CC BY
22Автомобиль выступает в качестве товара и как товар имеет определенные характеристики. Каждому автомобилю присваиваются
определенные технические данные. Фирма имеет своих клиентов — покупателей автомобилей.
Автосалону задают следующие данные: марка автомобиля, модель, цена, ФИО покупателя, дата, вид доставки и т.д.
Хранить данные создать, сохранить, открыть страницу, дописать данные. В итоге, получаем заказ, статус которого мы видим и можем редактировать.
При использовании приложения нужно выполнить следующие запросы как пользователь(покупатель):
• просмотр и выдача информацию о определенном автомобиле;
• зарегистрироваться;
• написать сообщение сотруднику;
• заказать товар (автомобиль);
• оплатить покупку;
При использовании приложения нужно выполнить следующие запросы как сотрудник:
• просмотр, добавление и редактирование товара(автомобиль);
• просмотр, добавление и редактирование категории автомобиля;
• просмотр данных клиента;
• подтвердить заказ;
• ответить на сообщения;
На каждого Клиента сотрудник видит следующие сведения:
• имя;
• email;
• количество заказов клиента и просмотр заказов;
• количество сообщений клиента и просмотр сообщений;
В данных о продуктах (автомобилях) должны храниться следующие сведения:
УДК 004.91:378.1
• наименование;
• категория;
• цвет;
• тип топлива;
• стоимость товара;
• год производства;
• описание продукта(автомобиля);
• изображение автомобиля;
При просмотре, выборе и оплате продукта (автомобиля), мы получаем заказ, заказы видит сотрудник и оформляет покупку.
Данные о заказе которые видит сотрудник:
• Имя клиента;
• номер телефона клиента;
• наименование товара;
• время заказа;
• статус заказа;
Выводы
В представленной выше работе по теме «Проектирование и реализация web-приложения для автоматизации автосалона» в последовательном порядке были представлены, спроектированная база данных «Автосалона» для приложения по автоматизации управления работы Автосалона, обслуживающий клиентов в удобной форме. Для базы данных использовалась встроенная реляционная среда SQLite.
Данную программу с легкостью можно использовать, в большинстве предприятий для продажи автомобилей.
Список литературы
1. Car buyers guide - Buying and maintaining a car in NSW
2. The Car Buyers Report
3. Шмыгалева Т.А. «Разработка клиент-серверных приложений».
4. https://knowledge.allbest. ru/programming/2c 0a65625a2ac79a4c43b89421206d27 0.html
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ ПРИ РЕАЛИЗАЦИИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ВЫПУСКАЮЩЕЙ КАФЕДРЫ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Логинова Л.Н.1, ЕрмаковаÄ.E.2, Сафиуллин Р.Н.3
'Логинова Людмила Николаевна - кандидат технических наук, доцент кафедры
«Управление и защита информации»; 2Ермакова Александра Евгеньевна - заведующий лабораторией кафедры
«Управление и защита информации»; 3Сафиуллин Рамиль Наильевич - бакалавр, кафедра «Управление и защита информации», Институт транспортной техники и систем управления, Российский университет транспорта, г. Москва
USAGE MODERN TECHNOLOGIES IN IMPLEMENTATION OF DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM OF THE GRADUATE DEPARTMENT EDUCATIONAL ORGANIZATION
Loginova L.N.i, Ermakova A.E.2, Saflullin R.N.3
' Loginova Lyudmila Nikolaevna - phd in technical, Associate Professor;
2 Ermakova Alexandra Evgenievna - head of laboratory;
3 Safiullin Ramil Nailevich - bachelor, Department of Control and Information Security, Institute of Transport Engineering and Control Systems, Russian University of Transport, Moscow
АННОТАЦИЯ
В всех организациях всех видов документооборот играет важнейшую роль, при этом. предприятие самостоятельно выбирает программу для ведения документооборота. Выбор, внедрение и эксплуатация системы электронного документооборота (СЭД) является актуальной задачей, т.к. часто организации не могут совсем отказаться от бумажного документооборота и полностью перейти на электронный по разным причинам, в том числе сложность процесса внедрения. В работе проведен анализ деятельности типовой выпускающей кафедры на примере кафедры «Управление и защита информации» Российского университета транспорта (РУТ(МИИТ) и выявлены проблемы, связанные с неэффективностью работы с документами. На основе классификации документов выпускающей кафедры были построены бизнес-процессы всех форм взаимодействия. Для реализации СЭД выбрана СУБД PostgreSQL, разработана и заполнена соответствующая база данных, позволяющая в полной мере использовать СЭД для нужд выпускающей кафедры.
