CC BY
8
со <
Cl
1= >
<
<
Cl 1=
Cl
О
Моделирование системы управления корпоративной предпринимательской структуры
Simulation of a Corporate Enterprise Management System
УДК 005.42
Бургонов Олег Викторович
заведующий кафедрой Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики, доктор экономических наук, профессор 190103, Санкт-Петербург, Лермонтовский пр., д. 44, лит. А
Oleg V. Burgonov
St. Petersburg University of Management Technologies and Economics Lermontovskiy Ave 44/A, St. Petersburg, Russian Federation, 190103
Голубецкая Наталья Петровна
профессор Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики, доктор экономических наук, профессор
190103, Санкт-Петербург, Лермонтовский пр., д. 44, лит. А Natal'ya P. Golubetskaya
St. Petersburg University of Management Technologies and Economics Lermontovskiy Ave 44/A, St. Petersburg, Russian Federation, 190103
Виноградова Наталья Юрьевна
доцент Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики, кандидат экономических наук
190103, Санкт-Петербург, Лермонтовский пр., д. 44, лит. А Natal'ya Yu. Vinogradova
St. Petersburg University of Management Technologies and Economics Lermontovskiy Ave 44/A, St. Petersburg, Russian Federation, 190103
В условиях усиления конкуренции, переноса ее на глобальный уровень большинство российских компаний не готово к ведению конкурентной борьбы по причине отсутствия во многих организациях современной системы управления. Для информационных процессов управления оптимальным выходом из такой ситуации является комплексная обработка информационных потоков. В связи с этим моделирование системы управления организации целесообразно осуществлять в соответствии с информационным кластером общей информационной схемы организации. Цель. Разработка методических подходов для формирования оптимальной системы управления организацией. Задачи:
◊ провести анализ информационных потоков системы управления,
◊ определить виды управленческой информации,
◊ предложить алгоритм определения вида управленческой информации;
◊ определить степени связности компонент информационного потока между собой;
◊ выявить избыточную информацию для принятия решений.
Методология. Основными методами исследования являлись сбор, обобщение и систематизация информации, методы анализа и синтеза, сравнительный метод, системный подход и системный анализ, методы моделирования. Результаты. Проведен анализ существующих информационных потоков в системе управления корпоративной предпринимательской структуры. В результате выявлены положительные и отрицательные моменты существующей модели управления малым бизнесом и ее влияние на конкурентоспособность. Выявление алгоритмов расчета показателей через показатели нулевого уровня позволит устранить дублирование последних, т. е., в конечном счете, снизить затраты управленческого труда. Предложены методические подходы к совершенствованию системы управления бизнес-структур через формиро-
вание информационных кластеров, являющихся основой подразделений организационной структуры управления. Выводы. Схема информационных потоков, отражающая систему обработки информации на предприятии, должна работать в реальном масштабе времени. Практически это означает обработку информации по мере ее поступления в систему с учетом общей схемы иерархии компонент потоков информации. Необходимо наличие компонент нулевого уровня для образования компонент более высокого уровня и за ним последующих. При этом важно так организовать принятие управленческого решения, чтобы ответственные за принятие решений были равномерно загружены в течение всего трудового процесса. Однако дискретный характер информационных потоков создает неравномерность поступления информации и в условиях децентрализации ее обработки создает слепые зоны в процессе осуществления управленческих функций, что отрицательно сказывается на эффективности принимаемых решений и, следовательно, деятельности организации. Ключевые слова: информационные потоки, система управления, управленческая информация, принципы управления
In the face of enhancing competition and its transition to the global level, most Russian companies are not prepared to compete due to the lack of a modern management system in many organizations. Complex data flow processing is the optimal method for handling the information processes of a management system. Therefore, it is appropriate to simulate a corporate management system is in accordance with the data cluster of the organization's general information pattern. Aim. This study aims to examine and develop methodological approaches to establishing the optimal management system. Tasks.
◊ to analyze the data flows of the management system,
◊ to identify different types of management data,
◊ to propose an algorithm for identifying the type of management data,
◊ to determine the degree of correlation between the components of the data flow,
◊ to identify redundant data for decision-making.
Methods. This study mainly uses such methods as data collection, consolidation and systema-tization, analysis and synthesis, comparison, systems approach and systems analysis, simulation.
