CC BY
86
К вопросу повышения эффективности применения информационных технологий в органах власти To the question of enhancing the effectiveness of the application of information technology in government
Фионова Людмила Римовна Fionova Luidmila Rimovna
Доктор технических наук, профессор, Декан факультета вычислительной техники Doctor of technical sciences, Professor Dean of the Faculty of computer engineering ФГБОУ ВО «Пезенскийгосударственный университет»
Penza State University lrfionova@mail.ru
Аннотация. В связи с реализацией государственной программы «Информационное общество» в органах власти особое внимание уделяется применению информационных технологий в повседневной деятельности. Необходимо добиться внедрения информационных технологий в работу каждого государственного и муниципального служащего. В статье проанализированы проблемы применения информационных технологий на примере Социального управления города. Предложены пути повышения их эффективности. Сделан акцент на системность и четкость регламентации всех процессов.
Annotation. With regard to the implementation of the State program "Information society" in authorities, special attention is paid to the application of information technology in everyday activities. Information technology must be achieved in each State and municipal employee. The article analyses the problems of application of information technology on social management example of the city. Suggest ways to improve their effectiveness. Emphasis on consistency and clarity for the regulation of all processes is placed.
Ключевые слова: электронное правительство, орган власти, требования законодательства, информационные технологии, разные виды,
электронный документооборот, проблемы использования, повышение эффективности.
Keywords: e-Government, the authority, the requirements of the law, information technology, different types, electronic document management, problem use, increased efficiency
Введение
В настоящее время процесс информатизации охватил огромное количество отраслей жизни человека. В России применение информационных технологий (ИТ) в государственном управлении значительно возросло после утверждения федеральной целевой программы «Электронная Россия» [1] и её продолжений «Электронное правительство» [2] и «Информационное общество» [3]. Реализация этих программ является значимым событием в практике российского государственного управления.
Принятие необходимых решений и разработка мер со стороны исполнительных органов власти по «обеспечению конституционных прав и гарантий граждан в основных сферах жизнедеятельности требует новых подходов к решению проблем научно-информационного обеспечения процесса управления в этих сферах» [4].
Процесс сбора информации в органе власти для принятия управленческого решения должен быть максимально упрощен. Здесь большую роль играют именно ИТ. В настоящее время становится необходимым создание развитого информационного обеспечения и информационной структуры в органах власти всех уровней.
Важно заметить, что ни одна задача не может быть выполнена, если внедрение ИТ не будет осуществлено «снизу» и прежде всего в органах местного самоуправления всех уровней, на каждом рабочем месте.
Тематика информационного обеспечения органов власти в области ИТ в настоящее время не достаточно разработана. Поэтому анализ применения ИТ в конкретном органе местного самоуправления и выявление существующих проблем является весьма актуальной задачей.
Анализ применения ИТ в конкретном органе власти
Рассмотрим применение ИТ на примере Социального управления города Пензы (далее - Управление).
Управление является органом местного самоуправления, осуществляющим полномочия в сфере социальной защиты населения.
Проводя анализ применяемых ИТ в Управлении, было выявлено, что все рабочие места автоматизированы. Имеется различная оргтехника, антивирусная защита программного обеспечения (ПО), используется специализированное ПО: «1С:Бухгалтерия», «1С:Кадры», «АС-Бюджет», информационно-поисковая система «Гарант».
Можно перечислить виды применяемых ИТ:
1. Электронный документооборот на базе Lotus Notes.
2. Электронная почта.
3. Электронная подпись.
4. Официальный сайт.
5. Информационные системы:
• «Аналитическая информационная система «Электронный регистр населения Пензенской области»;
• «Информационная система оформления удостоверений «Ветеран труда»;
• «Информационная система автоматизированного учета детей и подростков, находящихся в социально опасном положении «ДЕСОП»;
• «Автоматизированная система по расчету и начислению субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг»
Ответственным за использование ИТ является главный эксперт отдела организационно-методической и социальной работы. Его обязанности закрепляет должностная инструкция (рис 1)
Социальное управление города Пензы
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
оу.ОЛ. ло/е №
Главного эксперта отдела организационно-методической и социальной работы
1. Общие положения
1.1. Главный эксперт отдела организационно-методической и социальной работы (далее — отдел) назначается на должность и освобождается от должности начальником Социального управления города Пензы (далее - управление).
1.2. В своей работе главный эксперт руководствуется: Конституцией Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти Пензенской области, органов местного самоуправления, Положением об управлении. Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами начальника управления, положением об отделе, настоящей должностной инструкцией.
1.3. Главный эксперт подчиняется непосредственно начальнику отдела.
1.4. Главный эксперт должен: знать основы делопроизводства, правила и порядок работы с документами, служебной информацией, деловой корреспонденцией, уметь работать на персональном компьютере, пользоваться оргтехникой, выполнять правила и нормы делового общения, требования по охране труда и технике безопасности.
