CC BY
177
УДК 65.01.45
С. М. Галузина
О РОЛИ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В ОБЕСПЕЧЕНИИ БЕЗОПАСНОСТИ ПРИ УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
Учетно-аналитическая информация (УАИ) является существенным внутренним фактором обеспечения безопасности при управлении организацией. Рассмотрены содержание роли УАИ в организации, организационные аспекты функционирования учетно-аналитической информационной системы, методологические подходы к повышению роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией.
учетно-аналитическая информация, учетно-аналитическая информационная система, качественный подход, количественный подход.
Введение
Использование учетно-аналитической информации (УАИ) в процессе управления организационной системой позволяет выявлять отклонения фактического результата ее функционирования от желаемого. При этом УАИ является основой для образования замкнутых контуров с отрицательной обратной связью в экономической системе, что определяет процессы саморегуляции и автокоррекции в системе управления в условиях значительной нестабильности среды. Такой метод управления обусловливает ключевую роль учетно-аналитической информации как внутреннего фактора в обеспечении безопасности при управлении организацией.
Как правило, органы управления легально функционирующих организаций располагают учетно-аналитической информацией внешней (финансовой и налоговой) бухгалтерской отчетности. Кроме того, руководители многих организаций, инициируя ведение в них внутреннего учета, аудита и анализа, применяют в процессе управления достоверную УАИ внутренней (управленческой) бухгалтерской отчетности. Однако непреднамеренное банкротство (несостоятельность) большого числа различных организаций, тем или иным образом обеспеченных учетно-аналитическим информационным ресурсом, характерно для экономики России на современном этапе. Такое состояние российской экономики определяет необходимость совершенствования учетно-аналитической информации и повышения роли этого фактора в обеспечении безопасности при управлении организацией.
1 Роль учетно-аналитической информации в организационной системе управления
1.1 Роль учетно-аналитической информации в управлении
организацией
Согласно экономическому подходу, учетно-аналитическая информация представляет собой экономическую информацию о производственных (экономических) отношениях; производственный (экономический) ресурс, необходимый для экономических объектов и управления ими. В соответствии с теорией управления роль УАИ в управлении организацией раскрывается следующими положениями [1], [2].
Положение первое. Учетно-аналитическая информация бухгалтерской отчетности обеспечивает отрицательную обратную связь в организационной системе управления. Она представляет собой отчетную информацию о реакциях объекта управления на управляющие воздействия органа управления, которая содержит сигналы отклонения фактического результата функционирования экономической системы от желаемого. Следовательно, УАИ образует замкнутые контуры саморегуляции в организации (гомеостазис) и способствует адаптации экономического объекта управления к изменившимся условиям внешней среды. Это означает, что УАИ является механизмом автокоррекции организации в условиях неопределенной среды.
Положение второе. Учетно-аналитическая информация является важнейшей составляющей базовой категории управления «контроль» и связующей функции управления «коммуникация» (рис. 1). Через коммуникативные обмены учетно-аналитической информацией между элементами экономической системы контроль встроен в управленческие функции прямой связи в составе категорий управления «планирование», «организация», «мотивация» и связующей функции управления «принятие решения». Управленческие функции обратной связи в составе категории «контроль» (учет, анализ, синтез и коррекция) обеспечивают реализацию функций прямой связи и определяют возможность перехода от одних функций управления к другим, связывая все звенья цепи управления в единое целое.
Положение третье. Учетно-аналитическая информация обеспечивает организованность экономической системы. Следовательно, использование УАИ в процессе управления организацией дает возможность органу управления остановить тенденцию ее перехода в состояние с большей энтропией. Это означает, что использование УАИ органом управления позволяет ему осуществлять такое управление организацией, которое обеспечивает ее целостность и сохраняет ее устойчивое равновесие. Причем требуемый для этого уровень управления определяется в соответствии с принципом оптимального дозирования управляющих воздействий и согласно закону необходимого разнообразия Эшби.
Контроль - функции обратной связи
а
а
S'
Q
I
a
a
о
a
Субъект управления
a
a
S'
Q
i
ж
ж
‘Ж
о
ж
S
50
Ж
S
О
ж
ж
о
t§
Рис. 1. Функции прямой и обратной связи в организационной системе управления
Основным системным свойством организации является целенаправленный характер ее функционирования. При этом главная цель управления организационной системой заключается в обеспечении ее безопасности. Следовательно, существенное значение для достижения такой цели в практической управленческой деятельности имеет понимание роли учетноаналитической информации в обеспечении безопасности организации.