ABSTRACT
In all organizations of all types, document management plays a crucial role, at the same time. the company independently selects a program for document management. The selection, implementation and operation of an electronic document management system (EDMS) is an urgent task, because often organizations cannot completely abandon paper document management and completely switch to electronic for various reasons, including the complexity of the implementation process. The paper analyzes the activities of a typical graduate department on the example of the Department "Management and Protection of Information" of the Russian University of Transport (RUT (MIIT) and identifies problems associated with the inefficiency of working with documents. Based on the classification of documents of the graduating department, business processes of all forms of interaction were built. To implement the SED, the PostgreSQL DBMS was selected, the corresponding database was developed and filled in, allowing full use of the SED for the needs of the graduating department.
Ключевые слова: система электронного документооборота, управление документопотоками, UML диаграмма, хранение документов, PostgresSQL, информационное обеспечение
Keywords: electronic document management system, document flow management, UML diagram, document storage, PostgresSQL, information support.
Ведение системы электронного
документооборота в организациях обусловлено большим количество поступающих и/или отправляемых документов; не редко происходит потеря необходимых документов или даже попадание документов в чужие руки.
- Основными задачами для внедрения системы документооборота являются [1]:
- эффективное управление документопотоками в организации или на предприятии;
- централизованное хранение документов;
- повышение контроля исполнения работ по документам;
- увеличение продуктивности работы сотрудников;
- облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
- информационная безопасность предприятия, организации.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «документооборот» - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [2].
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В соответствии с ГСДОУ [3] документооборот предприятия, учреждения и организации представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их
получения (создания) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела.
Введение бумажного документооборота на протяжении многих лет во многих организациях переходит в электронный вид или действует параллельно, т.к. полностью отказаться от него сложно. В настоящее время в многочисленных организациях используется электронный документооборот, реализованный с помощью современных технологий, благодаря чему повышается эффективность и скорость работы с документами. Под документооборотом часто понимается движение документа от момента создания документа до момента подписания, регистрации и уничтожения [4].
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года [5].
- Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно -поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
- Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные
используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Понятие «система электронного
документооборота» появилось сравнительно недавно. Система электронного документооборота соединяет в себя взаимосвязи между организационными, техническими системами и программным обеспечением.
К основным функциям системы электронного документооборота относятся [6]:
- создание документа на основе имеющегося шаблона;
- создание и редактирование реквизитов документов, по соответствующим требованиям;
- контроль перемещения бумажных и электронных документов;
- формирование отчетов по документообороту;
- импорт и/или экспорт документов из системы;
- контроль за своевременным исполнением документов;
- обеспечение сохранности и защиты персональных данных;
- организованный поиск необходимых документов и данных;
- запись учетных данных о документе по форме, т.е. регистрация документов;
- простой и понятный для пользователя интерфейс;
- архивирование документов и др.
При формировании документов организации основываются на нормативно-правовых документах: Федеральных законах, ГОСТах, Инструкциях и др., которые помогаю быстро и грамотно составить документ.
Сегодня многие организации, учреждения используют параллельно бумажный и электронный документооборот, т.к. часто возникают ситуации, когда для заключения сделок, заключения договоров, контрактов и т.д. необходим документ, скрепленный подписями и печатью.
В работе рассматривается разработка и внедрение системы документооборота на выпускающей кафедре на примере выпускающей кафедры «Управление и защита информации», которая входит в организационную структуру Института транспортной техники и систем управления, который в свою очередь входит в состав Федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего образования «Российский университет транспорта», основанного в 1896 году и являющийся старейшим техническим вузом России, который готовит специалистов для транспорта.
Стоит отметить, что документооборот выпускающей кафедры и не выпускающей отличается, т.к. у выпускающей кафедры дополнительно формируется документооборот, например, для для подготовки к работе государственной аттестационной комиссии.
