CC BY
24116
УДК 349.2
Лемехов Сергей Витальевич Санкт-Петербургский юридический институт (филиал) Университета прокуратуры Российской Федерации
Россия, Санкт-Петербург lemekhov.serzh@gmail.com Lemekhov Sergey Saint-Petersburg law institute (branch) of University of the Office of the Prosecutor of the Russian Federation
Russia, Saint-Petersburg
НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ФОРМАТЕ В РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
Аннотация: В статье анализируются актуальные проблемы оформления кадровых документов в электронном формате. Автор анализирует доктринальные позиции исследователей, материалы судебной практики. На основании изучения указанных источников сделаны соответствующие выводы и приведены возможные пути разрешения указанных проблем. Ключевые слова: электронный документооборот, цифровизация трудового права, кадровые документы.
SOME FEATURES OF REGISTRATION OF PERSONNEL DOCUMENTS IN ELECTRONIC FORMAT IN THE RUSSIAN FEDERATION
Annotation: The article analyzes the actual problems of processing personnel documents in electronic format. The author analyzes the doctrinal positions of researchers, materials of judicial practice. Based on the study of these sources, the
relevant conclusions are drawn and possible ways of solving these problems are given.
Key words: electronic document management, digitalization of labor law, personnel documents.
В условиях всеобщей информатизации и компьютеризации - оформление документов в электронной форме становится всеобщим трендом, влияющим на установление, изменение или прекращение различных правоотношений. Российская Федерация относительно недавно легализовала применение так называемых «электронных трудовых книжек», но, тем не менее, вопросы о возможности оформления иных кадровых документов в цифровом формате до сих пор сохраняются. В период пандемии новой коронавирусной инфекции -необходимость оформления определенных документов, в том числе и кадровых документов, заставляет задумываться о целесообразности использования современных компьютерных технологий для трудовых правоотношений. На сегодняшний день государство проводит эксперимент по использованию электронных документов в сфере труда, который предусмотрен Федеральным законом от 24.04.2020 №122-ФЗ [2].
Следует отметить, что до сих пор единственной возможностью оформления кадровых документов, подписываемых в электронной форме, является дистанционная форма труда, которая регулируется главой 49.1 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) [1].
Для представителей иных категорий работников - применение кадровых документов в электронной форме сопряжено с определенными проблемными аспектами.
Например, как отмечает С.В. Колобова, в первую очередь, для ведения кадровой документации в электронном виде необходимо проработать вопрос о применении электронной подписи, учитывая, что ее использование в настоящее
время не регламентировано трудовым законодательством (за исключением главы 49.1 ТК РФ, ст. 66.1 ТК РФ) [6, а 41-49].
Как замечают А.О. Полегаева, Д.Н. Орехов и О.В. Лозовая, в отношениях с работниками, которые дистанционными не являются, применение электронной подписи законодательством не предусмотрено. Поэтому составление кадровых документов, требующих в силу прямого указания ТК РФ подписи работника, с не дистанционными сотрудниками должно производиться исключительно на бумажном носителе [7, а 212].
Исходя из приведенных доктринальных позиций, допустимо сделать вывод, что на сегодняшний день исключительно дистанционные работники могут оформлять кадровые документы, требующие их подписи, в электронном формате. По нашему мнению, для более подробного анализа следует обратиться к материалам правоприменительной практики с целью выявить позиции судов по данному вопросу.
Например, Минераловодский городской суд, анализируя возможность признания в качестве подтверждения волеизъявления работника заявление в электронной форме, приходит к следующим выводам. Обычное, даже отсканированное заявление, направленное работодателю по электронной почте, не позволяет говорить о наличии у работодателя оригинала заявления работника. Для дистанционных работников предусмотрена возможность направления заявлений в электронной форме, но ТК РФ устанавливает обязанность заверять подобные заявления усиленной квалифицированной электронной подписью. В данном случае письмо с заявлением об увольнении или скан оригиналом не являются, поэтому их нельзя принимать наравне с оригиналом. Руководствуясь положениями ст. 80, 84.1 ТК РФ, с учетом представленных сторонами доказательств по делу, исходя из отсутствия доказательств, с достоверностью подтверждающих факт передачи истцом оригинала заявления об увольнении в письменном виде правомочному лицу
работодателя, принимая во внимание оформление правоотношений между работником и работодателем в письменной форме , а также императивные правила ст. 80 ТК РФ, суд приходит к выводу, что заявление об увольнении по собственному желанию может рассматриваться как имеющий юридическую силу документ при подаче его на бумажном носителе и при наличии в нем собственноручной росписи работника. В данном случае сама по себе электронная переписка по поводу заявления истца об увольнении не свидетельствует о надлежащем исполнении работником предусмотренного трудовым законодательством права на подачу такого заявления при отсутствии доказательств наличия в сканированном документе данных, позволяющих с достаточной степенью достоверности идентифицировать абонента в системе электронного документооборота, при отсутствии в заявлении в электронном виде оригинала подписи работника. Таким образом, материалы дела не содержат доказательств того, что стороны пришли к соглашению о расторжении трудового договора [3].
