CC BY
49
ВЕСТНИК ТГГПУ. 2011. №1(23)
ПЕДАГОГИКА
УДК 378.4
МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСОБЕННОСТИ АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ ОБРАЗОВАНИЯ В ВУЗЕ
© А.М.Галимов
В статье изложены методологические основы организации управленческого учета в вузе на основе системы менеджмента качества, системы сбалансированных показателей и информационных технологий. Рассматривается вариант развития системы управления качеством образования на основе информационной модели с системой показателей, соответствующей направлениям деятельности вуза и нацеленной на повышение качества образования. В качестве инструмента для описания деятельности по управлению вузом используется процессный подход и программный продукт Business Studio.
Ключевые слова: качество образования, менеджмент качества, управленческий учет, контроллинг, процессный подход.
Процессы управления вузом всех уровней должны быть подчинены целям и задачам развития, а также основываться на количественных и качественных показателях развития, обеспечивая соответствие этих показателей лицензионным нормативным, критериальным значениям государственной аккредитации и требованиям государственных образовательных стандартов. При этом признается, что количественные и качественные показатели развития должны свидетельствовать о повышении качества образовательного процесса. Качество определяется действием многих, в том числе локальных, субъективных, а также случайных факторов. Для предупреждения и регулирования влияния этих факторов необходима система управления (менеджмента) качеством. В то же время нужны не совокупность отдельных и разрозненных мер, а система постоянного воздействия на образовательный процесс с целью обеспечения заданного или целевого уровня качества.
Многими признается, что традиционно действующая во многих вузах система мер по управлению качеством направляет усилия и ресурсы на выявление проблем и исправление ошибок. В результате формируется система управления по отклонениям. Суть такой системы заключается в том, что управляющее воздействие появляется только тогда, когда обнаруживается отклонение. А количество и содержание отклонений прямо пропорционально зависит от системы контроля (надзора) и отчетности, что порождает все более изощренные методы и приемы контроля (отчетности), а также многократное увеличение документооборота. Эта система реагирует на ошибки и недооценивает роль профилактических мероприятий, а также роль
обслуживающих (не связанных напрямую с образовательным процессом) подразделений. Был сделан вывод, что обеспечение качества зависит от систем управления не только базовых, а может быть даже в большей степени обеспечивающих процессов организации.
Таким образом, решение задачи повышения качества образования обоснованно связывают с необходимостью создания интегрированных систем управления образовательной системой, охватывающих функции управления вузом, функции управления системой качества и функции управления образовательной системой. При этом каждый вуз, планирующий создание системы обеспечения качества образования, должен разработать свою концептуальную модель, соответствующую стратегии и программе развития вуза, а также свою методику и план ее реализации с учетом поставленных целей и университетских ресурсов. Под моделью системы менеджмента качества понимается организационная структура субъектов системы, совокупность принципов, методов, показателей и требований к различным аспектам и процессам деятельности организации, критериев, определяющих уровень совершенства этих процессов и способов их оценки, которые в совокупности определяют все процессы деятельности организации, направленные на достижение требуемых результатов по качеству.
В этой связи на рис.1 приведена концептуальная модель интегрированной системы управления образовательным процессом, которая внедрена в ГОУ ВПО "Татарский государственный гуманитарно-педагогический университет".
лей;
ры;
формирование системы целей и показате-
определение объектов управления; разработку модели бизнес-процессов; проектирование организационной структу-
Уровень знаний
Рис.1. Концептуальная модель интегрированной системы управления образовательным процессом
Как видим, система качества образовательного учреждения является частью системы менеджмента организации. Согласно ГОСТ Р ИСО 9000:2008, менеджмент качества - это координированная деятельность по руководству и управлению организацией применительно к качеству. Основным отличием менеджмента качества от других видов менеджмента организации является то, что в цепочке бизнес-процесс ^ целевые значения ^ контроль ^ управляющие решения в качестве целевых значений принимаются показатели качества. В свою очередь, показатели качества - это потребности, ожидания и требования потребителей по отношению к качеству и результатам деятельности образовательного учреждения.
С учетом этого в течение 2005-2010 гг. в Татарском государственном гуманитарно-педагогическом университете была разработана и внедрена система менеджмента качества (СМК) образования, основанная на процессном подходе и соответствующая требованиям стандарта ГОСТ Р ИСО 9000:2001 [2, 3]. В основу внедренной нами СМК заложена информационная модель с системой показателей, соответствующей направлениям деятельности вуза и нацеленной на повышение качества образования. В качестве инструмента для описания модели СМК использовался процессный подход и программный продукт Business Studio [1].
Описание модели СМК ТГГПУ позволило осуществить:
• формирование регламентирующей и методической документации;
• проектирование системы контроллинга;
• проектирование информационной системы и автоматизация системы управления.
