CC BY
19
ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ ПРЕДПРИЯТИЯ РАСХОДОВ НА МОБИЛЬНУЮ СВЯЗЬ
М. М. СТАЖКОВА,
кандидат экономических наук,
доцент кафедры менеджмента
ИК Государственного академического университета
гуманитарных наук РАН,
независимый консультант-эксперт
в области бухгалтерского учета,
налогообложения, финансов
В деловой жизни любого предприятия независимо от размеров и видов деятельности важную роль играет оперативный обмен информацией. Большая часть деловых переговоров происходит посредством телефонии, причем в последнее время акцент все больше смещается в сторону мобильной связи. Рассмотрим, как оформить в учете предприятия расходы на мобильную связь.
В процессе выездных налоговых проверок расходы на мобильную связь всегда обращают на себя внимание налоговых органов. Это один из тех видов прочих расходов, связанных с производством и реализацией, который вот уже долгое время вызывает много споров между налогоплательщиками и налоговыми инспекторами. Нередко свою точку зрения в отношении затрат на мобильную связь налогоплательщикам, не согласным с решениями налоговых органов, приходится отстаивать в суде.
Расходы организации на оплату услуг мобильной связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией на основании подп. 25 п. ст. 65 Налогового кодекса РФ (НК РФ). Как и для всех других расходов, эти расходы должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы, для того чтобы быть принятыми в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.
В НК РФ, а также в иных нормативных актах отсутствует перечень подтверждающих документов для услуг мобильной связи. Сотрудники Минфина России считают, что таковыми могут являться:
— перечень должностных лиц, имеющих право использовать мобильную связь в производственном
процессе. Перечень утверждается руководителем предприятия. В нем обязательно должно быть указание на причины, по которым этим сотрудникам необходима мобильная связь (отсутствие стационарного телефона на рабочем месте, разъездной характер работы и т. п.) Более того, в должностных инструкциях таких сотрудников тоже должна содержаться информация о необходимости использования мобильного телефона. Допустимо, если эта информация будет зафиксирована в трудовом договоре;
— договор с оператором связи на оказание услуг данному предприятию;
— детализированные счета оператора связи.
Примечательно, что сотрудники Минфина России считают подобные требования универсальными для всех предприятий, т. е. нет разницы, в каком мобильном телефоне будет стоять sim-карта, выданная работнику (в телефон предприятия, выданный ему, или в личный телефон).
Расходы на мобильную связь очень придирчиво оцениваются налоговыми органами в каждом конкретном случае. Так, если на предприятии есть стационарная телефония, а должность работника предполагает, что он большую часть времени находится на рабочем месте, доказать экономическую обоснованность мобильной связи практически невозможно. Наиболее благосклонно налоговые органы смотрят на возможность использования мобильной связи работниками с разъездным характером работы либо теми работниками, чьи рабочие места находятся в нетелефонизированных поме-
щениях. Разумеется, и то, и другое должно быть документально зафиксировано.
Если предприятие заключило договор с оператором связи и оплачивает несколько телефонных номеров, то счета на оплату должны в обязательном порядке содержать детализацию общей суммы оплаты по каждому номеру. Нужно это для того, чтобы проверить, для каких целей фактически использовался каждый номер, какие разговоры по нему велись (личного или производственного характера). Чтобы избежать обоснованных претензий проверяющих, необходимо тщательно отслеживать и не принимать в налоговую базу по налогу на прибыль все личные звонки сотрудников организации. Позиция налоговых органов по данному вопросу по-прежнему остается очень жесткой: каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль.
Доказать экономическую обоснованность можно указанием на номера обслуживаемых телефонов предприятия и абонентами, для звонков которым они использовались, в деловой переписке, договорах, коммерческих предложениях и иных документах производственного характера. Хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий / распоряжений на совершение таких звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то, и другое должно быть составлено в произвольной форме, с соблюдением всех обязательных реквизитов, предусмотренных Федеральном законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
К сожалению, такие требования налоговых органов реализовать на практике можно лишь на небольших предприятиях, с малым количеством абонентских номеров и небольшим количеством звонков по мобильным номерам контрагентам. Там, где масштабы использования мобильной связи малыми не назовешь, такой подход просто физически невозможен. Ведь, если обязать всех сотрудников, которые используют мобильную связь в работе, фиксировать и письменно отчитываться по каждому звонку и контрагенту, да еще и конспектировать суть разговора на производственную или непроизводственную тему, работа предприятия будет просто парализована. Сотрудники будут заняты целый день не своими прямыми обязанностями, а отслеживанием каждого звонка. Поэтому некоторые предприятия, чтобы хоть как-то регламентировать мобильную
связь, приказом руководителя вводят лимиты на каждый номер в месяц. К сожалению, такой подход не освобождает предприятие от контроля за детализацией счетов, и, если даже по конкретному номеру сотрудник уложился в лимит, без детализации счета списать такие расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль попросту невозможно. И, несмотря на очень благоприятную для налогоплательщиков позицию арбитражных судов по этому вопросу, следует быть готовыми к тому, что налоговые органы при проверках будут требовать и детализации счетов, и подтверждения направленности и необходимости разговоров по мобильным номерам. В противном случае отсутствие таких документов будет квалифицироваться как неправомерное отнесение затрат в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.
