CC BY
23Моделирование состава документов, необходимых для подготовки управленческих решений
сч со £
Б
а
2 ©
Игнатьева Алина Всеволодовна
кандидат экономических наук, профессор кафедры менеджмента, Московский государственный институт международных отношений (МГИМО) МИД РФ, AlinaVi52@yandex.ru
Демьянов Анатолий Алексеевич
доктор экономических наук, член-корреспондент Российской инженерной Академии (РИА), demyanov-aa@yandex.ru
Данная статья является продолжением предыдущей публикации, посвященной необходимости совершенствования процессов принятия решений в организациях как одной из важных задач проектирования систем управления в условиях цифровой трансформации. В данной статье изложена постановка задачи моделирования состава документов, необходимых и достаточных для подготовки и принятия управленческих решений в системах организационного управления на основе методики экспертных оценок. Дается обоснование важности решения задачи в условиях растущего потока информации, изменений во внутренней и внешней среде организаций и необходимости цифровой трансформации. Рассматривается пошагово конкретный пример определения состава документов для принятия решений с участием группы экспертов и дается подробное его описание.
Предложенной методикой предусматривается выполнение ряда подготовительных этапов оценки документов, оценки мнений экспертов, выявление эксперта-выразителя общего мнения и в конечном итоге выбор документов, необходимых для реализации управленческого решения. Ключевые слова: процесс; принятие решений; моделирование состава документов; оценка; выбор; информация; эксперт; совершенствование; цифровая трансформация; функции.
Задача моделирования состава документов для принятия решений является продолжением задачи оптимального распределения решений по уровням в системах управления и неотъемлемой частью общей проблемы совершенствования механизма управления организациями в условиях цифровизации экономики.
Цифровая трансформация в любой конкретной системе управления сопряжена с ростом количества и разнообразия рисков, возможностью их возникновения и в этой связи повышающейся сложностью принятия решений. Качество решений во многом зависит от четкой формализации процесса их подготовки. Как известно, носителем информации для принятия решений является документ. Определение оптимального количества документов, необходимых и достаточных для принятия решений требует, с одной стороны, четкой их систематизации, а с другой - отыскания моделей, позволяющих оперативно определить их состав и количество. Стремясь унифицировать документооборот, многие организации сталкиваются с проблемой накопления и хранения больших объемов информации. Встает вопрос о целесообразности накопления излишней информации и выявления ее ценности для организации. Ценность тех или иных данных зависит как от их содержания, так и от целей использования для принятия конкретных решений и решения практических задач. В этой связи особое значение приобретает моделирование состава документов, своевременный и оперативный к ним доступ. Это позволит наладить эффективное информационное взаимодействие организаций как субъектов цифровой экономики и сократить период цифровой трансформации при принятии решений в конкретных системах управления.
Определение документов, необходимых для подготовки управленческого решения, ведется с помощью экспертов. Логично предположить, что компетентная группа экспертов всегда однозначно определит их состав. Практика, однако, показывает, что для этого в составе групп экспертов должны быть специалисты, принимающие подобные решения и имеющие одинаковую квалификацию. Подобрать таких специалистов не всегда возможно, поэтому можно допустить, что в общем случае мнения экспертов не будут совпадать. В этом случае моделирование состава документов необходимо проводить по приведенной ниже методике.
Определение состава документов осуществляется в несколько этапов:
Этап 1. Выбор документов, необходимых для подготовки решения.
Этап 2. Определение степени важности документов, необходимых для подготовки решения.
Этап 3. Выявление степени согласованности мнений экспертов по принятому составу документов.
Этап 4. Определение эксперта-выразителя общего мнения.
Этап 5. Определение документов, необходимых для подготовки решения (мнение эксперта - выразителя общего мнения).
Методикой предусматривается выполнение ряда подготовительных этапов оценки документов, оценки мнений экспертов, выявление эксперта- выразителя общего мнения и в конечном итоге выбор документов, необходимых для реализации управленческого решения. Прокомментируем кратко каждый из указанных этапов на конкретном примере.
Итак, поставлена задача определения перечня документов, необходимых для реализации управленческого решения ПР-1. В качестве экспертов имелась возможность пригласить 10 человек, однако, только 5 из них работники исследуемых организаций. (эксперт 1, эксперт 2, эксперт 3, эксперт 4, эксперт 5).