Система целей вуза в области качества показывает, каких результатов должен достигнуть вуз в целом (стратегические цели) и как стратегия будет реализовываться на операционном уровне (операционные цели или цели деятельности). Business Studio поддерживает три подхода к формированию системы целей и показателей:
• формирование дерева целей в Навигаторе Business Studio;
• формирование дерева целей с помощью диаграммы сбалансированной карты;
• формирование сбалансированной системы показателей в соответствии с методикой Balanced Scorecard.
Определение объектов управления, разработка модели бизнес-процессов и проектирование организационной структуры СМК ТГГПУ осуществлялись сотрудниками Научно-образовательного центра изучения проблем управления в рамках реализации аналитической ведомственной целевой программы Министерства образования и науки РФ "Развитие научного потенциала высшей школы (2009-2011 годы) по проекту №3.2.1/7058 "Разработка процессной модели
управления в сфере образования".
Процессный подход - это подход к анализу и синтезу деятельности организации, основанный на выделении составляющих деятельность бизнес-процессов. Существующие управленческие техники и методики, такие как: система менеджмента качества, бюджетирование, CRM и пр., являются способами организации бизнес-процессов. По логике и содержанию, основной вид деятельности вуза - образовательная деятельность, достаточно корректно описывается с помощью технологий процессного подхода (Рис.2).
Рис.2. Процессная модель управления образовательной деятельностью
Разработанные элементы СМК ТГГПУ были зафиксированы в регламентирующей документации для обеспечения необходимого уровня формализации. Полученные документы используются как рабочая документация сотрудниками и исполнителями, а также специалистами для проведения аудитов системы менеджмента качества.
Можно выделить три основных вида регламентирующей документации:
• Регламенты бизнес-процессов (в т.ч. регламенты процедур, используемые в Business Studio);
• Положения о подразделениях;
• Должностные инструкции.
Дополнительно к перечисленным видам документации были применены методики, формализующие алгоритмы и правила выполнения отдельных работ. Методики позволяют сделать наиболее критичные и важные работы независимыми - при смене сотрудника работа будет выполняться одинаково.
Положения о подразделениях
Регламенты бизнес-процессов
Методики
Должностные
инструкции
Рис.3. Структура регламентирующей документации
Вместе с тем, исследование действующей практики управления высшими учебными заведениями показала, что управленческие отчеты разных уровней не всегда содержат нужную информацию в удобной форме. Данные отчетов и аналитических записок бывают плохо структурированными, перегруженными лишней информацией. Это отнимает время у руководителей, поскольку далеко не все показатели и данные отчетов необходимы для принятия управленческих решений. В бухгалтерском учете существует требование отражения в первичных документах необходимых реквизитов. По аналогии, в первичных документах управленческого учета в вузе тоже следует отражать реквизиты, но только те, которые необходимы для принятия управленческих решений. Это, на наш взгляд, сократит время обработки документов (отчетов) и сделает их более полезными для руководителей.
Ни в одних стандартах, регламентирующих учет, аналитическое обеспечение управления и отчетную информацию, не существует списка форм управленческой отчетности. Каждая организация разрабатывает их самостоятельно. То же касается базы первичной информации вуза. Унифицированные первичные документы вуза (учебные планы, ведомости, журналы, протоколы и др.) чаще всего не обрабатываются до степени пригодности для принятия управленческих решений, в тоже время, в системе документооборота вуза можно найти большое количество внутренних первичных документов, из которых управленцы могут получить необходимую информацию.
В этой связи можно сказать, что концепция контроллинга является фундаментом, который обеспечивает системную интеграцию процессной модели управления с системой качества в рамках управления образовательным процессом вуза. Считается, что основная цель контроллинга
- обеспечение системы управления вузом на достижение целей определенных стратегией развития. Итак, под контроллингом будем понимать систему непрерывной оценки разных сторон деятельности компании, ее подразделений, руководителей, сотрудников, охватывающую учет, анализ, контроль как интегральную функцию [4].
Нами предлагается методология контроллинга, учитывающая особенности образовательной организации. Концепция контроллинга включает следующие элементы вуза и управления образовательным процессом:
• Бизнес-процессы и их цели;
• Дидактические системы (ООП) и центры ответственности (кафедры);
• Система планирования и бюджетирования, формируемая на основе дидактических систем и центров ответственности;
• Система стратегического управленческого учета, основанная на показателях государственных и общественных организациях;
• Система операционного управленческого учета, основанная на показателях системы оценок БРС, КВК и СМК;
• Система стратегического управления деятельности по достижению целей вуза;
• Система операционного управления деятельности по достижению целей бизнес-процессов;
• Информационная поддержка принятия управленческих решений;
• Создание и обеспечение функционирования корпоративной информационной системы управления предприятием;
• Обеспечение управленческого процесса образовательной системы.
Путем интеграции циклов Деминга (РБСЛ), системы и методик контроллинга и СМК создается единая модель аналитического обеспечения разработки и реализации управляющих решений в образовательной системе. Единый механизм принятия управляющих решений включает следующие элементы:
• Единые формы разработки управляющих решений;
• Единые формы реализации управляющих решений;
• Единые методы разработки управляющих решений (ССП, бюджетирование, СМК, балльнорейтинговая система и др.);
• Единые методы реализации управляющих решений (документированные процедуры).
