CC BY
87
КОД УДК 372.881.1 Н. В.Чурилова
ст. преподаватель каф. лингвистики и профессиональной коммуникации в области медиатехнологий ИМО и СПН МГЛУ; e-mail: churilovanad@mail.ru
ОБУЧЕНИЕ ДЕЛОВОМУ ОБЩЕНИЮ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ (на материале немецкого языка)
В статье рассматриваются некоторые особенности деловой онлайн-переписки с немецкими компаниями. Подготовка студентов по профилю «Реклама и связи с общественностью», начиная с начального этапа (А1), в будущем позволит выпускникам МГЛУ успешно использовать приобретенные навыки ведения деловой переписки в профессиональной деятельности
Ключевые слова: бакалавры профиля рекламы и связей с общественностью; обучение деловому общению по электронной почте; композиционная структура немецкого делового письма
Churilova N. V.
Senior Teacher, Sub-department of Linguistics and Professional Communication in the Field of Mediatechnologies, the Institute of Internatioanl Relations and Social and Political Sciences; e-mail: churilovanad@mail.ru
TEACHING BUSINESS COMMUNICATION BY E-MAIL (as exemplified by the German language)
This article deals with certain peculiarities of online business correspondence with German companies. The article looks into techniques of student training along the lines of Public Relations and Advertising (Level A1). The course will allow MSLU graduates to successfully apply thus acquired business correspondence skills in their professional activities.
Key words: Bachelors of PR and Advertising; e-mail business correspondence teaching, German business letter layout.
Требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования к обязательному минимуму содержания основной образовательной программы подготовки выпускника по специальности 031600 «Реклама и связи с общественностью» в разделе «Иностранный язык» [1] предусмотрено овладение навыками делового письма с учетом лингвистических и социальных правил, которых придерживаются носители иностранного языка. «Бакалавры
профиля рекламы и связей с общественностью имеют свою целевую аудиторию в сфере межкультурной коммуникации, т. е. совокупность лиц или организаций, на которых направлена коммуникация». [2, с. 113]. В Институте международных отношений и социально-политических наук МГЛУ профессионально-коммуникативная компетенция входит в программу обучения иностранному языку будущих бакалавров рекламы и связей с общественностью и является условием для успешной сдачи экзамена в рамках Европейского языкового портфеля (А1). Владение соответствующей немецкой письменной и устной лексикой и навыками делового письма способствует расширению российско-германского сотрудничества в экономической, политической и культурной сферах и открывает новые перспективы. «Следовательно, будущие бакалавры должны обладать высокой степенью сформированности профессиональной межкультурной компетенции, выражающейся в умении учитывать межкультурные различия в процессе иноязычного профессионального общения» [2, с. 113]. «Такая способность подразумевает целый ряд сформированных компетенций, которые в свою очередь формируют коммуникативную компетенцию и межкультурную компетенцию специалиста» [4, с. 95].
Для студентов неязыковых специальностей особенно важна способность к межкультурному общению в профессиональной сфере. Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы достижения научно-технического прогресса: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения в Интернете. Электронная почта прочно заняла свое место в деловой переписке благодаря доступности круглые сутки, оперативности и простоте в использовании.
Для ведения деловой переписки мало знать немецкий язык, надо владеть бюрократическим немецким языком, т. е. в официальных письмах необходимо следовать определенным образцам. «В идеале, будущие журналисты, специалисты по связям с общественностью, социологи должны уметь общаться на профессиональные и повседневные темы, без труда применяя именно те лексические единицы,
которые в том или ином контексте являются наиболее уместными» [3, с. 185]. «Нельзя не признать, что знание этих реалий одновременно является и неотъемлемой составной частью социокультурной компетенции, присущей каждой языковой личности - медиатору культур» [4, с. 93].
Независимо от того, является ли переписка почтовой или электронной, она подчиняется одним правилам составления текста. Необходимо знать, как правильно начать письмо, как его правильно завершить, какова последовательность размещения в нем информации, оформление письма, употребление слов и терминов - это все очень важные аспекты деловой переписки.
