CC BY
290
С. М. Галузина
УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ В ОБЕСПЕЧЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
Работа представлена кафедрой экономики и менеджмента Российского государственного гидрометеорологического университета.
Научный руководитель — доктор экономических наук, профессор И. П. Фирова
В работе определена роль учетно-аналитической информации (УАИ) в обеспечении экономической безопасности организации, рассмотрены базовые составляющие учетно-аналитической информационной системы (УАИС), представлены методологические подходы к совершенствованию УАИ в целях повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией.
The article determines the role of accounting and analytic information (AAI) in promotion of an organization's economic safety. The author considers basic constituents of the accounting and analytic informational system and proposes methodological approaches to improvement of AAI for the purpose of increasing the level of economic safety in a company's management.
Использование учетно-аналитической информации (УАИ) в процессе управления организацией позволяет выявлять отклонения фактического результата ее функционирования от желаемого. При этом УАИ является основой для образования замкнутых контуров с отрицательной обратной связью в организационно-экономической системе, что определяет процессы саморегуляции и автокоррекции в системе управления в условиях значительной нестабильности среды. Такой метод управления обусловливает ключевую роль учетно-аналитической информации в обеспечении экономической безопасности при управлении организацией.
Как правило, органы управления функционирующих организаций располагают учетно-аналитической информацией внешней (финансовой и налоговой) бухгалтерской отчетности. Кроме того, руководители многих организаций, инициируя ведение в них внутреннего учета, аудита и анализа, применяют в процессе управления достоверную УАИ внутренней (управленческой) бухгалтерской отчетности. Однако непред-
намеренное банкротство (несостоятельность) большого числа различных организаций, тем или иным образом обеспеченных учетно-аналитическим информационным ресурсом, характерно для экономики России на современном этапе. Такое состояние российской экономики определяет необходимость совершенствования учетно-аналитической информации и повышения роли этого фактора в обеспечении экономической безопасности при управлении организацией.
Согласно экономическому подходу, учетно-аналитическая информация представляет собой экономическую информацию о производственных (экономических) отношениях; производственный (экономический) ресурс, необходимый для функционирования экономических объектов и управления ими. Согласно процессному подходу в теории управления, УАИ вырабатывается в процессе реализации трех функций управления: учета, анализа и синтеза. Причем учет является базой для анализа, а анализ и синтез неразрывно связаны между собой. Процесс выработки достоверной
УАИ предполагает реализацию четырех функций управления: учета, аудита, анализа и синтеза1.
Из сказанного следует, что учетно-ана-литическая информация является важнейшей составляющей базовой категории управления «контроль» и связующей функции управления «коммуникация» (рис. 1). Через коммуникативные обмены учетно-ана-литической информацией между элемента -ми экономической системы контроль встроен в управленческие функции прямой связи в составе категорий управления «планирование», «организация», «мотивация» и связующей функции управления «принятие решения». Управленческие функции обратной связи в составе категории «контроль» (учет, аудит, анализ, синтез и коррекция) обеспечивают реализацию функций прямой связи и определяют возможность перехода от одних функций управления к другим, связывая все звенья цепи управления в единое целое.
С позиции теории информации учетно-аналитическая информация обеспечивает организованность экономической системы. Следовательно, использование УАИ в процессе управления организацией дает возможность органу управления остановить тенденцию ее перехода в состояние с большей энтропией. Это означает, что использование УАИ органом управления позволяет ему осуществлять такое управление организацией, которое обеспечивает ее целостность и сохраняет ее устойчивое рав -новесие. Причем требуемый для этого уровень управления определяется в соответ-ствии с принципом оптимального дозирования управляющих воздействий и согласно закону необходимого разнообразия Эшби.
По закону необходимого разнообразия Эшби, повышение качества управления, которое выражается в уменьшении разнообразия (или неопределенности) в поведении управляемого объекта, может быть
3
я
I
Рис. 1. Функции прямой и обратной связи в организационной системе управления
достигнуто только путем увеличения разнообразия вырабатываемых команд управления, т. е. роста пропускной способности органа управления2. Иными словами, ограничить многообразие в поведении системы вне зависимости от внешних помех можно, только увеличив многообразие управлений3 .
Основным системным свойством организационной системы является целенаправленный характер ее функционирования. Достижение цели (или целей) функционирования организации возможно только в том случае, когда она обладает таким качеством, как экономическая безопасность. Зависимость экономической безопасности организации от использования в процессе управления учетно-аналитической информации является существенной. Роль учетно-аналитической информации в обеспечении экономической безопасности при управлении организацией характеризуется представленными ниже положениями4.