В теории разработки управленческих решений выделяют методы аналитические, статистические, математического программирования, эвристические, активизирующие, экспертные, методы сценариев и метод дерева решений. Каждый метод основан на использовании специально разработанной модели. Так, аналитические методы разработки управленческих решений, основаны на моделях, представляющих требуемый набор аналитических зависимостей и показателей.
Процедуры единой модель принятия управляющих решений включают следующие элементы:
• Разработка управляющих решений;
• Корректировка аналогических управляющих решений;
• Выбор из аналогических управляющих решений.
В связи с этим, на рис.4 приведена интегри- (контроллинга) управления вузом.
рованная модель аналитического обеспечения
Уровень знаний
Рис.4. Интегрированная модель контроллинга
Предлагаемая модель принятия управляющих решений включает ряд действий с бизнес-процессами, выполнение которых приводит к решению возникшей проблемы в образовательной системе. Единая модель принятия управляющих решений реализуется следующими сквозными бизнес-процессами образовательной системы:
• Учебный процесс;
• Стратегический управленческий учет;
• Управленческий учет образовательной системы;
• Управленческий учет системы качества;
• Корпоративная информационная система.
Внедрение в ТГГПУ интегрированной информационной системы и автоматизация управления ведется с 2008 года путем внедрения системы управления вузом класса ERP, созданной на базе отечественной сервисно ориентированной платформы ISCRA Framework.
Состав интегрированной информационной системы управления включает подсистемы:
- "Планирование учебного процесса";
- "Управление кадрами и трудовыми ресурсами";
- "Управление контингентом";
- "Приемная комиссия";
- "Электронный документооборот учебного процесса".
В данный момент завершено внедрение и запущена в промышленную эксплуатацию подсистема "Управление кадрами и трудовыми ресурсами", завершается внедрение подсистемы "Планирование учебного процесса", ведутся работы по подсистеме "Управление контингентом".
Основные задачи подсистемы "Планирование учебного процесса", реализованные к настоящему моменту и работающие в режиме опытнопромышленной эксплуатации:
— формирование учебных планов факультетов;
— формирование рабочих учебных планов, с учетом планируемых (формируются в апреле-мае) и фактических (формируются в сентябре) показателей по контенгенту;
— формирование расчетов нагрузки по кафедрам;
— формирование индивидуальных планов преподавателей.
Основные задачи, реализованные в подсистеме "Управление кадрами и трудовыми ресурсами":
— формирование данных по сотрудникам согласно стандартной карточки сотрудника;
— ведение трудовых договоров по сотруднику, ведение дополнительных соглашений на совмещение должностей и ведение дополнительных соглашений на исполнение дополнительных обязанностей;
— обработка приказов по кадровым перемещениям сотрудников;
— обработка приказов по изменению орг. структуры;
— формирование штатного расписания на определенную дату, по категориям сотрудников и источнику финансирования;
METHODOLOGICAL FEATURES OF ANALYTICAL SUPPORT FOR QUALITY MANAGEMENT EDUCATION IN THE UNIVERSITY
A.M.Galimov
The article describes the methodological basis for the organization of management registration at the university on the basis of the quality management system, balanced scorecard and information technology.
The author offers the version of the development of quality management system of education based on the information model with a system of indicators corresponding to the direction of the university and aimed at improving the quality of education. As a tool for the description of the management of the university the author used a process approach and software Business Studio.
Key words: quality of education, quality management, managerial registration, balanced scorecard, controlling, process approach.
Галимов Алмаз Мирзанурович - кандидат педагогических наук, доцент, первый проректор
- проректор по учебной работе Татарского государственного гуманитарно-педагогического университета.
E-mail: [email protected]
- формирование представлений о стимулирующих надбавках сотрудников, формирование приказа по надбавкам.
В подсистеме "Управление контингентом" средствами ISCRA Framework формируются аналитические отчеты по работе балльно-рейнговой системы ТГГПУ.
1. Галимов А.М. Из опыта разработки информаци-
онной модели управления процессом дистанционного обучения при повышении квалификации // URL: http://ifets.ieee.org/russian/periodical/ jour-
nal.html (дата обращения 24.01.2011).
2. Система менеджмента качества ТГГПУ: сб. информационно-аналитических матер. (Сер.: Обеспечение качества высшего образования). - Казань: ТГГПУ, 2010. - Вып.10.- 154 с.
3. Система менеджмента качества образования ТГГПУ: на пути к совершенству: сб. нормативноправовых и информационно-аналитических матер. (Сер.: Обеспечение качества высшего образования). - Казань: ТГГПУ, 2008. - Вып.6.- 102 с.
4. Контроллинг: словарь // URL:
http ://slovari.yandex. т/~книги/Экономический%20 (дата обращения 24.01.2011).
Поступила в редакцию 25.01.2011