Композиционная структура немецкого делового письма имеет свои особенности и включает в себя обязательные компоненты, а также их четкое расположение и должна соответствовать требованиям, изложенным в германском промышленном стандарте 5008 - Deutsche Industrie-Norm 5008 [5].
1. Шапка 1. Der Briefkopf
Наименование фирмы-отправителя Der Name der Firma / des Absenders.
Торговый знак фирмы Das Firmenzeichen
Адрес Die Postanschrift
Номера телефонов, факса, электронный адрес Die Telefon- und Faxnumme, E-Mail-Adresse
2. Сектор адресата 2. Das Anschriftsfeld
Тип отправления: печатное, срочное, заказное, авиа. Drucksache, Eilzustellung, Einschreiben, mit Luftpost
Название фирмы и/или имя адресата. Der Name der Firma / des Absenders
Улица, номер дома, почтовый индекс и город. (Прим.: город и страна в письмах за границу обычно пишутся большими буквами). Die Strasse, das Haus, die Postleitzahl, die Stadt
3. Строка ссылок 3. Die Bezugszeichenzeile
Указание на предыдущую переписку. Номер или аббривиатура отдела или ведущего переписку, номер телефона, наименование местности, дата. Ihre Zeichen, Ihre Nachricht vom...; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom. Telefon, Ortsname, Datum
4. Повод 4. Der Betreff
Приглашение Die Einladung
Реклама Das Werbeangebot
Вызов представителя Bitte um Vertreterbesuch
Запрос Die Anfrage
Предложение и др. Das Angebot über und drgl.
5. Текст письма с обращением 5. Der Brieftext mit der Anrede
6. Формула прощания и электронная подпись 6. Die Grussformel und die Signatur
C дружеским приветом Mit freundlichem Gruss, Freundliche Gruesse, Mit freundlichen Grüssen
по поручению i.A. - im Auftrag
по доверенности in Vertretung, in Vollmacht
перед подписью генерального доверенного ppa. - per prokura
наименование фирмы Firmenname
имя и фамилия отправителя Vor- und Zuname des Absenders
должность Funktion
адрес Adresse
номера факса и телефона Telefon- und Faxnummer
адрес e-mail E-Mail-Adresse
адрес в Интернете Internet-Adresse
(данные компании: наименование банка корреспондента-отправителя номера счетов) (Geschäftsangaben:Bankverbindung des Absenders, Konto-Nrn.)
8. Примечания о приложениях 8. Der Beilagenvermerk
В Интернет-ресурсе Studygerman.ru [9] содержатся, в частности, исчерпывающие пояснения к шапке (Briefkopf) делового письма:
Date: Thu, 16 Dez 1999 14:05:22 +0100 To: Erika Musterfrau xyz@sonstwo.de
From: Institut fuer Internationale Kommunikation sekretariat@iik-
duesseldorf.de Subject: Re: Anfrage Internetfortbildung im Februar 99 Cc: Ruediger Riechert riechert@phil-fak.uni-duesseldorf.de Bcc: Matthias Jung jung@phil-fak.uni-duesseldorf.de
Читать такую шапку нужно следующим образом:
Данное письмо получил Матиас Юнг 16.12. Оно было отослано Эрике Мустерфрау секретарём Института международной коммуникации в ответ на ее запрос. Копию письма получил также Рудигер Рихерт. О том, что Матиас Юнг также имеет копию этого письма, не известно ни Эрике Мустерфрау, ни Рудигеру Рихарту.
Некоторые рекомендации по заполнению шапки
1. Указание даты: здесь возможны следующие варианты: 12.Juni 2013
12.06.2013 2013-06-12
2. Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, т. е. содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau <xyz@sonstwo.de>
3. Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал.
4. Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов либо для подчеркнутой конфиденциальности.