Results. The existing data flows in a corporate enterprise management system are analyzed. As a result, the benefits and drawbacks of the existing small enterprise management model and its impact on competitiveness are identified. Algorithms for calculating indicators through zero level indicators make it possible to avoid duplication of the latter, i.e. to eventually reduce the management costs. Methodological approaches to the improvement of
the management systems of business structures ^
through the formation of data clusters serving ш
as a foundation for the divisions of the or- ^
ganizational management structure are pro- ^
posed. ^
Conclusion. A data flow diagram reflecting the s
data processing system of an enterprise should x
work in real time. In practice, this means da- x
ta is processed as soon as it becomes available ш
in the system, with due regard to the general m
diagram of hierarchy of data flow components. £
Zero-level components are required for the >
formation of higher-level components and the 2
subsequent ones. In this regard, it is important н
to organize managerial decision-making in such <
a way that the workload on each decision-mak- i=
er is equal throughout the entire workflow. ^
However, the discrete nature of data flows cre- s
ates an uneven flow of information, and, con- о
sidering the decentralization of data process- i-ing, results in bottlenecks in the management process, which has a negative effect on the efficiency of managerial decisions and, consequently, the organization's activity. Keywords: data flow, management system, management data, management principles
Потоки информации на предприятии обладают рядом признаков качественного и количественного свойства. Для построения информационной модели (метамодели) объекта необходимо определить совокупность наиболее важных качественных и количественных признаков рассматриваемых потоков. Потоки складываются, в конечном счете, из отдельных компонент. При исследовании свойств потоков и их компонент целесообразно применять анализ и синтез. К числу наиболее важных качественных признаков относятся вид, группа компонент потока, к количественным — количество форм и количество единиц.
Вид компоненты определяет назначение этой компоненты в информационно-управляющей системе. Существует два вида назначения в любой информационно-управляющей системе: информация прямой и обратной связи. Группа компоненты определяет функциональную принадлежность компоненты того или иного вида в информационно-управляющей системе. Количество форм — количество компонент, отражающих разные процессы. Количество единиц — количество форм, приведенное к какому-либо периоду времени. В компонентах, по существу, отражены маршрутные карты процессов.
В зависимости от количества выбранных линейно-функциональных уровней управления в информационно-управляющей системе каждое подразделение можно отнести к определенному уровню. Условно можно выделить внутренние и внешние уровни.
Для рассмотрения движения потоков информации относительно уровней системы исполь-
зуются понятия градиента и вида маршрута. Градиент уровня Gmn определяется как разность между шифрами уровней «m» и «п». В соответствии с этим целесообразно иерархию уровней кодировать монотонно-возрастающими числами. Удобно использовать систему кодирования уровней управления таким образом, чтобы наименьший по величине код присваивался низшему уровню. При такой системе кодирования положительное значение градиента маршрута на определенной его протяженности означает переход управленческой информации от уровня одного порядка к уровню более низкого порядка, например, Оа,2 = 3 - 2 = 1 > 0.
Можно выделить следующие виды маршрутов, сообразно схемам технологического процесса: прямоточный, поперечный, петлевой, цикличный, восходящий, сходящий. Прямоточным маршрутом считается маршрут, при котором информация проходит не более чем через одно подразделение каждого уровня на всем маршруте. Градиент маршрута на всем протяжении сохраняет постоянное значение относительно нуля. Величина градиента может меняться от уровня к уровню, но является знакопостоянной.
При поперечном маршруте информация проходит ряд подразделений одного и того же уровня. Петлевой маршрут предусматривает возврат информации на предыдущие уровни и — затем — последовательное движение дальше. Циклический маршрут целесообразно считать частным случаем петлевого, при котором информация возвращается в то подразделение, откуда начался маршрут. Восходящий маршрут определяет маршрут, для двух конечных точек которого градиент меньше 0, т. е. От п < 0. Сходящий маршрут, наоборот, определяет От п > 0. Исходя из данных определений совокупность информации восходящего маршрута будет безусловно плановой, а сходящего — учетной.
