CC BY
17Постановка задачи оптимального распределения управленческих решений по уровням в системах организационного управления, с применением интегрированного подхода принятия управленческих решений
Игнатьева Алина Всеволодовна
кандидат экономических наук, профессор кафедры менеджмента, Московский государственный институт международных отношений (МГИМО) МИД РФ, AlinaVi52@yandex.ru
Демьянов Анатолий Алексеевич
доктор экономических наук, член-корреспондент Российской инженерной Академии (РИА)
В данной статье, изложена постановка задачи распределения принятия управленческих решений по уровням в системе организационного управления на основе определения трудоемкости акта принятия решений и эффективного фонда времени руководителя (сфера деятельности). Предлагается методика, в основе которой лежит исследование загрузки и пропускной способности руководителей принимающих управленческие решения. Представлена блок-схема процесса распределения управленческих решений по уровням системы организационного управления разработанная авторами. Дается подробное описание алгоритма решения задачи, проиллюстрированное на конкретном примере. Показана необходимость обеспечения лиц, принимающих управленческие решения на различных уровнях управления, соответствующими нормативными и методическими материалами, для оптимизации процесса принятия управленческих решений, распределенных по уровням управления, с точки зрения эффективности использования ресурсов организации, качества принятия управленческих решений и снижения вероятности принятия неверных решений в условиях неопределенности и риска. Показано применение интегрированного подхода принятия управленческих решений, внутренние нормативные документы, интегрированный подход принятия управленческих решений. Ключевые слова: управленческие решения, уровни управления, трудоемкость принятия решений, ранжирование решений, загрузка руководителя, оптимальное распределение решений, организационные процедуры, система организационного управления, внутренние нормативные документы, интегрированный подход.
Совершенствование механизма управления организационными системами в соответствии с объективными потребностями дальнейшего развития и постоянного трансформирования экономики страны продолжает оставаться актуальной задачей. Решение этой задачи необходимо для обеспечения требуемого порядка в работе, четкого разграничения функций с целью исключения их дублирования и устранения возможных пробелов, применения таких организационных структур, при которых можно было бы обеспечить однозначное распределение полномочий и ответственности руководителей и исполнителей во всех структурных подразделениях и повышение качества управления. В связи с этим постановка задачи оптимального распределения принятия управленческих решений, как одной из частных задач формирования структуры управления (статики механизма управления) является чрезвычайно важной. Выделим обстоятельства, подчеркивающие важность и необходимость решения такой задачи.
Во-первых, в условиях расширения масштабов производства товаров, услуг, информационных потоков и усиления конкурентоспособности организаций функции руководителя все больше сводятся к непосредственной организации принятия решений, которые рассматриваются не только как акт, завершающий любую стадию управленческого воздействия, но и как процесс, требующий изучения ситуации в управляемой системе и разработки мер для ее целенаправленного изменения. В таком случае принятие решений выступает уже как процесс труда, который нуждается в четкой регламентации. А это обеспечивается в первую очередь научно обоснованным распределением решений по уровням системы управления.
Во-вторых, принятие решений - это именно та форма управленческой деятельности, в которой в наибольшей степени проявляется и содержание труда руководителя, и его талант управленца. В этой связи степень его загрузки влияет как на качество принятого решения, так и на эффективность и экономию труда в управлении в целом.
В-третьих, каждое структурное подразделение должно выполнять свои конкретные функциив управлении, а руководители этих подразделений - гибко и оперативно принимать решения в пределах своей компетенции, не выходя на высшие уровни управления и не загружая их отдельными локальными вопросами текущего характера.
В-четвертых, отлаженный механизм распределения управленческих решений обеспечит своевременный переход на принятие решений в режиме реального времени за счет внедрения информационных цифровых технологий. Это позволит руководителям компаний выстраивать свои собственные интегрированные стратегии и программы цифрового информационного управления, а также внедрять в процесс управления необходимые информационно-коммуникационные системы.
