Мобильная связь в бюджетных учреждениях Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Экономика информационных технологий

МОБИЛЬНАЯ СВЯЗЬ В БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

А. М. ТЕРЕШКО, главный бухгалтер Контрольно-счетной палаты Челябинской области, действительный член Южно-Уральского территориального ИПБ

Экономическое обоснование необходимости использования сотовой связи

В последнее время все чаще бюджетные учреждения используют мобильную связь. Во избежание вопросов о нецелевом использовании служебного мобильного телефона и 81М-карты в учреждении должно быть разработано и утверждено Положение о пользовании мобильной связью, использовании средств мобильной связи и обеспечении сотрудников такой связью. В соответствии с письмом Минфина России от 05.06.20080 № 03-03-06/1/350 руководитель учреждения издает приказ, в котором определяется переченьдолжностей, имеющих право использовать мобильную связь. Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи будет являться необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной инструкции обязанностями. Услуги связи, оказываемые операторами сотовой связи, пользователям должны предоставляться на основании договора. Использование мобильной связи в служебных целях и подтверждение обоснованности производимых расходов позволяют проверить только детализированный счет оператора, который является источником для проверки осуществленных сотрудниками переговоров.

Для ограничения расходов на мобильную связь в приказе руководителя учреждения устанавливается лимит расходов. При этом лимит не подтверждает обоснованности произведенных расходов, а

только ограничивает их размер. Следовательно, наличие в учреждении утвержденных лимитов расходов не является подтверждением экономической обоснованности фактически произведенных услуг сотовой связи и контроль за этими переговорами возможен только при наличии детализированного счета оператора.

Часто на практике возникают случаи, когда работники ведут переговоры в отпускной период или в праздничные и выходные дни. В таких случаях необходимо подтверждение использования сотрудником услуг сотовой связи в служебных целях (п. 1 ст. 252 НК РФ). В письме Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 отмечается, что в случае телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе затраты на оплату этих услуг также могут признаваться обоснованными расходами. Под временем отдыха понимаются официальные выходные, праздничные дни, а также период отпуска.

Критерием обоснованности будет являться необходимость для работника в соответствии с обязанностями, установленными его должностной инструкцией, использовать сотовый телефон в служебных целях. Наличие у сотрудника ненормированного рабочего времени должно быть закреплено в трудовом или коллективном договоре.

Учреждения на практике могут применять следующие способы организации мобильной связи:

• сотрудники используют личные телефоны и

личные телефонные номера;

• сотрудникам выдаются служебные телефоны, но используются личные телефонные номера (81М-карты);

• сотрудникам выдаются служебные телефоны со служебными телефонными номерами;

• сотрудники используют личные телефоны, но выдаются служебные телефонные номера (81М-карты).

При использовании сотрудником личных телефонов вопрос о выплате денежной компенсации за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, определяется соглашением сторон, выраженным в письменной форме. Порядок такой оплаты описан в ст. 188 Трудового кодекса РФ. Данная компенсация не облагается ЕСН в пределах размеров, установленных организацией (абз. 7 подп. 2п.1 ст. 238 НК РФ).

Организации следует лишь позаботиться о наличии документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества (сотового телефона) в служебных целях.

Следовательно, чтобы признать расходы на оплату сотовой связи, учреждение должно иметь следующие документы:

• договоры с оператором сотовой связи на оказание услуг;

• счета операторов сотовой связи, выставляемые за соответствующие расчетные периоды;

• детализации общей суммы платежей с указанием номеров всех телефонов абонентов;

• приказы руководителя, утверждающие списки должностей, которым при выполнении их обязанностей необходима сотовая связь. В приказах отражаются номера 81М-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками;

• должностные инструкции работников, где оговаривается необходимость использования сотовой связи;

• ведомости передачи работникам мобильных телефонов, являющихся собственностью организации, передачи работникам 81М-карт;

• иные документы, подтверждающие необходимость и обоснованность расходов мобильной связи.