1.2 Роль учетно-аналитической информации в обеспечении
безопасности организации
Достижение цели (или целей) функционирования организации возможно только в том случае, когда она обладает таким качеством, как безопасность. Зависимость безопасности организации от использования в процессе управления учетно-аналитической информации является существенной. Роль учетно-аналитической информации как важнейшего внутреннего фактора в обеспечении безопасности при управлении организацией характеризуется представленными ниже положениями [1].
Положение первое. УАИ является неотъемлемой составляющей системного подхода к оценке стратегическим внутренним органом управления (СВОУ) состояния безопасности организационной системы управления. Результатная УАИ внутренней бухгалтерской отчетности представляет собой информационно-параметрическую экономическую фактическую модель выхода организации, которая отражает фактические результаты функционирования организационной системы. Использование такой моде-
ли при оценке СВОУ состояния безопасности организации дает ему возможность определить реакции организационной системы на дестабилизирующие воздействия среды и проанализировать эффективность применяемых в организации алгоритмов управления.
Положение второе. УАИ - важнейшая составляющая выполнения требования управляемости организационной системы при обеспечении ее безопасности. Ввод в организационную систему УАИ создает необходимые условия, при которых СВОУ имеет возможность дифференцировать составляющие организационную систему элементы и проводить между ними тонкие различия. Рабочая часть учетно-аналитической информационной базы оказывает существенное влияние на все процессы, происходящие в организационной системе. Количество содержащегося в организационной системе учетно-аналитического информационного ресурса в значительной мере определяет свойства организационной системы и характер ее поведения.
Положение третье. УАИ - базовый компонент выполнения требования информационной прозрачности организации при обеспечении ее безопасности. Использование необходимого и достаточного количества УАИ в процессе управления организацией обеспечивает адекватное восприятие ее поведения СВОУ и дает возможность осуществления управляющих воздействий, направленных на достижение желаемого результата функционирования организации. Глубина отрицательной обратной связи в виде УАИ в организационной системе управления оказывает доминирующее влияние на ее устойчивость.
Положение четвертое. УАИ - ключевая составляющая выполнения требования наблюдаемости организации при обеспечении ее безопасности. Использование УАИ при проведении общего процесса контроля состояния организации дает возможность СВОУ: определить фактическое состояние функционирующей организационной системы; сравнить требуемое (желаемое) и фактическое состояния организационной системы; на основе выявленных между ними отклонений провести анализ и дать оценку сложившейся в организационной системе управленческой ситуации и в зависимости от конкретных обстоятельств своевременно принять оптимальное управленческое решение.
Содержание роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией характеризует сущность механизма возникновения, формирования и использования УАИ в организационной системе управления. От результата работы такого механизма и его надежности зависит, насколько полезной окажется учетно-аналитическая информация при наилучшем ее применении в процессе управления организацией.
2 Системные аспекты повышения роли учетно-аналитической информации в обеспечении безопасности при управлении организацией
2.1 Аспекты функционирования учетно-аналитической
информационной системы в организации
От качества работы механизма возникновения, формирования и использования в организационной системе управления УАИ зависят безопасность организации и возможность достижения ею цели (целей) функционирования. Согласно системному подходу, работа такого механизма при управлении организацией реализована в ее учетно-аналитической информационной системе (УАИС). Для характеристики сущности УАИС важное значение имеют целевой, идентификационный, компонентный и факторный аспекты ее функционирования в организации [1].
Целевой аспект. Главная цель единой УАИС - подготовка альтернативных вариантов управленческих решений и прогнозирование последствий от их реализации на базе достоверной УАИ. Иерархически упорядоченные подцели единой УАИС - цели подсистем: оперативный учет, бухгалтерский учет, аудит, экономический анализ.
Оперативный учет - система наблюдения, сбора и регистрации оперативных данных о протекающих в организации финансовохозяйственных процессах. Целью оперативного учета является формирование исходной (первичной) учетной информации (первичных исходных данных) на носителях информации - первичных документах (накладных, табелях, нарядах и др.) [3], [4].