Этап 1. Указанными экспертами на первом этапе осуществляется выбор документов, необходимых для подготовки управленческого решения ПР-1. Результаты этого этапа приведены в таблице 1, из которой видно, что эксперты не имеют однозначного мнения относительно документов, необходимых для реализации управленческого решения ПР-1. Поэтому необходима дальнейшая работа в соответствии с данной методикой.
Результаты опроса экспертов относительно состава документов, необходимых для подготовки решения ПР-1 приведены в таблице 1.
Таблица 1
Состав документов, необходимых для принятия решения ПР-1 по мнению экспертов
Эксперты Документы Эксперт 1 Эксперт 2 Эксперт 3 Эксперт 4 Эксперт 5
Документ 1
Документ 2 - -
Документ 3 1 1 + 1 1
Документ 4 - -
Документ 5 - + - -
Документ 6 -
Документ 7 -
Документ 8
Документ 9
Документ 10
Таблица 2
Оценка документов по мнению экспертов.
Экспе|тш Документы Эксперт 1 Эксперт Эксперг 3 Эксперт 4 Эксперт 5 Сумма баллов Уделмшй вес п нформативности до к\' ментов
Документ 1 0 7 0 0 3 10 10/118: 0.084
/Ток: 2 7 О 5 6 О 18 18/118 0.15
Документ 3 4 ] 1 7 7 20 ЗШ» ".169
Докумсш"4 5 6 О 0 5 16 16/118 0.135
Л : > К ' V г : 1 5 2 5 О 5 О 10 10/118 О.ОЙ4
Документ б 1 ] 1 1 О 4 4/118=0.033
Документ 7 2 й 6 1 6 15 15/118=0.127
Документ К 1 4 7 1 2 15 15/118-0.127
Докуме>тг 9 1 ] ^ I ] 5 5/118 0,042
Локуменг 10 0 О 2 0 5 5/118-0.042
Итот: 118 1.00
Таблица 3
Сводная таблица удельных весов информативности документов
Эксперты ^.ч.'н.м Эксперт Эксперт 2 Эксперт л Эксперт 4 Эксперт 5 Удельный вес штфор МаТИВНОСТИ докумещ™
Документ 1 2 7/118 0 '1 3/118 10/118=0.084
Документ' 2 й 5/118 6118 0 18/118=0.152
Докумст" 3 4/118 1/118 1/118 7/118 7/119 20/118=0.169
Документ 4 5Л18 6/118 0 0 5/118 16 118 N.1.15
Локумогг 5 0 >118 0 5/118 0 10/118 0.084
Документ 6 1/118 1/118 1 118 1/118 0 4/118 0.033
Документ 7 2/118 0 6/118 1/118 6/118 15/118=0.127
Документ 1/118 4/118 2Ш 1/118 2/118 15/118=0.127
Документ 9 1/118 1/118 1/118 1/118 1/118 5/118-0.042
Документ 10 2 0 3/118 0 2/118 5/118=0.042
Итого 21/118 25/118 24/118 22/118 26/118 118118 1,00
Таблица 4
Результаты опроса экспертов относительно состава документов, необходимых для подготовки решения ПР-1 (этап 1).
Эксперты Документы Экспорт 1 Эксперт 2 Экспеот3 Экспеот 4 Экспеот 5
Документ 1
Документ 2 1 + +
Документ 3
Документ 4
Документ 5
Этап 2. Определение степени важности документов, необходимых для подготовки решения, осуществляется путем ранжирования документов по предварительно выбранной шкале и расчета матрицы удельных весов информативности документов. В данном случае для оценки документов можно выбрать шкалу, равную 7 баллам, так как максимальное количество названных документов равно 7 (мнение экспертов), т.е. количество бал-
лов шкалы оценки документов должно быть больше или равно максимальному количеству документов, указанных одним из экспертов. Оценка документов по мнению экспертов приведена в таблице 2.
Этап 3. Для выявления степени согласованности мнений экспертов производится расчет матрицы удельных весов информативности документов (табл. 3).
