Современные подходы к организации управленческого учета в подразделениях МЧС России Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

© Коротоношкина Н. И., Селиванова Г. П., 2012

КОРОТОНОШКИНА Наталья Ильинична

Аспирант кафедры финансового и управленческого учета

Уральский государственный экономический университет

620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной Воли, 62/45 Контактный телефон: (904) 381-94-77 e-mail: natalya.kor@inbox.ru

СЕЛИВАНОВА Галина Павловна

Доктор экономических наук, профессор кафедры финансового и управленческого учета

Уральский государственный экономический университет

620144, РФ, г. Екатеринбург, ул. 8 Марта/Народной Воли, 62/45 Контактный телефон: (343) 251-96-41 e-mail: buanco@usue.ru

Современные подходы к организации управленческого учета в подразделениях МЧС России

Ключевые слова: система управленческого учета; организационная структура; управленческая отчетность; информационные потоки; затраты; документограмма; центры ответственности.

Аннотация. Исследуются вопросы повышения эффективности организации управленческого учета на примере подразделения МЧС России по Свердловской области. Осуществлен анализ организационной структуры, технико-экономических показателей. Структурированы информационные потоки (на основе информационных потоков по учету труда и заработной платы) с использованием методики построения диаграмм потоков данных (DFD). На основе DFD составлена документограмма; определен состав информации, необходимой для принятия управленческих решений; разработан план счетов управленческого учета.

В повседневной хозяйственной деятельности любой организации возникают значительные объемы оперативной информации, которую необходимо максимально эффективно использовать [1]. Справиться с данной проблемой поможет разработка системы управленческого учета, которая призвана обеспечить каждого менеджера необходимой информацией.

Эффективная организация управленческого учета в подразделениях МЧС Российской Федерации [2] позволит решить следующие задачи:

• оценить эффективность деятельности организации;

• произвести финансовый контроль затрат;

• качественно планировать и управлять бюджетом;

• разработать и внедрить новые информационные системы;

• осуществить своевременную подготовку информации об операционной деятельности каждого отдела учреждения.

Авторами рассмотрена организационная структура Федерального государственного казенного учреждения «60 отряд Федеральной противопожарной службы по Свердловской области» (далее - 60 ОФПС) (рис. 1).

Прежде чем приступить к разработке системы управленческого учета, необходимо было проанализировать организационную структуру как исследуемого учреждения, так и структуру его информационного обеспечения, оперативность и качество

100 ► Известия УрГЭУ

3(41)2012

Рис. 1. Организационная структура ФГКУ «60 ОФПСпо Свердловской области»

финансового и хозяйственного учета, соответствие деятельности подразделений заданной стратегии. Для исследования использовались следующие методы: опрос специалистов; изучение существующих положений и регламентов. По результатам анализа было сформировано предварительное представление об общей потребности в управленческой отчетности и источниках данных для ее подготовки.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связей между ними. Организационная структура 60 ОФПС относится к линейному типу, т. е. каждый руководитель структурного подразделения отряда обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности.

Характер связей между подразделениями и должностями - линейный, что подразумевает административное подчинение и позволяет эффективно управлять данным учреждением.

Анализ технико-экономических показателей для руководителей производится на основании данных бухгалтерской отчетности. В соответствии с приказом МЧС России от 16 июня 2010 г. № 272 «Об оптимизации состава территориальных подразделений Федеральной противопожарной службы» в целях совершенствования управления в области пожарной безопасности, гражданской обороны и защиты территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера ГУ «60 ОФПС по Свердловской области» было реорганизовано путем присоединения к нему ГУ «33 ОФПС по Свердловской области» и ГУ «50 ОФПС по Свердловской области». Поэтому при анализе технико-экономических показателей 60 ОФПС необходимо учитывать показатели 33 ОФПС и 50 ОФПС за 2009 г. (табл. 1). В 2011 г. ГУ «60 ОФПС по Свердловской области» был присвоен статус Федерального государственного казенного учреждения (ФГКУ).