В-пятых, сегодня мы все чаще говорим о принятии решений в условиях риска и неопределенности. Какие это решения? Каких важных показателей деятельности компании они касаются и что должен знать и понимать руководитель? Сколько времени требуется ему, чтобы принять наиболее оптимальное решение и избежать при этом негативных последствий? Если риск - это ресурс, то принятие каких решений может этот ресурс повысить, а каких нет? Ответ на этот вопрос кроется также в четком и отлаженном механизме принятия решений, при котором в наибольшей степени обеспечивается персонализация полномочий и ответственности всех сотрудников аппарата управления.
Таким образом, перечисленные факторы подчеркивают необходимость постановки задачи оптимального распределения решений по уровням управления.
О £
Я
3
Г
9
см
СП £
Б
а
2 ©
Под оптимальным распределением управленческих решений будем понимать такое распределение, при котором каждый руководитель принимает решения, соответствующие только своей компетенции, в рамках должностного регламента и функциональной сферы деятельности.
Для решения этой задачи предлагается методика, в основе которой лежит исследование загрузки и пропускной способности руководителей, принимающих управленческие решения. Для наглядного представления последовательности этапов работ, предусмотренных методикой, ниже представлена блок-схема процесса распределения управленческих решений, разработанная авторами. Раскроем подробнее содержание этапов работ, указанных в блок-схеме. (рис.1).
На первом этапе процесса распределения решений исследуются решения на высшем (то есть на уровне принятия окончательного решения) и координирующем уровнях. В качестве уровня принятия окончательного решения выбирается уровень руководителя организации или его заместителей. В качестве координирующего уровня принимается уровень заместителя руководителя организации.
На втором этапе производится расчет загрузки и пропускной способности высшего уровня управления, исходя из трудоемкости акта принятия решений и необходимого при этом эффективного фонда времени.
На третьем этапе расчетная величина загрузки сравнивается с допустимым пороговым значением и в случае несоответствия осуществляется перераспределение решений, либо закрепление решения за уровнем в случае соответствия (блоки 4, 5). Затем фиксируется окончательный список решений компетенции высшего уровня управления (блок 6). Аналогичные исследования и расчеты проводятся для каждого организационного уровня в системе управления. В результате расчетов за каждым уровнем управления будет закреплен перечень управленческих решений, которые он уполномочен принимать с учетом его загрузки и пропускной способности.
Перейдем к детальному рассмотрению задачи и алгоритма ее решения. Исходными данными к задаче являются:
1. Матрица соответствия решений номеру уровня управления (рисунок 2). Элементами матрицы является набор единиц и нулей (единица, если данное решение принимается на уровне и ноль, если не принимается). Матрица заполняется на основании ведомости эксперт-
1 Исследование и выбор управленческих решений компетенции высшего уровня
т
2 Расчет загрузки руководителя, принимающею решения на высшем уровне
▼
3 Проверка соответствия расчетной величины численности с допустимым значением
Перераспределение решений в случае несоответствия
Фиксация управленческих решений в случае соответствия
» А
Закрепление управленчески* решений та высшим уровней
7 Переход к следующему организационному уровню
К блоку 1 "
Рис. 1. Блок - схема процесса распределения управленческих решений по уровням системы организационного управления.
ного опроса для каждого уровня управления и функционального подразделения.
2. Трудоемкость акта принятия решений - Тт
3. Вектор чисел повторяемости принятия управленческих решений - Вг(М);
4. Численность сотрудников, принимающих решения на уровне -Сд;
В результате выполненных работ для каждого решения будет однозначно определен уровень управления, ответственный за принятие данного решения. Иными словами, будет получена матрица, в каждой строке которой будет содержаться только одна единица, то есть результирующая матрица (рисунок 3). Следовательно, задача оптимального распределения решений по уровням управления может быть сформулирована следующим образом: Для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо однозначно определить перечень управленческих решений, в подготовке и утверждении которых он принимает участие. Алгоритм решения задачи предполагает выполнение четырех этапов.