Для этого прежде всего определяются общая сумма, выставленная эксперта-
ми каждому из документов, и удельный вес информативности документа. Как видно из таблицы 2, общая сумма баллов, выставленная экспертами, равна 118, документы соответственно оценены: документ 1-10 баллов (7+3), документ 218 баллов (7+5+6), документ 3-20 баллов (6+7+7) и т.д. Результаты оценки занесены в таблицу 2.
Удельный вес информативности документов рассматривался как частное от деления суммы баллов документов на общее количество баллов. Так, удельный вес документа 1 равен 10:118=0,084, документа 2 - 18:118=0,152, документа 3 - 20:118=0,169 и т.д.
Результаты расчета удельных весов информативности документов приведены в таблице 3.
Этап 4. Определение эксперта-выразителя общего мнения производится в следующем порядке. В том случае, если эксперты назвали одинаковое количество документов (в нашем случае все эксперты назвали 7 документов), подсчитыва-ется сумма удельных весов информативности документов по каждому эксперту, которая трактуется как показатель компетентности эксперта. Из таблицы 3 видно, что максимальная сумма весов информативности документов - у эксперта №5. Следовательно, экспертом- выразителем общего мнения следует считать эксперта №5.
Этап 5. После определения эксперта-выразителя общего мнения состав документов определяется однозначно: это тот состав, который назвал эксперт- выразитель общего мнения (эксперт №5).
В нашем случае для подготовки решения ПР-1 необходимы документы 1, 3,4,7,8,9,10.
Рассмотрим ниже, как поступить в том случае, если эксперты при назначении документов, необходимых для подготовки управленческого решения, назвали разное количество документов. (вариант 2.)
Например, из таблицы 4 видно, что эксперт 1 и эксперт 2 назвали по пять документов, эксперт 3 назвал три документа, эксперт 5 назвал 2 документа и эксперт 4 назвал один документ. В соответствии с методикой, описанной выше, произведем определение состава документов в следующем порядке:
Этап 1. Определение состава документов экспертами. Результаты работы на данном этапе приведены в таблице 4.
Этап 2. Оценка степени важности документов. Результаты этого этапа работы приведены в таблице 5.
О £
Я
3
Г
3
сч со £
б
2 о
Этап 3. Расчет удельных весов информативности документов. Результаты работы этапа приведены также в таблице 5.
Этап 4 - Контроль количества документов, названных экспертами. Еще раз просматриваем таблицу 4. Этап 5
результата этапа 1, в которой Э
Таблица 5
Результаты опроса экспертов относительно важности документов, необходимых для подготовки решения ПР-1.
построение матрицы S . как
1pq (до-
pq
кумент назван) и Spq= 0 (документ не назван) (результаты в таблице 6).
Этап 6 - расчет меры совпадения мнений экспертов p и q - Spq по формуле:
Где mpq - количество совпавших документов, указанных экспертами р и q;
tp, tq- общее количество документов, указанных р-м и q-м экспертами.
Этап 7. Назначение эксперта-выразителя общего мнения. Таким экспертом будет тот, у кого Spq = max.
Этап 8 - определения документов, необходимых для подготовки решения ПР-1.
Просуммируем S 1,2, S1,3, S 1,4, S
1,5
S 1 = 1,002+0,659+0,679+0,3992,739
Аналогично определим Spg3=2,856
Результаты расчета занесем в таблицу 7, из которой видно, что Spgmax=2,856 - у эксперта 3. Следовательно, экспертом-выразителем общего мнения следует считать эксперта 3, а документами, необходимыми и достаточными для подготовки решения - те документы, которые назвал эксперт 3, то есть, документы 1,2,4,5.
Литература
1. Игнатьева А.В., Демьянов А.А. Постановка задачи оптимального распределения управленческих решений по уровням в системах организационного управления с применением интегрированного подхода принятия управленческих решений. // «Инновации и инвестиции», 2018, № 9, стр. 129 - 133.
2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. и др. Менеджмент: учебно-практическое пособие. - М.: Вузовский учебник, 2010.
3. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2010.
4. Игнатьева А.В., Концептуальные основы совершенствования механизма управления образовательными системами: М.: Вестник ГУУ № 15, 2013.
