CC BY
222
Кассовые операции: организация работы и учета
Cash transactions: organization of work and accounting
Беляева Елизавета Олеговна
студентка 3 курса бакалавриата, экономический факультет Финансовый университет при Правительстве РФ (Липецкий филиал),
Россия, г. Липецк e-mail: aposteriorys@mail.ru
Belyaeva Elizaveta Olegovna
3rd year undergraduate student, Faculty of Economics
Financial University under the Government of the Russian Federation (Lipetsk branch),
Russia, Lipetsk e-mail: aposteriorys@mail.ru
Научный руководитель: Шамрина О.В.,
кандидат экономических наук, доцент, Финансовый университет при Правительстве РФ (Липецкий филиал),
Россия, г. Липецк
Scientific adviser: Shamrina O. V.,
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Financial University under the Government of the Russian Federation (Lipetsk branch),
Russia, Lipetsk
Аннотация.
В статье раскрыты проблемы по применению требований законодательства по кассовой дисциплине в учетном процессе. В частности, раскрыто правовое обеспечение в отношении регулирования кассовых операций, определен действующий порядок их организации и ведения. А также говорится об обязанности представления данных о наличных средствах в годовой отчетности.
Annotation.
The article reveals the problems of applying the requirements of the legislation on cash discipline in the educational process. In particular, legal support for the regulation of cash transactions has been disclosed, the current procedure for their organization and management has been determined. It also refers to the obligation to provide cash data in the annual reports.
Ключевые слова: бухгалтерский учет, кассовые операции, касса организации, наличные средства.
Key words: accounting, cash transactions, organization's cash register, cash.
В современных условиях, операции с кассой в российских организациях имеют ограниченный характер, однако наличность по-прежнему служит необходимым инструментом при осуществлении платежей.
Актуальность темы состоит в том, что от правильно организованного учетного процесса операций по кассе зависит качество формирования всех необходимых менеджменту данных в учетной системе по таким активам, необходимого при анализе.
Российское законодательство в отношении кассовых операций непрерывно совершенствуется, издаются новые нормативно-правовые документы, имеющие отношение к учету. Так, к примеру Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» №54-ФЗ [4] периодически дополняется и корректируется. При этом прослеживается неопределенность в организации кассовых операций. Анализ литературных источников показал, что имеется достаточно практических рекомендаций по применению
действующей нормативной базы, но при этом, некоторые организации испытывают проблемы. Имеются много вопросов, связанных с новым порядком работы и организации расчетов наличными с покупателями.
В частности, проблема состоит в том, что законом утверждает состав обязательных реквизитов в чеке, который должен передаваться в ОФД. Сейчас используется стандарт ФФД 1.0, который можно применять в розничной торговле. Но при оптовых продажах с авансами и предоплатами (реквизита, описывающего этот признак расчета, не заложено в ФФД 1.0), то при работе с ККТ из любой программы бухгалтерского учета возникают проблемы по отражению этих операций в учетной базе и пробивать чеки в рамках закона 54 -ФЗ.
Каждая организация, осуществляющая расчеты с покупателями через наличность обязана применять онлайн-кассы. Многие организации в настоящее время столкнулись с проблемой перерегистрации своих касс при смене типа организации или названия организации. Так, для этого необходимо закрытие фискального накопителя и снятие кассового оборудования с регистрации для текущей организации, приобретение нового фискального накопителя и потребуется перевыпуск сертификата электронной подписи для нового названия, а затем повторная электронная регистрация в налоговой службе.
Третья проблема возникает следом за вышеназванной. ККМ-online технически сложное устройство, в сравнении с обычным фискальным регистратором с ЭКЛЗ, который всегда использовался до нее. Ведь он имеет широкий спектр настроек подключения.
К четвертой проблеме можно отнести отправку чеков через оператора ОФД, в части механизма отправки чеков. Так как разными производителями предусмотрены свои интерфейсы по передаче чеков.
Пятой проблемой (технической) является тот факт, что не все программы бухгалтерского учета корректно взаимодействуют с новыми ККМ и их ПО. Часто, кассами организаций затруднено открывать смены, выбить чеки, появление ошибок, связанных с округлением сумм и неверной передачей параметров.