В настоящее время в организационную структуру кафедры, представленной на рисунке 1, входит профессорско-преподавательский состав (III 1С) и учебно-вспомогательный персонал (УВП):
- Профессорско - преподавательский состав: Заведующего кафедры; 6 профессоров; 11 доцентов; 2 старших преподавателей.
- Учебно-вспомогательный персонал: 4 заведующих лабораторией; 2 лаборанта, 1 техник 1 категории.
Рис. 1 - Организационная структура выпускающей кафедры «Управление и защита информации»
При внедрении системы документооборота на выпускающей кафедре необходимо: определить функции и задачи СЭД, провести классификацию документов кафедры.
Внедрения системы электронного документооборота производится в несколько этапов: формирование требований; разработка
концепции; техническое задание; эскизный проект; технический проект; рабочая документация; ввод в действие и сопровождение.
Сотрудники выпускающей кафедры каждый день работают с большим объемом документов. Рассчитать объем документов можно по следующей формуле, представленной на рисунке 2.
Общий объем доку м ентооборота
количество поступавших документов
количество когий пОСтугивш^х документов
количество отправленных документов
количество копий отправленных документов
количество внутренних
документов
количество копии внутренних документов
Рис. 2 - Формула для расчета общего объема документооборота
На рисунке 3 приведен примерный объем формируются в справку об объеме документов на выпускающей кафедре Российского документооборота за конкретный период. университета транспорта за 1 учебный год, данные
Объем документооборота
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800
■ ИТОГО: ■ Внутренние документы
■ Отправляемые документы ■ Поступающие документы
Рис. 4 - Расчет объема документооборота
Анализируя объем документооборота выпускающей кафедры на рисунке 4, стоит отметить, что поступающих, отправляемых, внутренних документов достаточно много, а значит для эффективной работы с ними необходимо внедрение системы электронного
документооборота, которая поможет сократить объем внутренних документов.
В Российском университете транспорта входящие и/или исходящие документы поступают и отправляются с помощью средств облачной системы электронного документооборота и автоматизированной системы управления (ОСЭД).
В работе [6] проведен анализ собранной информации о количестве внутренних, внешних и исходящих документов кафедры «Управление и защита информации» Института транспортной техники и систем управления Российского университета транспорта за 2020-2021 учебный
год. В работе [6] отмечено, что в начале и конце семестра исходящих и входящих документов больше, чем внутренних. Это связано с тем, что в начале учебного семестра происходит утверждение руководителей выпускных работ, назначаются и утверждаются темы выпускных работ, а в конце семестра проводятся заседания экзаменационных комиссий, в результате работы которых формируются отчетные документы.
Выпускающая кафедра государственного образовательного учреждения высшего образования является сложной системой, которая включает в себя исполнение ряда функций и решение определенных организационных задач. Для эффективного решения задач внедрения системы электронного документооборота на кафедре необходимо проанализировать и провести моделирование бизнес-процессов.
На основе классификации документов действий одного или нескольких человек.
выпускающей кафедры, приведенной в [6], были построены бизнес-процессы всех форм взаимодействия. Под «Бизнес-процессом» понимается логическая последовательность
Описание бизнес-процессов необходимо для анализа и регламентация соответствующих действий человека.
Рис. 3 - Бизнес-процесс по работе с организационно-распорядительной документацией
В качестве Actor выступает руководство, которое инициирует создание организационно -
рапорты, письма и др.) для того, чтобы выполнить приказы, распоряжения, поручения, постановления
распорядительной документации и направляют в и др.
бумажном виде или через ОСЭД. Actor кафедра формирует соответствующие документы (отчеты,
На рисунке 4 приведена UML-диаграмма бизнес-процесса получения кадровых документов.
Рис. 4 - Бизнес-процесс получения кадровых документов
Actor, т.е. отдел кадров, инициирует передачу actor исполнителю документов для переизбрания, для приема на работу, а также должностные инструкции, дополнительные соглашения, направления на медосмотры и др. по различным каналам связи (почта, бумажный вид), возможно необходимо провести поиск соответсующих документов на сайте РУТ(МИИТ).
Исполнитель передает документы
преподавателю для ознакомления, подписания, прождения медосмотров и т.д.
На рисунке 5 приведена иМЬ-диаграмма бизнес-процесса по формированию, согласованию и утверждению информационно-справочных документов.