5.Демьянов А.А. «Экономическая безопасность корпоративных предприятий» Смоленск, СГТ. 2008г.
Эксперты Опальный вес ннсЬоомативности
Документы ^тсспеп Sirenen ^кспеп "Экспеп CvMm -Л'Win,':,
т I I I T баллов
1 2 i 4
Документ 1 á i i i 2 Ш 2fl/fiS=f)244
Докуме^гт 2 5 5 4 О 0 14 14/68=0,205
Документ 3 á i ä û 2 s 9/йВ-П.Ш
Документ 4 5 5 2 0 4 16 1Й/Й8=0,235
Лою/мент 5 9/68=0,132
Таблица б
Вспомогательная таблица
Эксперты Эксперт 1 Эксперт 2 Эксперт 3 Эксперт 4 Эксперт 5
Документы
Документ 1 1 1 1 ] 1
Документ 2 1 1 1 0 О
Документ 3 1 1 0 0 1
Документ 4 ] 1 ] 0 1
Документ 5 i i 0 0 О
Таблица 1
Сводная таблица мер совпадений мнений экспертов
Эксперты Документы Эксперт i З&БПВОТ 2 Эксперт 3 Эксперт 4 >м:ггр 5 Sno Sua
Документ 1 1,002 MÎ5 0.679 о_.ш 2232
Докуметгг 2 1,002 0,659 0,679 0,399 2,739
Документ 3 0.659 0,659 0.52) Ш2 2.856 2J56
Документ 4 0,679 0,679 0,521 0,799 2,678
Документ 5 0,399 0,399 1.017 0,799 2.614
6. Демьянов А.А. «Управление риском». Смоленск, СГТ, 2018г.
7. Демьянов А.А. Повышение качества портфеля услуг многопрофильной компании. Смоленск, СГТ, 2018г.
8. Зуб А. Т. Принятие управленческих решений: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Т. Зуб. -2-е изд., испр. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2018. - 332 с. - (Серия: Бакалавр. Академический курс).
Modeling the composition of documents necessary for the preparation of management decisions Ignatieva A.V., Demyanov A.A.
Moscow State Institute of international relations (MGIMO) of Russia, Russian Engineering Academy (RIA) This article is a continuation of the previous publication on the need to improve decisionmaking processes in organizations as one of the important tasks of designing control systems in the context of digital transformation. This article presents the formulation of the task of modeling the composition of documents necessary and sufficient for the preparation and adoption of management decisions in organizational management systems based on expert assessment methods. The rationale for the importance of solving the problem in a growing flow of information, changes in the internal and external environment of organizations and the need for digital transformation is given. A concrete example of determining the composition of documents for decision-making with the participation of an expert group is considered step by step and a detailed description is given.
The proposed methodology provides for the implementation of a number of preparatory stages for evaluating documents, evaluating expert opinions, identifying a common opinion expert and ultimately choosing the documents necessary to implement a management decision.
Keywords: process; making decisions; document composition modeling; assessment; choice; information; expert; improvement; digital transformation; functions.
References
1. Ignatieva A.V., Demyanov A.A. Statement of the
problem of optimal distribution of management decisions by levels in organizational management systems using an integrated management decision-making approach. // «Innovations and Investments», 2018, No. 9, pp. 129 - 133.
2. Ignatieva A.V., Maximtsov M.M. and others.
Management: educational and practical manual. - M .: University textbook, 2010.
3. Ignatieva A.V., Maximtsov M.M. Management
Systems Study: a textbook for high schools. -M .: UNITI, 2010.
4. Ignatieva, aV, Conceptual Basis for Improving
the Mechanism of Management of Educational Systems: Moscow: Vestnik GUU No. 15, 2013.
5. Demyanov A.A. «The economic security of
corporate enterprises» Smolensk, SGT. 2008
6. Demyanov A.A. «Risk Management.» Smolensk,
SGT, 2018
7. Demyanov A.A. Improving the quality of the
service portfolio of a diversified company. Smolensk, SGT, 2018
8. Tooth A. T. Making management decisions: a
textbook and workshop for academic bachelor / A. T. Tooth. - 2nd ed., Corr. and add. - M .: Publishing house Jurajt, 2018. - 332 p. -(Series: Bachelor. Academic course).