Бухгалтерский учет - система наблюдения, сбора, регистрации, обобщения и интерпретации информации в денежном выражении об имуществе (активах), обязательствах и собственном капитале организации (пассивах) и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (фактов хозяйственной жизни). Цель бухгалтерского учета состоит в формировании результатной учетной информации бухгалтерской отчетности [2], [3].
Аудит - система проверки учетной информации о финансовохозяйственной деятельности организации и оценка соответствия порядка ведения учета принятым (или установленным) нормам (регулирующим положениям, внешним и внутренним). Цель аудита заключается в оценке и обеспечении достоверности результатной учетной информации бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах [2], [5].
Экономический анализ - система исследования (изучения и оценки) информации об использовании экономических ресурсов и результатов финансово-хозяйственной деятельности организации. Цель экономического анализа - выявление внутренних и внешних резервов повышения эффективности функционирования организации [2], [6].
Идентификационный аспект. Единая УАИС для четко определенного круга пользователей УАИ (системных потребителей УАИС) может быть представлена агрегированием внешней УАИС и внутренней УАИС.
Компонентный аспект. УАИС является средством организации входных первичных данных о финансово-хозяйственной деятельности экономического объекта с целью получения достоверной результатной УАИ. Полная единая УАИС включает для исследования базовые компоненты
(составляющие): цель, входы, «черный ящик», выходы, окружающая среда, системные потребители, управление, обратная связь (рис. 2).
Рис. 2. Базовые составляющие учетно-аналитической информационной системы
Цель - совокупное представление системных потребителей, организаторов (разработчиков и т. п.) и исполнителей УАИС о некоторой модели будущего результата ее функционирования; при этом результат функционирования УАИС должен удовлетворять исходную потребность ее системных потребителей в выборе оптимального в конкретной (сложившейся) ситуации управленческого решения из альтернативных на базе достоверной УАИ (в соответствии с имеющимися реальными возможностями, оцененными по результатам практического опыта, и с использованием неучетной аналитической информации).
Входы - первичные данные о финансово-хозяйственной деятельности организации (первичная, или исходная, УАИ).
«Черный ящик» - учетно-аналитический механизм (процесс) переработки первичных учетно-аналитических данных в результатную УАИ бухгалтерской отчетности, проверка и обеспечение ее достоверности, анализ и синтез (промежуточная, или перерабатываемая, УАИ).
Выходы - бухгалтерская отчетность, проверенная и проанализированная (достоверная результатная УАИ).
Окружающая среда - совокупность подсистем организационноэкономической системы и внешней среды, изменение свойств которых
оказывает влияние на рассматриваемую УАИС, а также систем, свойства которых меняются под воздействием рассматриваемой УАИС.
Системные потребители - пользователи результатной УАИ (результата функционирования УАИС), диктующие требования к УАИС (в том числе к ее выходам) в форме ограничений, определяющих условия реализации процессов в УАИС по преобразованию ее входов в выходы (работу «черного ящика»).
Управление - непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на УАИС, обеспечивающий повышение ее организованности и достижение полезного эффекта ее функционирования.
Обратная связь - средства адаптации УАИС к требованиям окружающей среды, которые представляют собой информационные каналы, позволяющие УАИС воспринимать эти требования.
Факторный аспект. Согласно законам системности и функциональной иерархии систем, УАИС соотносится с более крупной системой - организацией, которая, в свою очередь, соотносится с еще более крупной системой - экономикой государства. Подчиненность функционирования УАИС действию указанных системных законов определяет важность обратной связи в учетно-аналитической информационной системе. Это означает, что УАИС зависима от окружающей среды относительно своих входов, процессов и выходов. Следовательно, УАИС должна вырабатывать средства, необходимые для ее адаптации к требованиям окружающей среды. Эти требования диктуются системными потребителями (внешними и внутренними пользователями) результата функционирования УАИС -внешней (финансовой и налоговой) и внутренней (управленческой и др.) бухгалтерской отчетности.
В соответствии с изложенным допустимо выделить три основные группы требований к УАИС.
1. Надсистемные: требования к организационной системе; требования к системным потребителям УАИС.
2. Общесистемные: требования к УАИС в целом; требования к цели функционирования УАИС; требования к управлению УАИС.
3. Подсистемные: требования к исходной УАИ (входам); требования к перерабатываемой УАИ («черному ящику» или процессам); требования к результатной УАИ (выходам).
