Методические рекомендации по разработке систем управленческого учета затрат на качество для проектных организаций Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

РАЗДЕЛ IV

ЭКОНОМИКА И УПРАВЛЕНИЕ

УДК 65.018.2

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ СИСТЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА ЗАТРАТ НА КАЧЕСТВО ДЛЯ ПРОЕКТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ

Е. А. Байда1, Ю. А. Павлова2

1Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия (СибАДИ), Россия, г. Омск 2ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту»

Аннотация. В статье рассматриваются основные подходы и приводятся методические рекомендации по разработке систем управленческого учета затрат на качество для проектных организаций в рамках действующей системы менеджмента качества. Данные рекомендации должны повысить результативность действующей в организации системы качества на основе выработки эффективных корректирующих и предупреждающих мероприятий в области качества, а также должны обеспечить создание конкурентных преимуществ проектной организации при участии в тендерных торгах за счет оптимального сочетания цены и качества создаваемой продукции.

Ключевые слова: затраты на качество, конкурентоспособность, система управленческого учета, качество проекта, корректирующие и предупреждающие действия.

Введение

Проектные организации - это основные участники инвестиционного процесса, направленного на создание объектов капитального строительства. На сегодняшний день в России проектные организации можно условно разделить в зависимости от перечня оказываемых услуг на три категории:

- проектные институты, занимающиеся в основном разработкой проектно-сметной документации на всех стадиях строительства объекта;

- инжиниринговые компании, которые занимаются не только разработкой проектно-сметной документации, но и реализуют функции по типу управляющей компании - заказ и поставки оборудования, осуществление всестороннего сопровождения строительства объектов;

- ЕРС-компании, осуществляющие полный комплекс услуг по строительству объектов, начиная от создания проектно-сметной документации и заканчивая сдачей объекта в эксплуатацию (строительство «под ключ»).

Большая часть отечественных проектных организаций относится к первой категории, что обусловлено особенностью рынка проектных услуг России и тем, что большинство крупных компаний-заказчиков

имеет в своем составе структуры, выполняющие ряд функций ЕРС-компаний, и не готовы от них отказаться или их сократить.

Зарубежный опыт показывает, что наличие всех трех категорий организаций -это нормальное явление на рынке проектных услуг, но деятельность организаций должна быть сбалансирована потребностями рынка.

В своей профессиональной деятельности современные проектные организаций сталкиваются с трудностями, основными из которых являются:

- низкая конкурентоспособность;

- недостаток квалифицированных кадров;

- практически полное отсутствие отечественного конкурентоспособного оборудования.

Конкурентоспособность является

основным фактором развития и эффективной работы организации в современных рыночных условиях. При этом она зависит в первую очередь от качества производимой продукции или оказываемых услуг, а также от соизмеримости качества и цены [7]. Это важный оценочный критерий для проектных организаций, который является конкурентным преимуществом при участии в тендерных торгах.

Для обеспечения конкурентоспособности, многие проектные организации уже внедрили системы менеджмента качества (СМК), сертифицировав их на соответствие требованиям международных стандартов качества [3]. Но, несмотря на это, экономическим вопросам качества, тесно связанным с понятием

конкурентоспособности, в организациях уделяется недостаточно внимания. Так, например, в рамках действующих СМК во многих организациях отсутствует система сбора и учету затрат на качество. Связано это, в первую очередь, с тем, что международные стандарты качества не рассматривают финансовый вопрос управления качеством. Вместе с тем заставить работать систему менеджмента качества на себя, использовать ее положительные функции и достичь определенных результатов, можно только с использованием экономических рычагов. Поэтому проблема управления затратами на качество становится одной из основных в деятельности организации в области обеспечения качества, что и обуславливает актуальность ее изучения.