Все разнообразие реальных маршрутов намного больше этих двух. Поэтому задача определения вида компоненты потока значительно усложняется. С учетом всех возможных реальных маршрутов предлагается алгоритм определения вида компоненты на основе его маршрута (рис. 1). На рис. 1 буквой G обозначен градиент уровня маршрута. Градиент уровня рассчитывается для конечной и начальной точек маршрута. Обозначение Gкон означает градиент уровня для экстремальной и конечной точек петлевого маршрута. В результате реализации этого алгоритма каждому элементу массива приписывается основная (вид информации) и функциональная (группа информации) характеристики. В результате обработки управленческой информации появ-
ляется несколько видов документов: плановые, учетные и нормативные.
Построение на базе массива различных моделей информационной системы объекта заключается в упорядоченном по определенному алгоритму выборе подмножеств элементов. Возможности построения моделей на базе массива элементов достаточно широки, необходимо определить их границы. Рассмотрим самые общие и разнообразные алгоритмы расчета некоторых характеристик реальной информационной системы управления корпорацией. Введем ряд обозначений:
I — множество индексов для обозначения пересекающихся подмножеств A, B, C, E, F.
I = т
ds — «в» — элемент массива.
в с i ^ = 1
в ^ i ^ й = 0
К^ — коэффициент пересчета I -элемента на ]-периодичность.
A — подмножество индексов для обозначения вида информации/документов. Подмножество А включает в себя следующие подмножества индексов: A1 — план, А2 — учет, А3 — норматив.
В — подмножество индексов для обозначения группы информации/документов. Подмножество В включает в себя следующие подмножества индексов: В1 — основные средства, В2 — материалы, B3 — производство, В4 — реализация, В5 — финансы, B6 — труд и зарплата, В7 — социальное.
С — подмножество индексов для обозначения периодичности принятия управленческого решения/разработки документов. Подмножество С включает в себя следующие подмножества индексов: C1 — сутки, С2 — неделя, С3 — декада, С4 — месяц, С5 — текущий, C6 — квартал, С7 — полугодие, C8 — год.
Е — подмножество индексов для обозначения адреса формирования информации/документов. Подмножество Е включает в себя следующие подмножества индексов: Е1 — внутренний, Е2 — внешний.
В составе подмножества Ei имеются подмножества индексов: Е\ — не выходящих из системы, Е" — выходящих из системы. F — подмножество индексов для обозначения уровня/формирователей информации/документов.
Одной из главных задач анализа потоков управленческой информации является определение внешних связей исследуемой информационной системы управления. На рис. 2 показано количественное соотношение передаваемой и получаемой информации, рассчитанное для средней по размеру корпорации. Анализ показывает превышение потока вы-
Да
Остановка
> <с
Рис. 1. Алгоритм определения вида управленческой информации
ходящих документов над входящими в 60 раз, т. е. наблюдается относительная незначительность приходящего потока документов. Ясно, что при исследовании организации необходимо обратить основное внимание на исходящую информацию.
Количества внутренних, выходящих и внешних информационных потоков рассчитывались, соответственно, по формулам (1),
(2) и (3):
Яви. = У Kj.fi, (1)
¡еЕ1
Я = у у К..й. (2)
^■внеш. . I
ПЕ2 1еЕ1
ЯвЫ,. = У У .. (3)
ЫСь
При проектировании системы обработки данных для принятия управленческого решения большое значение имеет периодичность поступления информации и реакции на нее. Анализ движения информации приводит к планомерной, ритмичной, бесперебойной работе управленческих работников. На рис. 3 представлена
> <с
Количество информации, %
В том числе на выходе, 8%
Внешние, 2%
Внутренние, 90%
Количество единиц, %
Всего, 40%
Внутренние, 40%
Внешние, 0%
В том числе на выходе, 20%
Рис. 2. Внешние связи информационной системы управления
периодичность возникновения информации по календарному периоду: сутки, неделя,год, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Более 80% форм информации возникает по итогам года и месяца. Годовая информация представлена в основном регистрами, документами, ведущимися в течение года и по окончании, сдающимися в архив. К ним относятся первичные регистры, в которых отражается первичная хозяйственно-финансовая деятельность предприятия. Они легко систематизируются и обрабатываются.