Этих проблем можно избежать, заключив с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. В этом случае вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагается никаких детализаций счетов по мобильным номерам. В этой ситуации для обоснования расходов по мобильной связи достаточно договора с оператором и подтверждающих документов, в которых прописана необходимость вести переговоры по мобильным телефонам конкретными сотрудниками в служебных целях.
Много вопросов вызывает и такая тема, как звонки по служебным мобильным номерам в период отпусков сотрудников, в выходные и праздничные дни. Позиция налоговых органов по этому вопросу следующая. Списать расходы на такие звонки и учесть их при расчете налога на прибыль в принципе допустимо, если имеется служебная записка от сотрудника или аналогичный документ, в котором содержится пояснение к таким звонкам и обосновывается их производственная необходимость. При отсутствии такой записки эти расходы не будут приняты для целей налогообложения прибыли.
Не все однозначно и с оплатой услуг связи с помощью телефонных карт экспресс-оплаты. Конечно, в обычной ситуации оплату мобильной связи предприятие производит за наличный или безналичный расчет, оформляя типовые в таком случае первичные документы. Вопросов со списанием таких сумм на расходы в налоговом учете не возникает. В то же время сотрудники предприятия могут оказаться с нулевым балансом в служебной командировке и для его пополнения приобрести карту экспресс-оплаты,
чтобы быть на связи. Позиция налоговых органов здесь такова, как и в большинстве других случаев: предприятию необходимо не только документально подтвердить такой расход, но и доказать его экономическую обоснованность, а с ней при признании расходов на мобильную связь и так много сложностей. Поэтому при проверках карта экспресс-оплаты чаще всего является камнем преткновения и приводит к спорам с налоговыми органами. Если предприятие решится признать расходы на такую карту при расчете налога на прибыль и попытаться отстоять свою позицию по данному вопросу, в качестве подтверждающих документов рекомендуется иметь саму карту экспресс-оплаты, кассовый чек, подтверждающий ее покупку, и служебную записку сотрудника, которому потребовалось срочно пополнить баланс мобильного телефона. К записке, завизированной руководителем, нужно приложить перечень звонков с кратким описанием их сути. Все это, на взглядавтора, является достаточным комплектом для экономического обоснования данной хозяйственной операции.
Разговоры в личных целях по мобильному телефону — это камень преткновения между налоговыми органами и налогоплательщиками. Часто сотрудники ведут такие разговоры по служебным номерам. Руководитель предприятия может принять решение о том, чтобы сотрудники ежемесячно возмещали стоимость личных разговоров. То есть счет, выставленный оператором связи, оплачивается предприятием полностью, а потом стоимость личных разговоров удерживается из зарплаты сотрудников или вносится ими в кассу.
В налоговом учете расходы на мобильную связь должны учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Следует помнить, что суммы, возмещаемые работниками, признаются в налоговом учете после того, как сотрудник произвел возмещение. Таким образом, уплаченное работником возмещение учитывается для целей налогообложения в составе доходов от реализации.
Некоторые руководители принимают решение оплачивать и личные, и служебные разговоры по мобильному телефону за счет средств предприятия. В этом случае стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. И для целей налогообложе-
ния прибыли расходы в пользу работников не уменьшают налоговой базы. Более того, с сумм, оплаченных предприятием за работника, нужно удержать налог на доходы физических лиц по ставке 13 %, так как эти суммы признаются доходом, полученным в натуральной форме. Также эти суммы необходимо обложить страховыми взносами во внебюджетные фонды (см. письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 121219). Исключение — суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.
На некоторых предприятиях прижилась и такая практика: договоры с операторами сотовой связи не заключаются, сотрудники в производственных целях используют личные мобильные телефоны, и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Такая практика не вызывает претензий у налоговых органов, которые считают подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлемым. Возмещение расходов сотруднику происходит следующим образом. Сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение в части этих звонков. Чтобы не было проблем, налоговые органы советуют и здесь подтвердить экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них, чтобы отделить их от звонков частного характера. В противном случае расходы на такие звонки нельзя будет учесть для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль.
Список литературы
1. Налоговый кодекс РФ (часть первая): Федеральный закон от 31.07.1998 № 146-ФЗ.
2. Налоговый кодекс РФ (часть вторая): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
4. Письмо Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19.
5. Письмо Минздравсоцразвития России от 17.05.2010 № 1212-19.
* * *