Одной из главных целей при внедрении в организации системы управленческого учета затрат на качество является разработка нормативных документов по сбору, учету и анализу затрат на качество. При этом основными задачами, позволяющими достичь, поставленной цели являются:

Таблица 1 - Особенности проектного бизнеса

В большинстве проектных организаций уже функционируют системы менеджмента качества (СМК), сертифицированные на соответствие международных стандартов, но несмотря на это в их рамках не создаются системы учета затрат на качество, хотя классификация затрат на качество является одним из первых этапов внедрения СМК в организации. От того, насколько обоснованно

- определение специфики деятельности и особенностей работы организации;

- изучение основных этапов по сбору, учету и анализу затрат на качество, а также существующих подходов к их классификации с целью применения в деятельности конкретной организации;

- анализ реального процесса управления затратами на качество в организации;

- собственно разработка необходимых нормативных документов, регламентирующих процесс сбора, учета и анализа затрат на качество.

Именно специфика деятельности, на наш взгляд, в большей степени определяет форму и содержание системы управленческого учета затрат на качество. Таким образом, в основной части работы будут рассмотрены методические подходы к созданию систем управленческого учета затрат на качество в проектных организациях.

Разработка систем управленческого учета затрат на качество

Проектно-ориентированные организации осуществляют свою деятельность преимущественно в проектной форме. Это значит, что каждый проект уникален. Выбор такой формы существования предполагает получение доходов только за счет создания для заказчиков уникальных продуктов, с уникальными характеристиками, что определяет особенности проектного бизнеса, представленные в таблице 1 [4].

определены признаки систематизации затрат, зависит возможность их выделения в производственном процессе и

эффективность управления ими. Как уже отмечалось выше, связано это с тем, что международные стандарты не уделяют должного внимания проблеме экономики качества.

Наименование Особенность

Постоянное повышение требований к качеству проектов Постоянное совершенствование технологии проектирования и системы контроля технического уровня

Различные системы организации проектирования Система управления затратами на качества должна разрабатывается на основе внутренних стандартов предприятия

Стоимость и сроки Постоянный поиск оптимальных решений для выполнения проектов в определенные сроки с четкой себестоимостью

Кадры творческие личности и узкоспециализированные технические специалисты высокой квалификации.

Планированию работ Четкое планирование и разделение работ

Однако, проектные организации в рамках действующей СМК ведут сбор затрат, которые относят к затратам на обеспечение качества [2]. Обычно к таким затратам относятся затраты на:

- реализацию корректирующих действий;

- коррекцию;

- реализацию предупреждающих действий;

- обучение персонала в области качества;

- проведение экспертизы проектно-сметной документации (ПОД);

- приобретение программного обеспечения для создания проектов;

- приобретение технических средств;

- выплата штрафных санкций за срыв сроков подготовки проектов.

Проект - это сложный продукт, требующий больших вложений и участия большого количества специалистов. Основные факторы, влияющие на качество проектной документации, представлены на диаграмме Исикавы (см. рисунок 1).

Рис. 1. Факторы, определяющие качество проектной документации

Суммарные затраты на все эти факторы составляют общие затраты на создание проекта. Кроме этого, качество проекта также определяют внутренний и внешний аудит деятельности организации и внешняя экспертиза проекта. Так как стандарты ИСО 9000 не дают рекомендаций по ведению учета затрата на качество, то организациям необходимо самостоятельно разрабатывать данную систему. Обычно функции сбора и учета затрат на качество возложены на финансовый отдел, так как именно он занимается сбором и учетом всех денежных средств организации. В дальнейшем финансовый отдел передает данные о затратах в отдел качества (см. рисунок 2).

На рисунке 2 видно, что в процессе анализа и учета затрат на качество собственно отдел качества играет небольшую роль. Основную часть деятельности по сбору затрат выполняет финансовый отдел, а анализ и принятие решений о последующих

действиях принимается на общем собрании руководителями организации, главными инженерами и начальниками отделов. Таким образом, можно сделать вывод, что процесс сбора, учета и анализа затрат на качества децентрализован, что в значительность степени усложняет выработку и принятие управленческих решений в области качества, и снижает их эффективность.

При разработке системы управленческого учета затрат на качество следует учитывать следующие аспекты, необходимые для ее эффективного функционирования.