Таблица 1

Технико-экономические показатели ФГКУ «60 ОФПС по Свердловской области»

Показатель 2009* 2010 2011 Изменение показателей, %

1. Среднесписочная численность личного состава, чел. Сотрудники 471 372 377 -19,96

Работники 167 91 92 -44,91

2. Основные средства, тыс. р. Балансовая стоимость 95 716,3 133 497,80 212 449,56 54,95

Амортизация 63 825,4 88 434,62 101 269,91 58,67

Остаточная стоимость 31 890,89 45 063,17 111 179,64 248,62

3. Материальные запасы, тыс. р. 10 826,00 7 577,33 8 899,50 -17,79

4. Объем финансирования, тыс. р. Оплата труда сотрудников 113 475,9 104 026,50 105 504,03 -7,02

Оплата труда работников 31 318,26 18 560,90 19 118,94 -38,95

Оплата работ, услуг 11 547,98 11 144,94 14 183,82 22,82

Увеличение стоимости основных средств 431,59 50,00 255,90 -40,07

Увеличение стоимости материальных запасов 2 449,26 1 084,70 840,40 -65,69

ГСМ 50 222,93 2 421,37 4742,74

Вещевое обеспечение 186,77 96,00 9,89 94,70

Примечание. * Суммированные показатели 33 ОФСП и 50 ОФПС.

Из табл. 1 видно, что в результате реорганизации отрядов Федеральной противопожарной службы (далее - ФПС) в форме присоединения численность сотрудников

102 У Известия УрГЭУ

3(41)2012

сократилась на 19,96%, а численность работников - на 44,91%. В результате снизился объем финансирования на оплату труда сотрудников на 7,02%, работников - на 38,95%.

Стоимость материалов за три года уменьшилась на 17,79%. Балансовая стоимость основных фондов на 31 декабря 2011 г. увеличилась на 54,95% по сравнению со стоимостью основных фондов на 31 декабря 2009 г., несмотря на то что объем финансирования на покупку основных средств в 2011 г. сократился почти в 2 раза. Это связано с тем, что, кроме доведения бюджетных ассигнований до получателя, основные средства и материальные запасы поступают в ФПС по линии централизованного снабжения.

Информационное обеспечение менеджмента представляет собой совокупность сведений о состоянии и динамике изменений объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Для структурирования в укрупненной форме информационных потоков, возникающих при реализации функциональных процессов учреждения, целесообразно воспользоваться методикой построения диаграмм потоков данных - Data Flow Diagrams (DFD). DFD-методика ориентирована на моделирование информационных систем. Основная цель построения DFD-диаграмм заключается в уточнении преобразований входных данных в выходные, а также в идентификации отношений между работниками.

Пример построения DFD-диаграммы ФГКУ «60 ОФПС по Свердловской области» по учету кадров и заработной платы приведен на рис. 2.

Схему, которая представляет в единой иерархии функциональные процессы, связанные между собой потоками данных, можно построить для любого другого функционального процесса. Физически процесс реализован отделом кадров и финансовым отделением, выполняющим обработку входных документов и выпуск отчетов вручную и с помощью специализированных программ «Контур-Зарплата» и «1С - Бухгалтерия государственного учреждения».

Дополнительно на рис. 2 изображены накопители данных - абстрактные устройства для хранения информации, которую можно в любой момент извлечь. Физически накопитель данных в 60 ОФПС представляет собой ящик в картотеке, компьютер, таблицы в оперативной памяти компьютера и файл на магнитном носителе. В данном случае под накопителями подразумеваются имеющиеся информационные базы по кадрам организации, а также базы по управленческому и бухгалтерскому учету, хранение сведений в которых должно соответствовать разрабатываемой информационной модели.

Далее с целью систематизации содержания, упорядочения структуры и маршрута документов необходимо разработать документограмму, отражающую содержание и последовательность всех этапов формированияи использования документов, относящихся к конкретному функциональному процессу (табл. 2).

Описанное выше представление документооборота способно не только полно отражать технологическое содержание и структуру процедур обработки и передачи информации, но и позволяет сопоставлять количественные оценки трудоемкости работ.

По каждому документу сложность операций с документами определяется периодичностью составления, их общим количеством за период, совокупной продолжительностью обработки (табл. 3).

Такой подход позволяет выделить «узкие места» информационного сопровождения функционального процесса, на которых необходимо концентрироваться при проектировании взаимодействий управленческого учета. Установлено, что для оптимизации и повышения оперативности документооборота большей части операций в 60 ОФПС необходимо применять инструменты электронного документооборота.

Для определения состава информации, необходимой для принятия систематических управленческих решений, в соответствии с организационной структурой подразделения МЧС России и целями управленческого учета в учреждении нами выделены несколько центров ответственности (рис. 3).