2. Должностные обязанности
2.1. Принимает участие в подготовке проектов постановлений и распоряжений главы администрации города Пензы, приказов начальника управления по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
2.2. Проводит обучение специалистов структурных подразделений управления и подведомственных учреждений по вопросам работы с компьютерным и
11П01ТС1ММП1.1М пГц-11Н-Ч1'|[11ГМ._
2
2.6. Осуществляет техническое обслуживание компьютеров и сети.
2.7. Осуществляет работу по поддержанию интернет-сайта управления в актуальном состоянии и размещению информации в соответствии с нормативными правовыми актами.
2.8. Является ответственным за сбор, обработку и своевременное направление информации в администрацию города Пензы для дальнейшего размещения на официальном сайте администрации города Пензы в разделе Социальная политика.
2.9. Обеспечивает обмен информацией управления с использованием электронных сетей.
2.10. Осуществляет отправку и поступление сообщений в управление по электронной почте.
2.11. Сопровождает банк данных отдела.
2.12. Готовит статистическую отчетность отдела с использованием компьютерных баз данных._
Рисунок 1 - Фрагменты Должностной инструкции главного эксперта
Для того, чтобы узнать все плюсы и минусы применения ИТ в Управлении, рассмотрим детально применение каждого вида..
Система электронного документооборота (СЭД) Lotus Notes была установлена в 2009 году по настоятельной рекомендации Правительства Пензенской области. У данной системы имеется большой плюс - она позволяет быстро создать корпоративное хранилище документов и обеспечить базовые процедуры работы с ним.
Минусами данной системы является то, что система постоянно «зависает», происходит сбой данных. Сотрудникам часто приходится перепроверять входящие документы, отсеивать «старые» от только что пришедших. При этом в Управлении отсутствуют нормативные документы, регламентирующие работу с СЭД. При приеме сотрудника на работу главный эксперт отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения каждый раз объясняет, как работать с СЭД. Кроме того отсутствует разграничение прав доступа - каждый пользователь приобретает и постепенно накапливает опыт «методом проб и ошибок». Ответы на документы отправляются в бумажном виде - это говорит о недостаточной квалификации сотрудников. Электронные копии документов не делаются, в СЭД они не включаются. Хотя СЭД органа власти должна обеспечивать «создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним». Так требуют Правила делопроизводства в органах власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ [5].
Всех перечисленных проблем можно было избежать, если бы предварительно разработали грамотный алгоритм внедрения СЭД. Такой алгоритм приведен, например в [6].
Но прежде чем внедрять новую систему необходимо разработать инструкцию по ее эксплуатации в Управлении с учетом его специфики.
Следующий вид применяемых ИТ - электронная почта. Она представляет собой систему для обмена электронными сообщениями. На диаграмме (рисунок 2) видно, что электронной почтой пользуется 132 человека (из 153 человек). Из них электронной почтой Lotus Notes пользуются - 28 человек (начальник Управления, заместитель начальника Управления, начальники отделов, главные специалисты, т.е. муниципальные служащие); почтой mail.ru - 61 человек; другими разновидностями - 43 человека; не пользуется почтой - 21 человек.
Рисунок 2 - Пользование электронной почтой сотрудниками Управления
В Управлении почта просматривается нерегулярно, без всякой системы. Часто бывает так, что пришедшая информация уже становится неактуальной. Рекомендации по работе с электронной почтой отсутствуют. Необходимо разработать Регламент работы с электронной почтой в Управлении.
Анализ применения электронной подписи показал, что используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Согласно приказу начальника управления правом пользования подписью наделены начальник управления, его заместитель, главный эксперт и начальник отдела делопроизводства и хозяйственного обеспечения, главный специалист отдела учета, отчетности и финансовой работы. В этом же приказе установлены права для каждой категории в соответствии с действующими нормами [7]. Разработка методических указаний по применению электронной подписи не требуется.
Официальный сайт Управления представляет собой совокупность логически связанных между собой веб-страниц. Порядок подготовки и размещения информации на сайте утвержден приказом начальника
Управления. Ответственным за сайт является тот же главный эксперт отдела организационно-методической и социальной работы.
Анализ сайта Управления был проведен в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [8].
Статья 13 содержит пункты информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, которые должны быть размещены в сети Интернет. Данный перечень включает в себя 29 пунктов.
В результате проведения анализа было выявлено, что сайт Управления содержит 23 обязательных пункта из 29, в том числе «Сведения о полномочиях Управления, функциях структурных подразделений, а также перечень законов и иных нормативных правовых актов, определяющих эти полномочия, задачи и функции» (рисунок 3). Данные сведения расположены по ссылке: http://www.socuprpenza.ru/mdex.php?id=40.
Рисунок 3 - Сведения об Управлении
Можно найти информацию об административных регламентах и
стандартах муниципальных услуг, формы обращений, заявлений и иных документов, принимаемых Управлением к рассмотрению, и другую информацию.
На сайте не указаны следующие обязательные пункты:
1) информация о состоянии защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций и принятых мерах по обеспечению их безопасности, о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях, о приемах и способах защиты населения от них, а также иную информацию, подлежащую доведению Управления до сведения граждан и организациям в соответствии с федеральными законами, законами субъектов РФ;
2) тексты официальных выступлений и заявлений начальника Управления и заместителя начальника Управления;
3) сведения о предоставленных организациям и индивидуальным предпринимателям льготах, отсрочках, о списании задолженности по платежам в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации.