Система управленческого учета затрат на качество должна обеспечивать:

1) простоту определения и наглядность представления затрат на качество в процессе создания продукта;

2) порядок отнесения затрат к определенным видам, принятым в организации;

3) возможность формирования на основе данных о затратах корректирующих и предупреждающих мероприятий, для чего должны быть выделены основные факторы, определяющие качество продукции;

4) четкое распределение затрат на необходимые затраты для обеспечения качества и потери, что поможет определить направления оптимизации затрат и оценить их эффективность.

СБОР ДАННЫЙ о затратах на КАЧЕСТВО

финансовый отдел, отдел экспертизы, юридический отдел

ОБРАБОТКА ДАННЫХ О ЗАТРАТАХ НА КАЧЕСТВО

финансовый отдел

АНАЛИЗ ДАННЫХ ПО ЗАТРАТАМ НА _КАЧЕСТВО_

финансовый отдел, отдел экспертизы, юридический отдел, руководители департаментов

СОВЕЩАНИЕ

руководители организации, главные инженеры проектов, начальники отделов

При необходимости

РАЗРАБОТКА КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ МЕРОПРИЯТИЙ

руководители организации, главные инженеры проектов, начальники _отделов_

Рис. 2. Алгоритм сбора и анализа данных о качестве

На первом этапе создания системы учета затрат на качество организации необходимо определить какую классификацию затрат она будет применять [6].

Существует множество классификаций затрат на качество, каждая из которых имеет свои достоинства и недостатки. Но в рамках действующей СМК, одним из критериев классификации затрат должен быть процессный подход, который рассматривает функции управления: планирование, учет, анализ, аудит как взаимосвязанные [3].

Состав и структура затрат, сгруппированных по такому признаку, впервые была предложена американским ученым в области качества А. Фейгенбаумом. Классификации затрат на качество по Фейгенбауму получила широкое

распространение. Так, например, на ее основе в различных странах были разработаны национальные стандарты, в частности британский стандарт BS 6143 «Руководство по экономике качества» [8].

Процессный подход к управлению качеством предполагает, что качество нельзя обеспечить только путем постоянного контроля, оно должно закладываться в продукцию или услугу еще на этапе их планирования и проектирования [1]. В соответствии с этим, должна строиться и практическая деятельность по обеспечению качества в организации, и формироваться соответствующие затраты. Это и объясняет причину широкого распространения в науке и практике отечественных и зарубежных организаций классификация затрат на качество по А. Фейгенбауму.

Данная классификация может быть предложена для создания систем управленческого учета затрат на качество в проектных организациях, так как она позволит не только разделить полезные затраты и убытки, но и управлять затратами на качество с учетом специфики деятельности организации и особенностей ее продукции.

Именно данная классификация, принятая Комитетом по затратам на качество Американским обществом качества, лежит в основе международных стандартов в области экономики качества и сегодня является универсальной, то есть применяемой (при соответствующей переработке) всеми организациями, независимо от их отраслевой принадлежности или сферы деятельности.

Классификация затрат на качество по А. Фейгенбауму для проектной организации представлена на рисунок 3.

Таким образом, для повышения эффективности и результативности системы управления затратами на качество в проектной организации функция их сбора может остаться у финансового отдела, а функции учета и анализа должны быть переданы непосредственно отделу качества, который и будет разрабатывать на основе данных о затратах корректирующие и предупреждающие мероприятия в области качества.

Рис. 3. Классификация затрат по А. Фейгенбауму

Для эффективного управления затратами на качество могут быть предложены формы отчетов предоставления затрат на качество и их визуального представления в виде

диаграмм высшему руководству,

руководителям подразделений, и

сотрудникам, на основе предложенной классификации затрат (см. рисунок 4, 5).