Этап 1. Ранжирование управленческих решений. Решение задачи по распределению решений начинается с выявления степени их важности по отношению друг к другу. Так как задача решается для системы, в которой уровни управления имеют строгую подчиненность друг другу, то вполне очевидно, что решение А, принимающееся на высшем уровне, более важное, чем решение В, принимающееся на уровне ниже. Сравнивая подобным образом все управленческие решения, можно присвоить им определенный ранг. Следовательно, чем выше ранг решения, тем больше степеней свободы для его утверждения. Алгоритм позволяет присвоить каждому управленческому решению ранг, равный наивысшему уровню управлению, на котором оно может приниматься.
Этап 2. Формирование расчетной матрицы «В». (Рис. 5). В основе алгоритма построения расчетной матрицы лежит утверждение о том, что, если управленческое решение может приниматься младшим начальником, то старший заведомо имеет право принять это решение. Матрица «В» формируется следующим образом. Просматривается
№Уу
1 2 3 4 5
№Ур
Ур-1 1 О О О О
Ур-2 1 1 О О О
Ур-3 О 1 1 1 1
Ур-4 1 0 0 1 0
Ур-5 1 1 1 0 0
5 = У П * Вг] ,
Рис. 2. Матрица А. Соответствие процедур принятия решений номеру уровня управления (исходный вариант).
№ Уу
1 2 3 4 5
№Ур
Ур-1 1 О О О О
Ур-2 О 1 О О О
Ур-3 О О 1 О О
Ур-4 0 0 0 0 1
Ур-5 0 0 0 1 0
Рис. 3. Результирующая матрица соответствия процедур принятия решений номеру уровня управления.
№ Уу
1 2 3 4 5
№Ур
Ур-1 О О 0 1 1
Ур-2 О 1 1 О 0
Ур-3 1 О 0 О 1
Ур-4 О 1 1 1 1
Ур-5 1 О 0 О 0
Ур-12 1 1 1 1 1
Рис. 4 Матрица исходных данных
№ Уу
\ \ 1 2 3 4 5
№Ур
Ур-1 О О 1 О 0
Ур-2 О О 1 О 0
Ур-3 О О 1 О 0
Ур-4 О О 1 О 0
Ур-5 1 О 0 О 0
Ур-12 О 1 0 О 0
Рис.5 Матрица окончательного распределения решений по уровням управления.
строка матрицы «А». Находится наивысший номер уровня управления, на котором принимается данное решение, и все предыдущие столбцы данной строки заполняются единицами. Затем осуществляется переход к следующей строке, в которой производятся аналогичные операции.
Этап 3. Определение суммарной трудоемкости управленческих решений. Суммарная трудоемкость акта принятия решений рассчитывается как произведение трудоемкости 1-того решения на число принятий этого решения в исследуемый период (в данном случае - в год) по формуле:
¿=1
Ш
j = 1. где:
. N
Э - суммарная трудоемкость акта принятия решений;
Т - трудоемкость одного (итого) управленческого решения;
Ву - число повторений принятия \-того решения на у-том уровне;
Этап 4. Перераспределение решений. Алгоритм выполнения этого этапа заключается в следующем:
1. Просматривается высший уровень управления. Предполагается, что все решения могут приниматься на этом уровне;
2. Подсчитывается суммарная трудоемкость актов принятия решений данного уровня по формуле (1);
3. Определяется число руководителей, необходимых для принятия управленческих решений по формуле (2):
Сг =
Рг
СП
Сг(у) - расчетное число руководителей;
Т(у) - трудоемкость принятия одного (у-того) управленческого решения;
F(r) - эффективный фонд времени руководителя;
4. Полученное расчетное число руководителей (Сп) сравнивается с допустимым значением Если Cr>Cd, то находится управленческое решение с высшим рангом, то есть наименее важное, снимается с этого уровня управления и передается на уровень ниже (на второй уровень). Затем вновь подсчитывается число руководителей до тех пор, пока не будет 0?СЯ. Тогда замечаются управленческие решения, которые остались на первом уровне управления (в матрице «В» в строке соответствующего решения во все последующие столбцы записываются нули). Итерационный процесс продолжается до тех пор, пока не будут просмотрены все организационные уровни и не перераспределены все решения. Результатом реализации алгоритма является матрица, в каждой строке которой содержится только одна единица. Это означает, что данное управленческое решение однозначно закреплено за конкретным уровнем управления. (Рис.3)
Проиллюстрируем сказанное на примере. В качестве исходных данных возьмем матрицу, по строкам которой зафиксировано 12 управленческих решений, а по столбцам - 5 уровней управления (рисунок 4).