Тем не менее, суд отмечает, что согласно ч. 1 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи», информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Таким образом, если у работника есть соответствующая электронная подпись, а работодатель имеет возможность ее проверить, то ее применение допустимо [3].
В свою очередь, Железнодорожный районныйсуд отмечает, что увольнение возможно лишь на основании письменного заявления, копии
заявления об увольнении недостаточно, поскольку копия заявления не подтверждает добровольного волеизъявления работника на прекращение трудовых отношений. Судом бесспорно установлено и сторонами не оспаривается, что заявление об увольнении (оригинал) не подавалось, локальный акт, предусматривающий электронный документооборот в организации отсутствует [4].
Исходя из приведенных правовых позиций, а также материалов судебной практики, допустимо сделать вывод, что суды пренебрегают признанием электронных документов в качестве источника изменения трудовых правоотношений. Тем не менее, органы правосудия оперируют возможностью применения указанного формата при составлении документа, заверенного электронной подписью, а также ссылаются на необходимость наличия соответствующего локального акта, допускающего использование и ведение электронного документооборота в электронной форме.
Таким образом, допустимо сделать вывод, что на сегодняшний день оформление электронных кадровых документов сопряжено с рядом проблемных моментов, среди которых основной фактор - отсутствие критериев соответствия электронного документа требованиям законодательства, сформулированных в ТК РФ (кроме случаев дистанционной работы). Очевидно, что будущее человечества за цифровыми технологиями. Указанное обстоятельство побуждает необходимость разрешить данную проблему путем модернизации положений законодательства. Как справедливо замечает Е.Р. Иващенко, новые технологии нуждаются в детальном правовом регулировании [5, а 728].
По нашему мнению эффективной представляется внесение изменений в ряд норм ТК РФ. Так, ст. ст. 62, 65, 80,124,126, 127, 131, 185 ТК РФ, а также иные нормы, подразумевающие установление, изменение, прекращение трудовых правоотношений на основании заявления работника - дополнить
положением, предполагающим альтернативные формы оформления соответствующего заявление - в письменной или электронной.
Также, ТК РФ следует дополнить нормой, подразумевающей требования, предъявляемые к электронному документу: «Электронный кадровый документ должен быть составлен в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми к документам в письменной форме и сопровождаться квалифицированной электронной подписью сторон». Указанную норму, по нашему мнению, целесообразно зафиксировать в главе 1 ТК РФ.
В заключение необходимо отметить, что эволюция науки и техники и период пандемии новой короновирусной инфекции ускорили процесс внедрения электронного документооборота в сферу трудовых правоотношений. Без сомнения, с целью защиты интересов работодателя и работников, указанный формат оформления документов необходимо регламентировать в трудовом законодательстве.
Список литературы:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации (часть первая): текст с изм. и доп. на 20 ноября 2021 г. — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
2. О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой: 24.04.2020 №122-ФЗ (последняя редакция): текст с изм. и доп. на 20 ноября 2021 г. — Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».
3. Решение № 2-1075/2020 2-1075/2020~М-775/2020 М-775/2020 от 7 июля 2020 г. по делу № 2-1075/2020 Минераловодского городского суда (Ставропольский край). // URL: https://sudact.ru/regular/doc/1JNSy94qBpQr/ (дата обращения: 14.07.2021).
4. Решение № 2-844/2018 2-844/2018~М-621/2018 М-621/2018 от 3 сентября 2018 г. по делу № 2-844/2018 Железнодорожного районного суда г. Воронежа (Воронежская область). // URL: https://sudact.ru/regular/doc/k6FhTo0KsXbh/ (дата обращения: 14.07.2021).
5. Иващенко Е.Р. Цифровизация трудового права и искусственный интеллект: вызовы и перспективы // Эволюция российского права. - 2021. - С. 725-729.
6. Колобова С.В. Некоторые вопросы перевода кадровой документации в электронный вид // Современное право. - 2020. - №. 2. - С. 41-49.
7. Полегаева А.О., Орехов Д.Н., Лозовая О.В. Проблемы перехода организаций на электронный кадровый документооборот // Проблемы и перспективы развития России: молодежный взгляд в будущее. - 2020. - С. 210213.