Затраты на качество в_году

Вид затрат 1 ее. 2кв. 3 кб. 4 кб. Всего

Затраты на обеспечение качества

Затраты на оценку качества

Потери

Итого

Динамика затрат на качество в _

_годах

Вид затрат на качвство Всего за_год тыс.руб. Всего за год тыс.руб. Оттаю нения

тыс.руб %

Затраты на обеспечЕНИЕ качЕства

Затраты на оценку качЕства

ПотЕри

Итого:

Структур а затрат на качество в

_году

Динамика затрат по годам

Вид затрат 2010 2011 2012 2013 2014

Затраты на обеспЕчение качества

Затраты на оценку качЕства

Потери

Итого

Вид затрат на качество Затраты в_году тыс.руб Затраты %

1 попуг. 2 шшуг. Всего за год

Затраты на обе спе чение качЕства

Затраты на оценку качества

Потери

Итого:

Рис. 4. Формы отчетов высшему руководству

1. Общие затраты на качество

□ На

■эедетчрнш* ■««Ты

2. Затраты на оценку качества

□ 1лрли *з игпнршгу

В ' ИЯ *¥ДСГ

3. Затраты на обеспечение качества

1 на 2 н» ! нл 4 к»

□ К»

Цлгршгы ш яедмшррещи*

4. Потери

1 на 2 на 4 м

■иМАяти

Рис. 5. Диаграммы, отражающие затраты на качество

Предлагаемые примеры форм и диаграмм предназначены для представления данных о затратах на качество высшему руководству организации, что должно помочь в выборе правильного направления развития организации в области качества, а также при разработке стратегии и миссии.

Заключение

Качество - это целостная совокупность характеристик объекта, относящихся к его способности удовлетворять установленные или предполагаемые потребности. Качество проекта включает в себя все аспекты деятельности, начиная от предъявляемых требований к проекту и заканчивая конечным результатом, удовлетворяющим заказчика. Поэтому для определения методических подходов к сбору, учету и анализу затрат на качество в проектной организации необходимо знать какие факторы в большей степени определяют качество проекта, как продукта.

Управленческий учет затрат на качество позволяет разрабатывать и обосновывать эффективные управленческие решения в области обеспечения качества деятельности проектных организаций, так как он предназначен для внутреннего управления организацией, более динамичен и не зависит от внешних показателей.

Используя в процессе управленческого учета затрат на качество классификацию по А. Фейгенбауму, можно легко определить доли затрат на обеспечение качества по видам и объемы потерь от несоответствия уровня качества требованиям заказчиков, тем самым определить первоочередные направления разработки корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Рассмотренные выше методические рекомендации по разработке систем управленческого учета затрат на качества для проектных организаций сводятся к тому, что при создании данных систем необходимо учитывать:

- основные факторы, определяющие качество производимого продукта;

- особенности деятельности организации;

- функции структурных подразделений организации в области качества;

- принимаемую классификацию затрат на качество;

- взаимосвязи затрат на качество продукции и результатов деятельности организации.

С учетом этих факторов должна быть разработана система отчетов о затратах на качество высшему руководству, что позволит определить направления совершенствования системы менеджмента качества организации.

Библиографический список

1. ГОСТ Р 52380.1-2005. Руководство по экономике качества. Часть 1. Модель затрат на процесс. - М: ФГУП «Стандартинформ», 2005. - 20 с.

2. ГОСТ Р 52380.2-2005. Руководство по экономике качества. Часть 2. Модель предупреждения, оценки и отказов. - М: ФГУП «Стандартинформ», 2005. - 12 с.

3. ГОСТ Р ИС0-9004-2010. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества. - М: ФГУП «Стандартинформ», 2011. - 41 с.

4. Байда, Е. А. Обеспечение качества в управлении проектом / Е. А. Байда, Ю. А. Павлова // Véda a technologie: krok do budoucnosti - 2014. -Praha. Publishing House «Education and Science», 2014. - С.97 - 100.

5. Байда, Е.А. Методика оценки экономической эффективности проведения корректирующих действий в производственных процессах / Е. А. Байда // Вестник СибАДИ. - 2014. - №1(35). - С. 120 - 126.

6. Тавер, Е. Затраты на качество / Е. Тавер // Инженер и промышленник сегодня. - 2013. -№4(4). - С.40 - 44.