Положение первое. УАИ является неотъемлемой составляющей системного подхода к оценке стратегическим внутренним органом управления (СВОУ) состояния экономической безопасности организационной системы управления. Результатная УАИ внутренней бухгалтерской отчетности представляет собой информационно-параметрическую экономическую фактическую модель выхода организации, которая отражает фактические результаты функционирования организационной системы. Использование такой модели при оценке СВОУ состояния экономической безопасности организации дает ему возможность определить реакции организационной системы на дестабилизирующие воздействия среды и проанализировать эффективность применяемых в организации алгоритмов управления.
Положение второе. УАИ - важнейшая составляющая выполнения требования управляемости организационной системы при обеспечении ее экономической безопасности. Ввод в организационную систему
УАИ создает необходимые условия, при которых СВОУ имеет возможность дифференцировать составляющие организационную систему элементы и проводить между ними тонкие различия. Рабочая часть учетно-аналитической информационной базы оказывает существенное влияние на все процессы, происходящие в организационной системе. Количество содержащегося в организационной системе учетно-аналити-ческого информационного ресурса в значительной мере определяет свойства организационной системы и характер ее поведения.
Положение третье. УАИ - базовый компонент выполнения требования информационной прозрачности организации при обеспечении ее экономической безопасности. Использование необходимого и достаточного количества УАИ в процессе управ -ления организацией обеспечивает адекват-ное восприятие ее поведения СВОУ и дает ему возможность осуществления управляющих воздействий, направленных на достижение желаемого результата функционирования организации. Глубина отрицательной обратной связи в виде УАИ в организационной системе управления оказывает доминирующее влияние на ее устойчивость. Использование УАИ в процессе управления позволяет СВОУ установить фактическое состояние организационной системы в определенный момент времени и проанализировать результаты ее функционирования за исследуемый период.
Положение четвертое. УАИ - ключевая составляющая выполнения требования наблюдаемости организации при обеспечении ее экономической безопасности. Использование УАИ при проведении общего процесса контроля состояния организации дает возможность СВОУ: определить фактическое состояние функционирующей организационной системы; сравнить требуемое (желаемое) и фактическое состояния организационной системы; на основе выявленных между ними отклонений провести анализ и дать оценку сложившейся в организационной системе управленческой
ситуации и в зависимости от конкретных обстоятельств своевременно принять оптимальное управленческое решение.
Представленное понимание роли учет-но-аналитической информации в управлении организацией и обеспечении ее экономической безопасности отражает сущность механизма формирования и использования УАИ в организационной системе управления. Согласно системному подходу, работа такого механизма при управлении организацией реализована в ее учетно-аналити-ческой информационной системе (УАИС). УАИС является средством организации входных первичных данных о финансово-хозяйственной деятельности экономического объекта с целью получения достоверной результатной УАИ. С позиции теории систем полная УАИС включает базовые компоненты (составляющие): цель, входы, «черный ящик», выходы, окружающая среда, системные потребители, управление, обратная связь (рис. 2).
Цель - совокупное представление системных потребителей, организаторов (разработчиков и т. п.) и исполнителей УАИС о некоторой модели будущего результата
ее функционирования. При этом результат функционирования УАИС должен удовлетворять исходную потребность ее системных потребителей в выборе оптимального в конкретной (сложившейся) ситуации управленческого решения из альтернативных на базе достоверной УАИ (в соответствии с имеющимися реальными возможностями, оцененными по результатам практического опыта, и с использованием неучетной аналитической информации).
Главная цель УАИС состоит в подготовке альтернативных вариантов управленческих решений и прогнозировании последствий от их реализации на базе достоверной УАИ. Иерархически упорядоченные подцели УАИС - цели ее подсистем: оперативный учет; бухгалтерский учет; аудит; экономический анализ. Целью оперативного учета является формирование исходной (первичной) учетной информации (первичных исходных данных) на носителях информации - первичных документах (накладных, табелях, нарядах и др.). Цель бухгалтерского учета состоит в формировании результатной учетной информации бухгалтерской отчетности. Цель аудита заключа-
Рис. 2. Базовые составляющие учетио-аиалитической информационной системы
ется в оценке и обеспечении достоверности результатной учетной информации бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах. Цель экономического анализа - выявление внутренних и внешних резервов повышения эффективности функционирования организации.
Входы - первичные данные о финансово-хозяйственной деятельности организации (первичная или исходная УАИ).
«Черный ящик» - учетно-аналитический механизм (процесс) переработки первичных учетно-аналитических данных в результатную УАИ бухгалтерской отчетности , проверка и обеспечение ее достоверности, анализ и синтез (промежуточная или перерабатываемая УАИ).
Выходы - бухгалтерская отчетность, проверенная и проанализированная (достоверная результатная УАИ).