Рис. 5 - Бизнес-процесс по формированию, согласованию, утверждению информационно-справочных документов
Построение моделей бизнес-процессов имеют большое практическое значение, т.к. они позволяют осуществлять автоматизированное и быстрое обучение новых сотрудников конкретному направлению деятельности, а также помогают осуществлять предварительное моделирование нового направления деятельности с целью выявления потоков данных, взаимодействующих подсистем и бизнес-процессов, что позволяет автоматизировать существующие бизнес-процессы на выпускающей кафедре.
При разработке информационных системы необходимо сформулировать техническое задание, разработать алгоритмическое, информационное и программное обеспечение.
Система электронного документооборота кафедры «Управление и защиты информации» Института транспортной техники и систем управления должна выполнять следующие функции:
1. Хранить список всех групп обучения,
2. Формировать список групп обучения.
3. Сохранять список групп всех видов обучения.
4. Сохранять и вести список преподавателей кафедры, включая должность, степень, звание, ФИО.
5. Формировать все виды протоколов заседания кафедры:
a. для утверждения руководителей и тем ВКР бакалавров.
b. для утверждения руководителей и тем магистерских диссертаций магистров.
c. для утверждения руководителей и тем дипломных работы специалистов.
± Состав ГЭК для специалистов, бакалавров, магистров.
е. для утверждения председателем тем ВКР бакалавров, магистров, специалистов.
6. Формирование шаблона приказа:
a. «Об организации проведения практики обучающихся в форме практической подготовки» для всех видов практики, направлений и специализации кафедры.
b. «О закреплении за студентами тем выпускных квалификационных работ».
c. «О назначении научных руководителей магистрантов».
7. Формирование шаблона приказа на:
а. На учебную практику.
b. На производственную практику:
c. На технологическую практику.
± На научно-исследовательскую работу.
е. На преддипломную практику.
8. Формирование графика предзащитной подготовки.
9. Формирование отчета Председателя ГЭК.
10. Формирование счета председателя ГЭК.
11. Формирование счета члена ГЭК.
12. Формирование шаблона приказов:
13. Сохранение выбранного документа.
14. Просмотр выбранного документа.
15. Отправка выбранного документа на печать.
16. Формирование заявления на проверку на антиплагиат для каждой ВКР.
17. Формирование согласия на руководителя и тему.
18. Формирование документации для проведения конференции «Неделя науки»:
1. Формирование списка выступающих, с указанием темы и ФИО руководителя.
П. Формирование отчета о результатах проведения конференции.
При разработке СЭД был сформулирован ряд задач, которые должна выполнять система, а также
разработано информационное обеспечение, трансформировавшееся в базу данных (БД). В качестве системы управления базами данных (СУБД) была выбрана PostgreSQL - система объектно-реляционных баз данных с открытым исходным кодом, которая использует и расширяет язык SQL в сочетании с многими функциями, позволяющими безопасно хранить и масштабировать самые сложные рабочие нагрузки данных [7].
Архитектура исполнения системы СЭД приведена в виде диаграммы развертывания UML, которая наглядно показывает архитектуру, включая такие узлы, как аппаратные или программные среды исполнения, а также промежуточное программное обеспечение.
На рисунке 6 приведена диаграмма развертывания, на которой отражена взаимосвязь персонального компьютера с соответствующим программным обеспечением (Windows, Visual Studio Code, Visual Studio, СЭД) по локальной сети с облачным сервером, на котором установлена СУБД Postgres Server.
Рис. 6 - UML диаграмма развертывания
Для создания графического интерфейса приложения на основании .NET был использован язык программирования C#. Разработанный интерфейс позволяет легко и интуитивно взаимодействовать с СЭД. Пользователь начинает работу с запуска приложения, которое открывает окно, содержащее меню. Далее можно выбрать направления работы: ВКР (работа с документами по выпускным квалификационным работам), ГЭК (документы для организации работы
государственной экзаменационной комиссии (далее ГЭК)), База данных (просмотр или изменение содержимого БД СЭД). Для примера рассмотрим несколько разработанных интерфейсных окон. На рисунке 7 представлена вкладка «ВКР», которая содержит функционал создания выписки из протокола заседания кафедры с назначением руководителей на дипломные работы студентов.