То есть, процесс реформирования кассовых операций является сложным, и требует правильной организации и учета.
Учет наличности является составной частью в учетно-аналитической системы организаций и является обязательным. Так, на основании ст. 5 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ такие активы являются объектами учета [3].
Учетный процесс по кассовым операциям позволяет решать комплексом задачи такие как:
- отражение посредством документальной регистрации всех хозяйственных фактов проведения операций с наличными средствами;
- полное и объективное отражения хозяйственных фактов организации с наличными средствами на бухгалтерских счетах;
- соблюдение кассовой и финансовой дисциплины;
- целевое использование наличных средств и контроль по их сохранности.
Понятие денежных средств дается в Международном стандарте финансовой отчетности (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств». Так, «денежные средства включают в себя денежные средства в кассе и депозиты до востребования».
В нормативной документации закрепляются принципы и правила по ведению учетного процесса по кассовым операциям, излагаются основы их организации и отражения в учетной системе.
Согласно Плану по бухгалтерским счетам Минфина РФ № 94н, при отражении в учете фактов с денежной наличностью организациями должен использоваться счет 50 «Касса организации» (активный) [8], по которому могут быть использованы субсчета:
50.1 «Касса организации», который применим при учете данных по поступлению и расходованию
наличности в рублях;
50.2 «Операционная касса», применимый при учете данных при перемещении наличности по кассам;
50.3 «Денежные документы», используемый при учете перемещения денежной документации;
50.4 «Касса в иностранной валюте», необходим при отражениях фактов с наличной валютой.
В кассе организации отражаются хозяйственные факты по выполненным наличным операциям. В частности, фиксируются факты получения денежной наличности с банковского расчетного счета, передача из кассы организации остатка наличных средств на расчетный счет, получения наличных средств для выдачи оплаты за труд, пособий работникам организации, подотчетным лицам, факты получения выручки наличными средствами за проданные товары и др.
В учетной системе при этом отражаются записи на определенных счетах. Так, поступление наличности подлежит учету по дебету счета 50.1 «Касса организации», расход - в кредите.
Оборот по дебету счета 50.1 «Касса организации» отражает сумму поступлений денежных средств (с расчетного счета, оплату наличными за продажи, возврат неиспользованной части подотчетной суммы и др.). Оборот по кредиту счета 50.1 «Касса организации» отражает операции по расходованию наличных денежных средств.
Аналитический учетный процесс организуется при наличии нескольких операционных касс. Для отражения фактов по проведению таких операций в организации предусматриваются дополнительные субсчета, по которым ведется подробная аналитика. Планом счетов Минфина № 94н предусмотрен субсчет 50.02 - с целью учета средств в операционных кассах товарных контор, билетных кассах, пристаней и иные. Также аналитический учетный процесс может вестись по видам валют. По каждой валюте в организации допускается предусмотреть отдельный субсчет либо отдельный аналитический показатель.
Ежедневно под конец рабочего дня в кассе формируются итоги по отраженным операциям за день, с выведением остатка наличных средств на следующую дату.
Сальдо по рассматриваемому счету показывает фактический остаток в кассе.
Организация по наличному денежному обращению регулируется Банком России (ст. 4 ФЗ «О Центральном банке») [3]. Так, например, детально порядок ведения наличных платежей регламентирован его нормативной документацией, обязательной для исполнения. Предусмотрено ограничение в расчетах наличностью - организации обязаны соблюдать лимит, рассчитываемый по п. 6 Указания Банка России № 5348-У «О правилах наличных расчетов». Максимальная сумма, которую организация допустимо внести наличными по одному договору - 100000 руб. [13].
Факт по наличным расчетам обязывает фиксировать в контрольно-кассовой технике (основание: п. 1 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ при осуществлении расчетов)» [4].
При приеме денег, кассир должен учитывать платежеспособность банкнот Банка России, согласно Указаниям Банка России № 1778-У [15].
Порядок ведения учетного процесса по кассе, контрольные мероприятия за движением денег в организациях проводится на основании разработанной учетной политике, зафиксированной руководителем и сформированной по правилам п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) [5].