© £
Я
3
г
со
2 е
8
см
СП £
Б
а
2 ©
Задача требует такого распределения элементов матрицы, чтобы каждое из 12-ти решений было однозначно закреплено за выбранным уровнем управления (рисунок 5).
Итак, на первом этапе осуществляем ранжирование управленческих решений. Предположим, что решения с 1-го по 4-ое, а также решение 12 имеют одинаковый ранг, равный пяти. Решение 5 имеет ранг, равный 1.
На втором этапе строим расчетную (промежуточную) матрицу (рисунок 6) исходя из предположения, что управленческое решение - УР®, утверждаемое на уровне^), может также утверждаться на уровне ^-1). Например, управленческое решение (УР-1), утверждаемое на уровнях 4, 5, заведомо может утверждаться и на высших уровнях 1,2,3. С этой целью в расчетной матрице для каждого управленческого решения в столбцах высших уровней принятия решений последовательно записываются единицы. Таким образом, для решения (УР-1), которое может утверждаться на уровнях 4, 5, будут записаны единицы также и в столбцах, обозначающих высшие уровни управления. В нашем примере это уровни 1, 2, 3. Следовательно, в расчетной матрице будут записаны нули только для тех уровней управления, которые не имеют права утверждать управленческие решения. Например, для решения (УР-5) единица записана только в столбце, обозначающем высший уровень управления -1, во все последующие столбцы записаны нули (рисунок 6).
На третьем этапе производим расчет суммарной трудоемкости акта принятия решений последовательно для каждого уровня управления по формуле 2. Данные сведены в таблицу 1.
На четвертом этапе управленческие решения распределяются по уровням системы управления (рис. 5). Например, процедура Ур - 1 однозначно закреплена за уровнем 3, процедура Ур - 5 - за уровнем 1, Ур - 12 - за уровнем 2 и т.д.
Таким образом, разработанная методика позволяет производить оптимальное распределение управленческих решений (процедур) по уровням управления. Число процедур принятия решений не ограничено, число уровней управления ограничено выбранной величиной.
Для оптимизации процесса принятия управленческих решений, распределенных по уровням управления, с точки зрения эффективности использования ресурсов организации, качества принятия
№Уу
1 2 3 4 5
№ Ур
Ур-1 1 1 1 1 1
Ур-2 1 1 1 О 0
Ур-3 1 ] 1 1 1
Ур-4 1 1 1 1 1
Ур-5 1 О 0 О 0
Ур-12 1 1 1 1 1
Рис. 6 Формирование расчетной матрицы В. Таблица 1.
Расчет суммарной трудоемкости принятия управленческих решений.
Перечень управленческих решений (УР) Ранг Управленчески ГО решения Трудоемкость принятия управленческ их решений (мин.) Число повторений принятия умрааленчеек их решений. Суммарная трудоемкость акта принятия решений
Ур-] 5 246.00 300 73800.00
Ур-2 5 300.00 24 7200.00
Ур-3 5 600.00 12 7200.00
Ур-4 5 700.00 80 56000.00
Ур-5 I 200.00 14 2800.00
Ур-12 5 900.00 2 1800.00
управленческих решений и снижения вероятности принятия неверных решений в условиях неопределенности и риска, необходимо обеспечить лиц, принимающих управленческие решения на различных уровнях управления соответствующими нормативными и методическими материалами.