Больше проблем с обработкой месячной информации, состоящей в большей степени из различных отчетов по направлениям работы организации и ее функциональных отделов. Соотношение количества единиц информации дает несколько иную картину периодичности обработки документов. Значительным (около 7,5%) остается количество месячных документов. Однако на первый план по объему составления и обработки выдвигаются документы суточной и сменной периодичности (88,5%). Так
как суточные документы формируются на основе первичных документов типа накопительных журналов, проблему улучшения обработки этой информации необходимо решать только совместно. В этом случае появляются большие возможности для совмещения отдельных видов документов. Наибольший эффект при этом может достигаться при одновременном применении специализированных программ и устройств регистрации информации. Все это, в конечном счете, устраняет дублирование в работе управленческих работников, рутинные работы по переписыванию данных с одного документа на другой, составление сводных документов.
Единицы и формы информации не совпадают по итоговым значениям. Это вызвано тем, что в информацию, помимо внешних документов, включены и так называемые «псевдодокументы». Под «псевдодокументом» понимается группа данных непосредственных замеров производственной деятельности (диаграммы показаний приборов, визуальные замеры
Периодичность формирования форм информации, %
Суточные,
Годовые, 44%
Полугодовые, 3%
Недельные, 0%
Декадные, 0%
Месячные, 37%
Текущие, 2%
Квартальные, 10%
> <
Периодичность формирования единиц информации, %
Рис. 3. Временные характеристики информационной системы
и т. д.), которых в организации промышленности значительное количество. Для каждой периодичности расчеты количеств документов однотипны. Расчеты проводятся по формуле:
Я; = Х К^, ] = 1,2,..., 8. (4)
В связи с выделением в аппарате управления иерархии подразделений проведем анализ взаимодействия уровней за определенный период времени. Одним из важнейших принципов, применяемых к анализу организации, является принцип обратной связи [1, с. 30]. На рис. 4 представлены взаимосвязи четырех уровней управления, включая внешнюю среду. Четвертый уровень включает в себя все внешние организации, в том числе и те, которые могут не быть управляющими по отношению к рассматриваемым трем уровням. Приведенные количества информации не включают в себя потоки внутреннего оборота, т. е. оборота
в пределах одного уровня. Самое значительное количество информации на выходе имеет второй уровень, причем подавляющее количество этих документов (95%) уходит из предприятия. Очень тесно связан с внешней средой и первый уровень — 54% всех документов на выходе передается в четвертый уровень.
Согласно кибернетическому принципу управления, более низкие уровни системы управления решают задачи управления в более дезагрегированном виде, чем вышестоящие уровни [2, с. 11]. Принимая в первом приближении документ как единицу потока информации, можно считать, что при переходе от верхних уровней к нижним плотность этого потока должна возрастать. Количество документов, для которых G > 0, является монотонно возрастающей величиной на всем участке, где рассчитывается величина G. Наоборот, при переходе от нижних уровней управления к более верхним поток количественно убывает.
> <с
0 ® п К
Р сг
1 3
3 &
60 ООО
40 ООО
20 ООО
12 3 Уровни
управления
Уровень поставщика ----Всего на выходе
■ в т. ч. по уровням потребителей---в т. ч. по уровням потребителей
■ в т. ч. по уровням потребителей -в т. ч. по уровням потребителей
Рис. 4. Иерархическая характеристика информационной системы
£ а о
■е
к к а
а)
<о О
100 80 60 40 20
Шифр уровня Разрабатывается Передаются на В том числе во Виды
документов, шт. другие уровни внешние информации
□ Ряд 1 □ Ряд 2
Рис. 5. Транзитные характеристики информационной системы
Для построения оптимальной системы управления величины сжатия и расширения потоков должны быть близкими между собой. Из диаграммы видно, что при переходе от третьего ко второму и дальше от второго к первому уровню величина расширения потока равна 30. При обратном рассмотрении (от 1-го ко 2-му и от 2-го к 3-му) величина сжатия равна 27. Это говорит о том, что преобладает поток информации из системы во внешнюю среду.
На практике это объясняется тем, что предприятие в силу каких-либо причин должно передавать в вышестоящие организации дополнительное количество производственной отчетности. Так как на рис. 4 все распределение потоков информации отражает только транзитные документы, то на рис. 5 рассматривается распределение информационных потоков из числа разрабатываемых. Анализ данных показывает, что второй уровень управления является основным источником формирования потоков. Но всего лишь 2,5% из числа разрабатываемых документов передаются на другие уровни. Иначе говоря, почти все ре-
шения, разрабатываемые в этом уровне, не выходят за его пределы.