Рис. 7 - Вкладка «ВКР»
На рисунке 8 приведен пример заполнения всех необходимых полей «номер группы», «специальность», «секретарь заседания», «дата заседания», «номер выписки». Также имеется возможность отметить, кто присутствовал или отсутствовал на заседании. После заполнения всех
полей будет сформирован документ, представленный на рисунке 26, который будет готов к отправке на печать. Сформированный документ подписывает заведующий кафедрой и секретарь заседания.
Рис. 8 - Пример заполнения необходимы полей
Вкладка «ГЭК» реализует создание двух документов: рапорт о дате проведения ГЭК и рапорт о составе ГЭК. Для первого функционала необходимо во всплывающем списке указать специальность, дату и место проведения, а для второго - выбрать председателя, членов ГЭК и секретаря. В результате создается необходимый
документ в формате doc по соответствующему шаблону.
На вкладке «ГЭК» также присутствует возможность выбрать «Состав ГЭК» или «График ГЭК» для формирования необходимого документа.
При формировании документа «Состав ГЭК» необходимо выбрать соответствующие поля (см. рисунок 9).
Рис. 9 - «Состав ГЭК»
Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ для решения какого - либо вопроса, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.
Сегодня в век современных технологий сложно представить без учреждения иди организацию без системы электронного документооборота.
На протяжении многих на кафедре «Управление и защита информации» Института транспортной техники и систем управления велась система бумажного документооборота. Минусом такой системы является потеря времени на восстановление или поиск необходимого документа. Внедряемая система электронного документооборота повысит эффективность работы с электронными документами, поможет сократить время на создание документов, сократит время на поиск необходимого документа. Но перейти полностью на систему электронного документооборота на кафедре «Управление и защита информации» пока невозможно в связи с тем, что некоторые документы необходимо
отправлять в другие отделы университета с оригинальными подписями.
В работе проанализирована деятельность выпускающей кафедры «Управление и защита информации» и выявлены проблемы, связанные с неэффективностью работы с документами. Для реализации СЭД выбрана СУБД PostgreSQL, которая была развернута на удаленном облачном сервере, разработана и заполнена база данных, позволяющая в полной мере использовать СЭД для нужд выпускающей кафедры. Благодаря возможностям PostgreSQL и правильно разработанной базе данных, а также информационным таблицам в PostgreSQL, содержащим информацию о студентах, сотрудниках и соответствующих документах, реализованная система документооборота в краткие сроки формирует соответствующий документ.
Внедрение СЭД, которая реализуется на основе современных технологий, повышает эффективность и скорость работы со всеми документами. После реализации и внедрения СЭД позволит работнику кафедры выполнять работу по созданию отчётов и выписок, ведению и изменению списков сотрудников кафедры и
студентов, что является важным звеном в СЭД государственного образовательного учреждения.
Список литературы
1. Документооборот на предприятии: правила и принципы. [Электронный ресурс]. -Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210898-organizatsiya-dokumentooЬorota-v-organizatsii-19-т4 (Дата обращения: 02.07.2022).
2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс]. -Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 1406/ (Дата обращения: 02.07.2022).
3. Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 162-ФЗ) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 181810/ (Дата обращения: 02.07.2022).
4. Приказ Росархива «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. от 11 апреля 2018 №44) [Электронный ресурс]. - Режим
доступа:
http ://www. consultant. ru/document/cons_doc_LAW_ 305137/ (Дата обращения: 02.07.2022).
5. Гудов Александр Михайлович, Мешечкин Владимир Викторович, Завозкин Сергей Юрьевич Выбор архитектуры системы распределенных информационных хранилищ на основе решения задачи оптимизации стоимости документопотоков // Вестник КемГУ. 2011. №3. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://cyberleninka.ru/article/n/vybor-arhitektury-sistemy-raspredelennyh-informatsionnyh-hranilisch-na-osnove-resheniya-zadachi-optimizatsii-stoimosti (Дата обращения: 02.07.2022).
6. Антонов Д.А., Ермакова А.Е., Логинова Л.Н. //Подходы к проектированию системы электронного документооборота [Текст]. Статья на IV Международная научно-практическая конференция «Цифровая трансформация в экономике транспортного комплекса: международные технологические и образовательные тренды» 20 октября 2021.
7. What is PostgreSQL? [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.postgresql.org/about/ (Дата обращения: 02.07.2022).