Что касается самого текста электронного послания, то в руководстве «Das Praxishandbuch. Der SekretärinnenBriefeManager» [5] сформулированы основные правила составления делового письма в электронном виде в соответствии с DIN 5008:
• Строка «Повод» (Betreff) должна быть информативной, а «Betreff», или «Betrifft», уже не употребляются. Зрительно эта строка выделяется с помощью функции форматирования (жирным шрифтом, курсивом и т. д.).
Текст письма следует начинать с обращения к адресату. Формула приветствия одинакова как для простого письма, так и для сообщения, отправляемого по электронной почте: «Sehr geehrter Herr... / Sehr geehrte Frau.». Если адресат неизвестен, употребляется обращение: «Sehr geehrte Damen und Herren». После формулы приветствия в соответствии со стандартом DIN 5008 ставится запятая. Однако возможен и восклицательный знак. Текст сообщения можно начинать с приветствия «Hallo», если контакты с адресатом по электронной почте происходят часто. Исключением является переписка с кем-либо в непрерывном режиме вопросов и ответов: в этом случае обращение к адресату можно опустить.
В обращении могут быть указаны несколько лиц, однако их перечисление не должно занимать более двух строк. Академическая степень указывается перед фамилией. Например: «Sehr geehrte Frau Dr. Winter». Имя и фамилия не пишутся, если указывается должность. Например: «Sehr geehrter Herr Bürgermeister, Sehr geehrte Frau Professor». Академическая степень бакалавра или магистра пишется всегда кратко - B. A., B. SC., M. A., M. Sc. - после имени и фамилии. Например: «Frau Sabine Finstermann B. A.» [7].
1. В интернет-ресурсе www.musterbrief.sekretaerin.net [8] сформулированы следующие требования к тексту электронного письма:
• Текст электронного сообщения должен быть информативным и содержательным. В настоящее время для деловой переписки характерен четкий и естественный стиль. Важные места сообщения можно выделить при помощи функции форматирования. Нельзя забывать о корректности формулировок и вежливости в письменном общении со своим партнером.
• Необходимо стремиться к краткости и ясности высказываний, так как электронная почта используется, как в целях быстрого отправления, так и в целях такого же быстрого ознакомления с ней.
Для более комфортного чтения письма через каждые пять строк рекомендуется делать абзац.
• Не следует писать все существительные с маленькой буквы, поскольку в немецком языке существуют определенные правила орфографии, которые не отменяются в письмах, отправляемых по электронной почте.
• Смайлики в деловой переписке не уместны. Смайлик, смайл (англ. Smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных.
• Следует избегать использование грамматических конструкций, изобилующих существительными: они усложняют текст послания, кроме того, препятствуют быстрому ознакомлению и пониманию сути письма.
Например:
Wir erlauben uns, Ihnen mit diesem Schreiben die unten So nicht: aufgeschlüsselte Summe von 3.000 Euro für unsere Leistungen vom 12. März in Rechnung zu stellen.
Wir berechnen Ihnen für unsere Leistungen vom 12. März 3.000 Euro.
Wir sollten einen Termin mit Herrn Dr. Müller vereinbaren, um die Klärung des Sachverhalts herbeizuführen.
In einem Termin mit Herrn Dr. Müller können wir die Einzelheiten klären.
Для формулы прощания в стандарте DIN 5008 рекомендуется использовать речевые обороты: «Mit freundlichen Gruessen / Mit freundlichem Gruss / Freundliche Gruesse» [7], причем последний встречается все чаще. Это стандартное завершение сообщения, оно несколько обезличено, однако для завершения письма подходит во всех случаях.
Но в деловой переписке можно встретить и другие варианты. Ниже приводятся некоторые типичные речевые обороты, используемые в качестве завершения электронного письма, с интересными комментариями интернет-ресурса Ideendetektiv.de [5]:
• Liebe Grüße - в деловой переписке уместно так заканчивать письмо, адресованное только друзьям и деловым партнерам, с которыми имеются тесные взаимоотношения.
• Viele Grüße - этот речевой оборот уместен для почтовых открыток, посылаемых из отпуска.