Большой поток информации, циркулирующий на втором уровне управления, является фактом того, что на нем слишком ярко отражается функциональная структура управления организацией. Тогда следует произвести пересмотр структуры управления организацией в сторону уменьшения потоков информации и принятия решений в отдельных подразделениях. Благодаря упразднению или укрупнению подразделений поток информации намного упростится, будет устранено дублирование. Это повлечет за собой улучшение управления в целом и/или высвобождение управленческих работников.
Сравнивая диаграммы 4 и 5, можно заметить, что из числа передаваемых документов первый уровень разрабатывает около 90%, в то время как второй уровень из числа передаваемых документов разрабатывает только 4%. Иначе говоря, огромный поток документов проходит через второй уровень транзитом, не уменьшаясь количественно, и, как говорилось выше, снижает величину сжатия потока. Ха-
Потоки форм информации
> <с
100 200 300 400 □ Итого □ Учетные □ Плановые
600 Количество информации
Потоки единиц информации
20 000 40 000 60 000 80 000 100 000 120 000
□ Итого □ Учетные □ Плановые
Количество информации
Рис. 6. Управленческие характеристики информационной системы
рактеристики потоков информации прямой и обратной связи в системе управления предприятия представлены на рис. 6.
По числу форм потоки учетных документов в 2 раза, а по количеству единиц за год в 8 раз превышают потоки плановых документов. Большее количество учетных документов должно подвергаться обработке и большим числом работников. А все разнообразие форм учетных документов является главной задачей информатизации обработки для построения системы принятия решений. Расчет обеих строк табл. 2 однотипен и производится по формуле:
Я1 = У Кй. (5)
В самом процессе управления можно выделить определенное количество функций управления, по которым осуществляются планирование и учет [3, с. 348]. На рис. 7 представлены направления управленческих решений. Все они, кроме последней группы, являются в какой-то мере общепринятыми и установленными. В связи с возрастанием роли и значения
социально-экономических и психологических аспектов управления представляется целесообразным условное выделение еще одной функции управления — социальной.
Если по количеству форм документов не наблюдается очень заметных различий, около половины информации идет по направлениям «финансы», «труд», «заработная плата», то по количеству единиц информации картина резко меняется. Наибольший удельный вес среди документов планирования и учета имеют информация финансового характера, реализации (составляют свыше 80%). Это обстоятельство отражает сущность корпоративного управления крупным современным холдингом.
Важной характеристикой потоков управленческой информации являются взаимосвязи компонент потоков между собой. Для выявления степени связности компонент между собой следует сравнить количество документов формирователей для всех обследованных форм документов и количество форм документов, в формировании которых участвует определенное количество документов-формировате-
Количество форм информации, %
> <с
Труди зарплата. 21%
Финансы, 21%
Социальная, 7%
Основные средства, 17%
Материалы, 9%
Производство, 17%
Реализация, 8%
Количество единиц информации, %
Социальная, 0%
Труди зарплата, 1%
Финансы, 55%
Основные средства,
Материалы, 2%
Производство, 7%
Реализация, 29%
Рис. 7. Направления управленческих решений, связанных с планированием и учетом
лей. Чем меньше количество формирователей у каждой компоненты потока, тем менее эти потока взаимосвязаны, и тем меньше это оказывает влияние на последовательность обработки потоков информации. Как правило, большое количество формирователей говорит о дублировании показателей в документах.
Часть информации, получаемой функциональным руководителем, является избыточной. Все многообразие взаимосвязей компонент потоков информации можно представить двумерным ориентированным графом G (Х,Ц) и его матрицей смежности А [4, с. 49]. В матрице смежности этого графа сумма элементов матрицы по строке ^ а1 означает количество компонент, в формировании которых участвует компонента соответствующей строки. Сумма элементов по столбцу ^ а-; — количество компонент-формирователей компоненты данного столбца.