Необходима разработка внутренних нормативных документов организации, определяющих систему и порядок взаимоотношений в организации, регламентирующих о требования, рекомендации, обязательства, правила и т.д. (4)
Внутренние нормативные документы должны быть содержательны, конкретны, логичны, непротиворечивы друг другу и требованиям действующего законодательства.
Данные документы, относительно эффективности использования ресурсов организации и качества принятия управленческих решений, классифицируются по видам направленности:
В их числе:
^Информационные, функция которых - информационное обеспечение
К ним относятся:
- Положение об организации;
- Положения о службах;
- Положения о структурных подразделениях (отделах);
- Положение о распорядке рабочего дня и т.д.;
2. Должностные, в которых оговариваются определенные аспекты, касающиеся той или иной должности.
Основными должностными документами являются:
- Должностные инструкции (регламенты);
- Контракты;
- Соглашения;
- Приказы, распоряжения должностной направленности и т.д.
3. Определяющие. Задача данных внутренних нормативных документов -определение порядка действии, отношений, условий и т.д., относительно тех или иных вопросов.
В их числе:
- Инструкция о порядке действий в непредвиденных ситуациях;
- Инструкция о порядке обращения с товарно-материальными ценностями;
- Положения о внутреннем режиме организации;
- Положения об оплате труда;
- Положение о фонде риска организации;
- Инструкция о порядке обращения с документами, составляющими тайну организации;
Рисунок 7. Модель интегрированного подхода принятия управленческих решений.
- Приказы, распоряжения, инструкции, методические рекомендации определяющей направленности и т.д.
4.Ограничивающие. Направлены на ограничение определенных действий (бездействий) по причине их нежелательности или недопустимости для экономической безопасности предприятия.
К данным нормативным документам относятся:
- Инструкция по режиму конфиденциальности, включая перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации и носящих конфиденциальный характер;
- Договор о неразглашении сведений, составляющих коммерческую тайну организации;
- Приказы и распоряжения ограничительной направленности и т.д.
5.Взаимообязывающие. Данный вид внутренних нормативных документов определяет определенные обязательства между участниками.
К ним относятся:
- Договор о материальной ответственности;
- Коллективный договор;
- Договор на обучение;
- Договор на выполнения определенной работы и т.д.
Внутренние нормативные документы позволяют создать информационную, правовую, регламентирующую базы, с помощью которых лица, принимающие решения могут обеспечивать оптимальность их принятия.
В отдельных документах определяющей направленности необходимо разработать единый алгоритм действия и универсальный подход для принятия решений по стандартным ситуациям, а также рекомендации по индивидуальным подходам принятия решений в нестандартных, нетипичных или уникальных ситуациях. Кроме того, возможна разработка инструкции по принятию решений на основе использования универсальных подходов на основе требований внутренних нормативных документов и подходов индивидуальной направленности, с учетом специфики ситуации в которой приходится принимать управленческое решение (интегрированный подход). (7)
Применение предложенных рекомендаций на практике способствует более эффективному использованию человеческого потенциала, а также временных финансовых, технических и иных ресурсов организации, повышению качества принятия управленческих решений, сни-
жения вероятности проявления разного рода рисков.
Модель интегрированного подхода принятия управленческих решений представлена на рис 7.
Из представленной модели видно, что каждый вариант решения формируется на основе наборов универсальных и индивидуальных действий. Далее проводится анализ вариантов решений, осуществляется выбор наиболее оптимального, после чего данное управленческое решение принимается.