Окружающая среда - совокупность подсистем организационно-экономической системы и внешней среды, изменение свойств которых оказывает влияние на рассматриваемую УАИС, а также систем, свойства которых меняются под воздействием рассматриваемой УАИС.
Системные потребители - пользователи результатной УАИ (результата функционирования УАИС), диктующие требования к УАИС (в том числе к ее выходам) в форме ограничений, определяющих условия реализации процессов в УАИС по преобразованию ее входов в выходы (работу «черного ящика»).
Управление - непрерывный и целенаправленный процесс воздействия на УАИС, обеспечивающий повышение ее организованности и достижение полезного эффекта ее функционирования.
Обратная связь - средства адаптации УАИС к требованиям окружающей среды, которые представляют собой информационные каналы, позволяющие УАИС воспринимать эти требования.
Согласно законам системности и функциональной иерархии систем, УАИС соотносится с более крупной системой - орга-
низацией, которая, в свою очередь, соотносится с еще более крупной системой -экономикой государства. Подчиненность функционирования УАИС действию указанных системных законов определяет важность обратной связи в учетно-аналитиче-ской информационной системе. Это означает, что УАИС зависима от окружающей среды относительно своих входов, процессов и выходов. Следовательно, УАИС должна вырабатывать средства, необходимые для ее адаптации к требованиям окружающей среды. Эти требования диктуются системными потребителями (внешними и внутренними пользователями) результата функционирования УАИС - внешней (финансовой и налоговой) и внутренней (управленческой и др.) бухгалтерской отчетности.
В соответствии с представленной характеристикой базовых составляющих УАИС допустимо выделить три основные группы предъявляемых к такой системе требований.
1. Надсистемные: требования к органи-зационной системе; требования к системным потребителям УАИС.
2. Общесистемные: требования к УАИС в целом; требования к цели функционирования УАИС; требования к управлению УАИС.
3. Подсистемные: требования к исходной УАИ (входам); требования к перерабатываемой УАИ («черному ящику» или процессам); требования к результатной УАИ (выходам).
Совершенствование УАИ усиливает влияние (или повышает роль) этого внутреннего фактора в обеспечении экономической безопасности при управлении организацией. Следовательно, совершенствование учетно-аналитической информации является одним из обязательных условий повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией. В соответствии с положениями системного подхода потенциальная возможность совершенствования УАИ в целях повышения уровня экономической безопасности при
управлении организацией обусловлена диалектическим характером функционирования и развития в ней УАИС. В связи с этим в целях повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией допустимо распространение методологий проектирования и улучшения систем на учетно-аналитическую информацию. На основании этих методологий обоснованы методологические качественный и количественный подходы к совершенствованию УАИ в целях повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией.
Качественный подход к совершенствованию УАИ базируется на методологии проектирования систем и предполагает построение «идеальной» УАИС. Построение «идеальной» УАИС означает создание УАИС, адекватной комплексу системных факторов ценности учетно-аналитической информации (СФЦ УАИ) в обеспечении экономической безопасности организации. СФЦ УАИ представляют собой доминирующие факторы (правила, требования, обстоятельства, условия, положения и т. п.), которые устанавливают зависимость между ценностью УАИ и экономической безопасностью организации.
Согласно определению понятия «проектирование системы», выделение СФЦ УАИ предполагает применение системного подхода к исследованию УАИС. Такой подход к исследованию УАИС включает три ступени5 :
1) идентификация целого (организации ), частью которого является исследуемый предмет (УАИС);
2) объяснение поведения или свойств целого (организации);
3) объяснение поведения или свойств исследуемого предмета (УАИС) с точки зрения его роли (ролей) или функции (функций) в целом (организации), частью которого он является.
В соответствии с тремя ступенями системного подхода к исследованию УАИС допустимо выделить качественные учетно-
аналитические информационные аспекты повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией: объектный; поведенческий; предметный.
Объектный аспект предполагает определение идентификационных (организационных) СФЦ УАИ - правил и обстоятельств идентификации организации в качестве системы исследования.
Поведенческий аспект - определение декомпозиционных (структурных) СФЦ УАИ - правил проведения рациональной декомпозиции (построения информационной территории) организационной системы.
Суть предметного аспекта состоит в определении общих информационных и частных информационных (оперативных, критериальных, отчетных и методологических) СФЦ УАИ.
Согласно диалектическому закону вза-имного перехода количественных и качественных изменений, философское понятие «мера» выражает внутреннюю связь качества и количества, состоящую в том, что количественные различия внутри данного качества не могут превысить определенных границ6. Из этого следует, что при проектировании «идеальной» внутренней УАИС необходимо определить критериальный перечень СФЦ УАИ.