Организации вправе создавать внутреннюю нормативную документацию. В частности, договора о материальной ответственности, согласно Постановления Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей», график по движению кассовой документации по требованиям ФСБУ 27/2021 [19], Положение о бухгалтерии, штатное расписание, должностные инструкции бухгалтеров-кассиров с учетом ст. 21, 22 ТК РФ [1] и др.
Согласно Указания Банка России № 3210-У, факты приема наличности оформляются в приходном кассовом ордере (ф. №0310001) [12] с отражением фактов на счетах записью:
например, Дебет 50 Кредит 51 в случае поступления наличности в кассу в результате снятия с банковского счета;
Дебет 50.1 Кредит 90.1 при получении выручки от продажи.
Выдача наличности подлежит отражению в расходном кассовом ордере (ф. №0310002). К примеру, расходные факты отражаются записью в учете следующим образом:
Дебет 73. 1 Кредит 50.1 предоставления займа работнику организации. Дебет 58.3 Кредит 50.1 предоставления займа сторонней организации. Дебет 71 Кредит 50.1 в случае выдачи наличности подотчетному лицу.
Подотчетные наличные средства выдаются на основании приказа руководителя, которым допускается утвердить суммы по нескольким подотчетным лицам либо заявления от каждого работника (основание: п. 6.3 указания Банка России № 3210-У).
При выдаче работникам оплаты за труд и иных выплаты заполняются платежные ведомости, заявления и др. При этом в учете формируется запись на счетах: Дебет 70 Кредит 50.1.
Если работник не получил полагающиеся ему наличные средства, то сумма подлежит депонированию. При этом, напротив фамилии работника указывается «Депонировано» в графе, предусмотренной для подписи.
На размер депонированной заработной платы в учетной системе необходимо составить запись: Дебет 70 Кредит счета 76, субсч. «Расчеты по депонированным суммам».
При выдаче из кассы депонированной заработной платы в будущем, оформляется бухгалтерская проводка:
Дебет 76 Кредит 50.1.
Разовые выдачи наличных денежных средств для оплаты труда сторонним лицам производятся так же с оформлением расходных кассовых ордеров.
В приходных и расходных кассовых ордерах заполняется основание отражения хозяйственных фактов с наличностью, перечисляются прилагаемая к ним документация.
Прием и выдача наличных средств по кассовым ордерам может проводится непосредственно в день их составления.
Движение средств при получении их в кассу и выдаче показывается в кассовой книге (ф. №310004 по ОКУД) [18].
На сумму наличности, которая может быть в кассе на конце дня предусмотрен конкретный лимит, который определяет их размер (основание: п. 2 указания Банка России № 3210-У). То есть, сверхлимитная денежная масса должна сдаваться на банковский счет с отражением в учете записи:
Наличные средства подлежат сдаче в банк кассовыми работниками организации или через инкассаторов. В случае сдачи наличности кассиром организации в учетной системе отражается следующая запись: Дебет 51 Кредит 50.1.
Наличные средства для сдачи на банковский счет оформляются в расходном кассовом ордере, а затем составляется «Объявление на взнос наличными» по утвержденной форме №0402001, предусмотренной в Указаниях Банка России № 3352-У «О формах документов» [14] в соответствии с требованиями Банка России, и
включает три блока: непосредственно объявление, ордер и квитанцию. Объявление на взнос наличных допускается составить вручную либо электронным способом.
При совершении ошибки, заполнившим лицом, бланк Объявления на взнос наличных средств, является не действительным. Так как документ является кассовой документацией, и исправления в ней не допускаются. Поэтому, необходимо будет составить документ заново. Данная документация должна быть подписана лицом, вносящего наличные средства, и кассиром банка как сторона, их принимающая. Такое объявление хранится в банке, вторая и третья часть: ордер и квитанция возвращаются вносителю, которая прикладывается к расходному кассовому ордеру подтверждающего выбытие наличных средств в банк как документ. Квитанция подтверждает перемещение средств из кассы организации в банк.
При передаче наличной выручки инкассатору данный факт отражается записью в учете на счетах:
Дебет 57 Кредит 50.1.