Необходимо отметить, что универсальные и индивидуальные наборы действий, анализ вариантов решений и выбор окончательного решения осуществляются в строгом соответствии с требованиями внутренних нормативных документов, направленных на оптимальное использование ресурсов организации, качества принимаемого решения, снижение вероятности проявления рисков и т.д. (5)
Поскольку в реальных системах число уровней управления, как правило, определяется существующим типом структуры управления, а следовательно, может быть разным, предлагаемая методика оптимального распределения управленческих решений (процедур) по уровням управления, а также модель интегрированного подхода принятия управленческих решений, могут быть рекомендованы к практическому применению для проектирования и совершенствования любой системы организационного управления.
Литература
1. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. и др. Менеджмент: учебно-практическое пособие. - М.: Вузовский учебник, 2010.
2. Игнатьева А.В., Максимцов М.М. Исследование систем управления: учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ, 2010.
3. Игнатьева А.В., Концептуальные основы совершенствования механизма управления образовательными системами: М.: Вестник ГУУ № 15, 2013.
4. Демьянов А.А. «Экономическая безопасность корпоративных предприятий» Смоленск, СГТ. 2008г.
5. Демьянов А.А. «Управление риском». Смоленск, СГТ, 2018г.
6. Демьянов А.А. Повышение качества портфеля услуг многопрофильной компании. Смоленск, СГТ, 2018г.
7. Зуб А. Т. Принятие управленческих решений: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Т. Зуб. -2-е изд., испр. и доп. - М.: Издательство
О £
я
3
Г
со
2 е
8
Юрайт, 2018. - 332 с. - (Серия : Бакалавр. Академический курс).
Problem definition of optimum distribution of administrative decisions on levels in the systems of organizational management, with application of integrated approach of adoption of administrative decisions Ignatieva A.V., Demyanov A.A. Moscow State Institute of international relations of Russia (MGIMO), Russian Engineering Academy (RIA) The statement of the problem of the distribution of the acceptance of managerial decisions on the levels in the system of organizational management is outlined on the basis of the determination of the complexity of the act of decision-making and the effective time fund of the head (sphere of activity). A method is proposed, which is based on the study of the load and capacity of managers who make managerial decisions. The block diagram of the process of distribution of managerial
decisions on the levels of the system of organizational management developed by the authors is presented. A detailed description of the algorithm for solving the problem is given, illustrated with a concrete example. The need to provide people who make managerial decisions at various levels of management with the appropriate regulatory and methodological materials to optimize the process of making managerial decisions distributed at management levels in terms of the efficiency of using the organization's resources, the quality of management decision-making and reducing the likelihood of making wrong decisions in conditions of uncertainty and risk. The application of an integrated approach to the adoption of managerial decisions is shown.
Keywords: management decisions, levels of management, complexity of decision-making, ranking decisions, manager's load, optimal distribution of decisions, organizational procedures, system of organizational management, internal regulatory documents, integrated approach.
References
1. Ignatyeva A.V., Maksimtsov M.M., etc. Management: educational and practical grant. - M.: High school textbook, 2010.
2. Ignatyeva A.V., Maksimtsov M.M. Research of
control systems: the textbook for higher education institutions. - M.: UNITY, 2010.
3. Ignatyeva A.V., Conceptual bases of improvement
of the mechanism of management of educational systems: M.: GUU No. 15, 2013 bulletin.
4. Demyanov A.A. «Economic security of the
corporate enterprises» Smolensk, SGT. 2008.
5. Demyanov A.A. «Management of risk». Smolensk,
SGT, 2018.
6. Demyanov A.A. Improvement of quality of a
portfolio of services of diversified company. Smolensk, SGT, 2018.
7. A. T. tooth. Adoption of administrative decisions:
the textbook and a practical work for the academic bachelor degree / A.T. Zub. - 2nd prod., ucnp. and additional - M.: Yurayt publishing house, 2018. - 332 pages - (A Series: Bachelor. Academic course).
СЧ ai £
6
2 ©