Если для первичного документа ^ а-; = 0 , для промежуточных компонент ^а1 ф 0 и ^а; ф 0 . Из всех компонент, для которых ^ а1 = 0 , часть связана с внешней средой, т. е. уходит из системы управления предприятием. «Внешняя среда организации включает в себя большое количество взаимодействующих друг с другом сфер. Этот вариабельный и стохастический по своей природе конгломерат ставит перед различными бизнес-организациями множество проблем» [5, с. 50]
Оставшиеся компоненты считаются потенциально избыточными и подлежащими удалению из оборота. Некоторые из них, правда, имеют определенное назначение. Однако эта информация незначительна по количеству и легко обнаруживается при устранении избыточности. Известно, что обработка информации занимает у руководителя организации от 60 до 80% полезного рабочего времени. Поэто-
му уменьшение избыточности информационных потоков на одну треть дает возможность сэкономить по меньшей мере 20% полезного времени управленческих работников.
Если HО > HФ - HП , это означает, что одна и та же информация одновременно остается в подразделении-формирователе и передается в другое подразделение. И0 означает неиспользуемые формы документов из числа остающихся. Расчет оседающих документов производится по формуле:
НОС = ИПР - ИТР . (6)
Коэффициент избыточности информации для каждого подразделения и по холдингу в целом для подразделений рассчитывается по формулам:
Кизб = (НоСш + И0ш)/ ИоСш + Н01), (7)
т т
К изб = У (И0С1 + И0а) / у ( ИоС1 + Ио1 ). (8)
¡=1 ¡=1
Расчеты показывают, что в целом по организации оказывается избыточным около 40% информации. Специалистам по корпоративному управлению следует определить подразделения, в которых избыточность должна быть устранена в первую очередь, и документы (единиц форм), подлежащие рассмотрению на избыточность. Устранение дублирования информации вызовет сокращение живого труда управленческих работников, занятых бесполезной работой по обработке излишних показателей.
Литература
1. Бургонов О. В., Ивлева Е. С. Совершенствование
управления предпринимательскими структурами
на основе концепции управления стоимостью // <
Экономика и управление. 2016. № 4 (126). щ С. 28-32.
2. Глухенькая Н. М. Исследование систем управления ^ персоналом организации. Прага: Vëdecko vydavatelské centrum «Sociosféra-CZ», 2014. 96 c. s
3. Мильнер Б. З. Теория организации: Учебник. 8-е х изд., перераб. и доп. М.: Инфра-М, 2012. 848 с. х
4. Надеждин Е. Н., Бушуев В. Д. Методы моделиро- 5 вания в задачах исследования систем организаци- m онного управления / Под ред. Е. Н. Надеждина. 2 Тула: АНО ВПО «ИЭУ», 2011. 279 с. >
5. Антохина Ю. А., Варжапетян А. Г., Сольницев Р. И. 2 Улучшение качества функционирования организа- fE цией при управлении по результатам // Экономика <
и управление. 2016. № 11(133). С. 49-55. с
s
References g
ш
1. Burgonov O. V., Ivleva E. S. Sovershenstvovanie upravleniya predprinimatel'skimi strukturami na osnove kontseptsii upravleniya stoimost'yu [Improvement of enterprise management based on the concept of value management]. Ekonomika i upravlenie, 2016, no. 4 (126), pp. 28-32.
2. Glukhen'kaya N. M. Issledovanie sistem upravleniya personalom organizatsii [A study of personnel management systems of the organization]. Praha, Vëdecko vydavatelské centrum «Sociosféra-CZ», 2014. 96 p.
3. Mil'ner B. Z. Teoriya organizatsii [Organization theory]. Moscow, Infra-M Publ., 2012. 848 p.
4. Nadezhdin E. N., Bushuev V. D. Metody modeli-rovaniya v zadachakh issledovaniya sistem organi-zatsionnogo upravleniya [Modeling methods to study the problems of organizational management systems]. Tula, Institute of Economics and Management Publ., 2011. 279 p.
5. Antokhina Yu. A., Varzhapetyan A. G., Sol'nitsev R.I. Uluchshenie kachestva funktsionirovaniya orga-nizatsiey pri upravlenii po rezul'tatam [Improving the quality of corporate management through management by results]. Ekonomika i upravlenie, 2016, no. 11 (133), pp. 49-55.