• Liebe Grüße aus Aachen - такого рода фраза носит слишком личный характер и сигнализирует о месте нахождения отправителя. Гораздо лучше в этом случае закончить письмо так: Liebe Grüße nach Düren. Использование этой фразы говорит о более уважительном отношении отправителя к получателю письма.
• Gruß - этот речевой оборот не подходит для делового письма, поскольку сразу возникает вопрос: «У отправителя не было времени или он чем-то недоволен? Почему он избрал такую короткую формулу прощания?»
• Herzlichst - конечно, превосходная степень здесь приятна, но может быть преувеличением для делового письма.
• Hochachtungsvoll - этот речевой оборот свидетельствует об уважительном отношении к адресату, однако несколько устарел.
• Mit kollegialen Grüßen - такая фраза тоже считается реликтом давно прошедших времен.
Besser so: So nicht: Besser so:
• MfG и LG - эти сокращения широко распространены. Но они могут быть поверхностны. (Стандарт DIN 5008 не рекомендует использовать в деловом письме сокращения подобного рода).
В завершение необходимо отметить, что наличие электронной подписи в деловой переписке является правилом хорошего тона. Электронная подпись может также выполнять роль ненавязчивой рекламы вашего бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.
Практические занятия по данной теме направлены на максимальное приближение обучающихся к реальным вопросам функционирования пресс-служб и конкретной деятельности их сотрудников и могут включать в себя различные кейс-стади использования электронной коммуникации с иноязычными партнерами, например:
- размещение пресс-релиза / Pressemitteilung о новом продукте, адресованное целевой аудитории;
- отправка коммерческого предложения;
- письма рекламно-коммерческого содержания как адресного, так и безадресного типа;
- приглашение на специализированную выставку и т. д. Следует помнить, что e-mail является своеобразной визитной карточкой фирмы и служит средством связи с живыми людьми: перед тем, как послать письмо, его нужно внимательно еще раз прочитать и поставить себя на место адресата в регионах, говорящих на немецком языке.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1 Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования, направление подготовки 031600 «Реклама и связи с общественностью» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.edu. ru/index.php
2. Мороз Н. Ю., Кабазова А. В. Реферирование новостной статьи как метод коммуникативной практики в обучении студентов английскому языку на IV-V курсах // Социально-политический и экономический дускур-сы в иноязычной профессиональной деятельности. - М. : ФГБОУ ВПО МГЛУ, 2013. - С. 185-189. - (Вестн. Моск. гос. лингвист. ун-та; вып. 8 (668). Сер. Педагогические науки).
3. Ольчак О. О., Мороз. Использование компетентстного подхода в обучении топонимии // Реализация компетентностного подхода в обучении
языкам специальностей. - М. : ИПК МГЛУ «Рема», 2010. - С. 90-96. (Вестн. Моск. гос. лингвист. ун-та; вып. 20 (599). Сер. Лингвистика).
4. Перлова О. В. Формирование профессиональной компетенции бакалавров по профилю «Реклама и связи с общественностью» // Специфика формирования базовых компетенций при обучении бакалавров и магистров неязыковых специальностей. - М. : ИПК МГЛУ «Рема», 2011. -С. 112-119. - (Вестн. Моск. гос. лингвист. ун-та; вып. 20 (626). Сер. Педагогические науки).
5. Das Praxishandbuch «Der SekretärinnenBriefeManager» [Chefredakteurin Claudia Hovermann]. - URL: www.geschaeftsbrief.com/DIN 5008
6. Der Ideendetektiv. Geschäftsideen, Blogs, Produktpersonalisierung. - URL: www.ideendetektiv.de
7. Die DIN 5008 - die Schreib und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung. URL: www.musterbrief.sekretaerin.net
8. «StudyGerman.ru» - материалы по изучению немецкого языка. URL: www.studygerman.ru
9. Suite 101 - Das Netzwerk der Autoren. - URL: www.suite101.de/article/ korrekter-aufbau-von-Geschaeftsbriefen-a50151
