., Титова Т.С. Инструментарий логистического нормирования для проведения аудита транспортно-складских систем // Известия Петербургского университета путей сообщения. - СПб.: ПГУПС, 2019. - Т. 16, вып. 2. -С. 175-190. DOI: 10.20295/1815-588X2019-2-17 5-190

7. Смирнова Е.В. Механизм аудита логистики и его применение для синхронизации логистических процессов предприятия // Вестник Поволжского государственного технологического университета. Серия: Экономика и управлени-ие. 2023. № 2(57). С. 66-80

8. Кирюшин С.А. Комплексный аудит логистической сферы деятельности в условиях цифрови-зации // Флагман науки. 2023 № 11(11). С. 555558.

9. Пленкина В.В., Малютина Т.В. Технологии логистического аудита для оценки закупочной деятельности предприятия // Логистика: форсайт-исследования, профессия, практика. Материалы II Национальной научно-образовательной конференции. Санкт-Петербург, 2021. С. 164172.

10. Сток Дж. Р., Ламберт Д.М. Стратегическое управление логистикой: Пер. с 4-го англ. изд. -М.: ИНФРА-М, 2005, 797 с.

LOGISTIC AUDIT OF SUPPLY PROCESSES IN VEHICULAR TRANSPORT: EXPERIENCE AND FEATURES OF THE METHODOLOGY

Pletneva N.G., Badokin O.V.

Saint Petersburg State University of Architecture and Civil Engineering

The issues of conducting a logistics audit are addressed in all spheres of the economy. The audit encompasses different processes and functional spheres of logistics. Logistic audit of supply processes at a transport enterprise is considered as a technique for identifying trouble spots that interfere with the normal flow of supply processes. The audit also allows you to identify areas for improving processes and increasing the economic efficiency of supply. The purpose of the article is to systematize the methodological provisions of conducting a logistics audit at a transport enterprise. The article presents some results of the audit of supply processes at a large motor transport company implementing passenger transportation. The article also indicates the methods used in conducting a logistics audit, and provides recommendations that may be useful to other organizations.

Keywords: logistics audit, procurement, supply chains, logistics in transport

References

1. Suprunova E. A., Rudi L.A., Barunkina N.P. Logistic audit as a management tool for increasing logistics efficiency // Vec-toreconomy 2019. № 11 (41). p.9.

2. Lapkouskaya P. Technology of logistics audit of industrial enterprises // Bulletin of the Polotsk State University. Series D. Economic and legal sciences. 2020. № 6. pp.2-5.

3. Tuktarova R.I., Chyrva O.H. Logistic audit, as instrument of increase of efficiency of activity of the enterprise // Vector of science of Tolyatti State University. 2013. № 4. pp.167-171.

4. Tyapukhin A.P. Features of the audit of concentration and distribution systems // Bulletin of the Orenburg State University. 2004. № 8(33). pp.151-156.

5. Mirotin L.B., Nekrasov A.G. Methodology of logistic audit and analysis in the transport complex // Bulletin of the Moscow Automobile and Road Institute (State Technical University). 2005. No.4. pp.77-83

6. Pokrovskaya O. D., Titova T.S. Logistics rationing tools for auditing transport and warehouse systems // Proceedings of the St. Petersburg University of Railway Engineering. - St. Petersburg: PGUPS, 2019. - Vol. 16, issue 2. DOI: 10.20295/1815-58 8X2019-2-175-190

7. Smirnova E.V. Logistics audit mechanism and its application for synchronization of logistics processes of the enterprise // Bulletin of the Volga State University of Technology. Series: Economics and Management. 2023. No.2(57). pp.66-80

8. Kiryushin S.A. Comprehensive audit of the logistics sphere of activity in the context of digitalization // Flagship of science. 2023 No.11(11). pp.555-558.

9. Plenkina V.V., Malyutina T.V. Logistics audit technologies for evaluating the procurement activities of an enterprise // Logistics: foresight research, profession, practice. Materials of the II National Scientific and Educational Conference. St. Petersburg, 2021. pp.164-172.

10. Stock J. R., Lambert D.M. Strategic logistics management: Trans. from the 4th English edition - M.: INFRA-M, 2005, 797 p.