Количественный подход к совершенствованию УАИ основывается на методологии улучшения систем и предполагает преобразование существующей УАИС в соответствии с необходимым и достаточным с позиции обеспечения экономической безопасности организации (критериальным) перечнем СФЦ УАИ. Согласно определению понятия «улучшение системы», процесс улучшения существующей в организации УАИС состоит из следующих этапов:
1) определение требуемого (желаемого) состояния УАИС;
2) определение фактического (реального) состояния существующей в организации УАИС;
3) сравнение требуемого и фактического состояний УАИС;
4) оценка и анализ различий (отклонений) между требуемым и фактическим состояниями УАИС;
5) принятие управленческих решений о необходимости изменения (корректировки) УАИС.
Согласно содержанию процесса улучшения УАИС, допустимо выделить количественные учетно-аналитические информационные аспекты повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией: уровневый и стоимостный.
Уровневый аспект предполагает разработку методики оценки уровня учетно-ана-литического информационного обеспечения управления организацией. Применение такой методики дает возможность СВОУ и разработчику УАИС определить: критериальное состояние внутренней УАИС, фактическое состояние внутренней УАИС, степень отклонения фактического состояния существующей УАИС от ее требуемого состояния в выбранных единицах измерения (например, в баллах).
Здесь необходимо отметить, что основу определения СФЦ УАИ составляет понятие «ценность УАИ», по определению которого ценность - это величина. Величина допускает измерения. Следовательно, уровень учетно-аналитического информационного обеспечения управления организацией также допускает измерения. При этом под уровнем учетно-аналитического информационного обеспечения управления организацией допустимо понимать величину, характеризующую степень соответствия существующей в организации внутренней УАИС критериальному перечню системных факторов ценности УАИ с позиции обеспечения экономической безопасности при управлении организацией.
Стоимостный аспект включает разработку методики оценки затрат на улучшение (или проектирование) УАИС и ожидаемого эффекта от функционирования
УАИС после ее улучшения (или проектирования). Определение затрат и ожидаемых выгод при улучшении УАИС предполагает определение сметной стоимости процесса улучшения УАИС и планирования ожидаемых выгод от ее использования (например, в рублях).
На основании положений качественного и количественного подходов к совершен -ствованию УАИ в целях повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией допустимо сделать следующие выводы:
• абстрагирование от специфики и целей деятельности организации дает возможность выделить универсальные системные факторы ценности УАИ в обеспечении экономической безопасности любых организаций;
• развитие количественных (уровнево-го и стоимостного) учетно-аналитических информационных аспектов повышения уровня экономической безопасности при управлении организацией базируется на исследовании качественных (объектного, поведенческого и предметного) учетно-ана-литических информационных аспектов.
Приведенные в данной работе определения, положения и выводы дают основания утверждать следующее.
1. Решение о проектировании (создании) новой УАИС или об улучшении существующей в организации УАИС необходимо принимать на основе результатов оценки уровня учетно-аналитического информаци-онного обеспечения управления организацией, оценки затрат на улучшение УАИС и оценки ожидаемого эффекта от функционирования УАИС после ее улучшения.
2. Начальным определяющим этапом при проектировании или улучшении УАИС является разработка новой или улучшение существующей бухгалтерской отчетности организации в соответствии с требованиями к бухгалтерской отчетности организации в составе отчетных СФЦ УАИ.
3. Решение проблемы проектирования в организации УАИС, соответствующей
критериальному перечню СФЦ УАИ, предполагает либо создание новой собственной УАИС, либо выбор УАИС из уже существующих (описанных в экономических источниках, применяемых в других организациях и т. п.). При этом главным критерием
выбора какой-либо УАИС является соответствие результата функционирования такой системы требованиям, предъявляемым к внутренней отчетности в составе отчетных СФЦ УАИ с позиции обеспечения экономической безопасности организации.
ПРИМЕЧАНИЯ
1 Галузина С. М. Учетно-аналитическая информация в управлении организацией: Монография. СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2006. С. 25-26.
2 Ясин Е. Г. Экономическая информация. Что это такое? М.: Статистика, 1976. С. 8.
3 Романов В. Н. Системный анализ для инженеров. СПб.: С.-Петерб. ун-та (институт химии), 1998. С. 91.
4 Галузина С. М. Аспекты повышения роли учетно-аналитической информации в системе управления организацией: Монография. СПб.: Знание, ИВЭСЭП, 2006. С. 85-87.
5 Саулин А. Д. Теория организации (структурный подход). СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 1999. С. 13.
6 Волчек Е. 3. Философия: Учеб. Пособие. - 3-е изд., испр. и доп. Минск: ИП «Экоперспектива», 1998. С. 143-144.