Характеристики целевого, идентификационного, компонентного и факторного аспектов функционирования УАИС в организации позволяют утверждать, что основные требования к результату функционирования внешней УАИС (внешней бухгалтерской отчетности) определены внешней средой. В связи с этим доминирующее значение в совершенствовании единой УАИС имеет реализация внутренних аспектов, связанных с созданием новой или улучшением существующей в организации внутренней УАИС.
2.2 Методологические подходы к повышению роли
учетно-аналитической информации в обеспечении безопасности при управлении организацией
Потенциальная возможность совершенствования учетно-аналитической информации (УАИ) с позиции обеспечения безопасности организации при ее управлении обусловлена диалектическим характером функционирования и развития в ней внутренней учетно-аналитической информационной системы (УАИС). В связи с этим основу обоснования методологических качественного и количественного подходов к повышению роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией (далее - в управлении организацией) составляют методология проектирования новой и методология улучшения существующей в организации внутренней УАИС (рис. 3) [1].
Качественный подход к повышению роли УАИ в управлении организацией базируется на методологии проектирования систем и предполагает построение «идеальной» УАИС. Построение «идеальной» внутренней УАИС означает создание УАИС, адекватной комплексу системных факторов ценности учетно-аналитической информации (СФЦ УАИ) в обеспечении безопасности организации. СФЦ УАИ представляют собой доминирующие факторы (правила, требования, обстоятельства, условия, положения и т. п.), которые характеризуют взаимную связь между ценностью УАИ и безопасностью организации.
Согласно определению понятия «проектирование системы», выявление СФЦ УАИ предполагает применение системного подхода к исследованию УАИС. Такой подход к исследованию внутренней УАИС включает три ступени: 1) идентификация целого (организации), частью которого является исследуемый предмет (УАИС); 2) объяснение поведения или свойств целого (организации); 3) объяснение поведения или свойств исследуемого предмета (УАИС) с точки зрения его роли (ролей) или функции (функций) в целом (организации), частью которого он является [7].
А
Качественные внутренние системные аспекты повышения роли УАИ в ОСУ
Объектный аспект Поведенческий аспект Предметный аспект
Идентификационные (организационные) СФЦ УАИ Декомпозиционные (структурные) СФЦ УАИ Общие информационные и частные информационные (оперативные, критериальные, отчетные и методологические) СФЦ УАИ
Рис. 3. Качественный и количественный подходы к повышению роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией
В соответствии с тремя ступенями системного подхода к исследованию внутренней УАИС выделены следующие качественные внутренние системные аспекты повышения роли УАИ в организационной системе управления (ОСУ): объектный, поведенческий, предметный.
Объектный аспект предполагает определение идентификационных (организационных) СФЦ УАИ - правил и обстоятельств идентификации организационной системы.
Поведенческий аспект - определение декомпозиционных (структурных) СФЦ УАИ - правил проведения рациональной декомпозиции (построения информационной территории) организационной системы.
Предметный аспект повышения роли УАИ в ОСУ состоит в определении общих информационных и частных информационных (оперативных, критериальных, отчетных и методологических) СФЦ УАИ.
Количественный подход к повышению роли УАИ в управлении организацией основывается на методологии улучшения систем и предполагает преобразование существующей внутренней УАИС в соответствии с не-
обходимым и достаточным с позиции обеспечения безопасности организации (критериальным) перечнем СФЦ УАИ. Согласно определению понятия «улучшение системы», процесс улучшения существующей в организации внутренней УАИС состоит из следующих этапов: 1) определение требуемого (желаемого) состояния внутренней УАИС; 2) определение фактического (реального) состояния существующей в организации внутренней УАИС; 3) сравнение требуемого и фактического состояний внутренней УАИС; 4) оценка и анализ различий (отклонений) между требуемым и фактическим состояниями внутренней УАИС; 5) принятие управленческих решений о необходимости изменения (корректировки) внутренней УАИС.
Согласно содержанию процесса улучшения внутренней УАИС, выделены количественные внутренние системные аспекты повышения роли УАИ в ОСУ: уровневый и стоимостный.
Уровневый аспект повышения роли УАИ в ОСУ предполагает разработку методики оценки уровня роли УАИ в ОСУ. Применение такой методики дает возможность СВОУ и разработчику УАИС определить: критериальное состояние внутренней УАИС, фактическое состояние внутренней УАИС, степень отклонения фактического состояния существующей УАИС от ее требуемого состояния в выбранных единицах измерения1 (например, в баллах).