7. Хаирова, С. М. Инновационная деятельность как фактор повышения эффективности производства: монография / С. М. Хаирова, Н. П. Реброва и др - Омск: Омский государственный институт сервиса, 2011. - 184 с.

8. Экономика качества. Основные принципы и их применение / Под ред. Дж. Кампанеллы / Пер. с англ. А. Раскина / Науч. ред. Ю. П. Адлер и С. Е. Щепетова. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. - 232 с.

METHODICAL RECOMMENDATIONS ON SYSTEM'S DEVELOPMENT OF MANAGEMENT

ACCOUNTING OF EXPENSES FOR DESIGN ORGANIZATIONS' QUALITY

E. A. Bayda, Y. A. Pavlova

Abstract. The article dwells on the main approaches and methodical recommendations on system's development of management accounting of expenses for design organizations' quality within existing quality management system. These recommendations must increase effectiveness of the quality system existing in the organization on the basis of elaboration of effective correcting and warning actions in the area of quality, as well as provide creation of competitive advantages of a design organization at participation in tenders at the expense of an optimum combination of a price and quality of created production.

Keywords: expenditures for quality, competitiveness, system of management accounting, quality of a project, correcting and warning actions.

References

1. GOST R 52380.1-2005. Guide to quality economy. Part 1. Model of expenses for process. Moscow, Standartinform, 2005, 20 p.

2. GOST R 52380.2-2005. Guide to quality economy. Part 2. Model of the prevention, assessment and refusals. Moscow Standartinform, 2005, 12 p.

3. GOST R IS0-9004-2010. Managing for the sustained success of an organization - A quality management approach. Moscow, Standartinform, 2011, 41 p.

4. Bayda E. A., Pavlova Y. A. Ensuring quality in management of the project. Veda a technologie: krok do budoucnosti. 2014, Praha. Publishing House Education and Science, 2014, pp. 97 - 100.

5. Bayda E. A. Metodika ocenki jekonomicheskoj jeffektivnosti provedenija korrektirujushhih dejstvij v proizvodstvennyh processah [Technique for assesing economic efficiency of carrying out correcting actions in production]. Vestnik SibADI, 2014, no 1(35), pp. 120 - 126.

6. Taver E. Zatraty na kachestvo [Expenditures for quality]. Inzhener i promyshlennik segodnja. Moscow, Inzhener i promyshlennik, 2013, no. 4 (4), pp. 40 - 44.

7. Hairova S. M., Rebrov N. P. Innovacionnaja dejatel'nost' kak faktor povyshenija jeffektivnosti proizvodstva [Innovative activity as a factor of increasing efficiency of production]. Omsk, Omskij gosudarstvennyj institut servisa 2011, pp. 123 - 132.

8. Quality economy. The basic principles and their application. Under the editorship of J. Kampanella. Nauch. edition Yu. P. Adler and S. E. Shchepetova. Moscow, RIA Standart and kachestvo, 2005, 232 p.

Байда Елена Александровна (Россия, г. Омск) кандидат экономических наук, доцент кафедра «Управление качеством и сервис» Сибирской государственной автомобильно-дорожной

академии (СибАДИ) (644080, Россия, г. Омск пр. Мира, 5, e - mail: [email protected])

Павлова Юлия Алексеевна (Россия, г. Омск) -менеджер по качеству ФБУЗ «(Центр гигиены и эпидемиологии по железнодорожному транспорту» (644014, Россия, г. Омск, ул. 5 - я Марьяновская 4б, корп. 6, е - mail: [email protected])

Bayda E. A. (Russian Federation, Omsk) - Ph.D. in Economics, Associate Professor, department of the «Management of Quality and service» The Siberian State Automobile and Highway academy (SibADI) (644080, Omsk, Mira Ave., 5, department, e-mail: baida_elena@mail. ru)

Pavlova Yu. A. (Russian Federation, Omsk) -quality manager The center of hygiene and epidemiology for railway transport (644014, Omsk, st. 5 - I Maryanovskaya 46, a building 6, е - mail: Laveday200@mail. ru)