Согласно п. 9.6 Положения Банка России от 29.01.2018 № 630-П (ред. 19.08.2021 № 5897-У) кассовым работником передается инкассатору сумка с наличными средствами, вместе с накладной к сумке по ф. 0402300 и квитанцией к сумке по ф. 0402300 [20]. При этом в расходном кассовом ордере по строке «Выдать» по инкассируемой сумме указывается Ф.И.О работника, сформировавшего и передающего инкассатору банка сумку с наличностью. В строке «Приложение» необходимо проставить реквизиты квитанции к сумке, которая свидетельствует о приеме наличных средств инкассатором.
Лимит остатка кассы рассчитывается согласно указаниям Банка России № 3210-У двумя способами:
1) с учетом объема полученной наличности за продажу, по формуле:
L=V/SXZ (1)
где V - объем поступившей наличности от продаж, определяемый за расчетный период,
S - количество рабочих дней в периоде. Минимум - 1, максимум - 92,
Z - количество рабочих дней между днями получения наличности из банка. Максимум - 7, если в населенном пункте нет банка, то 14.
2) с учетом объема выданных наличных средств за период, и не превышающий 92-х рабочих дня по формуле:
Ll=C/SxZl (2)
где C - объем выданной наличности, определяемый за расчетный период (кроме средств оплаты за труд),
S - количество рабочих дней в периоде. Минимум - 1, максимум - 92,
Z1 - количество рабочих дней между днями получения наличных средств из банка. Максимум - 7, если в населенном пункте нет банка, то 14.
Таким образом, наличные средства в кассе организации, требуют качественного учетного процесса и детального контроля при осуществлении операций с ними. За счет ведения учетного процесса наличных средств в организации решаются задачи по оперативному контролю за сохранностью средств в организации. Правильный учет кассовых операций позволяет установить достоверность и целесообразность совершения действий с ними, а также законность их отражения в учетной системе.
Для обеспечения достоверных данных такие активы организации, подлежат инвентаризации на основании п. 1 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ [3]. Так, п. 26 Положения № 34н [7] при
проведении инвентаризации должны проверяться наличные средства, определяться их состояние, наличие документации. Процесс инвентаризации регламентируется в Методических указаниях по инвентаризации № 49, целью, которой является установление фактического наличия имущества и др. [11], оформление итогов проводится по определенной форме. Инвентаризация проводится обязательно перед составлением отчетности. При установлении недостачи наличных средств необходимо зафиксировать на счете потерь и недостач следующей записью:
Дебет 94 Кредит 50.
Выявленный факт излишка наличности в кассе подлежит отражению в учете записью по приходу на счет прочих доходов:
Дебет 50 Кредит 91.1
Условием формирования эффективного механизма управления движением денежных потоков организации является наличие в его структуре информационного обеспечения, представляющего собой совокупность данных бухгалтерского учета и другой внутрифирменной информации.
Согласно п. 29 ПБУ 4/99 в отчетности необходимо указывать данные по движению средств в организации в отчетном периоде, по их наличию, поступлению и расходу [6]. В ПБУ 4/99» предусмотрены методические аспекты по формированию в годовой отчетности данных по наличию и движению активов. Раскрываемые данные в отчетности о наличности организаций подлежит составлению по определенным формам.
Данные по денежным средствам организаций должна раскрываться в балансе и отчете о движении денежных средств. Порядок по составлению таких форм регулируется Приказом Минфина № 66н «О формах бухгалтерской отчетности» [9] и ПБУ 4/99.
Согласно п. 22 ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств», организациями должны быть раскрыты данные по их составу во взаимосвязи сумм, представляемых в отчете о движении во взаимосвязи со статьей из баланса [10].
В отчете отражаются данные всех поступлений наличных средств (от продажи продукции, товаров, работ, услуг, имущества, авансы, полученные от покупателей, и по прочим поступлениям).
Так же, в отчете отражаются данные по направлениям расходования (выбытии) наличных средств (на оплату товаров, работ, услуг, труда, выдачу авансов, и на прочие выплаты и перечисления).