Сотовый телефон как объект основного средства

В соответствии с инструкцией по бюджетному учету сотовый телефон является основным средством, так как используется в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказания

услуг либо для управленческих нужд со сроком полезного использования более 12 мес.

На сотовые телефоны начисляется амортизация в соответствии со сроком его полезного использования. Данному объекту основного средства присваивается инвентарный номер. Обычно 81М-карта приобретается вместе с сотовым телефоном. Как показывает практика проверок, многие организации согласно принятой учетной политике отражают в бухгалтерском учете 81М-карту и сотовый телефон как единый инвентарный объект, поскольку они выполняют свои функции, только находясь совместно, т. е. стоимость 81М-карты формирует первоначальную стоимость сотового телефона. По мнению автора, затраты на ее покупку не следует включать в первоначальную стоимость сотового телефона и учитывать как единый инвентарный объект по следующим причинам:

• данная 81М-карта может быть переставлена в другой сотовый телефон (в случае замены сотового телефона);

• уже имеющийся сотовый телефон может быть подключен к другому сотовому оператору (за-менасамой 81М-карты);

• на имеющемся сотовом телефоне может использоваться обычная 81М-карта, а в период зарубежных деловых поездок или отдыха — туристическая 81М-карта, обеспечивающая более дешевый международный роуминг;

• некоторые модели сотовых телефонов поддерживают одновременную работу двух обычных 81М-карт, автоматически выбирающие ту или иную 81М-карту в зависимости от потребности абонента. Это позволяет получать входящие и исходящие вызовы одновременно на две 81М-карты.

С учетом приведенных аргументов в бухгалтерском учете стоимость подключенной 81М-карты целесообразно учитывать отдельно от стоимости сотового телефона.

В соответствии с п. 2 Правил оказания услуг подвижной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ 25.05.2005 № 328, 81М-карта представляет собой карту, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентского устройства, ее доступ к сети подвижной связи.

Получая доступ к телефонной сети, абонент не становится собственником этой сети или какой-либо ее части. Поэтому стоимость предоставления доступа к телефонной сети не может быть учтена в качестве какого-либо вида имущества организации (актива), а должна быть отнесена на расходы учреждения.

Использование карт экспресс-оплаты для оплаты услуг сотовой связи

Согласно постановлению Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 13 июня 2006 № Ф08-2457/06-1023А, приобретенные абонентами у операторов связи или у уполномоченных ими лиц пластиковые карточки (карточки экспресс-оплаты и 81М-карты) — это средства оплаты услуг телефонной связи и средство доступа к телефонной сети.

Такие расходы отражают по дебету счета 0 401 01 221 «Расходы на услуги связи» и кредиту соответствующих счетов расчетов в зависимости от варианта осуществления платежей (за наличный расчет или в безналичном порядке).

При заключении договоров за услуги связи при безналичных расчетах следует учитывать положения Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ (ред. 28.04.2008) «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услугдля государственных и муниципальных нужд».

При оплате за услуги связи наличными денежными средствами следует соблюдать ограничения по расчетам наличными денежными средствами между юридическими лицами, установленными

Указанием Центрального банка РФ от 20.06.2007 № 1843-у (ред. 28.04.2008) «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица и кассу индивидуального предпринимателя»

Звонки на мобильный с телефона учреждения

Нередко сотрудникам организации приходится звонить с телефона городской телефонной сети на мобильный. А такие звонки платные. Поэтому возникает вопрос о необходимости обоснования производственного характера каждого звонка с телефона городской сети на сотовый. Для экономической обоснованности этих затрат в учреждении должен быть издан распорядительный документ, в котором будет утвержден перечень должностей, которым разрешено по производственной необходимости осуществлять такие звонки или перечень номеров мобильных телефонов, звонки на которые являются служебными. Современные технические средства, используемые предприятиями связи, позволяют детализировать все звонки, произведенные с городских телефонов. Поэтому учреждению нетрудно обосновать звонки, произведенные в служебных целях.