Стоимостный аспект повышения роли УАИ в ОСУ предполагает разработку методики оценки затрат на улучшение (или проектирование) внутренней УАИС и ожидаемого эффекта от функционирования внутренней УАИС после ее улучшения (или проектирования). Определение затрат и ожидаемых выгод при улучшении УАИС предполагает определение сметной стоимости процесса улучшения внутренней УАИС и планирования ожидаемых выгод от ее использования (например, в рублях).
Содержание качественного и количественного подходов к повышению роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией дает возможность сформулировать следующие положения: во-первых, абстрагирование от специфики деятельности и целей организации позволяет выявить универсальные системные факторы ценности УАИ с позиции обеспечения безопасности любых организаций; во-вторых, развитие количественных (уровневого и стоимостного) аспектов повышения роли УАИ в ОСУ базируется на исследовании качественных (объектного, поведенческого и предметного) аспектов повышения роли УАИ в ОСУ.
Заключение
1 Основу определения СФЦ УАИ составляет понятие «ценность УАИ», согласно определению которого, ценность - это величина. Величина допускает измерения. Следовательно, уровень роли УАИ в ОСУ также допускает измерения. При этом под уровнем роли УАИ в ОСУ допустимо понимать величину, характеризующую степень соответствия существующей в организации внутренней УАИС критериальному перечню системных факторов ценности УАИ с позиции обеспечения безопасности организации.
Представленные в данной работе содержание понятия «учетноаналитическая информация» и характеристика системных аспектов повышения роли УАИ в обеспечении безопасности при управлении организацией дают основания утверждать следующее.
1. Решение о проектировании (создании) новой внутренней УАИС или об улучшении существующей в организации внутренней УАИС необходимо принимать на основе результатов оценки уровня роли УАИ в управлении организацией и оценки затрат на улучшение внутренней УАИС, а также оценки ожидаемого эффекта от функционирования внутренней УАИС после ее улучшения.
2. Начальным определяющим этапом при проектировании или улучшении внутренней УАИС является разработка новой или улучшение существующей внутренней бухгалтерской отчетности организации в соответствии с требованиями к бухгалтерской отчетности с позиции обеспечения безопасности организации в составе отчетных СФЦ УАИ.
3. Решение проблемы проектирования в организации внутренней УАИС, соответствующей СФЦ УАИ, предполагает либо создание новой собственной УАИС, либо выбор УАИС из уже существующих (описанных в экономических источниках, применяемых в других организациях и т. п.).
4. Главным критерием выбора какой-либо УАИС из уже существующих (описанных в экономических источниках, применяемых в других организациях и т. п.) является соответствие результата функционирования такой системы требованиям, предъявляемым к внутренней отчетности с позиции обеспечения безопасности организации в составе отчетных СФЦ УАИ.
Библиографический список
1. Аспекты повышения роли учетно-аналитической информации в системе управления организацией : монография / С. М. Галузина - СПб.: Знание, 2006. - 392 с. - ISBN 5-7320-0942-6.
2. Бухгалтерский учет для менеджеров : учебно-методический комплекс курса МВА / Т. Ф. Пупшис, С. М. Галузина. - СПб.: Знание, 2006. - 380 с. - ISBN 5-73200899-3.
3. Теория бухгалтерского учета : учебник / М. И. Кутер. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2006. - 592 с. - ISBN 5-279-02873-8.
4. Теория бухгалтерского учета : учебное пособие / А. И. Нечитайло,
И. И. Петрова. - СПб.: ИВЭСЭП; Знание, 2001. - 144 с. - ISBN 5-7320-0592-7.
5. Аудит. Основы аудита и аудиторской деятельности : учеб.-метод. пособие / Т. Ф. Пупшис, С. М. Галузина. - СПб.: Знание, 2001. - 152 с. - ISBN 5-7320-0605-2.
6. Экономический анализ деятельности предприятий / Л. Г. Скамай, М. И. Трубочкина. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 296 с. - ISBN 5-16-001620-1.
7. Теория организации (структурный подход) / А. Д. Саулин. - СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 1999. - 104 с. - ISBN 5-7310-0996-1.
УДК 94 (47)