Информация о наличных средствах организации на конец отчетного периода, подлежит отражению в составе числового показателя «остаток денежных средств на конец периода».
Организации могут применять подходы к оформлению отчета о движении денежных средств руководствуясь МСФО (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств» [16].
Согласно п. 20 ПБУ 4/99 данные об остатках по счету 50 «Касса», на отчетную дату должна представляться в Бухгалтерском балансе в разделе II «Оборотные активы» по строке 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты».
Для решения вышеназванных проблем могут быть следующие рекомендации:
- организациям необходимо предельно внимательно изучать особенности нового порядка по применению ККТ;
- организациям следует взаимодействовать с налоговыми органами и региональными властями;
- проводить ревизию кассы организации;
- при выявлении ошибок, своевременно отражать в учете исправительные записи;
- при обнаружении расчетов с покупателями не через кассу своевременно составлять чек коррекции или возврата. Ведь когда организация, имеющая онлайн-касса самостоятельно исправляет нарушение, до налоговой проверки, то она может быть освобождена от ответственности (ст. 14.5 КоАП РФ).
- в условиях реформирования онлайн-касс и для решения возникающих проблем потребуется своевременное качественное информирование организаций по всем нюансах нововведений.
Таким образом, учет фактов с денежной наличностью ведется согласно нормативных правовых актов. Нормативно-правовое регулирование в РФ обеспечивает единообразную организацию по ведению учетному процессу наличности. Все хозяйственные факты по движению наличности, в обязательном порядке отражаются организациями двойной записью на бухгалтерских счетах и группируются в годовой отчетности, являющейся основным источником данных при анализе движения денежных потоков.
Список используемой литературы:
1. ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (допол. 22.11.2021 ). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12125268/
2. ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации» от 10.07.2002 № 86-ФЗ (допол. от 29.11.2021). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12127405/.
3. ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ (допол. 02.07.2021). [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://base.garant.ru/70103036/.
4. ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (допол. 11.06.2021). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12130951/
5. Положение «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008» от 06.10.2008 № 106н (допол. 02.07.2021). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_81164/2d52707f5a 4d5314b9e470a9bf59cb826ec848dd/.
6. Положение «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99» от 06.07.1999 № 43н (допол. 08.11.2010 № 142н). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12116599/.
7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ от 29.07.1998 № 34н (допол. 11.04.2018). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12112848/.
8. Приказ МФ РФ от 31.10.2000 № 94н (допол. 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов и инструкции по его применению». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12121087/.
9. Приказ МФ РФ от 02.06.2010 г. № 66н (допол. 19.04.2019) «О формах бухгалтерской отчетности». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12177762/.
10. Приказ МФ РФ от 02.02.2011 № 11н «Отчет о движении денежных средств» ПБУ 23/2011» // Российская газета. - 2011. - № 87.
11. Приказ МФ РФ от 13.06.1995 № 49 (допол. 08.11.2010). Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/10103513/.
12. Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (допол. 05.10.2020 № 5348-У). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/70664762/.
13. Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/73905506/
14. Указание Банка России от 30.07.2014 № 3352-У «О формах документов, применяемых кредитными организациями» (допол. 28.09.2020 № 5567-У). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/70749068/
15. Указания Банка России от 26.12.2006 № 1778-У (допол. 22.08.2014) «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монет». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12151498/.
16. Приказ МФ России от 28.12.2015 № 217н (допол. 04.06.2018) (IAS) 7 «Отчет о движении денежных средств» [Электронный ресурс]. // Минфин РФ: официальный сайт. - Режим доступа: https://www.minfin.ru/common/uplo ad/library/2017/01/main/MSFO_IAS_7.pdf.
17. Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85 «Об утверждении перечней должностей». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12129724/
18. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (допол. 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм по учету кассовых операций».//Российский Налоговый курьер. - 2000. - № 11.
19. Приказ МФ от 16.04.2021 № 62н. ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/12177762/
20. Положение ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П «О порядке ведения кассовых операций и инкассации в кредитных организациях на территории РФ (ред. от 19.08.2021 №5897-У). [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://base.garant.ru/71972710/