По сравнению с показателями официальных сайтов районных администраций Пензенской области сайт Управления занимает среднюю позицию по наличию обязательных сведений (рисунок 4).
Рисунок 4 - Сравнение показателей информационной наполненности сайтов
В связи с этим Управлению необходимо целенаправленно провести сбор отсутствующих сведений, чтобы информационная наполненность возросла. Также необходимо более подробно описать размещение информации по каждому пункту в локальном правовом акте.
Нижнеломовский Социальное
район; 69% управление
^^^^^^^^^^^^^ города Пензы,
Можно заметить, что в качестве первоочередной задачи создания электронных правительств выступает «упрощение доступа ко всему объему государственной информации» [4]. А это в свою очередь приведет к следующим результатам:
1. правительства будут ближе к простым гражданам;
2. уменьшатся расходы на содержание правительственных чиновников;
3. появятся дополнительные рабочие места для специалистов в сфере ИТ
в виде провайдеров вторичных услуг;
4. расширится общенациональный рынок государственной информации.
В связи с итогами анализа Управлению необходимо целенаправленно
провести сбор, формализацию отсутствующих сведений и формирование их в электронной форме для размещения в сети Интернет, чтобы информационная наполненность достигла 90%.
Дальнейший анализ применения информационных систем при решении профильных для Управления социальных задач показа, что они отвечают всем необходимым требованиям (применение современных информационных платформ, разграничение прав доступа, вывод отчетов) и не требуют изменений и доработок.
Подводя итоги проведенного анализа, в целом, можно отметить следующее.
К сожалению, в Управлении ведение документации осуществляется в бумажном виде, хотя имеется СЭД Lotus Notes,которая выступает в качестве средства приемки входящей корреспонденции, и лишь в редких случаях - средство отправки корреспонденции.
Кроме этого в Управлении отсутствуют нормативные методические акты, которые регулируют работу с СЭД Lotus Notes, работу с электронной почтой, работу с официальным сайтом Управления.
Для повышения экономической эффективности применения ИТ предлагается:
1) провести предпроектное исследование и внедрить новую СЭД, т.к. полноценный электронный документооборот позволил бы ускорить оформление документации и реально повысил бы производительность труда и качество работы;
2) разработать Инструкцию по работе с действующей СЭД Lotus Notes, чтобы в дальнейшем сотрудникам не пришлось работать «методом проб и ошибок»;
3) разработать Регламент работы с электронной почтой, чтобы исключить нерегулярность просмотра электронной почты;
4) разработать Регламент работы с официальным сайтом Управления, обеспечивающий предоставление актуальной информации.
Все это позволит внести необходимые корректировки в использование ИТ, а также закрепить права, функции, обязанности и ответственность пользователей ИТ.
Заключение
Повышение эффективности применения ИТ в каждом органе власти является актуальной задачей, непосредственно связанной с реализацией государственной программы «Информационное общество». Проведенный анализ показал, что несистемный и необоснованный выбор видов применяемых ИТ к желаемому эффекту не приведет. Внедрение ИТ обязательно должно сопровождаться нормативной регламентацией.
Предложенные к разработке локальные нормативные акты позволят обеспечить непрерывное и устойчивое взаимодействие Управления с населением, другими органами власти на основе использования ИТ. Это сделает возможным решение важнейшей задачи повышения эффективности функционирования электронного правительства, а также обеспечит открытость в деятельности органов государственной власти и общедоступность государственных информационных ресурсов.
Библиографический список
1. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.01.2002 № 65 (в ред. от 29.06.2010) «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» // Российская Бизнес-газета. -12.02.2002. - № 6.
2. Концепция формирования в РФ электронного правительства до 2010 года (одобрена распоряж. Правительства РФ от 06.05.2008 N 632-р, в ред. Постановл. Правительства РФ от 10.03.2009 N 219) http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/93274/
3. Постановление Правительства РФ от 15.04.2014 № 313 "Об утверждении государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»" http://docs.cntd.ru/document/499091768
4. Электронный ресурс: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=607399#1 (дата обращения 14.04.2017).
5. Постановление Правительства Российской Федерации от 26.04.2016 № 356 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. - 12.09.2011. - № 37. - Ст. 5263.
6. Катышева М.А., Кирюхин Ю.Г., Фионова Л.Р. Процедура создания комплекта нормативно методических документов при внедрении и эксплуатации СЭД «01твсШт»/М.А. Катышева, Ю.Г. Кирюхин, Л.Р. Фионова// Делопроизводство, № 1, М., 2015, с. 18- 24.
7. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" // Собрание законодательства РФ", 11.04.2011, N 15, ст. 2036.
8. Федеральный закон от 09.02.2008 № 8-ФЗ (с изменениями от 09.03.2016 № 66-ФЗ) «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» // Парламентская газета. - 13-19.02.2009. - № 8.