Рис. 2. ОБО-диаграмма информационных потоков ФГКУ «60 ОФПС по Свердловской области» по учету кадров и заработной платы

Таблица 2

Документограмма процессов учета труда и заработной платы в ФГКУ «60 ОФПС по Свердловской области»

Документ Перио- дичность выпуска документа Количество документов в год Общие трудозатраты на обработку документов, ч/год Психолог Отдел кадров Финансовое отделение Руковод- ство

Заявление □

о приеме на работу - 50 50 ■ •

Заключение психолога - 36 144 □ ■

Приказ о приеме на работу - 36 36 □ ■ •

Приказ на отпуск - 1 080 1 080 □ ■ •

Больничный лист - 31 31 ■

Приказ о поощрении Ежеме- сячно 36 72 □ ■ о •

Табель учета рабочего То же 96 96 □ ■ о

времени

Платежная □

ведомость - // - 24 24 ■

Оборотно- сальдовая - // - 72 72 □ ■ ■

ведомость —

Условные обозначения:

□ Возникновение (создание документа) • Визирование

■ Использование документа — Хранение документа

о Согласование документа — Хранение копии

Состав информации для принятия управленческих решений

Центр ответственности Должностное лицо, ответственное за предоставление информации Необходимая информация Область использования Периодичность представления Форма отчета

Обеспечение ПТВ Начальники караулов, старшие водители Сведения о техническом состоянии пожарной техники и вооружения и потребность в ПТВ, уведомления об исключительных проблемах Планирование / управление бюджетом, контроль Ежемесячно Заявка, рапорт

Общехозяйственные нужды Старшины Сведения о потребности в вещевом имуществе, в капитальном и текущем ремонте зданий пожарных частей, о потребности в хозяйственных товарах; уведомления об исключительных ситуациях Планирование / управление бюджетом, контроль Ежегодно, по требованию Заявка, акт технического состояния зданий и сооружений, рапорт

Администрация Главный бухгалтер Сводные отчеты о взаимодействиях; процедуры контроля Планирование / управление бюджетом, контроль, принятие управленческих решений Ежемесячно, ежеквартально, ежегодно, по требованию Ведомости, справки, своды

Таблица 4

Управленческий затратно-аналитический регистр ФГКУ «60 ОФПС» за отчетный период по центрам ответственности, тыс. р.

Наименование затрат План Фактические данные за месяц Отклонения за месяц (+, -) Причина отклонений Управленческие решения

на год на месяц на 01.01 на 01.02 ИТ. д. Итого за год

1. Переменные, всего В том числе: 6210 518 521 - - 6210 +3 - -

поощрительные выплаты с отчислениями в страховые фонды 2320 193 190 - - 2320 -3 Выговор работнику Дополнительные поощрения другим работникам

пожарно-техническое вооружение 100 8 8 - - 100 - - -

общехозяйственные расходы 850 71 80 - - 850 +9 Поломка детали пожарного автомобиля Повысить качество техосмотров

ГСМ 1420 118 118 - - 1420 - - -

затраты на коммунальные услуги 1000 83 83 - - 1000 - - -

прочие (содержание имущества) 520 43 40 - - 520 -3 Снижение цены Смена поставщика

2. Постоянные, всего В том числе: 127390 10616 10600 - - 127390 16 - -

оплата труда работников с отчислениями в страховые фонды 25121 2093 2078 - - 25121 19 Увольнение пожарного Поиск и принятие пожарного

амортизация основных фондов 102 269 8522 8522 - - 102269 - - -

Всего 267200 22267 22240 - - 267200 -27 - -

Далее по каждому центру ответственности был определен состав информации, необходимой для принятия управленческих решений (см. табл. 3).

Основным функциональным процессом в ФГКЦ является управленческий учет затрат. Для планирования, текущего учета и принятия управленческих решений по затратам в 60 ОФПС предлагается использовать управленческий затратно-аналитический регистр (табл. 4).

Управленческий затратно-аналитический регистр включает в себя достаточно широкий диапазон информации: классификацию текущих затрат; сведения о центрах ответственности; плановые показатели за месяц; фактические данные за месяц; результаты анализа расхождений; причины невыполнения плана; процент выполнения плана; принятые управленческие решения. Применение данного регистра позволит усилить ежемесячный контроль за использованием ресурсов.

Управленческий учет регламентируется исключительно внутрифирменными стандартами. На основании данных, полученных в ходе анализа, разрабатываются основные регламенты управленческого учета: положение об организационной структуре, положение о финансовой структуре, положение о бюджетировании, положение об учетной политике, положение о формировании системы управленческой отчетности, альбом хозяйственных операций управленческого учета, положение о составе затрат, система показателей деятельности, положение о документообороте, регламенты сбора и учета фактической информации (с целью консолидации финансовых и нефинансовых показателей группы компаний), план счетов управленческого учета.

Источники

1. Иванов В. В., Хан О. К. Управленческий учет для эффективного менеджмента. М. : ИНФРА-М, 2009.

2. Николаева О. Е., Алексеева О. В. Стратегический управленческий учет. 2-е изд. М. : Изд-во ЛКИ, 2008.